4 conseils pour les projets internationaux

Voici les aspects à prendre en compte pour faire de votre projet international un succès

1. Conditions propres à chaque pays

Les conditions propres à chaque pays ont un impact sur vos projets internationaux.

• Le fuseau horaire

  On oublie bien trop souvent les différences de fuseaux horaires, ce qui agace les membres de l’équipe qui se demandent pourquoi leurs collègues ne sont pas joignables pendant leurs heures de travail ou pourquoi des rendez-vous sont annulés. Il en va de même pour les jours fériés propres à chaque pays. Une bonne communication et une bonne planification sont donc indispensables pour répondre aux besoins de tous les membres de l’équipe.
  Conseil : un bon logiciel de gestion de projet adapte automatiquement les échéances du projet aux paramètres de fuseau horaire et aux jours fériés des utilisateurs. Vous n’avez ainsi pas à ajuster manuellement le planning du projet en fonction des différentes spécificités.

• Conditions de travail

  Outre le temps, les conditions de travail jouent également un rôle important dans le travail d'équipe. Vous devez donc être conscient de toute différence susceptible d'affecter votre projet avant de commencer.

• Politique

  Un projet qui semble très intéressant dans un pays peut ne pas être réalisable dans un autre en raison de circonstances politiques - il ne s'agit pas seulement de la politique du pays, mais aussi du climat politique dans les entreprises respectives. Il se peut que les décideurs d'une entreprise ne soient pas favorables au projet. Une analyse de faisabilité permet d'identifier ces problèmes avant même le début du projet.

• L'infrastructure

  Lors de la planification du projet, il faut également tenir compte de l'infrastructure existante dans les différents pays. Par exemple, les livraisons peuvent prendre plus de temps que prévu en raison de la mauvaise qualité des infrastructures, ce qui peut entraîner des retards dans le projet.

• Conditions naturelles

  Les conditions naturelles, telles que le climat, peuvent également avoir un impact significatif sur la mise en œuvre du projet. Par exemple, la mousson peut retarder les livraisons et les fortes chaleurs ou le froid peuvent rendre difficile le travail à l'extérieur.

2. Situation juridique

Les chefs de projet doivent s'informer au préalable des aspects juridiques concernant le projet. Il peut ainsi arriver, par exemple, qu'un projet soit réalisable dans un pays, mais que, dans un autre, des contraintes juridiques fassent obstacle à sa mise en œuvre.
De plus, dans le cadre des projets internationaux notamment, où les différences culturelles peuvent facilement donner lieu à des malentendus, il est particulièrement important de disposer de contrats fiables servant de base de travail. Des conditions-cadres clairement définies vous protègent des mauvaises surprises, facilitent la collaboration et constituent un fondement clair et compréhensible pour toutes les parties prenantes de votre projet.

3. La culture

Autres pays, autres mœurs : l’environnement culturel dans lequel on vit ou dans lequel on a grandi influence très fortement les individus. Si la plupart des gens ont bien conscience qu’ils doivent s’adapter à d’autres cultures dans le cadre d’un projet international, beaucoup ne se rendent pas vraiment compte à quel point ils sont eux-mêmes marqués par leur culture et quels préjugés ils peuvent éventuellement nourrir à l’égard d’autres cultures. Mais ce n’est pas tout : si, par exemple, on vient de secteurs d’activité similaires et que l’on a suivi des formations comparables, on part souvent du principe que son interlocuteur partage une vision similaire.
Avant le lancement d’un projet international, il est donc non seulement important de s’informer sur les cultures des membres de l’équipe, mais aussi d’aborder avec ouverture d’esprit ses propres attentes et ses propres repères culturels.

Conseil: parlez ouvertement des différences et des attentes et soyez curieux de la manière dont les membres de votre équipe réagissent à différentes situations - ils auront ainsi une image positive de l'autre culture et apprendront à en tenir compte dans l'environnement de travail ainsi qu'à l'inclure dans la planification et la mise en œuvre du projet.

4. La communication

Une bonne communication est essentielle dans tout projet. Dans les projets internationaux, cependant, elle est rendue plus difficile par divers facteurs:

• Barrières linguistiques

  Les barrières linguistiques constituent le défi le plus évident dans les projets internationaux. Même si, par exemple, tous les membres de votre équipe parlent anglais, cela ne signifie pas pour autant que chacun soit capable de s’exprimer suffisamment bien pour aborder des sujets complexes. Dans ce cas, il est utile qu’un des membres de l’équipe puisse traduire ou que vous fassiez appel à un traducteur. Mais même dans ce cas, il peut arriver que certains points importants ne soient pas compris ou se perdent dans la traduction. Dans certaines circonstances, certains membres de l’équipe peuvent rapidement juger les autres comme incompétents lorsque des malentendus surviennent.
  D’où notre conseil : notez par écrit tout ce qui a été discuté, car la plupart des gens ont plus de facilité à comprendre ce qui leur est présenté par écrit.

• Tâches et personnes de contact

  Afin d’éviter tout malentendu et de favoriser la communication au sein de l’équipe de projet, veillez à ce que chaque membre de l’équipe sache précisément quelles tâches il doit accomplir et qui sont ses interlocuteurs. Élaborez un organigramme de projet auquel les membres de votre équipe pourront accéder à tout moment en cas d’ambiguïté. Vous éviterez ainsi que les hiérarchies, qui revêtent une importance particulière dans certaines cultures, ne soient ignorées par inadvertance.
  Conseil : accordez une attention particulière et consacrez suffisamment de temps à la phase de démarrage d’un projet international. Cela permettra aux membres de l’équipe de faire connaissance, d’instaurer un climat de confiance, d’apprendre à comprendre les coutumes culturelles et de former une équipe efficace. Ces moments de découverte contribuent à créer une atmosphère détendue au sein de votre équipe et améliorent la communication.

• Distance physique

  Il existe de nombreux moyens de réduire la distance physique. Cependant, il est toujours plus difficile d'établir des relations que lorsque les membres de l'équipe se trouvent dans le même bâtiment. Vous trouverez ici quelques conseils sur la manière dont la communication peut fonctionner correctement en cas de distance physique.

• Conflits et critiques

  Chaque culture gère différemment les conflits et les critiques. Comme il s'agit d'un sujet sensible, vous devez vous en informer à l'avance et le faire comprendre aux membres de votre équipe afin d'éviter les situations désagréables. Faites-leur comprendre que toutes les cultures n'acceptent pas la critique directe et expliquez-leur comment aborder les conflits en guise d'alternative

• Standardisation des rapports et des documents

  Dans le cadre de projets internationaux, il peut s'avérer difficile de tenir tous les membres de l'équipe informés en permanence et de se coordonner. Or, c'est précisément cela qui revêt une importance capitale. Afin de ne pas laisser la communication au hasard, vous devriez définir des normes de communication dès le début du projet.
  Conseil : précisez comment les rapports doivent être rédigés, sous quelle forme et à quelle fréquence les réunions régulières doivent avoir lieu, ainsi que ce que vous attendez de chaque membre de l’équipe à cet égard. Un logiciel de gestion de projet partagé peut, par exemple, vous aider dans cette démarche grâce à des rapports générés automatiquement et régulièrement.

Conclusion

Les projets internationaux exigent beaucoup des chefs de projet et de l'équipe de projet. La première étape consiste à prendre conscience des problèmes et des difficultés potentiels. Les conseils présentés ci-dessus peuvent vous aider à aborder les projets en étant bien préparé. L'attitude personnelle est toutefois plus importante:

• Soyez ouvert et réceptif à la nouveauté et soyez prêt à emprunter des chemins peu familiers.
• Abordez les tâches interculturelles et les membres de votre équipe avec sensibilité, tolérance et respect.
• Essayez de vous adapter avec souplesse aux différentes exigences et cultures.

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