4 conseils pour les projets internationaux

Voici les aspects à prendre en compte pour faire de votre projet international un succès

1. Conditions propres à chaque pays

Les conditions propres à chaque pays ont un impact sur vos projets internationaux.

• Le fuseau horaire

  Les fuseaux horaires sont trop vite oubliés et les membres de l’équipe peuvent se sentir frustrés lorsque d’autres personnes ne sont pas joignables pendant leurs heures de travail ou lorsque des rendez-vous sont annulés. Il en va de même pour les jours fériés propres à chaque pays. Une bonne communication et une bonne planification sont nécessaires pour satisfaire tous les membres de l’équipe.
  Conseil: un bon logiciel de gestion de projet adapte automatiquement les échéances des projets aux fuseaux horaires et aux jours fériés des utilisateurs. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’ajuster manuellement le calendrier du projet en fonction des circonstances.

• Conditions de travail

  Outre le temps, les conditions de travail jouent également un rôle important dans le travail d’équipe. Vous devez donc être conscient de toute différence susceptible d’affecter votre projet avant de commencer.

• Politique

  Un projet qui semble très intéressant dans un pays peut ne pas être réalisable dans un autre en raison de circonstances politiques – il ne s’agit pas seulement de la politique du pays, mais aussi du climat politique dans les entreprises respectives. Il se peut que les décideurs d’une entreprise ne soient pas favorables au projet. Une analyse de faisabilité permet d’identifier ces problèmes avant même le début du projet.

• L’infrastructure

  Lors de la planification du projet, il faut également tenir compte de l’infrastructure existante dans les différents pays. Par exemple, les livraisons peuvent prendre plus de temps que prévu en raison de la mauvaise qualité des infrastructures, ce qui peut entraîner des retards dans le projet.

• Conditions naturelles

  Les conditions naturelles, telles que le climat, peuvent également avoir un impact significatif sur la mise en œuvre du projet. Par exemple, la mousson peut retarder les livraisons et les fortes chaleurs ou le froid peuvent rendre difficile le travail à l’extérieur.

2. Situation juridique

Les chefs de projet doivent s’informer à l’avance des circonstances juridiques qui affectent le projet. Par exemple, le projet peut être réalisable dans un pays, mais les conditions juridiques d’un autre pays peuvent faire obstacle à sa mise en œuvre.
En outre, des contrats fiables sont particulièrement importants comme base de travail dans les projets internationaux, où les différences culturelles peuvent facilement conduire à des malentendus. Un cadre défini avec précision vous met à l’abri des mauvaises surprises, facilite la coopération et constitue une base pour votre projet qui est clairement comprise par toutes les parties concernées.

3. La culture

Différents pays, différentes coutumes – l’environnement culturel dans lequel on vit ou dans lequel on a grandi façonne fortement les personnes. Si la plupart des gens savent qu’ils doivent s’adapter à d’autres cultures lorsqu’ils travaillent sur un projet international, beaucoup ne sont pas aussi conscients de l’influence culturelle qu’ils subissent eux-mêmes et des préjugés qu’ils peuvent avoir à l’égard d’autres cultures. Et ce n’est pas tout: si, par exemple, ils viennent de secteurs d’activité similaires et ont un niveau d’éducation similaire, les gens supposent souvent que leurs homologues auront une attitude similaire.
Lors de la préparation d’un projet international, il est donc important non seulement de s’informer sur les cultures des membres de l’équipe, mais aussi d’aborder ouvertement ses propres attentes et préjugés.

Conseil: parlez ouvertement des différences et des attentes et soyez curieux de la manière dont les membres de votre équipe réagissent à différentes situations – ils auront ainsi une image positive de l’autre culture et apprendront à en tenir compte dans l’environnement de travail ainsi qu’à l’inclure dans la planification et la mise en œuvre du projet.

4. La communication

Une bonne communication est essentielle dans tout projet. Dans les projets internationaux, cependant, elle est rendue plus difficile par divers facteurs:

• Barrières linguistiques

  Les barrières linguistiques constituent le défi le plus évident des projets internationaux. Par exemple, même si tous les membres de votre équipe parlent anglais, cela ne signifie pas nécessairement que chacun peut s’exprimer suffisamment bien pour discuter de questions complexes. Dans ce cas, il est utile que l’un des membres de l’équipe puisse traduire ou que vous fassiez appel à un traducteur. Mais même dans ce cas, il se peut que certains points importants ne soient pas compris ou se perdent dans la traduction. Dans ces conditions, certains membres de l’équipe pourraient être prompts à juger les autres incompétents en cas de malentendus.
  C’est pourquoi nous vous conseillons de noter par écrit tout ce qui a été discuté, car la plupart des gens comprennent plus facilement ce qui leur est présenté sous forme écrite.

• Tâches et personnes de contact

  Pour éviter les malentendus et favoriser la communication au sein de l’équipe de projet, vous devez veiller à ce que chaque membre de l’équipe sache exactement quelles sont les tâches qui lui incombent et quelles sont ses personnes de contact. Vous devez donc concevoir un organigramme du projet auquel les membres de votre équipe peuvent accéder à tout moment en cas d’incertitude. Cela vous permettra également d’éviter d’ignorer par inadvertance les hiérarchies qui sont importantes dans certaines cultures.
  Conseil: accordez une attention particulière et du temps à la phase de démarrage d’un projet international. Elle permet aux membres de l’équipe d’apprendre à se connaître, d’instaurer la confiance, de comprendre les pratiques culturelles et de former une équipe efficace. Apprendre à se connaître permet de créer une atmosphère détendue au sein de l’équipe et d’améliorer la communication.

• Distance physique

  Il existe de nombreux moyens de réduire la distance physique. Cependant, il est toujours plus difficile d’établir des relations que lorsque les membres de l’équipe se trouvent dans le même bâtiment. Vous trouverez ici quelques conseils sur la manière dont la communication peut fonctionner correctement en cas de distance physique.

• Conflits et critiques

  Chaque culture gère différemment les conflits et les critiques. Comme il s’agit d’un sujet sensible, vous devez vous en informer à l’avance et le faire comprendre aux membres de votre équipe afin d’éviter les situations désagréables. Faites-leur comprendre que toutes les cultures n’acceptent pas la critique directe et expliquez-leur comment aborder les conflits en guise d’alternative

• Standardisation des rapports et des documents

  Dans les projets internationaux, il peut être difficile de tenir tous les membres de l’équipe informés et coordonnés à tout moment. Il s’agit d’un point crucial pour éviter les erreurs de communication. C’est pourquoi vous devez définir des normes de communication dès le début du projet.
  Conseil: Déterminez comment les rapports doivent être documentés, à quelle fréquence les réunions régulières doivent avoir lieu et ce que vous attendez des différents membres de l’équipe. Un logiciel de gestion de projet partagé peut vous aider en générant automatiquement des rapports à intervalles réguliers.

Conclusion

Les projets internationaux exigent beaucoup des chefs de projet et de l’équipe de projet. La première étape consiste à prendre conscience des problèmes et des difficultés potentiels. Les conseils présentés ci-dessus peuvent vous aider à aborder les projets en étant bien préparé. L’attitude personnelle est toutefois plus importante:

• Soyez ouvert et réceptif à la nouveauté et soyez prêt à emprunter des chemins peu familiers.
• Abordez les tâches interculturelles et les membres de votre équipe avec sensibilité, tolérance et respect.
• Essayez de vous adapter avec souplesse aux différentes exigences et cultures.

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