Gestión del tiempo del proyecto: Getting Things Done

Cómo realizar todas tus tareas sin olvidar nada

¿Qué es GTD?

Getting Things Done es un método de autogestión desarrollado por David Allen. El principio detrás de esto es registrar todas las tareas en listas escritas para que usted tenga la mente libre para concentrarse en la tarea actual. También pretende simplificar la organización y estructuración de las tareas. Por supuesto, incluso con un buen sistema de autogestión, la mayoría de las tareas las tendrás que realizar tú mismo. Sin embargo, el método GTD le ayuda a tener una visión general de sus tareas en todo momento y al mismo tiempo aumenta su capacidad de concentración porque no tiene que tener todas las tareas individuales en mente.

Los cinco pasos

Paso 1: captura

Lo primero que tienes que hacer es reunir todas las tareas, citas o ideas, a ser posible en un único lugar o en unos pocos lugares centrales. A todos ellos se les llama «Bandeja de entrada». Así obtendrás una lista con todas las tareas pendientes. Da igual si creas estas listas de tareas de forma analógica, es decir, en un trozo de papel o en un cuaderno, o de forma digital, por ejemplo, en tu bandeja de entrada de correo electrónico o en un programa de gestión de proyectos; eso depende totalmente de tus preferencias personales. Lo único importante es que tengas acceso a ellas en todo momento y que puedas anotar las tareas sin esfuerzo, para que puedas apuntar al instante cualquier cosa que se te ocurra.
Este método te facilita el trabajo de inmediato, porque te quita de la cabeza las tareas futuras y te ayuda a no olvidarte de nada.
Nuestro consejo: marcar tareas en un cuaderno se siente bien, pero las notas digitales tienen la ventaja de que eliminarlas es más fácil y puedes mover o copiar las tareas fácilmente. Además, puedes compartir tareas con compañeros, delegarlas y almacenar información importante que se necesita para completarlas. Para ello, por ejemplo, es adecuado el software de gestión de proyectos.

Paso 2: aclarar

Luego de ingresar las tareas, el siguiente paso es procesarlas. En este paso revisas todas tus bandejas de entrada y ordenas las tareas. Para ello, primero plantéate tres preguntas importantes:

• ¿Qué tipo de tarea es?
  Aquí es donde usted decide en qué categoría se colocará la tarea más adelante.
• ¿Hay algo que pueda hacer en este momento?
  Si se le presentan cosas sólo para información o no son relevantes en este momento, puede decidir si desea deshacerse de la nota asociada, si todavía la necesita en algún momento y, por lo tanto, archivarla como material de referencia en una carpeta, por ejemplo, o si ponerlo en la lista “Algún día/Quizás”.
• ¿Cuál es el próximo paso?
  Si ahora mismo tienes alguna tarea pendiente, pregúntate cuál es exactamente el siguiente paso. Si te han encargado una tarea que no entra dentro de tu ámbito de competencia, debes pasársela a la persona responsable y añadirla a una lista de espera adicional con todas las tareas delegadas.
  Pero ten en cuenta que las tareas que te lleven menos de dos minutos deberías hacerlas tú mismo al instante, ya que te llevaría más tiempo gestionarlas o delegarlas que hacerlas tú mismo de una vez.
  Además, es importante decidir si la tarea solo requiere un paso o si se necesitan varios para completarla. Según Allen, todo lo que requiera varios pasos es un proyecto, y los proyectos se trasladan posteriormente a una lista de proyectos separada. Para seguir trabajando en ellos, estos proyectos se dividen en pasos individuales.

Nuestro consejo: para facilitarle el trabajo a continuación, ya en este paso puede asegurarse de nombrar la tarea correctamente y almacenar toda la información necesaria para procesarla. Según Allen, es importante darle a cada tarea un título que deje inmediatamente claro lo que hay que hacer sin tener que pensar en ello. La información contextual, como documentos, participantes, informes de estado, información presupuestaria o incluso la iniciativa del proyecto asociada, también debe archivarse junto con la tarea y tenerla a mano. Además, puede establecer prioridades y anotar plazos para las tareas de este paso.

Paso 3: organizar

Este paso se superpone con el paso 2 porque se trata de ordenar todas las tareas en cuatro listas diferentes para su posterior procesamiento:

• Calendario: En el calendario ingresa todas las próximas citas.
• Proyectos: las tareas que deben completarse en varios pasos van a la lista de proyectos. A partir de ahí, se dividen en pasos individuales en un plan de proyecto y el siguiente paso a realizar en cada caso se anota en la lista “Próximos pasos”.
• Próximos pasos: todas las tareas que deben completarse van a esta lista. Si esta lista es muy extensa, deberá dividirla en categorías significativas, las llamadas listas de contexto. Estas pueden ser, por ejemplo, las categorías “Privado” u “Oficina”, pero también “Llamadas telefónicas”, “Reunión con XY”, “Proyecto ABC”. También puede ordenar las tareas según su prioridad para saber de un vistazo con qué tareas debe comenzar.
• Lista de espera: En esta lista van todas las tareas que hayas delegado. De esta manera podrá vigilarlos y comprobar el progreso del trabajo con las personas relevantes. Esto es especialmente importante para proyectos donde su próxima tarea depende de la finalización del trabajo delegado.

Paso 4: Reflexionar

Sólo con un mantenimiento suficiente GTD es un sistema exitoso que aumenta su productividad. Por lo tanto, es importante revisar periódicamente sus bandejas de entrada y las distintas listas. Recomendamos hacer esto dos veces al día. Además, debes hacer una revisión semanal en la que vuelvas a aclarar tu mente y anotar todas las ideas o tareas, revisar las bandejas de entrada y marcar las tareas completadas tanto en tus listas como en tu calendario. Esto le dará una buena visión general de lo que se ha hecho, podrá comprobar que no se ha olvidado ni dejado nada sin hacer y podrá empezar la próxima semana bien preparado.

Paso 5: participar

Este paso consiste en trabajar en las tareas que ha escrito. No hay reglas estrictas que deban seguirse, pero Allen da algunos consejos:

• Preste atención a la prioridad de las tareas: si es absolutamente necesario completar las tareas de inmediato, debe evitar dejarlas para que completen tareas con menor prioridad.
• Completar tareas con el mismo contexto una tras otra: Para evitar tener que reajustarse a cada tarea, puede resultar útil completar tareas que tengan el mismo contexto una tras otra. Por ejemplo, trabajar juntos en varias tareas de un proyecto, gestionar todos los correos electrónicos a la vez o gestionar todas las llamadas de su lista de teléfonos una tras otra.
• Considera el tiempo disponible: Si tienes poco tiempo disponible, no tiene sentido iniciar una tarea que requiera más tiempo que el disponible, porque entonces tendrías que familiarizarte con la tarea una segunda vez en algún momento para poder realizarla. Por lo tanto, a la hora de elegir en qué tarea trabajar en este momento, presta atención al tiempo que tienes disponible en ese momento.
• Considere la energía disponible: ¿Tiene mucha energía por la mañana pero tiende a agotarse por la noche, o viceversa? Luego, debes planificar tus tareas pendientes en consecuencia para que las tareas exigentes se completen cuando tengas la mayor energía disponible. ¿O no puedes motivarte para iniciar una determinada tarea en este momento? Entonces puede ser útil trabajar primero en una tarea de menor prioridad para ponerse de humor. También puedes intentar motivarte con la técnica Pomodoro.

Desventajas de GTD

• Configurar y mantener GTD requiere mucho tiempo
• El sistema puede ser demasiado complejo para principiantes que no han estado bien organizados antes.
• Para evitar el caos, se debe seguir estrictamente el procedimiento.
• Si bien GTD ayuda a estructurar las tareas, no a todos les gusta la flexibilidad para completarlas después.

¿Para quién es adecuado Getting Things Done?

Quienes ya trabajan de forma muy estructurada, se enfrentan regularmente a tareas muy diversas y participan simultáneamente en diferentes proyectos, pueden aumentar su productividad con el método GTD. Sin embargo, para tareas repetitivas y una cantidad manejable de proyectos, Getting Things Done rápidamente se vuelve demasiado grande. En este caso, debería ser suficiente con mantener el calendario periódicamente y guardar las tareas y las prioridades en una sencilla lista de tareas pendientes. Además, alguien que utilice el método GTD debería poder afrontar la flexibilidad a la hora de completar las tareas o, en caso contrario, utilizar otro método de gestión del tiempo para este fin, como la técnica Pomodoro, el timeboxing o el timeblocking.

Conclusión

Getting Things Done puede ser un método muy útil para estructurar muchas tareas diferentes, aumentar su productividad y evitar errores. Después del esfuerzo inicial de establecer el método, rápidamente se convierte en un hábito con la práctica.

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