Hankkeiden näkymättömät kustannukset

Jätteen mittaaminen ja vähentäminen

Mitä hukkaa hankkeissa on?

Hukkaa syntyy hankkeissa usein huomaamatta, mutta sillä voi olla merkittäviä vaikutuksia projektin menestykseen ja tehokkuuteen. Kattavan tutkimuksen mukaan projektinhallinnan hukkaindeksi (PMWI) on keskimäärin noin 25 prosenttia. Tämä osoittaa, että hukka ei vaikuta vain taloudellisiin resursseihin, vaan myös vie aikaa, lahjakkuutta ja energiaa.

Hukkatyypit

Projektinhallinnan hukkaindeksi (PMWI) tunnistaa useita yleisiä hukkatyyppejä, jotka voivat heikentää tehokkuutta ja projektin menestystä:

• Odotusajat: Menetetty aika, kun hankkeet pysähtyvät viivästysten, pullonkaulojen, tiedon puutteen, puuttuvien materiaalien tai epäselvien päätösten vuoksi. Pitkät odotusajat voivat vaarantaa projektin aikataulun ja lisätä kustannuksia.
• Ylikäsittely: Liiallinen työ, joka ylittää vaatimusten täyttämisen tarpeen. Tämä voi sisältää tarpeettoman yksityiskohtaisen tai liian aikaa vievän työn, joka ei lisää arvoa.
• Virheet: Virheet tai puutteet, jotka vaativat korjaustoimenpiteitä tai uudelleentyöstämistä. Ne aiheuttavat lisätyötä ja kustannuksia, ja johtuvat usein väärinkäsityksistä, huolimattomuudesta tai epäselvistä vaatimuksista.
• Väärinkohdentaminen: Resurssien tehoton kohdistaminen vääriin tai vähemmän tärkeisiin tehtäviin, mikä heikentää tuottavuutta. Tämä voi myös tarkoittaa, että resursseja ei ole riittävästi, mikä johtaa virheellisiin tai pinnallisiin työskentelytapoihin.
• Harhaanjohtaminen: Epäselvä viestintä tai väärinkäsitykset, jotka johtavat työhön, joka ei täytä hankkeen tavoitteita. Tämä voi johtua huonosta koordinoinnista, epäselvistä prioriteeteista tai vastuiden määrittämisen puutteesta.
• Tarpeeton liikkuminen: Ihmisten tai materiaalien tarpeeton liikkuminen, kuten turhat matkat tai työpisteiden tehottomuus. Tämä voi myös liittyä turhiin muutoksiin projektissa, kuten uusien esimiesten nimittämiseen, mikä häiritsee työskentelyä.
• Alikäsittely: Tehtävien pinnallinen käsittely, esimerkiksi puutteellinen dokumentointi tai heikko sisäinen viestintä, mikä johtaa siihen, että tehtäviä joudutaan työstämään uudelleen.

  PMWI-tutkimuksen mukaan merkittävimmät hukkatyypit hankkeissa ovat odottaminen, väärinkohdentaminen ja ylikäsittely. Yleisimmät syyt hukkaan ovat toimitusten odottelu, henkilöstön riittämätön kapasiteetti ja puutteellinen dokumentointi.

Hukan tunnistaminen hankkeissa

Hukan tunnistaminen hankkeissa on ratkaiseva askel, jotta sen syyt voidaan löytää ja tehdä parannuksia. Seuraavassa on muutamia yleisiä menetelmiä:

1. Arvovirta-analyysi (Value Stream Mapping):

1. Visualisoi projektin kaikki vaiheet ja määritä, mitkä niistä tuottavat lisäarvoa ja mitkä eivät.

2. Työaikakirjanpito ja prosessianalyysi:

Mittaa, kuinka paljon aikaa käytetään arvoa lisääviin ja tuottamattomiin toimintoihin.

3. Kustannusanalyysi:

Analysoi projektin todelliset kulut ja vertaa niitä budjettiin. Tähän sisältyy materiaalimenojen, henkilöstömenojen, ulkoisten palvelujen ja muiden hankekustannusten analysointi.

4. Prosessien keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI):

Seuraa hukan lähteitä KPI-mittareiden avulla. Samalla voidaan tunnistaa hukkaan viittaavat suuntaukset analysoimalla niitä esimerkiksi business intelligence -ratkaisun avulla.

5. Palautekierrokset ja työntekijäkyselyt:

Kerää laadullista tietoa työntekijöiltä tehottomista prosesseista ja hukasta. Säännöllisillä palautekierroksilla ja kohdennetuilla kyselyillä yritykset voivat näin ollen kerätä laadullista tietoa, joka viittaa hukkaan.

Jätteen syiden tunnistaminen

Kun suurimmat hukkalähteet on tunnistettu, perimmäisten syiden analyysi auttaa ymmärtämään ongelman juurisyitä. Esimerkiksi 5 miksi -menetelmä tai Ishikawa-kaavio (kalanruotokaavio) ovat hyödyllisiä työkaluja ongelmien syiden tunnistamiseen.

5-miksi-menetelmä:

5 miksi -menetelmää käytetään ongelman perimmäisen syyn tunnistamiseen kysymällä viisi kertaa ”Miksi?”. Jokainen ”Miksi?” -vaihe syventää analyysia kysymällä välittömästi edeltävän ongelman syytä. Prosessi toistetaan, kunnes ongelman syvin tai perustavanlaatuisin syy on tunnistettu.

Esimerkki: Projektin määräaikaa ei saavutettu.

1. Miksi määräaikaa ei saavutettu? – Koska viimeinen tehtävä ei valmistunut ajoissa.
2. Miksi viimeinen tehtävä ei valmistunut ajoissa? – Koska tarvittavat tiedot puuttuivat.
3. Miksi tarvittavat tiedot puuttuivat? – Koska vastuussa olevalle tiimille ei toimitettu tietoa.
4. Miksi tiimille ei toimitettu tietoa? – Koska viestintä ei ollut selkeää.
5. Miksi viestintä ei ollut selkeää? – Koska viestintäprosesseja ei ole määritelty riittävästi.

Ishikawa-kaavio (kalanruotokaavio):

Ishikawa-kaavio, tunnetaan myös nimillä kalanruotokaavio tai syy-seuraus-kaavio, on visuaalinen työkalu ongelmien syiden analysointiin. Sen avulla voidaan tunnistaa ja järjestelmällisesti esittää ongelman taustalla olevat mahdolliset syyt. Tämä kaavio on erityisen hyödyllinen monimutkaisten ongelmien hahmottamisessa ja auttaa jäsentämään keskustelua perimmäisten syiden selvittämiseksi.
Kaavion rakenne muistuttaa kalanruotoa, jossa ongelma on ”pään” kohdalla. Kun ongelma on määritelty, tunnistetaan siihen liittyvät syiden pääluokat, jotka lisätään kaavioon yksittäisinä ”ruotoina”. Näihin luokkiin voi kuulua esimerkiksi ihmiset, menetelmät, koneet, materiaalit, ympäristö tai johtaminen. Jokaisen luokan alle listataan sitten tarkemmat syyt, jotka voivat vaikuttaa ongelman syntyyn. Näitä yksittäisiä syitä analysoimalla voidaan lopulta löytää ongelman perimmäinen syy.

Esimerkki: Jos ongelmana on laatuongelma, kaavion avulla voidaan nähdä, että syyt saattavat löytyä esimerkiksi luokista Materiaalit (esim. vialliset raaka-aineet), Koneet (esim. väärin kalibroidut laitteet) tai Ihmiset (esim. riittämätön koulutus).

Toimenpiteet hukan torjumiseksi

Kun syyt on tunnistettu, toimenpiteitä voidaan kehittää. Esimerkiksi:

1. Odotusajat: Voidaan lyhentää rutiinitehtävien automatisoinnilla ja ennakoivalla suunnittelulla. Tehokas viestintä ja säännölliset tilannekatsaukset nopeuttavat päätöksentekoa.
2. Ylityö: Vältetään selkeiden vaatimusten ja hyvän priorisoinnin avulla. Ketterät menetelmät voivat estää tarpeettoman työn tekemistä.
3. Virheet: Ennaltaehkäistään säännöllisillä testeillä ja laadunvarmistustoimenpiteillä. Koulutus auttaa tunnistamaan ja korjaamaan virheitä ajoissa.
4. Väärinkohdentaminen: Resurssienhallintatyökalut varmistavat, että oikeat ihmiset ja taidot ovat käytössä. Säännöllinen optimointi ehkäisee resurssien tuhlausta.
5. Harhaanjohtaminen: Ehkäistään projektisalkunhallinnan ja selkeiden vastuualueiden määrittelyn kautta. Tehokas viestintä ja projektinhallinta varmistavat, että projekti pysyy tavoitteissa.
6. Tarpeeton liikkuminen: Vähennetään optimoidulla työpaikkasuunnittelulla ja digitaalisten työkalujen käytöllä. Hyvä resurssienhallinta vähentää monitehtäväisyyttä.
7. Alakäsittely: Selkeä viestintä odotuksista ja säännölliset palautekierrokset varmistavat, että työ vastaa vaatimuksia.

Yhteenveto

Hukalla voi olla merkittävä vaikutus projektin tehokkuuteen ja kustannuksiin. Järjestelmällinen hukan tunnistaminen ja mittaaminen mahdollistaa kohdennetut toimenpiteet hukan poistamiseksi.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!