Los costes ocultos de los proyectos

Medir y reducir el despilfarro

¿Qué es el despilfarro en los proyectos?

El desperdicio en los proyectos es un problema que a menudo se subestima, pero que está muy extendido y puede tener graves consecuencias para el éxito y la eficiencia de los proyectos. Según un estudio exhaustivo sobre cómo medir el desperdicio en los proyectos, el Índice de Desperdicio en la Gestión de Proyectos (PMWI) se sitúa, de media, en torno al 25 %. El estudio del PMWI muestra que el desperdicio no solo afecta a los recursos económicos, sino que también consume tiempo, talento y energía.

Tipos de residuos

El Índice de Despilfarro en la Gestión de Proyectos (PMWI) identifica varios tipos concretos de despilfarro que se producen con frecuencia en los proyectos y pueden mermar la eficacia y el éxito:

• Tiempos de espera: pérdidas de tiempo que se producen cuando los proyectos se paralizan debido a retrasos, cuellos de botella, falta de información, falta de materiales o decisiones poco claras. Los tiempos de espera prolongados pueden poner en peligro todo el calendario del proyecto y provocar un aumento de los costes.
• Exceso de trabajo: tareas que van más allá de lo necesario para cumplir los requisitos. Esto incluye trabajos innecesariamente detallados o excesivamente laboriosos que no aportan ningún valor añadido.
• Errores: fallos o defectos que requieren retoques o correcciones. Los errores suelen deberse a malentendidos, falta de atención o requisitos poco claros, y acaban suponiendo un esfuerzo y unos costes adicionales.
• Mala asignación: asignación ineficaz de recursos, en la que se destina personal o fondos a tareas inadecuadas o de menor importancia, lo que afecta a la productividad y ralentiza el proyecto. Pero también se considera una mala asignación cuando faltan recursos, lo que hace que los paquetes de trabajo no se tramiten, se tramiten de forma superficial, con errores o tarden demasiado en completarse.
• Orientación errónea: Por un lado, una orientación errónea puede suponer el inicio de proyectos innecesarios o sin sentido. Pero también puede tratarse de instrucciones equivocadas o malentendidos que den lugar a trabajos que no se ajustan a los objetivos del proyecto. Esto puede deberse a una comunicación poco clara, a malentendidos o a una falta de coordinación. Además, las prioridades poco claras, la falta de acuerdos o las responsabilidades mal definidas provocan retrasos, discusiones y comportamientos indeseados, y son, por tanto, una causa de desperdicio en el proyecto.
• Movimiento innecesario: movimientos superfluos de personas o materiales que no aportan ningún valor añadido directo. Pueden ser, por ejemplo, desplazamientos innecesarios o tiempos de desplazamiento que no aportan ningún valor añadido al proyecto. Pero este desperdicio también puede deberse a puestos de trabajo mal diseñados o a procesos ineficientes. Los cambios innecesarios en los resultados, los procesos o la organización del proyecto, como por ejemplo los que traen nuevos jefes, también generan movimientos innecesarios. Además, la multitarea y el cambio constante de tarea también entran en esta categoría.
• Trabajo a medias: Se habla de «trabajo a medias» cuando las tareas solo se hacen de forma superficial. Esto ocurre, por ejemplo, cuando los planes y los resultados no se documentan lo suficiente. Pero este tipo de desperdicio también suele darse cuando la comunicación dentro del proyecto no es la mejor, lo que hace que, por ejemplo, los resultados no cumplan con las expectativas y haya que volver a trabajar en ellos.
  Según el estudio de PMWI, los tipos de desperdicio más importantes en los proyectos son la espera, la mala asignación de recursos y el exceso de trabajo, siendo la espera de suministros, la falta de personal y la documentación insuficiente las causas más comunes de desperdicio.

Identificar los residuos en los proyectos

Detectar el despilfarro en los proyectos es un paso clave para poder identificar sus causas y, a continuación, introducir mejoras específicas. Para ello, hay varios métodos:

1. Value Stream Mapping (análisis del flujo de valor):

El mapeo de la cadena de valor es un método visual para analizar y representar todos los pasos de un proceso, desde que se recibe el encargo hasta la entrega. Este método te ayuda a visualizar todo el desarrollo del proyecto. Así puedes identificar qué pasos aportan realmente valor añadido y cuáles son ineficientes o provocan tiempos de espera innecesarios.

2. Registros de tiempos y análisis de procesos:

El registro sistemático del tiempo dedicado a las distintas tareas y actividades del proyecto es otro método para medir el desperdicio. Se registra cuánto tiempo se dedica a actividades que aportan valor y cuánto a las que no lo aportan. Así se pueden detectar tiempos de espera, interrupciones o procesos ineficientes.

3. Análisis de costes:

Además, un análisis detallado de los gastos del proyecto puede revelar dónde se están utilizando los recursos financieros de forma ineficaz. Esto incluye el análisis de los gastos en materiales, personal, servicios externos y otros costes del proyecto. Al comparar los costes reales con el presupuesto, se pueden identificar aquellas áreas en las que se han realizado gastos innecesarios. Este análisis ayuda a reducir costes y a controlar mejor el presupuesto.

4. Indicadores clave de rendimiento (KPI) del proceso:

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas específicas que miden el éxito y la eficiencia de los procesos. Para medir el desperdicio, se pueden utilizar KPI como el tiempo de ciclo, el tiempo de procesamiento, la tasa de errores y la utilización de los recursos. Si vigilas constantemente estos indicadores, es fácil detectar las fuentes de desperdicio. Al mismo tiempo, por ejemplo, mediante un análisis con una solución de inteligencia empresarial, se pueden identificar tendencias que apunten a la existencia de desperdicio.

5. Circuitos de retroalimentación y encuestas a los empleados:

Los empleados y las personas que participan en los proyectos suelen tener una visión valiosa de los procesos ineficientes y el despilfarro, ya que están directamente involucrados en ellos. Por eso, mediante ciclos de retroalimentación regulares y encuestas específicas, las empresas pueden recopilar datos cualitativos que señalen el despilfarro.

Reconocer las causas de los residuos

Una vez identificadas las principales fuentes de desperdicio en los proyectos, el siguiente paso para evitarlas es entender sus causas. Para ello, puede ser útil un análisis de causas raíz. En la gestión Lean, por ejemplo, se utilizan técnicas como el método de los 5 «por qué» o los diagramas de Ishikawa (diagramas de espina de pescado).

Método de los 5 porqués:

El método de los 5 «por qué» es una técnica sencilla pero eficaz para analizar las causas. Sirve para identificar la causa raíz de un problema planteando cinco veces la pregunta «¿por qué?». Cada paso del «¿por qué?» profundiza en el análisis al preguntar cuál es la causa del problema inmediatamente anterior. El proceso se repite hasta que se identifica la causa más profunda o fundamental del problema. Esto ayuda a abordar la raíz del problema, en lugar de limitarte a tratar los síntomas.

Ejemplo: Se incumplió el plazo del proyecto.

1. ¿Por qué no se cumplió el plazo? – Porque la última tarea no se terminó a tiempo.
2. ¿Por qué no se terminó la última tarea a tiempo? – Porque faltaba la información necesaria.
3. ¿Por qué faltaba la información? – Porque no se informó al equipo responsable.
4. ¿Por qué no se informó al equipo? – Porque no hubo una comunicación clara.
5. ¿Por qué no hubo una comunicación clara? – Porque no hay procesos de comunicación definidos.

La causa principal sería la falta de procesos de comunicación claros.

Diagrama de Ishikawa (diagrama de espina de pez):

El diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de causa y efecto, es una herramienta visual para el análisis de causas. Ayuda a identificar y representar de forma sistemática las distintas causas potenciales de un problema, y resulta especialmente útil para visualizar problemas complejos y fomentar un debate estructurado sobre el análisis de causas.
El diagrama tiene forma de espina de pescado, con el problema en la «cabeza». Una vez definido el problema, se identifican las categorías principales de causas. Estas se añaden al diagrama como «espinas» individuales. Pueden ser categorías diferentes, como, por ejemplo, personas, métodos, máquinas, materiales, entorno o gestión. Debajo de cada categoría se enumeran las causas específicas que podrían contribuir al problema. A su vez, estas causas se pueden analizar para llegar a la causa raíz del problema.

Ejemplo: En el caso de un problema de calidad, el diagrama podría mostrar que las causas se encuentran en las categorías "Materiales" (por ejemplo, materias primas defectuosas), "Máquinas" (por ejemplo, calibrado incorrecto) y "Personas" (por ejemplo, formación inadecuada).

Tomar medidas contra el despilfarro

Si se conocen las causas, se pueden desarrollar medidas para combatirlas. Esto puede incluir, por ejemplo, la reorganización de los procesos, la introducción de nuevas tecnologías o cambios en la organización del trabajo.

1. Tiempos de espera: si los tiempos de espera se deben a cuellos de botella, se pueden eliminar con bastante facilidad asignando recursos nuevos o más adecuados, así como mediante una planificación anticipada. Siempre que sea posible, la automatización de las tareas rutinarias también ayuda a reducir los tiempos de espera y a liberar recursos. Además, unos canales de comunicación bien definidos y las actualizaciones periódicas sobre el estado de las cosas ayudan a tomar decisiones rápidamente y a transmitirlas.
2. Exceso de trabajo: El desperdicio por exceso de trabajo se puede evitar con unos requisitos bien definidos, una buena priorización de las tareas centrada en los requisitos mínimos y unas normas de calidad claras. Si ahora mismo trabajas con métodos clásicos de gestión de proyectos, pasar a métodos ágiles con procesos de desarrollo iterativos y retroalimentación regular puede evitar que se realice trabajo innecesario.
3. Errores: Las pruebas periódicas y las medidas de control de calidad durante el proyecto ayudan a detectar los errores a tiempo y a tomarlos medidas para evitarlos. La formación y el desarrollo profesional permiten al equipo del proyecto detectar y corregir los errores.
4. Asignación incorrecta: también en lo que respecta a la asignación incorrecta, es importante una buena gestión de recursos para evitar el despilfarro. Las herramientas de gestión de recursos ayudan a asignar a los proyectos a los empleados y las habilidades adecuadas, así como todos los medios necesarios. Además, revisar y optimizar regularmente la asignación de recursos ayuda a detectar rápidamente posibles asignaciones erróneas y a tomar medidas al respecto.
5. Errores de orientación: Hay que tomar medidas contra los errores de orientación incluso antes de que empiece el proyecto. Con una buena gestión de la cartera de proyectos, se consigue seleccionar los proyectos adecuados, priorizarlos y definir claramente sus objetivos. Además, las responsabilidades deberían definirse y comunicarse con claridad, a ser posible, antes de que empiece el proyecto, para evitar malentendidos. Durante la ejecución de un proyecto, una gestión eficaz del mismo, con revisiones periódicas, ayuda a garantizar que el proyecto siga por el buen camino. Además, unos procesos de comunicación claros y una buena documentación del proyecto contribuyen a que todos los miembros del equipo reciban la información y las instrucciones necesarias.
6. Movimientos innecesarios: Los movimientos físicos innecesarios se pueden reducir con un buen diseño del puesto de trabajo, una organización clara de los procesos y el uso de herramientas digitales. Una buena gestión de los recursos y unas prioridades claras reducen la multitarea y los cambios de tarea. Pero también es importante una buena gestión del cambio para minimizar los ajustes necesarios en los proyectos.
7. Subcontratación: En la subcontratación, es importante que la comunicación sea clara, sobre todo en cuanto a las expectativas sobre cómo se debe realizar una tarea. Así se pueden evitar malentendidos y errores. Además, hay que documentar bien los resultados del trabajo. Los ciclos de retroalimentación periódicos garantizan, además, que el trabajo cumpla con las expectativas y permiten hacer ajustes rápidamente si fuera necesario.

Conclusión

El desperdicio en los proyectos es un problema muy común que puede afectar mucho al éxito, la eficiencia y los costes. Al identificar y medir el desperdicio de forma sistemática, se pueden tomar medidas específicas para eliminarlo.

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