Gestión del tiempo en un proyecto
Aumenta tu productividad con la técnica Pomodoro
¿Te suena esa sensación de tener delante una larga lista de tareas o un trabajo enorme y preguntarte cómo vas a terminarlo a tiempo? Justo al principio de un proyecto, el trabajo que hay por delante puede parecer abrumador e imposible de hacer. Pero incluso cuando se acerca la fecha límite de un proyecto, el estrés está garantizado. Sin embargo, con estrategias de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, puedes maximizar tu productividad, mantener una visión general de tus proyectos y tareas y, al mismo tiempo, ir tachando poco a poco esa larga lista de tareas, de modo que todas se completen a tiempo.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que consiste en trabajar concentrado con descansos frecuentes y breves. De esta forma, se pretende aumentar la productividad y reducir el cansancio mental. Las tareas grandes se dividen en tareas más pequeñas, para que se puedan completar en los intervalos de trabajo.
La técnica Pomodoro debe su nombre al empresario italiano Francesco Cirillo, que utilizaba un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro significa «tomate» en italiano) para cronometrar los intervalos de trabajo y los descansos.
¿Cómo funciona la técnica del Pomodoro?
Con el método Pomodoro, divides tu trabajo en sesiones de 25 minutos cada una. Después, te tomas un descanso de cinco minutos. Una vez completadas cuatro sesiones, te tomas un descanso más largo, de entre 15 y 30 minutos.
Un día de trabajo se desarrolla así:
1. Planificar las tareas
Por la mañana, planifica qué tareas quieres hacer, anótalas en una lista de tareas pendientes y distribúyelas en intervalos de 25 minutos. Para ello, divide las tareas complejas en pasos más sencillos. Las tareas más pequeñas, que duren menos de un intervalo, las puedes agrupar para que se puedan hacer en el mismo intervalo. Además, reserva algunos intervalos adicionales para el día. Así no te estresarás si alguna tarea te lleva más tiempo del esperado. Si no necesitas esos intervalos adicionales, puedes usarlos para tareas opcionales.
2. Elimina las distracciones
Para mantener la productividad y la concentración durante los intervalos, deberías eliminar todas las distracciones antes de empezar la primera sesión de trabajo. Así que pon el móvil en modo avión, cierra las aplicaciones de chat y cierra tu bandeja de entrada de correo electrónico. Si es posible, también deberías pedir a tu equipo y a tu superior que no te molesten mientras dure el intervalo. Si, a pesar de todo, se produce una interrupción durante una sesión de trabajo, avisa a la otra persona de que ahora mismo estás ocupado. Acuerda una cita para hablar y anótala enseguida en tu agenda, por ejemplo, para después del intervalo. Esta forma respetuosa de comunicarte te permite mantener el ritmo mientras trabajas y, al mismo tiempo, atender las necesidades de tus compañeros.
3. Empezar el primer intervalo
Ahora pon en marcha un cronómetro o una app de Pomodoro y dedícate a la primera tarea con total concentración durante 25 minutos. Para que puedas concentrarte al máximo, también puedes ponerte unos auriculares o, si tienes tu propia oficina, cerrar la puerta y colgar un cartel de «No molestar».
¿Se te ocurren otras tareas durante el intervalo o se te ocurre una idea sobre un tema totalmente diferente? Pues anótalo todo en una hoja de papel y guárdala para ocuparte de ello más tarde.
Al terminar el intervalo, tacha las tareas que hayas completado.
4. Descanso de cinco minutos
Tras estos 25 minutos, hay un descanso de cinco minutos en el que deberías recuperarte. Estos descansos están pensados para reflexionar. Por eso es importante que durante este tiempo no te pongas a hacer cosillas ni revises el correo, sino que, a ser posible, te alejes de tu puesto de trabajo. Así que tómate una taza de té o café, estira las piernas o tómate un tentempié.
Nuestro consejo: hacer suficiente ejercicio es importante para nosotros, mejora nuestro bienestar, previene el dolor y, además, aumenta nuestra capacidad de concentración. Precisamente si pasas la mayor parte del tiempo sentado en tu escritorio mientras realizas tus tareas, deberías incluir algo de movimiento en tus descansos. Unos cuantos estiramientos, dar un paseo más largo hasta el baño o hacer unas cuantas sentadillas junto al escritorio te ayudarán a retomar el ritmo después de la pausa. Además, si echas un vistazo por la ventana a la vegetación, tus ojos podrán descansar del esfuerzo que supone trabajar delante de la pantalla.
5. Empezar el siguiente intervalo
Después del descanso, empieza el siguiente intervalo y vuelve a concentrarte por completo en tus tareas. Verás que, de esta forma, trabajas de forma más productiva y tu lista de tareas va reduciéndose poco a poco. Tras unos días de práctica, apenas te distraerás durante los intervalos de trabajo y así podrás aprovechar al máximo el tiempo de trabajo disponible.
6. Descanso más largo después de cuatro intervalos
Como incluso con la técnica Pomodoro la concentración acaba disminuyendo en algún momento, es recomendable hacer una pausa más larga después de cuatro intervalos. Tómate un descanso de entre 15 y 30 minutos antes de empezar el siguiente intervalo de trabajo.
En una jornada laboral de ocho horas, esto supone hasta 16 unidades Pomodoro al día. Usa tantas como necesites y adáptalas a tu horario. Cuanto más uses la técnica Pomodoro, mejor aprenderás a calcular cuánto tiempo te lleva cada tarea. Así podrás planificar aún mejor la realización de tus tareas.
Cómo aplicar la técnica del Pomodoro en equipo
Si trabajas en proyectos con varios miembros del equipo, puedes usar la técnica del Pomodoro para dividir tus tareas en bloques de tiempo. De esta forma, por la mañana se pueden asignar a cada miembro del equipo las tareas del día, que luego se irán realizando en intervalos. Al final del día, así es muy fácil comprobar el estado de las tareas, simplemente contando cuántos intervalos se han completado. De esta forma, tu equipo trabaja en el proyecto de forma centrada y productiva. También puedes aplicar la técnica del Pomodoro a las reuniones del equipo programándolas para que duren solo 25 minutos. Así, las reuniones serán más eficientes.
Ventajas de la técnica del Pomodoro
La técnica del Pomodoro es un método de gestión del tiempo muy popular por muchas razones.
- Mejora la productividad: como trabajas muy concentrado y sin distracciones durante los intervalos de 25 minutos, tu productividad aumenta
- Mayor calidad en el trabajo: como te centras por completo en una sola tarea, el método Pomodoro te ayuda a dejar de hacer varias cosas a la vez. Además, al reducir conscientemente las distracciones, puedes hacer un trabajo de mejor calidad en menos tiempo.
- Reduce el cansancio mental: hay estudios que demuestran que la concentración baja mucho después de 90 minutos de actividad. Sin embargo, los intervalos de la técnica Pomodoro son bastante más cortos que eso y, por eso, te ayudan a mantener la concentración. Gracias a los descansos regulares, tu cerebro puede descansar, lo que te permite volver a concentrarte mejor después y sentirte menos cansado. Así también se cometen menos errores en el trabajo.
- Mantiene la motivación: los descansos regulares te dan un nuevo impulso de energía y te motivan. Además, el hecho de poder tachar las tareas completadas después de cada intervalo tiene un efecto motivador, ya que así ves todo lo que ya has conseguido. Esto también te ayuda a ver el tiempo transcurrido de otra manera: mientras que normalmente ves cómo pasan las horas y la lista de tareas apenas parece reducirse, ahora te centras en las tareas que ya has completado en un breve intervalo de tiempo.
- Mejora la planificación (de proyectos): en cuanto le cojas el truco a la técnica Pomodoro, podrás planificar mejor tanto las tareas como los proyectos, ya que podrás calcular mejor el tiempo que te va a llevar completar una tarea. Así podrás fijar plazos adecuados.
- Cómo combatir la procrastinación: la técnica del Pomodoro también puede ayudarte a no posponer las tareas que no te apetecen, ya que dividir el tiempo en intervalos cortos hace que incluso las tareas más grandes parezcan menos abrumadoras. Así te resulta mucho más fácil ponerte con una tarea.
- Mejora la comunicación en el equipo: si usáis la técnica del Pomodoro en el equipo, todos los miembros sabrán cuáles son sus tareas individuales y respetarán los horarios de trabajo de los demás. Así se necesitarán menos coordinaciones en el equipo y podrás reducir la duración de las reuniones.
Crítica y ajustes
- Duración de los intervalos:
Una de las críticas que se le hacen a la técnica Pomodoro son los intervalos fijos de 25 minutos, ya que algunas tareas simplemente no se pueden adaptar a esos intervalos, lo que hace que respetar un intervalo suponga una interrupción en el flujo de trabajo. Si ese es tu caso, deberías adaptar los tiempos a tus necesidades. Lo importante es que los intervalos de trabajo no sean demasiado largos, es decir, que en ningún caso duren más de 90 minutos, y que te tomes descansos regulares. - Úsalo cuando tenga sentido:
En realidad, es difícil mantener un ritmo de trabajo constante durante todo el día, ya que inevitablemente surgirán distracciones y el flujo de trabajo se verá interrumpido por reuniones, llamadas telefónicas o solicitudes importantes. Sin embargo, no es necesario trabajar con la Técnica Pomodoro todo el día. Por ejemplo, si tienes una hora antes de tu próxima reunión, puedes insertar dos intervalos Pomodoro durante ese tiempo y así ser muy productivo antes de la reunión. También puedes usar la técnica para tareas específicas y para mantenerte motivado. - Combínala con otros métodos:
Como la técnica Pomodoro es muy fácil de aplicar, se puede combinar muy bien con otros métodos. Por ejemplo, puedes priorizar tus tareas con el método Getting Things Done y luego ir completándolas según tus prioridades con la técnica Pomodoro.
Conclusión
La técnica Pomodoro es fácil de aplicar, pero puede dar muy buenos resultados. Con ella puedes hacer tus tareas rápido y a tiempo, aumentar tu motivación y productividad y, al mismo tiempo, reducir el cansancio mental. Por eso, la técnica Pomodoro no solo te ayuda mucho en el trabajo. También puedes usarla en tu vida personal, por ejemplo, cuando tengas que hacer la declaración de la renta o cuando tus hijos tengan que hacer un trabajo para el colegio.
Para sacar el máximo partido a la técnica del Pomodoro en tu día a día de la gestión de proyectos, puedes combinar este método con tu software de gestión de proyectos: crea en el software listas de tareas o tableros Kanban para ti y tu equipo, y añádeles plazos. Configura las tareas de tal forma que se puedan realizar en intervalos de 25 minutos o divide las tareas grandes en pasos más pequeños. Esto facilita la selección y priorización diaria de las tareas que hay que realizar y simplifica la coordinación de las actividades en el equipo. Al mismo tiempo, en el software puedes comprobar fácilmente en cualquier momento el estado de las tareas y los intervalos completados.
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