I costi nascosti dei progetti

Misurare e ridurre gli sprechi

Cos’è lo spreco nei progetti?

Lo spreco nei progetti è un problema spesso sottovalutato, ma molto diffuso, che può avere gravi ripercussioni sul successo e sull’efficienza dei progetti. Secondo uno studio approfondito sulla misurazione dello spreco nei progetti, il Project Management Waste Index (PMWI) si attesta in media intorno al 25%. Lo studio sul PMWI mostra che lo spreco non riguarda solo le risorse finanziarie, ma consuma anche tempo, talento ed energia.

Tipi di rifiuti

Il Project Management Waste Index (PMWI) identifica diversi tipi specifici di sprechi che si verificano frequentemente nei progetti e che possono compromettere l'efficienza e il successo:

• Tempi di attesa: perdite di tempo che si verificano quando i progetti si bloccano a causa di ritardi, colli di bottiglia, mancanza di informazioni, mancanza di materiali o decisioni poco chiare. I tempi di attesa prolungati possono compromettere l'intero calendario del progetto e comportare un aumento dei costi.
• Eccesso di elaborazione: lavori che vanno oltre quanto necessario per soddisfare i requisiti. Ciò include lavori inutilmente dettagliati o eccessivamente dispendiosi che non apportano alcun valore aggiunto.
• Errori: imperfezioni o difetti che richiedono ritocchi o correzioni. Gli errori nascono spesso da malintesi, mancanza di attenzione o requisiti poco chiari e comportano un carico di lavoro e costi aggiuntivi.
• Allocazione errata: assegnazione inefficiente delle risorse, in cui il personale o i fondi vengono impiegati per compiti sbagliati o meno importanti, il che compromette la produttività e rallenta il progetto. Ma si parla di allocazione errata anche quando mancano le risorse, il che fa sì che i pacchetti di lavoro non vengano completati, o lo siano solo in modo superficiale, con errori o in tempi troppo lunghi.
• Orientamento errato: da un lato, un orientamento errato può significare l’avvio di progetti inutili o privi di senso. Dall’altro, può trattarsi anche di istruzioni sbagliate o malintesi che portano a lavori non in linea con gli obiettivi del progetto. Questo può essere causato da una comunicazione poco chiara, da malintesi o da una mancanza di coordinamento. Anche priorità poco chiare, accordi mancanti o responsabilità non ben definite portano a ritardi, discussioni e comportamenti indesiderati, diventando così una causa di spreco nel progetto.
• Movimenti inutili: movimenti superflui di persone o materiali che non creano alcun valore aggiunto diretto. Può trattarsi, ad esempio, di spostamenti o tempi di percorrenza inutili che non apportano alcun valore aggiunto al progetto. Questo spreco può però essere causato anche da postazioni di lavoro mal progettate o da processi inefficienti. Anche le modifiche superflue ai risultati, ai processi o all’organizzazione del progetto, come quelle apportate da nuovi superiori, causano movimenti inutili. Inoltre, rientrano in questa categoria anche il multitasking e il cambio di attività.
• Lavorazione superficiale: si parla di lavorazione superficiale quando i compiti vengono svolti solo in modo approssimativo. Questo succede, ad esempio, quando i piani e i risultati non vengono documentati a dovere. Questo tipo di spreco capita spesso anche quando la comunicazione all’interno del progetto non è ottimale, per cui, ad esempio, i risultati non soddisfano le aspettative e bisogna rifare il lavoro.
  Secondo lo studio PMWI, i principali tipi di spreco nei progetti sono l’attesa, l’allocazione errata delle risorse e la lavorazione eccessiva, dove l’attesa delle forniture, la mancanza di personale e la documentazione insufficiente sono le cause più comuni di spreco.

Identificare gli sprechi nei progetti

Individuare gli sprechi nei progetti è un passo fondamentale per capire da dove derivano e poi apportare miglioramenti mirati. Per farlo, ci sono diversi metodi:

1. Value Stream Mapping (analisi del flusso di valore):

Il Value Stream Mapping è un metodo visivo per analizzare e rappresentare tutte le fasi di un processo, dall’assegnazione dell’incarico alla consegna. Questo metodo aiuta a visualizzare l’intero svolgimento del progetto. In questo modo puoi capire quali fasi apportano effettivamente valore aggiunto e quali invece sono inefficienti o comportano tempi di attesa inutili.

2. Registrazioni dei tempi e analisi dei processi:

La registrazione sistematica del tempo impiegato per le diverse attività e mansioni del progetto è un altro metodo per misurare gli sprechi. In questo modo si tiene traccia di quanto tempo viene dedicato alle attività che creano valore e quanto invece a quelle che non lo creano. Così si possono individuare tempi di attesa, interruzioni o processi inefficienti.

3. Analisi dei costi:

Un'analisi accurata delle spese del progetto può inoltre evidenziare dove le risorse finanziarie vengono utilizzate in modo inefficiente. Ciò comprende l'analisi delle spese per materiali, personale, servizi esterni e altri costi del progetto. Confrontando i costi effettivi con il budget è possibile individuare le aree in cui sono state effettuate spese superflue. Questa analisi aiuta a ridurre i costi e a gestire meglio il budget.

4. Indicatori chiave di prestazione (KPI) del processo:

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono parametri specifici che misurano il successo e l’efficienza dei processi. Per misurare gli sprechi si possono usare KPI come il tempo di ciclo, il tempo di elaborazione, il tasso di errore e l’utilizzo delle risorse. Monitorando costantemente questi indicatori, è facile individuare le fonti di spreco. Allo stesso tempo, ad esempio, un’analisi con una soluzione di Business Intelligence permette di riconoscere le tendenze che indicano la presenza di sprechi.

5. Cicli di feedback e sondaggi tra i dipendenti:

I collaboratori e chi partecipa ai progetti spesso hanno una visione preziosa dei processi inefficienti e degli sprechi, proprio perché ne fanno parte in prima persona. Attraverso cicli regolari di feedback e sondaggi mirati, le aziende possono quindi raccogliere dati qualitativi che mettono in luce gli sprechi.

Riconoscere le cause dei rifiuti

Una volta individuate le principali fonti di spreco all’interno dei progetti, il passo successivo per evitarlo è capirne le cause. A questo scopo può essere utile un’analisi delle cause profonde. Nel Lean Management, ad esempio, si utilizzano tecniche come il metodo dei 5 perché o i diagrammi di Ishikawa (diagrammi a lisca di pesce).

Metodo dei 5 perché:

Il metodo dei 5 "perché" è una tecnica semplice ma efficace per l'analisi delle cause. Serve a identificare la causa principale di un problema ponendo cinque volte la domanda "perché?". Ogni fase del “perché” approfondisce l’analisi, indagando sulla causa del problema immediatamente precedente. Il processo viene ripetuto finché non si individua la causa più profonda o fondamentale del problema. Questo aiuta ad affrontare la radice del problema, invece di limitarsi a curarne i sintomi.

Esempio: la scadenza del progetto non è stata rispettata.

1. Perché non si è rispettata la scadenza? – Perché l'ultimo compito non è stato completato in tempo.
2. Perché l’ultimo compito non è stato completato in tempo? – Perché mancavano le informazioni necessarie.
3. Perché mancavano le informazioni? – Perché il team responsabile non è stato informato.
4. Perché il team non è stato informato? – Perché non c’è stata una comunicazione chiara.
5. Perché non c’era una comunicazione chiara? – Perché non ci sono processi di comunicazione definiti.

La causa principale è la mancanza di processi di comunicazione chiari.

Diagramma di Ishikawa (diagramma a lisca di pesce):

Il diagramma di Ishikawa, noto anche come diagramma a lisca di pesce o diagramma causa-effetto, è uno strumento visivo per l’analisi delle cause. Aiuta a identificare e rappresentare in modo sistematico le diverse cause potenziali di un problema ed è particolarmente utile per visualizzare problemi complessi e favorire una discussione strutturata sull’analisi delle cause.
Il diagramma ha la forma di una lisca di pesce, con il problema che si trova alla “testa”. Una volta definito il problema, si identificano le categorie principali delle cause. Queste vengono aggiunte al diagramma come singole “lische”. Può trattarsi di diverse categorie, come ad esempio persone, metodi, macchinari, materiali, ambiente o gestione. Sotto ogni categoria vengono poi elencate le cause specifiche che potrebbero contribuire al problema. Queste cause possono a loro volta essere analizzate per individuare la causa fondamentale del problema.

Esempio: nel caso di un problema di qualità, il diagramma potrebbe mostrare che le cause sono da ricercare nelle categorie "Materiali" (ad esempio materie prime difettose), "Macchine" (ad esempio taratura errata) e "Persone" (ad esempio formazione inadeguata).

Misure contro gli sprechi

Se si conoscono le cause, si possono mettere a punto delle misure per contrastarle. Questo può comportare, ad esempio, la riorganizzazione dei processi, l’introduzione di nuove tecnologie o cambiamenti nell’organizzazione del lavoro.

1. Tempi di attesa: se i tempi di attesa sono dovuti a colli di bottiglia, puoi eliminarli abbastanza facilmente assegnando risorse nuove o più adatte e pianificando in anticipo. Dove possibile, anche l’automazione delle attività di routine aiuta a ridurre i tempi di attesa e a liberare risorse. Canali di comunicazione ben definiti e aggiornamenti regolari sullo stato delle cose aiutano inoltre a prendere e comunicare rapidamente le decisioni.
2. Eccessiva elaborazione: gli sprechi legati all’eccessiva elaborazione si possono evitare con requisiti ben definiti, una buona definizione delle priorità dei compiti incentrata sui requisiti minimi e standard di qualità chiari. Se al momento lavori secondo i metodi classici di gestione dei progetti, passare a metodi agili con processi di sviluppo iterativi e feedback regolari può aiutarti a evitare di svolgere lavoro superfluo.
3. Errori: i test regolari e le misure di controllo qualità durante il progetto aiutano a individuare gli errori in tempo e a porvi rimedio. I corsi di formazione e aggiornamento consentono al team di progetto di individuare e risolvere gli errori.
4. Allocazione errata: anche quando si parla di allocazione errata, una buona gestione delle risorse è fondamentale per evitare sprechi. Gli strumenti di gestione delle risorse aiutano ad assegnare ai progetti i collaboratori e le competenze giuste, oltre a tutte le risorse necessarie. Inoltre, un controllo e un’ottimizzazione regolari dell’assegnazione delle risorse aiutano a individuare rapidamente eventuali allocazioni errate e a intervenire tempestivamente.
5. Errori di orientamento: è bene prendere provvedimenti contro gli errori di orientamento già prima dell’inizio del progetto. Con una buona gestione del portafoglio progetti riesci a scegliere i progetti giusti, a stabilire le priorità e a definirne chiaramente gli obiettivi. Inoltre, le responsabilità dovrebbero essere definite e comunicate chiaramente, se possibile, già prima dell’inizio del progetto, per evitare malintesi. Durante la realizzazione di un progetto, un controllo efficace con verifiche regolari aiuta a garantire che il progetto proceda secondo i piani. Processi di comunicazione chiari e una buona documentazione di progetto contribuiscono inoltre a fornire a tutti i membri del team le informazioni e le istruzioni necessarie.
6. Movimenti superflui: i movimenti fisici superflui possono essere ridotti grazie a una buona organizzazione della postazione di lavoro, a un layout dei processi ben strutturato e all’uso di strumenti digitali. Una buona gestione delle risorse e priorità chiare riducono il multitasking e il cambio di attività. Ma anche una buona gestione del cambiamento è importante per ridurre al minimo gli adeguamenti necessari nei progetti.
7. Subappalto: quando si lavora in subappalto, è importante comunicare in modo chiaro, soprattutto per quanto riguarda le aspettative su come deve essere svolto un compito. In questo modo si evitano malintesi ed errori. Inoltre, i risultati del lavoro dovrebbero essere documentati in modo accurato. Inoltre, dei cicli di feedback regolari assicurano che il lavoro sia all’altezza delle aspettative e permettono di apportare modifiche tempestivamente, se necessario.

Conclusione

Lo spreco nei progetti è un problema molto diffuso che può influire notevolmente sul successo, sull’efficienza e sui costi. Identificando e misurando sistematicamente lo spreco, è possibile adottare misure mirate per eliminarlo.

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