Feasibility Study

So hilft Ihnen die Machbarkeitsstudie, Fehlinvestitionen zu vermeiden und die richtigen Projekte auszuwählen

Projektmanagement-ABC: F wie Feasibility Study

Ein umfassendes, komplexes Projekt ist immer sehr spannend. Auf der einen Seite verspricht die Durchführung große Erfolge, auf der anderen Seite besteht aber auch ein hohes Risiko, beispielsweise, weil viel Geld und Zeit in das Projekt investiert werden müssen. Bevor eine Führungskraft ein solch großes Projekt befürwortet, sollte sie also eine Machbarkeitsstudie (Feasibility Study) anfordern.

Was ist eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie wird vor dem Beginn eines Projektes durchgeführt. Mit ihr wird ermittelt, ob ein Projekt gute Erfolgschancen hat und ob es vorteilhaft für das Unternehmen ist. Daher ist sie ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, ob ein Projekt durchgeführt wird.

Die Machbarkeitsstudie beantwortet also die Fragen:

  • Verfügt das Unternehmen oder das Team über alle nötigen Mittel und Ressourcen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen?
  • Lohnt es sich für das Unternehmen, die Projektidee weiter zu verfolgen?

Im Rahmen der Machbarkeitsstudie werden verschiedene mögliche Projekte und Lösungswege analysiert und bewertet. Auch die Chancen und Risiken für jedes Projekt werden festgehalten sowie die Erfolgsaussichten abgeschätzt, sodass für jedes Projekt eine konkrete Empfehlung gegeben werden kann, ob es durchgeführt werden sollte oder nicht.

Wann sollte man eine Machbarkeitsstudie durchführen?

Machbarkeitsstudien sind besonders hilfreich bei Projekten, für deren Durchführung große Investitionen getätigt werden müssen, da sie die Wahrscheinlichkeit verringern, wichtige Ressourcen in die falschen Projekte zu stecken.

Sinnvoll, wenn:

  • Fehlinvestitionen reduziert werden sollen
  • der optimale Lösungsweg identifiziert werden soll oder mögliche Alternativen eingegrenzt werden sollen
  • Risiken und Schwachstellen aufgezeigt werden sollen
  • die Marktsituation vor Projektbeginn beurteilt werden soll

Nicht sinnvoll, wenn:

  • ein Projekt nur einen kleinen Umfang hat
  • Sie bereits wissen, dass das Projekt machbar ist
  • Konkurrenten bereits mit einem ähnlichen Projekt Erfolg haben

Voraussetzungen:
Eine Voraussetzung für die Studie sind konkrete Projektziele, da ohne eine konkrete Zielsetzung keine Studie möglich ist. Außerdem sollten Ihnen die Rahmenbedingungen des Projektes klar sein.

Bestandteile der Machbarkeitsstudie

Übersicht: Arten der Machbarkeit
  • Technische Machbarkeit: Hierbei geht es um die Realisierbarkeit aus technischer Sicht, d. h. die technische Machbarkeit gibt Auskunft darüber, ob die richtige Ausrüstung und das nötige Fachwissen vorhanden sind, aber auch darüber, ob beispielsweise physikalische Gesetze oder Materialeigenschaften dem Erfolg des Projektes entgegenstehen.
    Haben wir die technischen Möglichkeiten, um das Projekt zu verwirklichen oder was wird benötigt, um es möglich zu machen?

     

  • Wirtschaftliche Machbarkeit: Beantwortet die Frage, ob ausreichend Finanzmittel zur Verfügung stehen. Hierfür wird häufig auch eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt.
    Haben wir das nötige Budget, um das Projekt durchzuführen und lohnt es sich? Falls nein, wie können wir Gelder besorgen, Kosten verringern oder das Projekt rentabel machen?

     

  • Rechtliche Machbarkeit: Beantwortet, ob das Projekt innerhalb des gültigen Rechtssystems zulässig ist oder ob rechtliche Gegebenheiten ein Problem für den Erfolg des Projektes darstellen könnten.
    Dürfen wir das Projekt durchführen oder müsste etwas geändert werden, um es konform zu Gesetzen, Verordnungen oder Richtlinien zu machen?

     

  • Organisatorische Machbarkeit: Die Fähigkeit des Unternehmens, das Projekt durchzuführen.
    Kann das Projekt mit dem vorhandenen Team durchgeführt werden oder muss Personal beschafft werden? Haben wir die nötigen Kompetenzen, Befugnisse, Zuständigkeiten und ist der Projektmanagementreifegrad entsprechend?

     

  • Ressourcenbezogene Machbarkeit: Klärt, ob ausreichend Ressourcen für das Projekt vorhanden sind. Das können Personal, Material, Maschinen, Räume, Lizenzen, Know-how etc. sein.
    Haben wir ausreichend Ressourcen? Falls nein, können wir sie beschaffen? Was würde das kosten? Wie lange würde es dauern?

     

  • Zeitliche Machbarkeit: Beantwortet, ob ausreichend Zeit für die Durchführung des Projektes zur Verfügung steht.
    Haben wir ausreichend Zeit, um das Projekt durchzuführen? Sind die Deadlines realistisch?

Inhalte einer Machbarkeitsstudie

Um eine Machbarkeitsanalyse durchzuführen, stehen Ihnen unzählige Möglichkeiten, Informationsquellen und Tools zur Verfügung. Beispielsweise SWOT-Analysen, Risikoanalysen, eine Kosten-Nutzen-Analyse, Nutzwertanalyse oder Wirtschaftlichkeitsanalyse. Ebenso können Sie Befragungen, Interviews, Wettbewerbsanalysen, die Szenariotechnik oder auch Social Media Trends in Ihre Studie einbeziehen. Da jedes Projekt unterschiedlich ist, müssen Sie hier abwägen, welche Optionen am geeignetsten sind. Die Inhalte einer Machbarkeitsstudie sind aber in den meisten Fällen ähnlich:

1. Vorläufige Analyse

Da das Erstellen einer Machbarkeitsstudie sehr zeitintensiv ist, sollten Sie zunächst herausfinden, ob es offensichtliche, unüberwindbare Hindernisse gibt, die eine Machbarkeitsstudie überflüssig machen. Wenn große Hindernisse schon im Vorfeld ersichtlich sind, lohnt sich die Machbarkeitsanalyse wahrscheinlich nicht.

2. Projektumfang

Um den Umfang und die Ziele der Machbarkeitsstudie festzulegen, sollten Sie zunächst den Umfang des Projektes beschreiben. Legen Sie hierbei auch die Kriterien fest, nach denen die Durchführbarkeit des Projektes bewertet wird. In dieser Phase klären Sie auch die technische, organisatorische, ressourcenbezogene und zeitliche Machbarkeit des Projektes, beispielsweise anhand eines ersten Projektplans.

3. Finanzielle Bewertung

Sammeln Sie Informationen über die erwarteten Einnahmen und Kosten des Projektes, sodass Sie die wirtschaftliche Machbarkeit beurteilen können.

4. Marktanalyse

Die Marktanalyse hilft Ihnen zu verstehen, wie die Nachfrage für das Projektergebnis am Markt aussieht und ob rechtliche Hindernisse bestehen. Sie hilft Ihnen auch zu verstehen, welche Einnahmen sie erwarten können, welche Risiken bestehen und ob es überhaupt Bedarf für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gibt. Zudem sammeln Sie in dieser Phase Informationen über die mögliche Zielgruppe sowie über die Wettbewerbssituation. Auch die mögliche Marketingstrategie kann in dieser Phase analysiert werden.

5. Alternative Lösungswege

Stoßen Sie während der Analyse auf potenzielle Probleme oder identifizieren Sie Schwachstellen, können Sie alternative Lösungen suchen und analysieren. So finden Sie unter Umständen Alternativen, mit denen das Projekt dennoch erfolgreich durchgeführt werden kann.

6. Bewertung der Ergebnisse

Prüfen Sie die Ergebnisse unvoreingenommen und ganzheitlich. Sind die verschiedenen Lösungswege durchführbar? Welche Risiken bestehen jeweils?

7. Entscheidung

Am Ende einer Machbarkeitsstudie werden die weiteren Schritte empfohlen. Dazu gehört auch die Entscheidung, ob das Projekt durchgeführt werden sollte, oder nicht. Und wenn es durchgeführt werden sollte, welcher Lösungsweg der Beste ist.

Vorteile

  • ganzheitliche Bewertung der Machbarkeit eines Projektes
  • inden von alternativen Lösungswegen
  • identifizieren von Risiken oder Hindernissen
  • Basis für die Entscheidung für oder gegen ein Projekt
  • verhindert Fehlinvestitionen
  • zeigt die Marktsituation auf
  • die gesammelten Informationen helfen bei der späteren Durchführung des Projektes

Nachteile

  • sehr zeitaufwändig
  • Kostenintensiv

Fazit

Eine Machbarkeitsstudie ist ein sinnvolles Tool, um Fehlinvestitionen zu verhindern und die richtigen Projekte auszuwählen. Sie hilft auch bei der Planung und Durchführung von Projekten, indem Risiken und Hindernisse, aber auch alternative Lösungswege aufgezeigt werden.
Häufig werden Machbarkeitsanalysen aufgrund von Zeitmangel und den entstehenden Kosten nicht durchgeführt. Zumindest eine kleine, grundlegende Analyse sollten Projektmanager allerdings immer durchführen, da die Kosten, die entstehen, wenn ein Projekt gestartet wird und sich dann herausstellt, dass es nicht machbar ist, noch viel höher als die Kosten der Analyse sein können.

Eine gute Projektmanagementsoftware kann Sie bei der Erstellung einer Machbarkeitsanalyse unterstützen. Mit Hilfe der Projektplanung kann die Software wertvolle Informationen zur zeitlichen Machbarkeit, aber auch zur organisatorischen und ressourcenbezogenen Machbarkeit liefern. Zudem hilft sie beim Verständnis der wirtschaftlichen Machbarkeit, da mit ihrer Hilfe die entstehenden Projektkosten abgeschätzt werden können. Eine Projektmanagementsoftware mit integriertem Portfolio- und Programmanagement mit frei definierbaren Scoremaps sowie einer Risiko- und Chancenanalyse hilft Ihnen zudem bei der Entscheidung für die richtigen Projekte.

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