4 vinkkiä kansainvälisiin projekteihin

Nämä seikat kannattaa ottaa huomioon, jotta kansainväliset projektisi onnistuvat paremmin.

1. Maakohtaiset olosuhteet

Kansainvälisiin projekteihin vaikuttavat monet erilaiset maakohtaiset olosuhteet.

• Aika

  Eri aikavyöhykkeet unohtuvat aivan liian helposti, ja tiimin jäsenet ihmettelevät, miksi toiset eivät ole tavoitettavissa heidän työaikoinaan tai miksi tapaamisia perutaan. Sama pätee maakohtaisiin juhlapäiviin. Tässä tarvitaan hyvää viestintää ja suunnittelua, jotta kaikkien tiimin jäsenten tarpeet voidaan ottaa huomioon.
  Vinkki: Hyvä projektinhallintaohjelmisto mukauttaa projektin määräajat automaattisesti käyttäjien aikavyöhykeasetusten ja juhlapyhien mukaan. Näin sinun ei tarvitse mukauttaa projektisuunnitelmaa manuaalisesti eri olosuhteisiin.

• Työolosuhteet

  Ajan lisäksi myös erilaisilla työolosuhteilla on tärkeä rooli tiimityössä. Ennen projektin aloittamista on siis syytä olla tietoinen kaikista eroavaisuuksista, jotka saattavat vaikuttaa projektiin.

• Politiikka

  Yhdessä maassa erittäin kiinnostavalta vaikuttava hanke ei välttämättä ole mahdollista toteuttaa toisessa maassa poliittisten olosuhteiden vuoksi - tämä ei koske ainoastaan kyseisen maan politiikkaa vaan myös kunkin yrityksen poliittista ilmapiiriä. Voi hyvinkin olla, että toisen yrityksen päättäjät eivät kannata projektia. Toteutettavuusanalyysi auttaa tunnistamaan tällaisia ongelmia jo ennen projektin aloittamista.

• Infrastruktuuri

  Projektin suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon myös eri maiden olemassa oleva infrastruktuuri. Esimerkiksi toimitukset voivat kestää odotettua kauemmin eri maissa huonomman infrastruktuurin vuoksi, mikä voi johtaa projektin viivästymiseen.

• Luonnonolosuhteet

  Luonnonolosuhteet, kuten ilmasto, voivat myös vaikuttaa merkittävästi projektin toteuttamiseen. Esimerkiksi monsuuni voi viivästyttää toimituksia, ja kova helle tai kylmyys voi vaikeuttaa työskentelyä ulkona.

2. Oikeudelliset olosuhteet

Projektipäälliköiden tulisi perehtyä jo etukäteen projektiin vaikuttaviin oikeudellisiin olosuhteisiin. Voi esimerkiksi olla, että projekti on toteutettavissa yhdessä maassa, mutta toisessa maassa oikeudelliset olosuhteet estävät sen toteuttamisen.
Lisäksi juuri kansainvälisissä projekteissa, joissa kulttuurierot voivat helposti johtaa väärinkäsityksiin, luotettavat sopimukset ovat erityisen tärkeitä työn perustana. Tarkasti määritellyt puitteet suojaavat teitä ikäviltä yllätyksiltä, helpottavat yhteistyötä ja muodostavat kaikille osapuolille selkeän ja ymmärrettävän perustan projektillenne.

3. Kulttuuri

Eri maat, eri tavat – kulttuurinen ympäristö, jossa ihminen elää tai on kasvanut, vaikuttaa häneen erittäin voimakkaasti. Vaikka useimmille ihmisille on selvää, että kansainvälisessä projektissa on sopeuduttava muihin kulttuureihin, monille ei ole yhtä selvää, kuinka vahvasti he itse ovat kulttuurisesti muotoutuneita ja mitä ennakkoluuloja heillä mahdollisesti on muita kulttuureja kohtaan. Eikä siinä kaikki: jos esimerkiksi on kotoisin samankaltaiselta toimialalta ja on suorittanut samankaltaisen koulutuksen, oletetaan usein, että keskustelukumppanilla on samanlainen asenne.
Kansainvälisen projektin valmisteluvaiheessa on siis tärkeää paitsi perehtyä tiimin jäsenten kulttuureihin myös suhtautua avoimesti omiin odotuksiinsa ja vaikutteisiinsa.

Vinkki: Puhu avoimesti eroista ja odotuksista ja ole utelias siitä, miten tiimisi jäsenet reagoivat erilaisiin tilanteisiin - näin he saavat myönteisen kuvan toisesta kulttuurista ja oppivat ottamaan sen huomioon työympäristössä sekä sisällyttämään sen projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

4. Kommunikaatio

Hyvä kommunikaatio on olennaisen tärkeää kaikissa hankkeissa. Kansainvälisissä hankkeissa siihen vaikuttavat kuitenkin useat haittaavat tekijät:

• Kielimuuri

  Kielimuurit ovat kansainvälisten projektien ilmeisin haaste. Vaikka tiiminne jäsenet esimerkiksi puhuisivat kaikki englantia, se ei välttämättä tarkoita, että jokainen pystyy ilmaisemaan itseään riittävän hyvin monimutkaisten aiheiden käsittelyyn. Tällöin on hyödyllistä, jos joku tiimin jäsenistä osaa kääntää tai jos palkkaatte kääntäjän. Mutta silloinkin voi käydä niin, että joitakin tärkeitä seikkoja ei ymmärretä tai ne hukkuvat käännöksessä. Joissakin tilanteissa jotkut tiimin jäsenet saattavat nopeasti syyttää toisia epäpätevyydestä, kun väärinkäsityksiä syntyy.
  Siksi vinkkimme on: kirjaa kaikki keskustelun aiheet muistiin, sillä useimmille ihmisille on helpompaa ymmärtää asioita, kun ne ovat kirjallisessa muodossa.

• Tehtävät ja yhteyshenkilöt

  Väärinkäsitysten ehkäisemiseksi ja projektitiimin sisäisen viestinnän edistämiseksi sinun tulisi varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tietää tarkalleen, mitkä tehtävät hänen on suoritettava ja ketkä ovat hänen yhteyshenkilönsä. Laadi projektiorganisaatiokaavio, johon tiimin jäsenet pääsevät milloin tahansa tutustumaan, jos epäselvyyksiä ilmenee. Näin estät myös sen, että joissakin kulttuureissa tärkeitä hierarkioita laiminlyödään vahingossa.
  Vinkki: Kiinnitä erityistä huomiota ja aikaa kansainvälisen projektin alkuvaiheeseen. Näin tiimin jäsenet voivat tutustua toisiinsa, luoda luottamusta, oppia ymmärtämään kulttuurisia tapoja ja muodostaa tehokkaan tiimin. Tällainen tutustuminen luo rennon ilmapiirin tiimissäsi ja parantaa viestintää.

• Fyysinen etäisyys

  Fyysinen etäisyys voidaan kuroa umpeen monilla eri tavoilla. Suhteiden luominen on kuitenkin edelleen vaikeampaa kuin silloin, kun tiimin jäsenet ovat samassa rakennuksessa. Tästä linkistä löytyy joitakin vinkkejä siihen, miten viestintä voi toimia hyvin fyysisen etäisyyden yli.

• Konfliktit ja kritiikki

  Jokainen kulttuuri suhtautuu konflikteihin ja kritiikkiin eri tavalla. Koska tämä on hyvin arkaluonteinen aihe, kannattaa tiedottaa asiasta etukäteen ja tehdä se selväksi tiimisi jäsenille, jotta vältyt epämiellyttäviltä tilanteilta. Tee heille selväksi, että kaikki kulttuurit eivät hyväksy suoraa kritiikkiä, ja selitä, miten tiimisi jäsenten tulisi lähestyä konflikteja vaihtoehtoisesti.

• Raporttien ja asiakirjojen standardisointi

  Kansainvälisissä projekteissa voi olla vaikeaa pitää kaikki tiimin jäsenet jatkuvasti ajan tasalla ja varmistaa yhteistoiminta. Juuri tämä on kuitenkin keskeisen tärkeää. Jotta tiedonkulku ei jäisi sattuman varaan, viestintäkäytännöt tulisi määritellä jo projektin alussa.
  Vinkki: Määritelkää, miten raportit dokumentoidaan, millaisina ja kuinka usein säännölliset kokoukset pidetään sekä mitä odotatte kunkin tiimin jäseneltä näissä tilanteissa. Yhteiskäytössä oleva projektinhallintaohjelmisto voi auttaa teitä tässä esimerkiksi säännöllisesti automaattisesti luotavien raporttien avulla.

Päätelmä

Kansainväliset projektit vaativat paljon sekä projektipäälliköiltä että projektiryhmältä. Ensimmäinen vaihe on tiedostaa mahdolliset ongelmat ja vaikeudet. Edellä esitetyt vinkit voivat auttaa sinua valmistautumaan projekteihin hyvin. Tärkeämpää on kuitenkin henkilökohtainen asenteesi:

• Ole avoin ja vastaanottavainen uusille asioille ja valmistaudu seuraamaan tuntemattomia polkuja.
• Lähesty kulttuurienvälisiä tehtäviä ja tiimisi jäseniä herkästi, suvaitsevaisesti ja kunnioittavasti.
• Yritä sopeutua joustavasti erilaisiin vaatimuksiin ja kulttuureihin.

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!