Hankkeiden näkymättömät kustannukset

Hukkaan menevän resurssien mittaaminen ja vähentäminen

Mitä on tuhlausta projekteissa?

Hukka projekteissa on usein aliarvioitu, mutta laajalle levinnyt ongelma, jolla voi olla vakavia vaikutuksia projektien onnistumiseen ja tehokkuuteen. Kattavan tutkimuksen mukaan, jossa mitattiin hukkaa projekteissa, Project Management Waste Index (PMWI) on keskimäärin noin 25 prosenttia. PMWI-tutkimus osoittaa, että tuhlaaminen ei koske pelkästään taloudellisia resursseja, vaan se vie myös aikaa, osaamista ja energiaa.

Jätelajit

Projektinhallinnan jäteindeksissä (PMWI) yksilöidään useita erityyppisiä hukkatyyppejä, joita esiintyy usein projekteissa ja jotka voivat heikentää tehokkuutta ja menestystä:

• Odotusaika: Ajanmenetys, joka syntyy, kun projektit pysähtyvät viivästysten, pullonkaulojen, puutteellisten tietojen, puuttuvien materiaalien tai epäselvien päätösten vuoksi. Pitkät odotusaikat voivat vaarantaa koko projektin aikataulun ja johtaa kustannusten nousuun.
• Ylityö: Työt, jotka ylittävät vaatimusten täyttämiseen tarvittavan laajuuden. Tähän sisältyy tarpeettoman yksityiskohtainen tai kohtuuttoman työläs työ, joka ei tuota lisäarvoa.
• Virheet: Puutteet tai viat, jotka edellyttävät jälkikäsittelyä tai korjauksia. Virheet johtuvat usein väärinkäsityksistä, huolimattomuudesta tai epäselvistä vaatimuksista, ja ne aiheuttavat ylimääräistä työtä ja kustannuksia.
• Resurssien väärä kohdentaminen: Resurssien tehottomuus, jossa työntekijöitä tai varoja käytetään vääriin tai vähemmän tärkeisiin tehtäviin, mikä heikentää tuottavuutta ja hidastaa projektia. Resurssien väärinkäyttöä on myös se, että resursseja ei ole riittävästi, minkä seurauksena työpaketteja ei käsitellä lainkaan, käsitellään vain pintapuolisesti, virheellisesti tai liian pitkään.
• Virheellinen ohjeistus: Virheellinen ohjeistus voi toisaalta tarkoittaa tarpeettomien tai järjettömien hankkeiden käynnistämistä. Se voi kuitenkin olla myös virheellisiä ohjeita tai väärinkäsityksiä, jotka johtavat töihin, jotka eivät vastaa hankkeen tavoitteita. Tämä voi johtua epäselvästä viestinnästä, väärinkäsityksistä tai puutteellisesta koordinoinnista. Myös epäselvät prioriteetit, puutteelliset sopimukset tai epäselvät vastuualueet johtavat viivästyksiin, keskusteluihin ja ei-toivottuun käyttäytymiseen ja ovat siten syynä projektin resurssien tuhlaukseen.
• Tarpeettomat liikkeet: Henkilöiden tai materiaalien turhat liikkeet, jotka eivät tuota suoraa lisäarvoa. Näitä voivat olla esimerkiksi tarpeettomat matkat tai siirtymisajat, joilla ei ole lisäarvoa projektille. Tämä tuhlaus voi kuitenkin johtua myös huonosti suunnitelluista työpisteistä tai tehottomista prosesseista. Tarpeettomat muutokset projektin tuloksissa, prosesseissa tai organisaatiossa, kuten uusien esimiesten nimittäminen, aiheuttavat myös tarpeettomia liikkeitä. Tähän kategoriaan kuuluvat myös moniajo ja tehtävien vaihtelu.
• Puutteellinen käsittely: Puutteellisesta käsittelystä on kyse silloin, kun tehtäviä hoidetaan vain pintapuolisesti. Tämä on esimerkiksi tilanne, jossa suunnitelmia ja tuloksia dokumentoidaan puutteellisesti. Tällaista tuhlausta esiintyy kuitenkin usein myös silloin, kun viestintä projektin sisällä ei ole optimaalista, minkä seurauksena esimerkiksi tulokset eivät vastaa odotuksia ja niitä joudutaan korjaamaan.
  PMWI-tutkimuksen mukaan merkittävimmät tuhlauksen muodot projekteissa ovat odottaminen, resurssien väärinkäyttö ja ylikäsittely, ja toimitusten odottaminen, henkilöstökapasiteetin puute sekä puutteellinen dokumentointi ovat yleisimmät tuhlauksen syyt.

Hukan tunnistaminen hankkeissa

Hukkaan menevän työn tunnistaminen projekteissa on ratkaiseva askel, jotta niiden syyt voidaan selvittää ja sen jälkeen toteuttaa kohdennettuja parannuksia. Tähän on olemassa erilaisia menetelmiä:

1. Value Stream Mapping (arvovirta-analyysi):

Arvovirran kartoitus (Value Stream Mapping) on visuaalinen menetelmä, jolla analysoidaan ja kuvataan prosessin kaikki vaiheet tilauksen tekemisestä toimitukseen asti. Tämä menetelmä auttaa visualisoimaan koko projektin kulun. Sen avulla voidaan selvittää, mitkä vaiheet tuottavat todellista lisäarvoa ja mitkä ovat tehottomia tai aiheuttavat tarpeettomia odotusaikoja.

2. Työaikakirjanpito ja prosessianalyysi:

Projektin eri tehtäviin ja toimintoihin käytetyn ajan järjestelmällinen kirjaaminen on toinen tapa mitata tuhlausta. Siinä kirjataan, kuinka paljon aikaa kuluu arvoa tuottaviin ja kuinka paljon arvoa tuottamattomiin toimintoihin. Näin voidaan tunnistaa odotusaikoja, keskeytyksiä tai tehottomia prosesseja.

3. Kustannusanalyysi:

Projektimenojen tarkka tarkastelu voi lisäksi paljastaa, missä taloudellisia resursseja käytetään tehottomasti. Tähän sisältyy materiaali-, henkilöstö- ja ulkoisten palveluiden kustannusten sekä muiden projektikustannusten analysointi. Vertaamalla todellisia kustannuksia budjettiin voidaan tunnistaa alueet, joilla on syntynyt tarpeettomia kuluja. Tämä analyysi auttaa alentamaan kustannuksia ja hallitsemaan budjettia paremmin.

4. Prosessien keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI):

Key Performance Indicators (KPI:t) ovat erityisiä mittareita, joilla arvioidaan prosessien menestystä ja tehokkuutta. Hukkaa mitattaessa voidaan käyttää KPI-mittareita, kuten syklin kestoa, läpimenoaikaa, virheprosenttia ja resurssien käyttöastetta. Näitä avainlukuja jatkuvasti seuraamalla hukkalähteet voidaan helposti tunnistaa. Samalla esimerkiksi Business Intelligence -ratkaisun avulla tehdyn analyysin avulla voidaan havaita trendejä, jotka viittaavat hukkaan.

5. Palautekierrokset ja työntekijäkyselyt:

Työntekijöillä ja projektin osanottajilla on usein arvokasta tietoa tehottomista prosesseista ja tuhlauksesta, koska he ovat suoraan mukana niissä. Säännöllisten palautekierrosten ja kohdennettujen kyselyiden avulla yritykset voivat siten kerätä laadullista tietoa, joka viittaa tuhlaukseen.

Jätteen syiden tunnistaminen

Kun projektien suurimmat tuhlauksen lähteet on tunnistettu, seuraava askel tuhlauksen ehkäisemiseksi on ymmärtää sen syitä. Tässä voi olla apuna perussyyanalyysi. Lean-johtamisessa käytetään tähän esimerkiksi tekniikoita, kuten 5-Why-menetelmää tai Ishikawa-kaavioita (kalaluukaaviot).

5-miksi-menetelmä:

5-Why-menetelmä on yksinkertainen mutta tehokas tekniikka syiden analysointiin. Sen avulla pyritään tunnistamaan ongelman perimmäinen syy esittämällä viisi kertaa kysymys ”miksi?”. Jokainen ”miksi?”-vaihe syventää analyysia kysymällä edellisen ongelman syytä. Prosessia toistetaan, kunnes ongelman syvin tai perustavanlaatuisin syy on tunnistettu. Tämä auttaa puuttumaan ongelman juurisyihin sen sijaan, että hoidettaisiin vain oireita.

Esimerkki: Projektin määräaikaa ei noudatettu.

1. Miksi määräaikaa ei noudatettu? – Koska viimeistä tehtävää ei saatu valmiiksi ajoissa.
2. Miksi viimeistä tehtävää ei saatu valmiiksi ajoissa? – Koska tarvittavat tiedot puuttuivat.
3. Miksi tiedot puuttuivat? – Koska vastuullista tiimiä ei ollut informoitu.
4. Miksi tiimille ei ilmoitettu asiasta? – Koska viestintä ei ollut selkeää.
5. Miksi viestintää ei ollut selkeää? – Koska määriteltyjä viestintäprosesseja ei ole olemassa.

Perimmäinen syy tähän on selkeiden viestintäprosessien puute.

Ishikawa-kaavio (kalanruotokaavio):

Ishikawa-kaavio, joka tunnetaan myös nimellä kalanruotokaavio tai syy-seurauskaavio, on visuaalinen työkalu syiden analysointiin. Se auttaa tunnistamaan ja esittämään järjestelmällisesti ongelman eri mahdolliset syyt ja on erityisen hyödyllinen monimutkaisten ongelmien visualisoinnissa sekä jäsennellyn keskustelun edistämisessä syiden analysoinnissa.
Kaavio on kalanruodon muotoinen, jossa ongelma sijaitsee ”päässä”. Kun ongelma on määritelty, tunnistetaan syiden pääkategoriat. Nämä lisätään kaavioon yksittäisinä ”ruodoina”. Kategoriat voivat olla erilaisia, kuten esimerkiksi ihmiset, menetelmät, koneet, materiaalit, ympäristö tai johtaminen. Kunkin kategorian alle luetellaan sitten ne erityiset syyt, jotka saattavat vaikuttaa ongelmaan. Näitä syitä voidaan puolestaan analysoida ongelman perimmäisen syyn selvittämiseksi.

Esimerkki: Jos kyseessä on laatuongelma, kaaviosta voi käydä ilmi, että syyt ovat luokissa "Materiaalit" (esim. vialliset raaka-aineet), "Koneet" (esim. virheellinen kalibrointi) ja "Ihmiset" (esim. riittämätön koulutus).

Toimenpiteet jätteiden torjumiseksi

Jos syyt ovat tiedossa, voidaan kehittää toimenpiteitä niiden torjumiseksi. Tähän voi kuulua esimerkiksi prosessien uudistaminen, uusien teknologioiden käyttöönotto tai muutokset työn organisoinnissa.

1. Odotusaikat: Jos odotusaikat johtuvat pullonkauloista, ne voidaan poistaa melko helposti osoittamalla uusia tai paremmin sopivia resursseja sekä ennakoivalla suunnittelulla. Siellä missä se on mahdollista, myös rutiinitehtävien automatisointi auttaa lyhentämään odotusaikoja ja vapauttamaan resursseja. Selkeästi määritellyt viestintäkanavat ja säännölliset tilannetiedotteet auttavat lisäksi tekemään ja välittämään päätöksiä nopeasti.
2. Ylikäsittely: Ylikäsittelyyn liittyvää tuhlausta voidaan välttää selkeästi määritellyillä vaatimuksilla, tehtävien hyvällä priorisoinnilla, jossa keskitytään vähimmäisvaatimuksiin, sekä selkeillä laatustandardeilla. Jos työskentelette tällä hetkellä perinteisten projektinhallintamenetelmien mukaisesti, siirtyminen ketteriin menetelmiin, joissa hyödynnetään iteratiivisia kehitysprosesseja ja säännöllistä palautetta, voi estää turhan työn tekemisen.
3. Virheet: Säännölliset testit ja laadunvarmistustoimenpiteet projektin aikana auttavat havaitsemaan virheet ajoissa ja korjaamaan ne. Koulutukset ja jatkokoulutukset antavat projektitiimille valmiudet tunnistaa ja korjata virheet.
4. Resurssien väärä kohdentaminen: Myös resurssien väärän kohdentamisen osalta hyvä resurssienhallinta on tärkeää tuhlauksen välttämiseksi. Resurssienhallintatyökalut auttavat osoittamaan projekteille oikeat työntekijät ja osaamiset sekä kaikki tarvittavat resurssit. Resurssien kohdentamisen säännöllinen tarkistaminen ja optimointi auttaa lisäksi tunnistamaan mahdolliset resurssien väärinkäytöt nopeasti ja puuttumaan niihin.
5. Virheellinen suunta: Virheellisiä suuntia vastaan tulisi ryhtyä toimenpiteisiin jo ennen projektin alkamista. Hyvän projektisalkunhallinnan avulla onnistutaan valitsemaan oikeat projektit, asettamaan niille prioriteetit ja määrittelemään niiden tavoitteet selkeästi. Lisäksi vastuut tulisi määritellä ja viestittää mahdollisimman selkeästi jo ennen projektin alkamista, jotta vältytään väärinkäsityksiltä. Projektin toteuttamisen aikana tehokas projektinhallinta ja säännölliset tarkastukset auttavat varmistamaan, että projekti pysyy oikealla kurssilla. Selkeät viestintäprosessit sekä hyvä projektidokumentointi auttavat lisäksi varmistamaan, että kaikki tiimin jäsenet saavat tarvitsemansa tiedot ja ohjeet.
6. Tarpeettomat liikkeet: Tarpeettomia fyysisiä liikkeitä voidaan vähentää hyvällä työpisteen suunnittelulla, selkeällä prosessijärjestyksellä ja digitaalisten työkalujen käytöllä. Hyvä resurssienhallinta ja selkeät prioriteetit vähentävät moniajoa ja tehtävien välillä vaihtelua. Myös hyvä muutoksenhallinta on tärkeää, jotta projekteissa tarvittavat mukautukset voidaan minimoida.
7. Alihankinta: Alihankinnassa on tärkeää kommunikoida selkeästi erityisesti siitä, miten tehtävä on tarkoitus suorittaa. Näin voidaan välttää väärinkäsityksiä ja virheitä. Lisäksi työn tulokset tulisi dokumentoida perusteellisesti. Säännölliset palautekierrokset varmistavat lisäksi, että työ vastaa odotuksia, ja mahdollistavat tarvittavien korjausten tekemisen nopeasti, mikäli se on tarpeen.

Yhteenveto

Hukka projekteissa on yleinen ongelma, joka voi vaikuttaa merkittävästi menestykseen, tehokkuuteen ja kustannuksiin. Tunnistamalla ja mittaamalla hukkaa järjestelmällisesti voidaan ryhtyä kohdennettuihin toimenpiteisiin sen poistamiseksi.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!