90 prosentin oireyhtymä
Miksi hankkeet ovat usein ”melkein valmiita” ja miksi se on harvoin totta?
Kaikki projektinhallinnan parissa työskentelevät tuntevat ilmiön, jossa tiimi kuvaa projektin tai työpaketin etenemistä lähes valmiiksi tai sanoo, että 90 prosenttia on jo tehty. Sitten kaikki jatkavat projektin parissa työskentelyä, suunniteltu valmistumispäivä lähestyy, sidosryhmät pyytävät julkaisua, mutta edistystä ei yksinkertaisesti tapahdu. Jäljelle jäävien 10 prosentin loppuunsaattaminen vie yllättävän paljon aikaa. Se, mikä näyttää yksinkertaiselta viestintäongelmalta, on todellisuudessa hyvin dokumentoitu malli, joka esiintyy usein: 90 prosentin syndrooma.
Mitä 90 prosentin oireyhtymä tarkalleen ottaen on?
90 prosentin oireyhtymä kuvaa tiimejä, jotka raportoivat projektin korkeasta valmistumisasteesta (esim. 90 prosenttia) pitkän ajanjakson ajan, vaikka projekti ei näytä edistyvän lainkaan tänä aikana. Jäljelle jäävä 10 prosentin osuus osoittautuu huomattavasti aikaa vievämmäksi kuin alun perin oletettiin, mikä tarkoittaa, että hanketta ei saada päätökseen niin nopeasti kuin odotettiin. Tämä ilmiö esiintyy erityisen usein ohjelmisto- ja tietämyshankkeissa, ja se maksaa aikaa, budjettia ja uskottavuutta.
Syyt 90 prosentin oireyhtymään
- Väärä varmuus: Heti kun on saavutettu tietty edistymisen taso ja tiedetään tarkalleen, mitä vaiheita on vielä tehtävä työn loppuunsaattamiseksi, tavoitteen saavuttaminen näyttää hyvin helpolta. Mahdollisia myöhemmin ilmeneviä vaikeuksia ei tiedetä tässä vaiheessa, eikä niitä siksi voida ottaa huomioon vastauksessa, joka koskee valmiusastetta. Tämä väärä varmuus houkuttelee ihmisiä ilmoittamaan korkean valmiusasteen, vaikka sitä ei ole vielä saavutettu.
- Subjektiivinen mittaus: Toteutumisprosentit ovat yleensä subjektiivisia. Näkökulmasta riippuen 90 prosenttia voi tarkoittaa, että 90 prosenttia koodiriveistä on kirjoitettu, 90 prosenttia toiminnoista on kehitetty tai 90 prosenttia ideoista on tarkistettu. Ilman selkeää määritelmää siitä, mitä tarkalleen ottaen pitäisi ilmoittaa, tällaiset prosenttiluvut ovat merkityksettömiä.
- Optimismi: Ihmisillä on taipumus viestiä edistyksestä myönteisellä tavalla, jotta he näyttäisivät hyvältä ja välttäisivät huonoja uutisia. Yleensä näin tehdään jopa tiedostamatta. Esimerkiksi PMO:t tai sidosryhmät eivät rasita ongelmia ennen kuin ne ovat ilmeisiä, ja edistystä arvostetaan suuresti, kun tiimin jäsenet kokevat, että he pystyvät hallitsemaan tehtävän. Vielä pahempaa on, jos tähän lisätään perfektionismi, koska silloin voi olla, että työ on itse asiassa jo tehty, mutta sitä optimoidaan jatkuvasti, jotta lopputulos olisi mahdollisimman täydellinen.
- Viimeisen kolmanneksen aliarvioiminen: Integrointi, testaus, dokumentointi tai suorituskyvyn parantaminen ovat tärkeitä tehtäviä, mutta ne vievät usein suurimman osan ajasta. Erityisesti viimeiset 10 prosenttia on usein odotettua monimutkaisempia, koska ne vaativat paljon huolellisuutta ja yksityiskohtaista työtä, mikä puolestaan vie paljon aikaa.
– Suuret työpaketit: Hyvin suuret työpaketit voivat kätkeä sisäänsä vaikeuksia ja ongelmia, koska ne muuttuvat nopeasti sekaviksi.
90 prosentin oireyhtymän vaikutukset
- Määräajan ja budjetin ylittyminen: Tämä johtuu esimerkiksi siitä, että seuraavia työpaketteja ei voida aloittaa ajoissa, koska niiden on odotettava edeltävän työpaketin valmistumista.
- Uskottavuus ja luottamus kärsivät: Jos väärää tietoa välitetään, uskottavuus kärsii pitkällä aikavälillä ja sidosryhmät menettävät luottamuksensa.
- Laatutappiot: Jos seuraavat työpaketit joudutaan valmistumaan suunniteltua nopeammin tällaisten lausuntojen vuoksi, se voi johtaa laadun heikkenemiseen, esimerkiksi siksi, että testausta ja uudelleenmuokkausta ei suoriteta riittävästi.
- Petollinen varmuus: Jos oletetaan, että varsinainen tehtävä on jo 90-prosenttisesti valmis, tämä voi houkutella tiimiä aloittamaan muita tehtäviä. Tämän seurauksena alkuperäisiä tehtäviä tuskin kuitenkaan saadaan valmiiksi. Voi myös käydä niin, että työntekijöille annetaan yhä enemmän lisätehtäviä niin, että he ovat nopeasti ylikuormittuneita.
Miten välttää 90 prosentin syndrooma
On lähes mahdotonta välttää täysin 90 prosentin oireyhtymää. Olet kuitenkin jo ottanut tärkeän ensimmäisen askeleen, jos tiedostat tämän vaikutuksen ja ymmärrät sen syyt. Sitten voit ryhtyä kohdennettuihin vastatoimiin:
- Selkeät määritelmät: Määrittele tarkasti, miten hankkeen tai työpaketin edistymistä mitataan ja milloin se katsotaan valmistuneeksi. Voit esimerkiksi määritellä tietyt välitavoitteet tai selkeät hyväksymiskriteerit.
- Pienemmät työpaketit: Suunnittele työpaketteja, jotka eivät kestä liian kauan, tai yritä jakaa pitkät työpaketit osiin. Näin saat nopeasti näkyviä tuloksia ja tarkempaa tietoa edistymisestä.
- Säännölliset arvostelut: Säännöllisten väliarviointien avulla voit tunnistaa avoimet kysymykset varhaisessa vaiheessa ja arvioida paremmin projektin edistymistä.
- Ketterä työskentely: Ketterä projektinhallinta, jossa iteraatioita tehdään usein ja jossa on selkeä määritelmä sille, mitä on tehty, ehkäisee yleensä vääriä 90 prosentin vastauksia melko hyvin.
Päätelmä
90 prosentin oireyhtymä on laajalle levinnyt ilmiö projektinhallinnassa. Kun tunnet tämän ilmiön ja sinulla on selkeät strategiat sen välttämiseksi, voit kuitenkin käsitellä sitä hyvin ja minimoida sen aiheuttamien vaikeuksien riskin.
Työkalut, kuten myPARM ProjectManagement, tarjoavat juuri sitä tukea, jota tarvitaan 90 prosentin oireyhtymän ehkäisemiseksi: keskitetty moniprojektiraportointi, selkeät työnkulut, läpinäkyvät tilannekuvataulut ja integroitu riskienhallinta auttavat arvioimaan projektin tilan oikein.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!