4 consejos para proyectos internacionales

Ten en cuenta estos puntos para que tu proyecto internacional sea un éxito

1. Características específicas de cada país

Hay muchas circunstancias específicas de cada país que pueden afectar a tus proyectos internacionales.

• Hora

  Las diferencias horarias se olvidan con mucha facilidad y los miembros del equipo se enfadan porque no pueden localizar a otros durante su horario laboral o porque se cancelan las citas. Lo mismo ocurre con los días festivos de cada país. Aquí es necesario que haya una buena comunicación y planificación para tener en cuenta a todos los miembros del equipo.
  Consejo: Un buen software de gestión de proyectos ajusta automáticamente las fechas del proyecto según la configuración de la zona horaria y los días festivos de los usuarios. Así no tendrás que adaptar manualmente el plan del proyecto a las diferentes circunstancias.

• Condiciones de trabajo

  Además del tiempo, las diferentes condiciones de trabajo también juegan un papel importante en el trabajo en equipo. Así que, antes de empezar el proyecto, infórmate sobre las diferencias que podrían afectar a tu proyecto.

• Política

  Un proyecto que parece muy interesante en un país puede no ser viable en otro debido a circunstancias políticas; esto no solo se refiere a la política del país, sino también a la de las propias empresas. Así, es muy posible que los responsables de la toma de decisiones en una empresa no apoyen el proyecto. Un análisis de viabilidad te ayuda a detectar este tipo de problemas antes incluso de empezar el proyecto.

• Infraestructura

  A la hora de planificar el proyecto, ten en cuenta también la infraestructura existente en los distintos países. Por ejemplo, debido a una infraestructura deficiente, las entregas pueden tardar más de lo que esperas, lo que podría provocar retrasos en el proyecto.

• Condiciones naturales

  Las condiciones naturales, como el clima, también pueden influir de forma decisiva en la ejecución del proyecto. Por ejemplo, el monzón puede retrasar las entregas, y el calor o el frío extremos pueden dificultar el trabajo al aire libre.

2. Situación jurídica

Los jefes de proyecto deberían informarse de antemano sobre las circunstancias legales que afectan al proyecto. Por ejemplo, puede que el proyecto sea viable en un país, pero que en otro las circunstancias legales impidan su ejecución.
Además, sobre todo en los proyectos internacionales, en los que las diferencias culturales pueden dar lugar fácilmente a malentendidos, es muy importante contar con contratos fiables como base de trabajo. Unas condiciones marco bien definidas te protegen de sorpresas desagradables, facilitan la colaboración y sientan unas bases claras y comprensibles para todos los implicados en tu proyecto.

3. Cultura

Cada país tiene sus costumbres: el entorno cultural en el que vives o en el que te has criado te marca mucho. Aunque la mayoría de la gente tiene claro que, en un proyecto internacional, hay que adaptarse a otras culturas, a muchos no les queda tan claro hasta qué punto están marcados culturalmente ellos mismos y qué prejuicios pueden tener hacia otras culturas. Y no solo eso: si, por ejemplo, vienes de sectores similares y tienes una formación parecida, a menudo das por hecho que la otra persona tiene una mentalidad similar.
Así que, antes de empezar un proyecto internacional, no solo es importante informarse sobre las culturas de los miembros del equipo, sino también ser abierto con respecto a tus propias expectativas y influencias.

Consejo: Habla abiertamente sobre las diferencias y las expectativas, y muestra curiosidad por saber cómo reaccionan los miembros de tu equipo ante distintas situaciones; así te harás una idea positiva de la otra cultura y aprenderás a tenerla en cuenta en el entorno laboral, así como a incorporarla en la planificación y ejecución del proyecto.

4. Comunicación

Una buena comunicación es fundamental en cualquier proyecto. Sin embargo, en los proyectos internacionales, hay varios factores que la complican:

• Barreras lingüísticas

  Las barreras lingüísticas son el reto más evidente en los proyectos internacionales. Aunque, por ejemplo, todos los miembros de tu equipo hablen inglés, eso no significa necesariamente que todos puedan expresarse lo suficientemente bien como para debatir temas complejos. En ese caso, es útil que alguno de los miembros del equipo sepa traducir o que contrates a un traductor. Pero incluso así, puede pasar que algunos puntos importantes no se entiendan o se pierdan en la traducción. En determinadas circunstancias, algunos miembros del equipo pueden juzgar rápidamente a los demás por incompetencia cuando surgen malentendidos.
  Por eso, nuestro consejo: anota todo lo que se haya comentado, porque a la mayoría de la gente le resulta más fácil entender algo cuando lo tiene por escrito.

• Funciones y personas de contacto

  Para evitar malentendidos y facilitar la comunicación dentro del equipo del proyecto, asegúrate de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué tareas debe realizar y quiénes son sus personas de contacto. Elabora un organigrama del proyecto al que los miembros de tu equipo puedan acceder en cualquier momento si surge alguna duda. Así evitarás también que, sin querer, se incumplan las jerarquías, que en algunas culturas son importantes.
  Consejo: Dedica especial atención y tiempo a la fase inicial de un proyecto internacional. Así, los miembros del equipo podrán conocerse entre sí, generar confianza, aprender a entender las costumbres culturales y formar un equipo eficaz. Este proceso de conocerse entre sí crea un ambiente relajado en tu equipo y mejora la comunicación.

• Distancia física

  Hay muchas formas de superar la distancia física. Sin embargo, establecer relaciones sigue siendo más difícil que cuando los miembros del equipo están en el mismo edificio. Aquí tienes algunos consejos para que la comunicación funcione bien a pesar de la distancia.

• Conflictos y críticas

  Cada cultura afronta los conflictos y las críticas de forma diferente. Como se trata de un tema delicado, deberías informarte bien de antemano y explicárselo también a los miembros de tu equipo para evitar situaciones incómodas. Deja claro que no todas las culturas aceptan la crítica directa y explícales cómo deben abordar los conflictos de otra manera.

• Estandarización de informes y documentos

  En los proyectos internacionales, puede resultar complicado mantener informados a todos los miembros del equipo y coordinarse en todo momento. Pero precisamente eso es fundamental. Para que la información no se deje al azar, deberías definir normas de comunicación desde el principio del proyecto.
  Consejo: Establece cómo se documentarán los informes, de qué tipo serán y con qué frecuencia se celebrarán las reuniones periódicas, y qué esperas de cada miembro del equipo en este sentido. Un software de gestión de proyectos compartido puede ayudarte, por ejemplo, con informes generados automáticamente de forma periódica.

Conclusión

En los proyectos internacionales se exige mucho a los responsables y al equipo del proyecto. El primer paso es ser consciente de los posibles problemas y dificultades. Los consejos que te hemos dado pueden ayudarte a abordar el trabajo del proyecto bien preparado. Pero lo más importante es tu actitud personal:

• mantén una actitud abierta y receptiva ante lo nuevo, y prepárate para explorar caminos desconocidos
• aborda las tareas interculturales y a los miembros de tu equipo con sensibilidad, tolerancia y respeto
• intenta adaptarte con flexibilidad a las diferentes exigencias y culturas

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