Les coûts cachés des projets

Mesurer et réduire le gaspillage

Qu’est-ce que le gaspillage dans les projets ?

Le gaspillage dans les projets est un problème souvent sous-estimé, mais très répandu, qui peut avoir de graves répercussions sur la réussite et l’efficacité des projets. Selon une étude approfondie portant sur la mesure du gaspillage dans les projets, l’indice de gaspillage en gestion de projet (PMWI) s’élève en moyenne à environ 25 %. L’étude PMWI montre que le gaspillage ne concerne pas seulement les ressources financières, mais qu’il mobilise également du temps, des compétences et de l’énergie.

Types de gaspillage

Le Project Management Waste Index (PMWI) identifie plusieurs types spécifiques de gaspillage qui se produisent fréquemment dans les projets et qui peuvent nuire à l'efficacité et au succès :

• Temps d'attente : pertes de temps qui surviennent lorsque des projets sont bloqués en raison de retards, de goulots d'étranglement, d'un manque d'informations, d'un manque de matériel ou de décisions peu claires. De longs temps d'attente peuvent compromettre l'ensemble du calendrier du projet et entraîner une augmentation des coûts.
• Sur-traitement : travaux allant au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre aux exigences. Cela inclut les travaux inutilement détaillés ou excessivement fastidieux qui n'apportent aucune valeur ajoutée.
• Erreurs : défauts ou anomalies nécessitant des retouches ou des corrections. Les erreurs résultent souvent de malentendus, d'un manque de rigueur ou d'exigences peu claires, et entraînent un surcroît de travail et des coûts supplémentaires.
• Mauvaise allocation : affectation inefficace des ressources, dans laquelle le personnel ou les moyens sont affectés à des tâches inappropriées ou moins importantes, ce qui nuit à la productivité et ralentit le projet. Mais on parle également de mauvaise allocation lorsque les ressources font défaut, ce qui empêche le traitement des lots de travail, ou les rend superficiel, défectueux ou trop long.
• Erreur d'orientation : une erreur d'orientation peut, d'une part, se traduire par le lancement de projets inutiles ou absurdes. Il peut toutefois également s'agir d'instructions erronées ou de malentendus conduisant à des travaux qui ne correspondent pas aux objectifs du projet. Cela peut être dû à une communication floue, à des malentendus ou à un manque de coordination. De même, des priorités mal définies, l’absence de concertation ou des responsabilités mal définies entraînent des retards, des discussions et des comportements indésirables, et constituent ainsi une source de gaspillage au sein du projet.
• Mouvements inutiles : mouvements superflus de personnes ou de matériaux qui n’apportent aucune valeur ajoutée directe. Il peut s’agir, par exemple, de déplacements inutiles ou de temps de trajet qui n’apportent aucune valeur ajoutée au projet. Ce gaspillage peut toutefois également être causé par des postes de travail mal aménagés ou des processus inefficaces. Les modifications superflues apportées aux résultats, aux processus ou à l’organisation du projet, telles que celles induites par l’arrivée de nouveaux supérieurs hiérarchiques, génèrent également des mouvements inutiles. Le multitâche et le changement de tâche font par ailleurs partie de cette catégorie.
• Traitement insuffisant : on parle de traitement insuffisant lorsque les tâches ne sont traitées que de manière superficielle. C’est par exemple le cas lorsque les plans et les résultats ne sont pas suffisamment documentés. Ce type de gaspillage survient toutefois aussi fréquemment lorsque la communication au sein du projet n’est pas optimale, de sorte que, par exemple, les résultats ne répondent pas aux attentes et doivent être retravaillés.
  Selon l’étude PMWI, les principaux types de gaspillage dans les projets sont l’attente, la mauvaise allocation des ressources et le surtraitement, l’attente des livraisons, le manque de ressources humaines et une documentation insuffisante constituant les causes les plus fréquentes de gaspillage.

Identifier les gaspillages dans les projets

Repérer le gaspillage dans les projets constitue une étape décisive pour pouvoir en identifier les causes et, par la suite, mettre en œuvre des améliorations ciblées. Il existe différentes méthodes pour y parvenir :

1. Cartographie des flux de valeur (Value Stream Mapping) :

La cartographie de la chaîne de valeur est une méthode visuelle permettant d'analyser et de représenter toutes les étapes d'un processus, de la passation de commande à la livraison. Cette méthode permet de visualiser le déroulement complet du projet. Elle permet ainsi d'identifier les étapes qui apportent réellement de la valeur ajoutée et celles qui sont inefficaces ou entraînent des temps d'attente inutiles.

2. Les enregistrements temporels et l'analyse des processus :

Le suivi systématique du temps consacré aux différentes tâches et activités du projet constitue une autre méthode permettant de mesurer le gaspillage. Ce suivi permet de déterminer le temps consacré aux activités créatrices de valeur et celui consacré aux activités non créatrices de valeur. Cela permet ainsi d'identifier les temps d'attente, les interruptions ou les processus inefficaces.

3. Analyse des coûts :

Un examen minutieux des dépenses liées au projet peut en outre mettre en évidence les domaines dans lesquels les ressources financières sont utilisées de manière inefficace. Cela implique l'analyse des dépenses liées au matériel, au personnel, aux prestations externes et aux autres coûts du projet. La comparaison des coûts réels avec le budget permet d’identifier les domaines dans lesquels des dépenses superflues ont été engagées. Cette analyse contribue à réduire les coûts et à mieux maîtriser le budget.

4. Les indicateurs de performance des processus (KPI) :

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des indicateurs spécifiques qui permettent d'évaluer la réussite et l'efficacité des processus. Pour mesurer le gaspillage, on peut utiliser des KPI tels que la durée du cycle, le délai d'exécution, le taux d'erreur et le taux d'utilisation des ressources. Le suivi continu de ces indicateurs permet d'identifier facilement les sources de gaspillage. Parallèlement, une analyse réalisée à l'aide d'une solution de Business Intelligence permet, par exemple, de détecter des tendances indiquant la présence de gaspillage.

5. Boucles de rétroaction et sondages auprès des employés :

Les collaborateurs et les participants aux projets ont souvent une vision précieuse des processus inefficaces et du gaspillage, puisqu’ils y sont directement impliqués. Grâce à des boucles de retour d’information régulières et à des enquêtes ciblées, les entreprises peuvent ainsi recueillir des données qualitatives qui mettent en évidence le gaspillage.

Identifier les causes de gaspillage

Une fois que les principales sources de gaspillage au sein des projets ont été identifiées, l'étape suivante pour éviter ce gaspillage consiste à en comprendre les causes. Une analyse des causes profondes peut s'avérer utile à cet égard. Dans le cadre du Lean Management, on utilise par exemple des techniques telles que la méthode des « 5 pourquoi » ou les diagrammes d'Ishikawa (diagrammes en arête de poisson).

Méthode des 5 pourquoi :

La méthode des « 5 pourquoi » est une technique simple mais efficace d’analyse des causes. Elle sert à identifier la cause première d’un problème en posant cinq fois la question « Pourquoi ? ». Chaque étape « pourquoi ? » approfondit l'analyse en s'interrogeant sur la cause du problème immédiatement précédent. Le processus est répété jusqu'à ce que la cause la plus profonde ou la plus fondamentale du problème soit identifiée. Cela permet de s'attaquer à la racine du problème, plutôt que de se contenter d'en traiter les symptômes.

Exemple : la date limite du projet a été manquée.

1. Pourquoi le délai n'a-t-il pas été respecté ? – Parce que la dernière tâche n'a pas été terminée à temps.
2. Pourquoi la dernière tâche n'a-t-elle pas été achevée à temps ? – Parce que les informations nécessaires faisaient défaut.
3. Pourquoi ces informations faisaient-elles défaut ? – Parce que l’équipe responsable n’avait pas été informée.
4. Pourquoi l’équipe n’a-t-elle pas été informée ? – Parce qu’il n’y a pas eu de communication claire.
5. Pourquoi n’y a-t-il pas eu de communication claire ? – Parce qu’il n’existe pas de processus de communication définis.

Ici, la cause fondamentale serait l'absence de processus de communication clairs.

Diagramme d'Ishikawa (diagramme en arêtes de poisson) :

Le diagramme d'Ishikawa, également appelé diagramme en arête de poisson ou diagramme de cause à effet, est un outil visuel d'analyse des causes. Il permet d’identifier et de représenter de manière systématique les différentes causes potentielles d’un problème et s’avère particulièrement utile pour visualiser des problèmes complexes ainsi que pour favoriser une discussion structurée sur l’analyse des causes.
Le diagramme se présente sous la forme d’une arête de poisson, dont la « tête » correspond au problème. Une fois le problème défini, on identifie les principales catégories de causes. Celles-ci sont ajoutées au diagramme sous forme d’« arêtes » distinctes. Il peut s’agir de différentes catégories, telles que les personnes, les méthodes, les machines, les matériaux, l’environnement ou la gestion. Sous chaque catégorie sont ensuite répertoriées les causes spécifiques susceptibles de contribuer au problème. Ces causes peuvent ensuite être analysées pour remonter à la cause fondamentale du problème.

Exemple : dans le cas d'un problème de qualité, le diagramme pourrait montrer que les causes se situent dans les catégories "matériaux" (par exemple, matières premières défectueuses), "machines" (par exemple, mauvais étalonnage) et "personnes" (par exemple, formation insuffisante).

Prendre des mesures contre le gaspillage

Si les causes sont connues, il est possible de mettre en place des mesures pour y remédier. Cela peut notamment passer par la refonte des processus, l'introduction de nouvelles technologies ou des changements dans l'organisation du travail.

1. Temps d'attente : lorsque les temps d'attente sont dus à des goulots d'étranglement, il est assez simple de les éliminer en affectant des ressources nouvelles ou mieux adaptées, ainsi qu'en mettant en place une planification anticipée. Dans la mesure du possible, l'automatisation des tâches routinières contribue également à réduire les temps d'attente et à libérer des ressources. Des canaux de communication clairement définis et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement contribuent en outre à prendre et à transmettre rapidement les décisions.
2. Sur-développement : les gaspillages liés au sur-développement peuvent être évités grâce à des exigences clairement définies, à une bonne hiérarchisation des tâches axée sur les exigences minimales, ainsi qu’à des normes de qualité précises. Si vous travaillez actuellement selon des méthodes classiques de gestion de projet, le passage à des méthodes agiles, avec des processus de développement itératifs et un retour d’information régulier, peut permettre d’éviter tout travail superflu.
3. Erreurs : des tests réguliers et des mesures d'assurance qualité mis en œuvre tout au long du projet permettent de détecter les erreurs à temps et d'y remédier. Les formations initiales et continues permettent à l'équipe de projet d'identifier les erreurs et de les corriger.
4. Mauvaise allocation : en matière de mauvaise allocation également, une bonne gestion des ressources est essentielle pour éviter tout gaspillage. Les outils de gestion des ressources permettent d’affecter aux projets les collaborateurs et les compétences adéquats, ainsi que tous les moyens nécessaires. Un contrôle et une optimisation réguliers de l’affectation des ressources permettent en outre d’identifier rapidement les éventuelles mauvaises affectations et d’intervenir en conséquence.
5. Erreur de direction : il convient de prendre des mesures pour éviter les erreurs de direction avant même le début du projet. Une bonne gestion de portefeuille de projets permet de sélectionner les bons projets, de les hiérarchiser et de définir clairement leurs objectifs. En outre, les responsabilités doivent, dans la mesure du possible, être clairement définies et communiquées avant le début du projet afin d'éviter tout malentendu. Au cours de la mise en œuvre d’un projet, un pilotage efficace, assorti de contrôles réguliers, permet de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie. Des processus de communication clairs ainsi qu’une bonne documentation du projet contribuent par ailleurs à fournir à tous les membres de l’équipe les informations et les instructions nécessaires.
6. Mouvements superflus : les mouvements physiques superflus peuvent être réduits grâce à une bonne organisation du poste de travail, à une configuration claire des processus et à l'utilisation d'outils numériques. Une bonne gestion des ressources et des priorités claires permettent de réduire le multitâche et les changements de tâche. Une bonne gestion du changement est également essentielle pour minimiser les ajustements nécessaires au sein des projets.
7. Sous-traitance : dans le cadre de la sous-traitance, une communication claire est essentielle, notamment en ce qui concerne les attentes quant à la manière dont une tâche doit être accomplie. Cela permet d'éviter les malentendus et les erreurs. En outre, les résultats du travail doivent être minutieusement documentés. Des cycles de retour d’information réguliers permettent en outre de s’assurer que le travail répond aux attentes et facilitent les retouches en temps utile, si cela s’avère nécessaire.

Conclusion

Le gaspillage dans les projets est un problème très répandu qui peut avoir un impact considérable sur la réussite, l’efficacité et les coûts. L’identification et la mesure systématiques du gaspillage permettent de prendre des mesures ciblées pour l’éliminer.

En savoir plus sur le logiciel de gestion de projet et de portefeuille myPARM :

Vous souhaitez découvrir myPARM lors d'une démonstration ? Alors prenez rendez-vous dès maintenant !