Das 90-%-Syndrom
Warum Projekte häufig „fast fertig“ sind und das nur selten stimmt
Im Projektmanagement kennt es jeder: Das Phänomen, bei dem das Team den Fortschritt des Projektes oder eines Arbeitspaketes als fast fertig bezeichnet oder sagt, 90 Prozent seien bereits erledigt. Danach arbeiten alle weiter an dem Projekt, der geplante Abschlusstermin naht, Stakeholder fragen nach einem Release, aber es geht einfach nicht mehr voran. Die restlichen 10 Prozent abzuschliessen ist unerwartet aufwändig. Was wie ein einfaches Kommunikationsproblem aussieht, ist in Wahrheit ein gut dokumentiertes Muster, das häufig auftritt: das 90-%-Syndrom.
Was genau ist das 90-%-Syndrom?
Das 90-%-Syndrom beschreibt, dass Teams einen hohen Fertigstellungsgrad (z. B. 90 %) für ein Projekt melden und das über lange Zeiträume, obwohl das Projekt während der Zeit scheinbar nicht vorankommt. Der verbleibende 10 %-Anteil entpuppt sich wiederkehrend als deutlich aufwändiger als anfangs angenommen, sodass das Projekt nicht so schnell wie gedacht abgeschlossen werden kann. Besonders häufig tritt dieser Effekt bei Software- und Wissensprojekten auf und kostet Zeit, Budget und Glaubwürdigkeit.
Gründe für das 90-%-Syndrom
- Falsche Sicherheit: Sobald ein gewisser Fortschritt erreicht wurde und genau bekannt ist, welche Schritte noch durchgeführt werden müssen, um die Arbeit abzuschliessen, erscheint das Erreichen des Ziels sehr einfach. Mögliche später auftretende Schwierigkeiten sind zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt und können so nicht in die Antwort nach dem Fertigstellungsgrad einkalkuliert werden. Diese falsche Sicherheit verleitet dazu, einen hohen Fertigstellungsgrad anzugeben, auch wenn er noch nicht erreicht wurde.
- Subjektive Messung: Prozentangaben zum Fertigstellungsgrad sind meist subjektiv. So kann 90 Prozent je nach Perspektive bedeuten, dass 90 % der Codezeilen geschrieben sind, 90 % der Funktionen entwickelt oder 90% der Ideen überprüft wurden. Ohne eine klare Definition, was genau angegeben werden soll, sind solche Prozentzahlen bedeutungslos.
- Optimismus: Menschen neigen dazu, Fortschritt positiv zu kommunizieren, um gut dazustehen und schlechte Nachrichten zu vermeiden. In der Regel wird das sogar unbewusst gemacht. So werden beispielsweise PMOs oder Stakeholder nicht mit Problemen belastet, bis sie unübersehbar sind, und der Fortschritt wird hoch eingeschätzt, wenn die Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie die Aufgabe meistern können. Schlimmer ist noch, wenn dazu noch Perfektionismus kommt, denn dann kann es sein, dass die Arbeit tatsächlich schon abgeschlossen ist, sie aber immer weiter optimiert wird, um ein möglichst perfektes Ergebnis abzuliefern.
- Unterschätzung des letzten Drittels: Integration, Tests, Dokumentation oder Performance-Tuning sind wichtige Aufgaben, die aber häufig den Grossteil der Zeit fressen. Insbesondere die letzten 10 % sind häufig komplexer als angenommen, weil sie viel Sorgfalt und Detailarbeit benötigen, was wiederum viel Zeit braucht.
– Grosse Arbeitspakete: Sehr grosse Arbeitspakete können Schwierigkeiten und Probleme verbergen, weil sie schnell unübersichtlich werden.
Die Auswirkungen des 90-%-Syndroms
- Termin- und Budgetüberschreitungen: Schleichende Verzögerungen innerhalb eines Projektes ziehen oft grössere Schwierigkeiten nach sich, beispielsweise da nachfolgende Arbeitspakete nicht rechtzeitig gestartet werden können, da sie auf den Abschluss des Vorgängers warten müssen.
- Glaubwürdigkeit und Vertrauen leiden: Werden die falschen Angaben weitergegeben, leidet die Glaubwürdigkeit auf Dauer und Stakeholder verlieren ihr Vertrauen.
- Qualitätseinbussen: Wenn nachfolgende Arbeitspakete aufgrund solcher Aussagen schneller abgewickelt werden müssen, als geplant, kann es dazu kommen, dass Qualitätseinbussen hingenommen werden müssen, z. B. weil das Testing und Refactoring zu kurz kommt.
- Trügerische Sicherheit: Wenn davon ausgegangen wird, dass die eigentliche Aufgabe schon zu 90 Prozent fertig ist, kann das das Team dazu verleiten, weitere Aufgaben zu beginnen. Als Konsequenz können die ursprünglichen Aufgaben dann aber kaum fertiggestellt werden. Ausserdem kann es auch passieren, dass den Mitarbeitenden immer mehr zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden, sodass sie schnell überlastet sind.
So entkommen Sie dem 90-%-Syndrom
Das 90-%-Syndrom komplett zu vermeiden, ist kaum möglich. Einen ersten wichtigen Schritt haben Sie aber schon geschafft, wenn Sie sich dieses Effektes bewusst werden und verstehen, worin die Gründe dafür liegen. Dann können Sie gezielt gegensteuern:
- Klare Definitionen: Legen Sie genau fest, wie der Fortschritt eines Projektes oder Arbeitspaketes gemessen wird und wann genau es als fertiggestellt gilt. Dafür können Sie beispielsweise konkrete Meilensteine oder klare Akzeptanzkriterien definieren.
- Kleinere Arbeitspakete: Planen Sie Arbeitspakete, die nicht zu lange dauern oder versuchen Sie, lange Arbeitspakete aufzusplitten. So erhalten sie schnell sichtbare Ergebnisse und genauere Angaben zum Fortschritt.
- Regelmässige Reviews: Durch regelmässige Zwischenprüfungen können sie offene Punkte frühzeitig erkennen und den Fortschritt des Projektes besser einschätzen.
- Agil Arbeiten: Agiles Projektmanagement mit häufigen Iterationen und einer klaren Definition of Done verhindern falsche 90-Prozent-Antworten meist recht gut.
Fazit
Das 90-%-Syndrom ist ein weit verbreitetes Phänomen im Projektmanagement. Mit dem Wissen über dieses Phänomen und klaren Strategien, um es zu vermeiden, können Sie allerdings gut damit umgehen und das Risiko minimieren, dass es deswegen zu Schwierigkeiten kommt.
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