4 vinkkiä kansainvälisiin projekteihin

Nämä seikat kannattaa ottaa huomioon, jotta kansainväliset projektisi onnistuvat paremmin.

1. Maakohtaiset olosuhteet

Kansainvälisiin projekteihin vaikuttavat monet erilaiset maakohtaiset olosuhteet.

• Aika

  Erilaiset aikavyöhykkeet unohtuvat liian helposti, ja tiimin jäsenet voivat turhautua, kun toisia ei tavoiteta heidän työaikanaan tai kun tapaamisia joudutaan perumaan. Sama koskee myös maakohtaisia vapaapäiviä. Tämä edellyttää hyvää viestintää ja suunnittelua, jotta kaikki tiimin jäsenet saadaan sovitettua yhteen.
  Vinkki: Hyvä projektinhallintaohjelmisto mukauttaa projektin määräajat automaattisesti käyttäjien aikavyöhykeasetusten ja yleisten vapaapäivien mukaan. Näin sinun ei tarvitse manuaalisesti säätää projektiaikataulua erilaisiin olosuhteisiin sopivaksi.

• Työolosuhteet

  Ajan lisäksi myös erilaisilla työolosuhteilla on tärkeä rooli tiimityössä. Ennen projektin aloittamista on siis syytä olla tietoinen kaikista eroavaisuuksista, jotka saattavat vaikuttaa projektiin.

• Politiikka

  Yhdessä maassa erittäin kiinnostavalta vaikuttava hanke ei välttämättä ole mahdollista toteuttaa toisessa maassa poliittisten olosuhteiden vuoksi – tämä ei koske ainoastaan kyseisen maan politiikkaa vaan myös kunkin yrityksen poliittista ilmapiiriä. Voi hyvinkin olla, että toisen yrityksen päättäjät eivät kannata projektia. Toteutettavuusanalyysi auttaa tunnistamaan tällaisia ongelmia jo ennen projektin aloittamista.

• Infrastruktuuri

  Projektin suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon myös eri maiden olemassa oleva infrastruktuuri. Esimerkiksi toimitukset voivat kestää odotettua kauemmin eri maissa huonomman infrastruktuurin vuoksi, mikä voi johtaa projektin viivästymiseen.

• Luonnonolosuhteet

  Luonnonolosuhteet, kuten ilmasto, voivat myös vaikuttaa merkittävästi projektin toteuttamiseen. Esimerkiksi monsuuni voi viivästyttää toimituksia, ja kova helle tai kylmyys voi vaikeuttaa työskentelyä ulkona.

2. Oikeudelliset olosuhteet

Projektinjohtajien on hyvä tiedottaa etukäteen hankkeeseen vaikuttavista oikeudellisista olosuhteista. Hanke voi esimerkiksi olla toteuttamiskelpoinen yhdessä maassa, mutta toisen maan oikeudelliset olosuhteet voivat estää sen toteuttamisen.
Lisäksi luotettavat sopimukset ovat erityisen tärkeitä työn perustana kansainvälisissä hankkeissa, joissa kulttuurierot johtavat helposti väärinkäsityksiin. Tarkkaan määritellyt puitteet suojaavat sinua ikäviltä yllätyksiltä, helpottavat yhteistyötä ja muodostavat projektillesi sellaisen perustan, jonka kaikki osapuolet ymmärtävät selkeästi.

3. Kulttuuri

Erilaiset maat, erilaiset tavat ja ihmisten kulttuuriympäristö muokkaavat ihmisiä merkittävästi. Vaikka useimmat ihmiset ymmärtävät, että heidän on sopeuduttava muihin kulttuureihin työskennellessään kansainvälisissä projekteissa, monet eivät ole yhtä tietoisia siitä, miten paljon he itse ovat kulttuurisesti vaikuttuneita ja millaisia ennakkoluuloja heillä saattaa olla muita kulttuureja kohtaan. Eikä vain sitä: jos he esimerkiksi tulevat samalta alalta ja heillä on samanlainen koulutustausta, ihmiset usein olettavat, että heidän kollegoillaan on samanlainen asenne.
Kansainvälisen hankkeen valmistelussa on siis tärkeää tutustua tiimin jäsenten kulttuureihin ja myös käsitellä avoimesti omia ennakkoluuloja ja odotuksia.

Vinkki: Puhu avoimesti eroista ja odotuksista ja ole utelias siitä, miten tiimisi jäsenet reagoivat erilaisiin tilanteisiin – näin he saavat myönteisen kuvan toisesta kulttuurista ja oppivat ottamaan sen huomioon työympäristössä sekä sisällyttämään sen projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

4. Kommunikaatio

Hyvä kommunikaatio on olennaisen tärkeää kaikissa hankkeissa. Kansainvälisissä hankkeissa siihen vaikuttavat kuitenkin useat haittaavat tekijät:

• Kielimuuri

  Kielimuuri on ilmeisin haaste kansainvälisissä projekteissa. Vaikka kaikki tiimin jäsenet puhuisivatkin englantia, se ei välttämättä tarkoita, että kaikki osaavat ilmaista itseään riittävän hyvin keskustellakseen monimutkaisista asioista. Tällöin on avuksi, jos joku tiimin jäsenistä osaa kääntää tai palkata kääntäjä. Mutta silloinkin kaikkia tärkeitä asioita ei ehkä ymmärretä tai ne voivat jäädä kääntämättä. Näissä olosuhteissa jotkut tiimin jäsenet saattavat nopeasti tuomita muut epäpäteviksi, jos väärinkäsityksiä ilmenee.
  Siksi suosittelemme, että kaikki keskustelunaiheet kirjataan ylös, sillä useimpien ihmisten on helpompi ymmärtää asioita, jotka on esitetty heille kirjallisessa muodossa.

• Tehtävät ja yhteyshenkilöt

  Väärinkäsitysten välttämiseksi ja projektiryhmän sisäisen kommunikaation edistämiseksi on varmistettava, että jokainen ryhmän jäsen tietää tarkalleen, mitkä tehtävät kuuluvat hänelle ja ketkä ovat hänen yhteyshenkilönsä. Siksi on syytä laatia projektiorganisaatiokaavio, johon tiimin jäsenet voivat milloin tahansa tutustua, jos epäselvyyksiä ilmenee. Näin vältät myös sen, että joissakin kulttuureissa tärkeät hierarkiat jätetään tahattomasti huomiotta.
  Vinkki: Kiinnitä erityistä huomiota ja aikaa kansainvälisen hankkeen aloitusvaiheeseen. Tällöin tiimin jäsenet voivat tutustua toisiinsa, rakentaa luottamusta, ymmärtää kulttuurisia tapoja ja muodostaa tehokkaan tiimin. Toisiinsa tutustuminen luo tiimiin rennon ilmapiirin ja parantaa viestintää.

• Fyysinen etäisyys

  Fyysinen etäisyys voidaan kuroa umpeen monilla eri tavoilla. Suhteiden luominen on kuitenkin edelleen vaikeampaa kuin silloin, kun tiimin jäsenet ovat samassa rakennuksessa. Tästä linkistä löytyy joitakin vinkkejä siihen, miten viestintä voi toimia hyvin fyysisen etäisyyden yli.

• Konfliktit ja kritiikki

  Jokainen kulttuuri suhtautuu konflikteihin ja kritiikkiin eri tavalla. Koska tämä on hyvin arkaluonteinen aihe, kannattaa tiedottaa asiasta etukäteen ja tehdä se selväksi tiimisi jäsenille, jotta vältyt epämiellyttäviltä tilanteilta. Tee heille selväksi, että kaikki kulttuurit eivät hyväksy suoraa kritiikkiä, ja selitä, miten tiimisi jäsenten tulisi lähestyä konflikteja vaihtoehtoisesti.

• Raporttien ja asiakirjojen standardisointi

  Kansainvälisissä hankkeissa kaikkien tiimin jäsenten tiedottaminen ja koordinointi voi olla vaikeaa. Tämä on ratkaisevan tärkeää, jotta vältytään väärinkäsityksiltä. Siksi viestintästandardit olisi määriteltävä heti projektin alussa.
  Vinkki: Määrittele, miten raportit dokumentoidaan ja kuinka usein säännöllisiä kokouksia pidetään ja mitä odotat tiimin jäseniltä. Yhteinen projektinhallintaohjelmisto voi tukea sinua raporttien avulla, jotka luodaan säännöllisesti automaattisesti.

Yhteenveto

Kansainväliset projektit vaativat paljon sekä projektipäälliköiltä että projektiryhmältä. Ensimmäinen vaihe on tiedostaa mahdolliset ongelmat ja vaikeudet. Edellä esitetyt vinkit voivat auttaa sinua valmistautumaan projekteihin hyvin. Tärkeämpää on kuitenkin henkilökohtainen asenteesi:

• Ole avoin ja vastaanottavainen uusille asioille ja valmistaudu seuraamaan tuntemattomia polkuja.
• Lähesty kulttuurienvälisiä tehtäviä ja tiimisi jäseniä herkästi, suvaitsevaisesti ja kunnioittavasti.
• Yritä sopeutua joustavasti erilaisiin vaatimuksiin ja kulttuureihin.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!