4 consigli per i progetti internazionali

Questi sono gli aspetti che dovresti considerare per rendere il tuo progetto internazionale un successo

1. Condizioni specifiche per paese

Esistono molte circostanze diverse specifiche del paese che hanno un impatto sui tuoi progetti internazionali.

• Tempo

  I fusi orari diversi vengono dimenticati fin troppo facilmente e i membri del team si arrabbiano perché gli altri non sono raggiungibili durante i loro orari di lavoro o perché gli appuntamenti vengono cancellati. Lo stesso vale per le festività nazionali. In questi casi, servono una buona comunicazione e una buona pianificazione per venire incontro a tutti i membri del team.
  Consiglio: un buon software di gestione dei progetti adatta automaticamente le scadenze alle impostazioni del fuso orario e ai giorni festivi degli utenti. In questo modo non dovrai modificare manualmente il piano di progetto in base alle diverse situazioni.

• Condizioni di lavoro

  Oltre al tempo, anche le diverse condizioni di lavoro svolgono un ruolo importante nel lavoro di squadra. Pertanto, dovresti essere consapevole di eventuali differenze che potrebbero influenzare il tuo progetto prima di iniziare.

• Politica

  Un progetto che sembra molto interessante in un paese potrebbe non essere realizzabile in un altro a causa di circostanze politiche – ciò non riguarda solo la politica del paese, ma anche il clima politico nelle rispettive aziende. Può darsi che i decisori di un'azienda non siano favorevoli al progetto. Un'analisi di fattibilità vi aiuta a identificare tali problemi ancor prima dell'inizio del progetto.

• Infrastruttura

  Quando si pianifica il progetto, considerare anche le infrastrutture esistenti nei diversi paesi. Ad esempio, le consegne potrebbero richiedere più tempo del previsto a causa di infrastrutture peggiori, che potrebbero portare a ritardi nel progetto.

• Condizioni naturali

  Anche le condizioni naturali, come il clima, possono avere un impatto significativo sull’attuazione del progetto. Ad esempio, un monsone può ritardare le consegne e il caldo o il freddo intenso possono rendere difficile il lavoro all’aperto.

2. Situazione giuridica

I responsabili di progetto dovrebbero informarsi in anticipo sulle questioni legali che riguardano il progetto. Potrebbe succedere, ad esempio, che il progetto sia fattibile in un paese, mentre in un altro le norme legali ne impediscano la realizzazione.
Inoltre, soprattutto nei progetti internazionali, dove le differenze culturali possono facilmente portare a malintesi, è fondamentale avere contratti affidabili come base di lavoro. Condizioni quadro ben definite ti proteggono da spiacevoli sorprese, facilitano la collaborazione e creano una base chiara e comprensibile per il tuo progetto per tutte le parti coinvolte.

3. Cultura

Paesi diversi, usanze diverse: il contesto culturale in cui vivi o sei cresciuto influenza tantissimo le persone. Mentre per la maggior parte delle persone è chiaro che, in un progetto internazionale, bisogna adattarsi ad altre culture, per molti non è così ovvio quanto siano essi stessi influenzati dalla propria cultura e quali pregiudizi possano avere nei confronti di altre culture. E non solo: se, ad esempio, provi da settori simili e hai una formazione simile, spesso dai per scontato che anche l’altra persona abbia un approccio simile.
Prima di iniziare un progetto internazionale, quindi, non è importante solo informarsi sulle culture dei membri del team, ma anche affrontare con apertura le proprie aspettative e i propri preconcetti.

Suggerimento: parla apertamente delle differenze e delle aspettative e sii curioso di sapere come i membri del tuo team reagiscono alle diverse situazioni: in questo modo avranno un quadro positivo dell’altra cultura e impareranno a tenerne conto nell’ambiente di lavoro e a includerla nella pianificazione e realizzazione del progetto.

4. Comunicazione

Una buona comunicazione è essenziale in qualsiasi progetto. Nei progetti internazionali, invece, ciò è reso più difficile da diversi fattori:

• Barriere linguistiche

  Le barriere linguistiche sono la sfida più evidente nei progetti internazionali. Anche se, ad esempio, tutti i membri del tuo team parlano inglese, questo non significa necessariamente che ognuno sia in grado di esprimersi abbastanza bene da discutere argomenti complessi. In questo caso, è utile che uno dei membri del team sappia tradurre o che tu ingaggi un traduttore. Ma anche in questo caso può capitare che alcuni punti importanti non vengano compresi o vadano persi nella traduzione. A volte, quando sorgono malintesi, alcuni membri del team tendono a giudicare subito gli altri come incompetenti.
  Ecco quindi il nostro consiglio: metti per iscritto tutto ciò di cui si è discusso, perché per la maggior parte delle persone è più facile capire qualcosa quando lo hanno nero su bianco.

• Compiti e persone di contatto

  Per evitare malintesi e favorire la comunicazione all’interno del team di progetto, assicurati che ogni membro del team sappia esattamente quali compiti deve svolgere e chi sono i suoi referenti. Crea un organigramma del progetto a cui i membri del tuo team possano accedere in qualsiasi momento, in caso di dubbi. In questo modo eviterai anche che vengano inavvertitamente ignorate le gerarchie, che in alcune culture sono molto importanti.
  Consiglio: dedica particolare attenzione e tempo alla fase iniziale di un progetto internazionale. In questo modo i membri del team potranno conoscersi, instaurare un rapporto di fiducia, imparare a comprendere le usanze culturali e formare un team efficace. Questo processo di conoscenza reciproca crea un’atmosfera rilassata nel tuo team e migliora la comunicazione.

• Distanza fisica

  Esistono molti modi per colmare la distanza fisica. Tuttavia, costruire relazioni è ancora più difficile rispetto a quando i membri del gruppo si trovano nello stesso edificio. Alcuni suggerimenti su come la comunicazione può funzionare bene quando c'è una distanza fisica possono essere trovati qui.

• Conflitti e critiche

  Ogni cultura affronta il conflitto e la critica in modo diverso. Poiché si tratta di un argomento delicato, dovresti informarti in anticipo e renderlo chiaro ai membri del tuo team per evitare situazioni spiacevoli. Spiega loro che non tutte le culture accettano critiche dirette e spiega come i membri del tuo team dovrebbero affrontare i conflitti come alternativa

• Standardizzazione di report e documenti

  Nei progetti internazionali può essere difficile tenere sempre informati tutti i membri del team e coordinarsi. Ma è proprio questo che è fondamentale. Per non lasciare le informazioni al caso, dovresti definire degli standard di comunicazione già all’inizio del progetto.
  Consiglio: stabilisci come devono essere redatti i rapporti, con quale frequenza si terranno le riunioni periodiche e cosa ti aspetti dai singoli membri del team in questo contesto. Un software di gestione dei progetti condiviso può aiutarti, ad esempio, con rapporti generati automaticamente a intervalli regolari.

Conclusione

I progetti internazionali richiedono molto dai project leader e dal team di progetto. Il primo passo è prendere coscienza dei potenziali problemi e difficoltà. I suggerimenti presentati sopra possono aiutarti ad affrontare i progetti, essendo ben preparato. Più importante, tuttavia, è il tuo atteggiamento personale:

• Sii aperto e ricettivo alle cose nuove e preparati a intraprendere percorsi non familiari.
• Avvicinati ai compiti interculturali e ai membri del tuo team con sensibilità, tolleranza e rispetto.
• Cercare di adattarsi in modo flessibile alle diverse esigenze e culture.

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