Hankkeiden näkymättömät kustannukset

Jätteen mittaaminen ja vähentäminen

Mitä hukkaa hankkeissa on?

Hankkeissa syntyvä hukka on usein aliarvioitu mutta laajalle levinnyt ongelma, jolla voi olla vakavia vaikutuksia hankkeiden onnistumiseen ja tehokkuuteen. Hankkeiden hukan mittaamista koskevan kattavan tutkimuksen mukaan projektinhallinnan hukkaindeksi (PMWI) on keskimäärin noin 25 prosenttia. PMWI-tutkimus osoittaa, että hukka ei vaikuta ainoastaan taloudellisiin resursseihin vaan kuluttaa myös aikaa, lahjakkuutta ja energiaa.

Jätelajit

Projektinhallinnan jäteindeksissä (PMWI) yksilöidään useita erityyppisiä hukkatyyppejä, joita esiintyy usein projekteissa ja jotka voivat heikentää tehokkuutta ja menestystä:

• Odotusajat: Menetetty aika, kun hankkeet pysähtyvät viivästysten, pullonkaulojen, tiedon puutteen, puuttuvien materiaalien tai epäselvien päätösten vuoksi. Pitkät odotusajat voivat vaarantaa koko hankkeen aikataulun ja johtaa kustannusten kasvuun.
• Ylikäsittely: Työ, joka ylittää sen, mikä on tarpeen vaatimusten täyttämiseksi.
  Tähän kuuluu tarpeettoman yksityiskohtainen tai liian aikaa vievä työ, joka ei tuo lisäarvoa.
• Virheet: virheet tai puutteet, jotka edellyttävät uudelleentyöstämistä tai korjauksia. Virheet johtuvat usein väärinkäsityksistä, huolimattomuudesta tai epäselvistä vaatimuksista, ja ne aiheuttavat lisätyötä ja kustannuksia.
• Väärin kohdentaminen: Resurssien tehoton kohdentaminen, jossa työntekijöitä tai varoja käytetään vääriin tai vähemmän tärkeisiin tehtäviin, mikä heikentää tuottavuutta ja hidastaa hankkeen etenemistä. Väärin kohdentamisesta on kuitenkin kyse myös silloin, kun resursseja ei ole riittävästi, minkä seurauksena työpaketteja ei käsitellä, niitä käsitellään vain pintapuolisesti, virheellisesti tai liian pitkään.
• Harhaanjohtaminen: Toisaalta harhaanjohtaminen voi olla alku tarpeettomille tai järjettömille hankkeille. Kyse voi kuitenkin olla myös virheellisistä ohjeista tai väärinkäsityksistä, jotka johtavat työhön, joka ei täytä hankkeen tavoitteita. Tämä voi johtua epäselvästä viestinnästä, väärinkäsityksistä tai koordinoinnin puutteesta. Epäselvät prioriteetit, sopimusten puute tai epäselvät vastuualueet johtavat myös lykkäyksiin, keskusteluihin ja ei-toivottuun käyttäytymiseen ja ovat näin ollen hukan aiheuttajia hankkeessa.
• Tarpeeton liikkuminen: Tarpeeton liikkuminen: Ihmisten tai materiaalien tarpeeton liikkuminen, joka ei tuota suoraa lisäarvoa. Tämä voi olla esimerkiksi tarpeetonta matkustamista tai matka-aikaa, jolla ei ole lisäarvoa hankkeelle. Tämä hukka voi kuitenkin johtua myös huonosti suunnitelluista työpisteistä tai tehottomista prosesseista. Myös turhat muutokset projektin tuloksissa, prosesseissa tai organisaatiossa, kuten uudet esimiehet, aiheuttavat tarpeetonta liikkumista. Monitehtäväisyys ja tehtävien vaihtaminen kuuluvat myös tähän kategoriaan.
• Alikäsittely: Alikäsittely tapahtuu, kun tehtäviä käsitellään vain pintapuolisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun suunnitelmia ja tuloksia ei dokumentoida riittävästi.

  Tämäntyyppistä hukkaa syntyy kuitenkin usein myös silloin, kun hankkeen sisäinen viestintä ei ole optimaalista, jolloin esimerkiksi tulokset eivät vastaa odotuksia ja niitä joudutaan työstämään uudelleen. PMWI-tutkimuksen mukaan merkittävimmät hukkalajit hankkeissa ovat odottelu, vääränlainen kohdentaminen ja ylikäsittely, ja yleisimmät syyt hukkaan ovat toimitusten odottelu, henkilöstökapasiteetin puute ja riittämätön dokumentointi.

Hukan tunnistaminen hankkeissa

Hukan tunnistaminen hankkeissa on ratkaiseva askel, jotta sen syyt voidaan tunnistaa ja sen jälkeen tehdä kohdennettuja parannuksia. Tähän on olemassa erilaisia menetelmiä:

1. Value Stream Mapping (arvovirta-analyysi):

Arvovirtakartoitus on visuaalinen menetelmä prosessin kaikkien vaiheiden analysoimiseksi ja kuvaamiseksi tilauksen tekemisestä toimitukseen. Menetelmä auttaa visualisoimaan koko projektivirran. Näin voidaan määrittää, mitkä vaiheet todella tuottavat lisäarvoa ja mitkä ovat tehottomia tai aiheuttavat tarpeettomia odotusaikoja.

2. Työaikakirjanpito ja prosessianalyysi:

Toinen tapa mitata hukkaa on kirjata järjestelmällisesti projektin eri tehtäviin ja toimintoihin käytetty aika. Tällöin kirjataan, kuinka paljon aikaa käytetään arvoa lisääviin ja kuinka paljon arvoa tuottamattomiin toimintoihin. Näin voidaan tunnistaa odotusajat, keskeytykset tai tehottomat prosessit.

3. Kustannusanalyysi:

Hankkeiden menojen yksityiskohtainen tarkastelu voi myös paljastaa, missä taloudellisia resursseja käytetään tehottomasti. Tähän sisältyy materiaalimenojen, henkilöstömenojen, ulkoisten palvelujen ja muiden hankekustannusten analysointi. Vertaamalla todellisia kustannuksia budjettiin voidaan havaita tarpeettomia menoalueita. Tämä analyysi auttaa vähentämään kustannuksia ja valvomaan talousarviota paremmin.

4. Prosessien keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI):

Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ovat erityisiä mittareita, joilla arvioidaan prosessien onnistumista ja tehokkuutta. Hukkaa voidaan mitata esimerkiksi sykli- ja läpimenoajalla, virhetasolla ja resurssien käytöllä. Kun näitä tunnuslukuja seurataan jatkuvasti, hukan lähteet voidaan helposti tunnistaa. Samalla voidaan tunnistaa hukkaan viittaavat suuntaukset analysoimalla niitä esimerkiksi business intelligence -ratkaisun avulla.

5. Palautekierrokset ja työntekijäkyselyt:

Työntekijöillä ja projektien osallistujilla on usein arvokasta tietoa tehottomista prosesseista ja hukasta, koska he ovat suoraan osallisina niissä. Säännöllisillä palautekierroksilla ja kohdennetuilla kyselyillä yritykset voivat näin ollen kerätä laadullista tietoa, joka viittaa hukkaan.

Jätteen syiden tunnistaminen

Kun suurimmat hukkalähteet hankkeissa on tunnistettu, seuraava askel hukan välttämisessä on syiden ymmärtäminen. Perimmäisten syiden analyysi voi auttaa tässä. Lean-johtamisessa käytetään tähän tarkoitukseen tekniikoita, kuten 5 miksi -menetelmää tai Ishikawa-kaavioita (kalanruotokaavioita).

5-miksi-menetelmä:

5 miksi -menetelmä on yksinkertainen mutta tehokas tekniikka syiden analysointiin. Sitä käytetään ongelman perimmäisen syyn tunnistamiseen kysymällä viisi kertaa ”Miksi?”. Jokainen ”Miksi?” -vaihe syventää analyysia kysymällä välittömästi edeltävän ongelman syytä. Prosessi toistetaan, kunnes ongelman syvin tai perustavanlaatuisin syy on tunnistettu. Tämä auttaa puuttumaan ongelman juurisyihin sen sijaan, että vain hoidettaisiin oireita.

Esimerkki: Projektin määräaikaa ei noudatettu.

1. Miksi määräaikaa ei noudatettu? – Koska viimeistä tehtävää ei saatu ajoissa valmiiksi.
2. Miksi viimeistä tehtävää ei saatu valmiiksi ajoissa? – Koska tarvittavat tiedot puuttuivat.
3. Miksi tiedot puuttuivat? – Koska asiasta vastaavalle ryhmälle ei ilmoitettu.
4. Miksi joukkueelle ei ilmoitettu asiasta? – Koska viestintä ei ollut selkeää.
5. Miksi ei ollut selkeää viestintää? – Koska viestintäprosesseja ei ole määritelty.

Perimmäinen syy tähän on selkeiden viestintäprosessien puute.

Ishikawa-kaavio (kalanruotokaavio):

Ishikawa-kaavio, joka tunnetaan myös nimellä kalanluukaavio tai syy-seuraus-kaavio, on visuaalinen työkalu syiden analysointiin. Se auttaa tunnistamaan ja esittämään systemaattisesti ongelman eri mahdolliset syyt, ja se on erityisen hyödyllinen monimutkaisten ongelmien visualisoinnissa ja edistää jäsenneltyä keskustelua perimmäisten syiden analysoinnista. Kaavio on kalanruotokaavion muotoinen, ja ongelma on sen ”päässä”. Kun ongelma on määritelty, tunnistetaan syiden pääluokat. Nämä lisätään kaavioon yksittäisinä ”luina”. Nämä voivat olla eri luokkia, kuten ihmiset, menetelmät, koneet, materiaalit, ympäristö tai johtaminen. Kunkin luokan alle luetellaan sitten erityiset syyt, jotka voivat vaikuttaa ongelmaan. Näitä syitä voidaan sitten puolestaan analysoida ongelman perimmäisen syyn löytämiseksi.

Esimerkki: Jos kyseessä on laatuongelma, kaaviosta voi käydä ilmi, että syyt ovat luokissa ”Materiaalit” (esim. vialliset raaka-aineet), ”Koneet” (esim. virheellinen kalibrointi) ja ”Ihmiset” (esim. riittämätön koulutus).

Toimenpiteet jätteiden torjumiseksi

Kun syyt tunnetaan, voidaan kehittää toimenpiteitä niiden torjumiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi prosessien uudelleensuunnittelu, uuden teknologian käyttöönotto tai muutokset työn organisointiin.

1. Odotusajat: Jos odotusajat perustuvat pullonkauloihin, ne voidaan poistaa melko helposti osoittamalla uusia tai sopivampia resursseja ja suunnittelemalla etukäteen. Myös rutiinitehtävien automatisointi auttaa mahdollisuuksien mukaan lyhentämään odotusaikoja ja vapauttamaan resursseja. Selkeästi määritellyt viestintäkanavat ja säännölliset tilannekatsaukset auttavat myös tekemään ja välittämään päätöksiä nopeasti.
2. Ylityö: Ylityön aiheuttamaa tuhlausta voidaan välttää selkeästi määritellyillä vaatimuksilla, tehtävien hyvällä priorisoinnilla, jossa keskitytään vähimmäisvaatimuksiin, ja selkeillä laatuvaatimuksilla. Jos työskentelet tällä hetkellä perinteisten projektinhallintamenetelmien mukaisesti, siirtymällä ketteriin menetelmiin, joissa on iteratiiviset kehitysprosessit ja säännöllinen palaute, voidaan estää tarpeettoman työn tekeminen.
3. Virheet: Säännölliset testit ja laadunvarmistustoimenpiteet hankkeen aikana auttavat tunnistamaan virheet ajoissa ja ryhtymään vastatoimiin. Koulutuksen ja täydennyskoulutuksen avulla projektiryhmä pystyy tunnistamaan ja korjaamaan virheet.
4. Väärin kohdentaminen: Hyvä resurssienhallinta on tärkeää myös silloin, kun on kyse väärin kohdentamisesta, jotta vältetään tuhlausta. Resurssienhallintatyökalut auttavat kohdentamaan oikeat työntekijät ja taidot sekä kaikki tarvittavat resurssit hankkeisiin. Resurssien kohdentamisen säännöllinen tarkastelu ja optimointi auttaa myös havaitsemaan nopeasti mahdolliset virheelliset kohdentamiset ja puuttumaan niihin.
5. Harhaanjohtaminen: Harhaanjohtamisen estämiseksi olisi ryhdyttävä toimenpiteisiin ennen hankkeen aloittamista. Hyvän hankesalkunhallinnan avulla voidaan valita ja priorisoida oikeat hankkeet ja määritellä selkeästi niiden tavoitteet. Lisäksi vastuualueet olisi määriteltävä selkeästi ja niistä olisi tiedotettava ennen hankkeen aloittamista väärinkäsitysten välttämiseksi. Projektin toteutuksen aikana tehokas projektinhallinta ja säännölliset tarkistukset auttavat varmistamaan, että projekti pysyy aikataulussa. Selkeät viestintäprosessit ja hyvä projektidokumentaatio auttavat myös antamaan kaikille tiimin jäsenille tarvittavat tiedot ja ohjeet.
6. Tarpeeton liikkuminen: tarpeetonta fyysistä liikkumista voidaan vähentää hyvällä työpaikkasuunnittelulla, selkeällä prosessin ulkoasulla ja digitaalisten työkalujen käytöllä. Hyvä resurssienhallinta ja selkeä priorisointi vähentävät monitehtäväisyyttä ja tehtävien vaihtamista. Mutta myös hyvä muutoksenhallinta on tärkeää, jotta voidaan minimoida tarvittavat muutokset hankkeissa.
7. Alakäsittely: Alakäsittelyn yhteydessä on tärkeää viestiä selkeästi erityisesti odotuksista, jotka koskevat sitä, miten tehtävä on suoritettava. Näin voidaan välttää väärinkäsitykset ja virheet. Lisäksi työn tulokset olisi dokumentoitava perusteellisesti. Säännölliset palautekierrokset varmistavat myös, että työ vastaa odotuksia, ja mahdollistavat tarvittaessa nopean uudelleentyöstämisen.

Yhteenveto

Hankkeissa syntyvä hukka on laajalle levinnyt ongelma, jolla voi olla merkittävä vaikutus onnistumiseen, tehokkuuteen ja kustannuksiin. Hävikin järjestelmällisellä tunnistamisella ja mittaamisella voidaan toteuttaa kohdennettuja toimenpiteitä sen poistamiseksi.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!