Principios básicos de la gestión de proyectos: la ley de Parkinson

Hacer las tareas a tiempo y de forma eficiente

¿Qué es la ley de Parkinson?

Cyril Northcode Parkinson, un historiador británico, acuñó el siguiente principio básico sobre la administración y la economía:

>>El trabajo se alarga exactamente en la misma medida en que hay tiempo para hacerlo.<<

Se le ocurrió esta idea mientras estudiaba la Armada británica. Se dio cuenta de que, en 14 años, el número de oficiales y marineros había bajado un tercio, ya que la Armada solo contaba con 20 acorazados en lugar de 62. Sin embargo, al mismo tiempo, el equipo directivo creció un 78 %, a pesar de que había menos gente a la que supervisar. Parkinson llegó a la conclusión de que, cuanta más gente participa en una tarea, más tiempo necesitan para llevarla a cabo.

¿Por qué se alarga tanto el trabajo?

Dicho de otra forma: independientemente de lo compleja o difícil que sea una tarea, esta te llevará exactamente el tiempo que tengas disponible para ella. Esto puede deberse a varias razones:

1. Se trabaja más despacio y sin prisas, ya que hay tiempo de sobra.
2. Se aprovecha el tiempo para perfeccionar cada detalle del trabajo.
3. Se espera hasta el último minuto para empezar a trabajar, ya que hay tiempo de sobra y así se pueden adelantar otras tareas. Pero como no se empieza hasta el último momento, esto suele provocar estrés y horas extras, aunque la tarea ya podría estar terminada hace tiempo.
4. Una tarea no se da por terminada hasta que se acaba el tiempo disponible, para que en el próximo proyecto no te den menos tiempo.

¿Por qué se da tanto tiempo?

Hay varias razones por las que en los proyectos se calcula demasiado tiempo y se incluyen márgenes adicionales.

• Cumplir con el calendario: a nadie le gusta pasarse del tiempo o del presupuesto previstos para un proyecto. Por eso, a menudo se incluye desde el principio un margen generoso, por si acaso surgieran imprevistos que retrasaran la finalización del proyecto.
• Estimaciones erróneas del tiempo necesario: Las estimaciones del tiempo necesario también se hacen con cautela. Algunos empleados trabajan de forma más eficiente que otros. Por eso, en este tipo de estimaciones se suele partir del empleado que tarda más en realizar una tarea, en lugar de basarse en el que es más rápido.
• Dudas sobre las estimaciones: si a un jefe de proyecto le ha pasado alguna vez que un colaborador ha subestimado el esfuerzo que requiere una tarea —por ejemplo, porque no tenía una visión global del proyecto—, en el futuro ese jefe de proyecto suele añadir un margen general al tiempo estimado para evitar problemas.

¿Cómo puedes saber si la ley de Parkinson ha entrado en acción?

Como, según la ley de Parkinson, para hacer una tarea se tarda tanto tiempo como el que se le dedica, suele ser difícil saber si la tarea se ha hecho de forma eficiente. Sin embargo, una característica de la ley de Parkinson es que el esfuerzo dedicado a la gestión de proyectos aumenta, aunque la calidad de los proyectos o tareas se mantenga igual o incluso empeore. Esto se puede medir calculando el índice de rendimiento del calendario, el índice de rendimiento de costes y el esfuerzo dedicado a la gestión de proyectos. Puedes leer más sobre esto en el artículo«Valor ganado».

Medidas contra la ley de Parkinson

Para evitar que un proyecto se alargue demasiado y trabajar de la forma más eficiente posible, puedes tomar varias medidas:

• Planificación de tareas: si conoces la ley de Parkinson, puedes intentar dedicar, en general, menos tiempo a las tareas de lo que sueles hacer. Por ejemplo, elimina los márgenes de tiempo. El tiempo ahora más ajustado puede motivar a los empleados a trabajar de forma más eficiente. Esto es especialmente importante en las reuniones, ya que en ellas los puntos más importantes suelen tratarse en los primeros minutos, pero luego se aprovecha el tiempo previsto para hablar de otros temas que no son relevantes para todos los participantes. Si desde el principio planificas menos tiempo para una reunión, puedes dar por hecho que será más eficiente.
• Fijar plazos y objetivos intermedios: según Parkinson, si no hay una fecha fija para terminar una tarea, nunca se acabará. Por eso, asegúrate de asignarle una fecha a cada tarea. Para ello, puedes usar, por ejemplo, la planificación de proyectos con la ruta crítica. Así, a cada tarea se le asigna una fecha límite y puedes comprobar si el camino crítico tiene márgenes de tiempo innecesarios. Además, deberías dividir las tareas grandes en objetivos intermedios más pequeños. Con estos hitos, te aseguras de que incluso las tareas grandes se puedan terminar a tiempo.
• Planifica los recursos de forma eficiente: según las observaciones de Parkinson, cuando hay demasiados empleados, se entorpecen entre sí e incluso se generan más trabajo. Por eso, a la hora de planificar un proyecto, solo debes contar con tantos empleados como sean absolutamente necesarios. Así que comprueba bien quién es el más adecuado para cada tarea, qué habilidades necesitas en tu equipo y quién podría retrasar el proyecto por falta de conocimientos. Los equipos más pequeños suelen coordinarse más rápido entre sí y, de esta forma, te ahorras discusiones innecesarias o tener que dar explicaciones a otros miembros del equipo.
• Valora mejor el esfuerzo necesario: además, aprende a conocer a los miembros de tu equipo. ¿Hay entre los miembros de tu equipo personas que suelen empezar una tarea en el último momento o que suelen valorar el esfuerzo necesario de forma demasiado optimista o pesimista? En ese caso, puedes tener en cuenta esta información a la hora de planificar el proyecto o hacer una estimación del esfuerzo en grupo, por ejemplo, con el método Planning Poker. Así podrás evaluar mejor las estimaciones y, en caso de que las cifras sean pesimistas, podrás reducir el margen de seguridad. Además, los conocimientos técnicos sobre el proyecto y la experiencia acumulada en la gestión de proyectos también pueden ayudarte a calcular mejor el esfuerzo necesario.
• Limitar el perfeccionismo: para asegurarte de que el perfeccionismo no retrase un proyecto más de lo necesario, intenta aplicar el principio de Pareto. Según este principio, se parte de la base de que el 80 % de los resultados se obtienen con solo el 20 % del esfuerzo. Para perfeccionar el resultado del trabajo, se necesita el 80 % restante del tiempo. Si tienes en cuenta que el resultado ya puede ser más que suficiente tras dedicar el 20 % del tiempo, puedes ahorrarte el tiempo restante si hace falta.
• Herramientas y métodos de gestión de tareas: utiliza listas de tareas pendientes, tableros Kanban o herramientas de gestión de tareas para estructurar tu trabajo y el de tu equipo de proyecto. Así tendrás una buena visión general de las tareas y podrás planificar mejor tu tiempo. Además, los métodos de gestión del tiempo, como «Getting Things Done» o la técnica Pomodoro, te ayudan a priorizar tus tareas y a abordarlas de la forma más eficiente posible.
• Optimizar los procesos: analiza detenidamente los procesos de tus tareas y proyectos para detectar posibles ahorros. Aprovecha también el final de un proyecto para revisar de nuevo los procesos y así obtener información importante para proyectos futuros.

Conclusión

Con las estrategias adecuadas y conociendo la ley de Parkinson, puedes terminar proyectos y tareas a tiempo, hacerlas en menos tiempo y trabajar de forma más eficiente, aunque no puedas contrarrestar del todo la ley de Parkinson. Sin embargo, a la hora de planificar proyectos y tareas, ten en cuenta que, aunque tiene sentido trabajar de forma eficiente, ni tú ni tu equipo de proyecto debéis trabajar bajo presión de forma permanente. El tiempo que ahorres lo puedes aprovechar para seguir trabajando, pero también para tomarte un breve descanso y así poder empezar la siguiente tarea con más energía.

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