Gestione del tempo nel progetto
Aumenta la tua produttività con la tecnica del Pomodoro
Conosci quella sensazione di trovarti di fronte a una lunga lista di cose da fare o a un compito impegnativo e chiederti come farai a finirlo in tempo? Soprattutto all’inizio di un progetto, il lavoro da svolgere può sembrare opprimente e impossibile da portare a termine. Ma anche quando la scadenza di un progetto si avvicina, lo stress è inevitabile. Con strategie di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro, però, puoi massimizzare la tua produttività, mantenere una visione d’insieme dei tuoi progetti e delle tue attività e, allo stesso tempo, sbrigare passo dopo passo la lunga lista di cose da fare, in modo che tutti i compiti vengano portati a termine nei tempi previsti.
Cos’è la tecnica del Pomodoro?
La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo che ti permette di lavorare con concentrazione grazie a pause brevi e frequenti. In questo modo si mira ad aumentare la produttività e a ridurre l’affaticamento mentale. I compiti più impegnativi vengono suddivisi in attività più piccole, in modo da poterle portare a termine durante gli intervalli di lavoro.
La tecnica del Pomodoro deve il suo nome all’imprenditore italiano Francesco Cirillo, che utilizzava un timer da cucina a forma di pomodoro (Pomodoro significa pomodoro in italiano) per cronometrare la durata degli intervalli di lavoro e delle pause.
Come funziona la tecnica del Pomodoro?
Con il metodo Pomodoro suddividi il tuo lavoro in sessioni da 25 minuti ciascuna. A ogni sessione segue una pausa di cinque minuti. Dopo quattro sessioni, c’è una pausa più lunga, dai 15 ai 30 minuti.
Una giornata lavorativa si svolge quindi in questo modo:
1. pianificare i compiti
Al mattino pianifica quali compiti vuoi sbrigare, annotali in una lista delle cose da fare e assegnali a intervalli di 25 minuti. Per farlo, suddividi i compiti complessi in singole fasi. I compiti più piccoli, che richiedono meno di un intervallo, puoi raggrupparli in modo da poterli sbrigare nello stesso intervallo. Prevedi inoltre qualche intervallo in più durante la giornata. In questo modo non ti stresserai se alcune attività dovessero richiedere più tempo del previsto. Se questi intervalli in più non ti servissero, puoi usarli per attività facoltative.
2. eliminare le distrazioni
Per rimanere produttivo e concentrato durante gli intervalli, dovresti eliminare il più possibile tutte le distrazioni prima di iniziare la prima sessione di lavoro. Metti quindi il telefono in modalità aereo, chiudi le app di chat e chiudi la tua casella di posta elettronica. Se possibile, chiedi anche al tuo team e al tuo responsabile di non disturbarti per tutta la durata dell’intervallo. Se dovesse comunque verificarsi un’interruzione durante una sessione di lavoro, fai sapere all’altra persona che al momento sei occupato. Concorda un appuntamento per la conversazione e inseriscilo subito nel tuo programma, ad esempio dopo l’intervallo. Questa comunicazione rispettosa ti permette di rimanere concentrato sul lavoro e, allo stesso tempo, di soddisfare le esigenze degli altri colleghi.
3. avviare il primo intervallo
Ora avvia un cronometro o un’app Pomodoro e concentrati sul primo compito per 25 minuti. Per poterti concentrare al massimo, puoi anche mettere le cuffie o, se hai un ufficio tutto tuo, chiudere la porta e appendere un cartellino con la scritta «Non disturbare».
Ti vengono in mente altre cose da fare durante l'intervallo o hai un'idea su un argomento completamente diverso? Allora scrivi tutto su un foglio di carta e mettilo da parte per occupartene più tardi.
Al termine dell'intervallo, spunta le attività che hai portato a termine.
4. cinque minuti di pausa
Dopo questi 25 minuti, segui cinque minuti di pausa, durante i quali dovresti riposarti. Queste pause sono pensate per riflettere. È quindi importante che in questo lasso di tempo non ti dedichi a piccole faccende o al controllo delle e-mail, ma che, idealmente, ti allontani dalla postazione di lavoro. Quindi vai a prenderti una tazza di tè o caffè, sgranchisciti le gambe o mangia uno spuntino.
Il nostro consiglio: fare abbastanza movimento è importante per noi, migliora il nostro benessere, previene i dolori e aumenta anche la nostra capacità di concentrazione. Soprattutto se, mentre svolgi le tue mansioni, stai principalmente seduto alla scrivania, dovresti quindi inserire un po’ di movimento durante le pause. Qualche esercizio di stretching, un giro più lungo per andare in bagno o qualche squat alla scrivania ti aiuteranno a ripartire con slancio dopo la pausa. Se poi guardi fuori dalla finestra verso il verde, i tuoi occhi potranno rilassarsi dopo il faticoso lavoro davanti allo schermo.
5. avviare l'intervallo successivo
Dopo la pausa, inizia il prossimo intervallo e concentrati di nuovo completamente sui tuoi compiti. Vedrai che in questo modo lavorerai in modo più produttivo e la tua lista delle cose da fare si accorcerà sempre di più. Dopo qualche giorno di pratica, durante gli intervalli di lavoro ti distrarrai pochissimo e potrai così sfruttare al massimo il tempo a tua disposizione.
6. pausa più lunga dopo quattro intervalli
Dato che anche con la tecnica del Pomodoro la concentrazione prima o poi cala, ti consiglio di fare una pausa più lunga dopo quattro intervalli. Concediti una pausa dai 15 ai 30 minuti prima di iniziare il prossimo intervallo di lavoro.
Con una giornata lavorativa di otto ore, si arriva così a un massimo di 16 sessioni Pomodoro al giorno. Usane quante ne ti servono e adattale ai tuoi impegni. Più usi la tecnica del Pomodoro, più imparerai a valutare la durata delle singole attività. In questo modo potrai pianificare ancora meglio lo svolgimento dei tuoi compiti.
Utilizzare la tecnica del Pomodoro in un team
Se lavori a dei progetti con più membri del team, puoi usare la tecnica del Pomodoro per suddividere i tuoi compiti in blocchi di tempo. In questo modo, ogni mattina puoi assegnare a ogni membro del team i compiti della giornata, che verranno poi svolti a intervalli regolari. Alla fine della giornata, in questo modo, è facilissimo verificare lo stato delle attività, contando quanti intervalli sono stati completati. Così il tuo team lavora al progetto in modo concentrato e produttivo. Puoi applicare la tecnica del Pomodoro anche alle riunioni di gruppo, programmandole della durata di soli 25 minuti. In questo modo le riunioni saranno più efficienti.
Vantaggi della tecnica del Pomodoro
La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo molto diffuso per molti motivi.
- Migliora la produttività: poiché lavori in modo molto concentrato e senza distrazioni durante gli intervalli di 25 minuti, la tua produttività aumenta.
- Maggiore qualità del lavoro: dato che ti concentri completamente su un unico compito, il metodo Pomodoro ti aiuta a liberarti dal multitasking. Inoltre, riducendo consapevolmente le distrazioni, riesci a svolgere un lavoro di qualità migliore in meno tempo.
- Riduce l'affaticamento mentale: alcuni studi dimostrano che la concentrazione cala notevolmente dopo 90 minuti di attività. I singoli intervalli della tecnica del Pomodoro sono però molto più brevi e aiutano così a mantenere alta la concentrazione. Grazie alle pause regolari, il tuo cervello può riposarsi, permettendoti di concentrarti meglio in seguito e di sentirti meno stanco. In questo modo si commettono anche meno errori sul lavoro.
- Mantiene alta la motivazione: le pause regolari ti danno nuova energia e una spinta motivazionale. Anche il fatto di poter spuntare i compiti portati a termine dopo ogni intervallo ha un effetto motivante, perché ti permette di vedere quanto hai già fatto. Questo ti aiuta anche a vedere il tempo trascorso in modo diverso: mentre di solito vedi le ore che scorrono e la lista delle cose da fare sembra non accorciarsi quasi per niente, la tua attenzione si sposta sui compiti che hai già portato a termine in un breve intervallo di tempo.
- Migliora la pianificazione (dei progetti): una volta che avrai acquisito un po’ di pratica con la tecnica del Pomodoro, potrai pianificare meglio sia le attività che i progetti, dato che riuscirai a stimare con maggiore precisione il tempo necessario per portare a termine un’attività. In questo modo potrai fissare scadenze adeguate.
- Combattere la procrastinazione: la tecnica del Pomodoro può aiutarti anche a non rimandare i compiti che non ti piacciono, perché suddividere il lavoro in brevi intervalli di tempo fa sembrare anche i compiti più impegnativi meno opprimenti. In questo modo, iniziare un compito diventa decisamente più facile.
- Migliora la comunicazione all’interno del team: se usi la tecnica del Pomodoro con il tuo team, tutti i membri sapranno quali sono i propri compiti e rispetteranno gli orari di lavoro degli altri. In questo modo ci sarà meno bisogno di coordinarsi e potrai ridurre la durata delle riunioni.
Critiche e aggiustamenti
- Durata degli intervalli:
Una delle critiche mosse alla tecnica del Pomodoro riguarda le unità fisse di 25 minuti, perché alcune attività semplicemente non si adattano a questi intervalli, e quindi rispettare un intervallo comporta un’interruzione del flusso di lavoro. Se questo è il tuo caso, dovresti adattare i tempi alle tue esigenze. L’importante è che gli intervalli di lavoro non siano troppo lunghi, cioè non dovrebbero mai superare i 90 minuti, e che tu faccia pause regolari. - Usala quando ti fa comodo:
In realtà è difficile mantenere un ritmo di lavoro del genere per tutto il giorno, perché ci saranno sempre delle distrazioni e il flusso di lavoro verrà interrotto da riunioni, telefonate o richieste importanti. Non devi però lavorare tutto il giorno seguendo la tecnica del Pomodoro. Se, ad esempio, hai ancora un’ora prima della prossima riunione, puoi inserire due intervalli in quel lasso di tempo e così essere molto produttivo prima della riunione. Oppure usa questa tecnica per compiti specifici e per motivarti. - Abbinala ad altri metodi:
Dato che la tecnica del Pomodoro è molto semplice da usare, si presta bene ad essere abbinata ad altri metodi. Ad esempio, puoi stabilire le priorità dei tuoi compiti con il metodo Getting Things Done e poi sbrigare le attività in base a quelle priorità usando la tecnica del Pomodoro.
Conclusione
La tecnica del Pomodoro è facile da usare, ma può fare davvero la differenza. Grazie a questa tecnica puoi portare a termine i compiti in modo veloce e nei tempi previsti, aumentare la tua motivazione e produttività e, allo stesso tempo, ridurre l’affaticamento mentale. Per questo la tecnica del Pomodoro non ti offre vantaggi solo nella vita lavorativa. Può essere utilizzata con successo anche nella vita privata, ad esempio quando devi compilare la dichiarazione dei redditi o i tuoi figli devono scrivere un compito a casa.
Per sfruttare al meglio la tecnica del Pomodoro nella gestione quotidiana dei progetti, puoi integrare questo metodo con il tuo software di gestione dei progetti: crea nel software liste di cose da fare o bacheche Kanban per te e il tuo team, aggiungendo le scadenze. Imposta subito le attività in modo che possano essere svolte in intervalli di 25 minuti, oppure suddividi i compiti più grandi in passaggi più piccoli. Questo facilita la selezione e la definizione delle priorità quotidiane delle attività da svolgere e semplifica il coordinamento delle attività all’interno del team. Allo stesso tempo, nel software puoi controllare facilmente in qualsiasi momento lo stato delle attività e gli intervalli completati.
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