La sindrome del 90%

Perché i progetti sono spesso "quasi finiti" e perché questo è raramente vero

Cos’è esattamente la sindrome del 90%?

La sindrome del 90% descrive i team che riportano un alto grado di completamento (ad esempio il 90%) di un progetto per lunghi periodi di tempo, anche se il progetto non sembra fare alcun progresso durante questo periodo. Il restante 10% risulta essere molto più lungo di quanto inizialmente ipotizzato, il che significa che il progetto non può essere completato così rapidamente come ci si aspettava. Questo effetto si verifica con particolare frequenza nei progetti software e di conoscenza e costa tempo, budget e credibilità.

I motivi della sindrome del 90%

• False sicurezze: non appena si è raggiunto un certo livello di progresso e si sa esattamente quali passi devono essere ancora compiuti per completare il lavoro, raggiungere l'obiettivo sembra molto facile. Le possibili difficoltà che potrebbero sorgere in seguito non sono note a questo punto e quindi non possono essere considerate nella risposta relativa al grado di completamento. Questa falsa sicurezza spinge le persone a dichiarare un alto grado di completamento, anche se non è ancora stato raggiunto.
• Misurazione soggettiva: le percentuali di completamento sono solitamente soggettive. A seconda della prospettiva, il 90% può significare che il 90% delle linee di codice è stato scritto, il 90% delle funzioni è stato sviluppato o il 90% delle idee è stato controllato. Senza una chiara definizione di cosa si debba indicare esattamente, queste percentuali non hanno alcun significato.
• Ottimismo: le persone tendono a comunicare i progressi in modo positivo, per apparire più positive ed evitare le cattive notizie. Di norma, questo avviene anche inconsciamente. Ad esempio, i PMO o gli stakeholder non si preoccupano dei problemi finché non sono evidenti e i progressi sono molto apprezzati quando i membri del team ritengono di poter padroneggiare il compito. La situazione è ancora peggiore se a questo si aggiunge il perfezionismo, perché in questo caso è possibile che il lavoro sia già stato completato, ma che venga costantemente ottimizzato per ottenere un risultato il più possibile perfetto.
• Sottovalutare l'ultimo terzo: L'integrazione, i test, la documentazione o la messa a punto delle prestazioni sono attività importanti, ma spesso occupano la maggior parte del tempo. L'ultimo 10% in particolare è spesso più complesso del previsto perché richiede molta attenzione e un lavoro dettagliato, che a sua volta richiede molto tempo.
  - Pacchetti di lavoro di grandi dimensioni: I pacchetti di lavoro molto grandi possono nascondere difficoltà e problemi perché diventano rapidamente confusi.

Gli effetti della sindrome del 90%

• Sconfinamenti di scadenze e budget: I ritardi striscianti all'interno di un progetto spesso causano gravi difficoltà, ad esempio perché i pacchetti di lavoro successivi non possono essere avviati in tempo perché devono attendere il completamento del precedente.
• La credibilità e la fiducia ne risentono: Se vengono trasmesse informazioni false, la credibilità ne risente a lungo termine e gli stakeholder perdono la loro fiducia.
• Perdite di qualità: Se i pacchetti di lavoro successivi devono essere completati più velocemente del previsto a causa di queste dichiarazioni, ciò può portare a perdite di qualità, ad esempio perché i test e il refactoring non vengono eseguiti a sufficienza.
• Certezza ingannevole: se si presume che il compito effettivo sia già stato completato al 90%, il team può essere tentato di iniziare altri compiti. Di conseguenza, però, i compiti originali difficilmente possono essere portati a termine. Può anche accadere che ai dipendenti vengano assegnati sempre più compiti aggiuntivi, in modo da essere rapidamente sovraccaricati.

Come sfuggire alla sindrome del 90%

È quasi impossibile evitare completamente la sindrome del 90%. Tuttavia, hai già fatto un primo passo importante se ti rendi conto di questo effetto e ne comprendi le ragioni. A quel punto potrai adottare delle contromisure mirate:

1. Definizioni chiare: Specifica esattamente come verrà misurato l'avanzamento di un progetto o di un pacchetto di lavoro e quando sarà considerato completato. Ad esempio, puoi definire specifiche milestone o chiari criteri di accettazione.
2. Pacchetti di lavoro più piccoli: Pianifica pacchetti di lavoro che non richiedano troppo tempo o cerca di suddividere i pacchetti di lavoro più lunghi. In questo modo otterrai risultati rapidamente visibili e informazioni più precise sui progressi.
3. Revisioni regolari: Revisioni intermedie regolari ti permettono di riconoscere tempestivamente i problemi aperti e di valutare meglio l'andamento del progetto.
4. Lavoro agile: La gestione agile dei progetti, con frequenti iterazioni e una chiara definizione di "fatto", di solito previene abbastanza bene le risposte false del 90%.

Conclusione

La sindrome del 90% è un fenomeno molto diffuso nella gestione dei progetti. Tuttavia, grazie alla conoscenza di questo fenomeno e alle strategie chiare per evitarlo, puoi affrontarlo bene e ridurre al minimo il rischio che si verifichino delle difficoltà.

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