La méthode des « 5 pourquoi » dans la gestion de projet
Comment identifier les véritables causes des problèmes
Un jalon n'est pas franchi, un lot de travail prend nettement plus de temps que prévu ou les mêmes erreurs se reproduisent sans cesse. Dans de nombreux projets, on réagit rapidement dans de telles situations. Des réunions supplémentaires sont organisées, les tâches sont reclassées par ordre de priorité ou des ressources supplémentaires sont mises à disposition. Le problème semble d’abord résolu, mais il réapparaît peu de temps après.
Pour sortir de ce cercle vicieux, il est judicieux de ne pas se contenter de traiter les symptômes, mais d’identifier la cause réelle des problèmes. Pour cela, on peut recourir à la méthode des « 5 pourquoi ». Elle est simple à mettre en œuvre, ne nécessite aucun logiciel spécifique et convient aussi bien aux chefs de projet expérimentés qu’aux équipes souhaitant améliorer leurs compétences en matière de résolution de problèmes.
Qu’est-ce que la méthode des « 5 pourquoi » ?
La méthode des « 5 pourquoi » est une technique d'analyse des causes. Elle a été initialement mise au point par Taiichi Ohno, le fondateur du système de production de Toyota. Aujourd’hui, elle fait partie intégrante de nombreuses approches de gestion Lean et de gestion de la qualité, car elle permet d’identifier systématiquement les faiblesses structurelles et d’y apporter des améliorations durables.
Le principe est on ne peut plus simple : à partir d’un problème concret, vous posez à plusieurs reprises la question « Pourquoi ? ». Chaque réponse sert de base à la question suivante. De cette manière, vous remontez pas à pas jusqu’à la cause réelle d’un problème.
Le chiffre cinq n’est toutefois pas gravé dans le marbre. Certains problèmes peuvent être résolus après seulement trois questions, tandis que d’autres nécessitent sept « pourquoi » ou plus pour vraiment aller au cœur du problème. Ce n’est donc pas le nombre de questions qui est déterminant, mais le fait qu’au final, vous identifiiez une cause que vous pouvez résoudre de manière durable.
Pourquoi la méthode des « 5 pourquoi » est-elle si utile en gestion de projet ?
Les problèmes liés aux projets ont souvent des causes complexes qui ne sont pas perceptibles au premier abord. Un retard n’est que rarement dû au fait qu’un membre de l’équipe a travaillé trop lentement. Souvent, les raisons sont plus profondes, comme des exigences floues, des décisions qui n’ont pas été prises ou des processus de coordination défaillants.
La méthode des « 5 pourquoi » aide les chefs de projet et leurs équipes à mettre en évidence ces liens afin de les améliorer de manière ciblée.
Les avantages typiques sont les suivants :
- Une solution durable au problème plutôt qu’un simple traitement des symptômes.
- Les problèmes récurrents sont résolus de manière définitive.
- Les décisions reposent sur des faits et non sur des suppositions.
- Les équipes parviennent à une compréhension commune des causes.
- Les dirigeants identifient les faiblesses structurelles.
- Les ressources sont utilisées de manière plus ciblée.
- Une plus grande transparence sur le déroulement des projets.
- Amélioration continue des processus.
Cette méthode est particulièrement utile pour les cadres, car elle évite de s'attaquer trop hâtivement aux symptômes. Seul celui qui en connaît la cause réelle peut prendre des mesures efficaces pour y remédier.
Voici comment fonctionne la méthode des « 5 pourquoi »
Étape 1 : Formuler clairement le problème
Décrivez le problème de la manière la plus concrète possible. Il est en effet important de le formuler avec précision afin que toutes les parties prenantes partent des mêmes éléments factuels.
Au lieu de : « Le projet ne se déroule pas bien. »
Mieux : « Le délai fixé pour la validation du cahier des charges a été dépassé de deux semaines. »
Étape 2 : Poser la première question « Pourquoi ? »
Demandez pourquoi ce problème s'est produit.
Exemple : Pourquoi le délai a-t-il été dépassé ?
Réponse : Parce que les exigences n'ont pas été validées à temps.
Étape 3 : En déduire d'autres questions « Pourquoi ? »
Remettez en question chaque réponse afin d'identifier la véritable cause du problème.
Exemple : Pourquoi les exigences n'ont-elles pas été harmonisées à temps ?
Réponse : Parce que des parties prenantes importantes ont été impliquées trop tardivement.
Étape 4 : Identifier la cause profonde
Poursuivez cette technique d'interrogation jusqu'à ce que vous parveniez à une cause sur laquelle il est possible d'agir de manière pertinente. Ce n'est pas le nombre de questions qui est déterminant, mais le fait d'avoir identifié la cause réelle. Un bon critère consiste à continuer à poser des questions jusqu'à ce que celles-ci n'apportent plus aucune nouvelle information.
Étape 5 : Définir les mesures à prendre
Définissez des mesures concrètes afin d'éliminer définitivement la cause identifiée.
Exemple illustrant la méthode des « 5 pourquoi »
Problème : le jalon prévu n’a pas été atteint dans les délais.
1. Pourquoi ce jalon n’a-t-il pas été atteint ?
Parce que les exigences n’ont pas été validées à temps.
2. Pourquoi les exigences n’ont-elles pas été validées à temps ?
Parce que le service métier a soumis ses demandes de modification tardivement.
3. Pourquoi les demandes de modification ont-elles été soumises si tardivement ?
Parce qu’aucune date de révision contraignante n’avait été prévue.
4. Pourquoi n’y avait-il pas de dates de révision contraignantes ?
Parce qu’aucun processus de validation clair n’avait été défini dans le plan de projet.
5. Pourquoi aucun processus de validation n’a-t-il été défini ?
Parce que l’importance des concertations formelles au début du projet a été sous-estimée.
Cause première : absence de processus de validation défini.
Mesure : à l’avenir, des dates fermes de révision et de validation seront intégrées dans la planification du projet.
Dans quels cas la méthode des « 5 pourquoi » est-elle indiquée ?
Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous souhaitez analyser des problèmes récurrents ou imprévus, par exemple dans les cas suivants :
- retards
- dépassements budgétaires
- défauts de qualité
- Problèmes de communication
- pénuries de ressources
- Erreurs récurrentes
Pour les problématiques très complexes comportant de nombreux facteurs d'influence, il peut s'avérer judicieux de combiner cette méthode avec d'autres outils, tels que le diagramme d'Ishikawa.
Conseils pour une utilisation réussie
- Rechercher les causes plutôt que les coupables : cette méthode ne fonctionne efficacement que si la discussion se déroule dans un esprit d'ouverture et d'objectivité. L'objectif n'est pas de désigner des responsables, mais d'améliorer les processus.
- Vérifiez les réponses à l'aide de faits : toutes les réponses plausibles ne sont pas forcément correctes. Vérifiez donc les affirmations à l'aide de données, de documents ou d'expérience.
- Prendre en compte plusieurs points de vue : intégrez différents rôles et domaines d'expertise dans votre analyse. Vous éviterez ainsi les angles morts.
- Mettre en œuvre les mesures de manière cohérente : la meilleure analyse des causes ne sert pas à grand-chose si elle ne débouche pas sur des améliorations concrètes.
Avantages de la méthode des « 5 pourquoi »
- Facile et rapide à utiliser
- Aucune formation particulière n'est requise
- Favorise la réflexion analytique
- Favorise l'amélioration continue
- Contribue à résoudre durablement les problèmes récurrents
Limites de la méthode
Malgré sa simplicité, la méthode des « 5 pourquoi » n’est pas une panacée, notamment parce que la qualité des résultats dépend fortement des réponses et que différentes personnes peuvent aboutir à des causes totalement différentes. Il est également important d’étayer les résultats par des faits, des données de projet ou de la documentation afin d’éviter toute interprétation erronée. La principale critique porte toutefois sur le fait que, si cette méthode convient bien aux problèmes clairement délimités, aux erreurs opérationnelles ou aux dysfonctionnements ponctuels de processus, elle s’avère parfois insuffisante face à des problématiques complexes ou à des situations comportant de nombreuses interactions, pour lesquelles une technique d’interrogation linéaire ne suffit tout simplement pas.
Cela s'explique par le fait que cette méthode, de par sa structure linéaire, laisse entendre qu'il existe exactement une cause à chaque problème. Or, dans la pratique, c'est rarement le cas. En gestion de projet notamment, les problèmes résultent souvent de plusieurs facteurs qui s'influencent mutuellement.
Prenons l'exemple d'un retard : pourquoi l'étape clé n'a-t-elle pas été franchie ?
Réponses possibles :
- Les spécifications ont été validées avec du retard.
- Une ressource clé était malade.
- Un fournisseur a rencontré des problèmes techniques.
On distingue déjà ici trois filières de causes. Si l'on ne suivait qu'une seule d'entre elles, on risquerait de passer à côté d'informations importantes.
C'est pourquoi, dans la pratique, cette méthode est souvent appliquée avec un peu plus de souplesse et plusieurs chaînes de « pourquoi » sont suivies en parallèle.
Exemple :
Cause n° 1 : les spécifications ont été validées tardivement.
→ Pourquoi ?
→ Pourquoi ?
→ Pourquoi ?
Cause n° 2 : une ressource clé était en arrêt maladie.
→ Pourquoi cela a-t-il posé problème ?
→ Pourquoi n'y avait-il pas de remplaçant ?
→ Pourquoi aucun remplaçant n'avait-il été prévu ?
Cause n° 3 : problèmes techniques chez le sous-traitant.
→ Pourquoi ?
→ Pourquoi ?
→ Pourquoi ?
Au final, on obtient plusieurs causes fondamentales au lieu d’une seule. Les chefs de projet expérimentés regroupent alors souvent ces chaînes de causes dans un arbre des causes, s’approchant ainsi du principe du diagramme d’Ishikawa. C’est pourquoi, dans des situations complexes, il peut être judicieux de combiner ces deux méthodes.
Conclusion
La méthode des « 5 pourquoi » est une technique simple mais très efficace pour analyser systématiquement les problèmes rencontrés dans la gestion de projet. Plutôt que de traiter les symptômes, elle permet d’identifier les causes profondes et jette ainsi les bases d’améliorations durables. Pour les cadres en particulier, cette méthode constitue un outil pragmatique et précieux permettant de prendre des décisions éclairées et d’éliminer définitivement les problèmes récurrents.
Afin que les conclusions tirées d'une analyse des causes ne se perdent pas dans des procès-verbaux ou des carnets de notes, il convient de consigner et de suivre de manière centralisée les mesures, les responsabilités et les échéances. Un logiciel de gestion de projet tel que myPARM vous aide à traiter les problèmes en toute transparence et à mettre en œuvre les améliorations de manière cohérente.
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FAQ
Qu'est-ce que la méthode des « 5 pourquoi » ?
La méthode des « 5 pourquoi » est une technique d'analyse des causes. En posant à plusieurs reprises la question « pourquoi ? », on identifie la cause réelle d'un problème. L'objectif est de développer des solutions durables, plutôt que de se contenter de traiter les symptômes.
Dans quels cas convient-il d'utiliser la méthode des « 5 pourquoi » ?
Cette méthode est particulièrement adaptée aux problèmes récurrents, aux retards, aux défauts de qualité, aux dépassements de budget ou aux problèmes de communication. Elle permet d'identifier les causes réelles d'un problème et d'y remédier de manière ciblée.
Dans quels cas la méthode des « 5 pourquoi » n'est-elle pas adaptée ?
Face à des problèmes très complexes comportant de nombreux facteurs d'influence différents, cette méthode atteint ses limites. Dans de tels cas, il peut être judicieux de la combiner avec d'autres outils d'analyse, tels qu'un diagramme d'Ishikawa ou une analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDE).
Combien de questions « pourquoi » faut-il poser ?
Il n’est pas nécessaire de poser exactement cinq questions. Certains problèmes peuvent être ramenés à leur cause réelle après seulement trois questions, tandis que d’autres nécessitent une analyse plus approfondie. L’essentiel est de trouver la cause réelle.
Quels sont les avantages de la méthode des « 5 pourquoi » ?
Cette méthode est simple à mettre en œuvre, ne demande que peu d'efforts et favorise une meilleure compréhension des problèmes et de leurs causes. Elle aide les équipes à élaborer des solutions durables et à éviter les erreurs récurrentes.
Quelles sont les erreurs courantes commises lors de son utilisation ?
Une erreur courante consiste à cesser de poser des questions trop tôt. Il est tout aussi problématique de rejeter la responsabilité des problèmes sur des personnes en particulier, au lieu d'analyser les processus et le contexte. Les suppositions non étayées peuvent également conduire à des conclusions erronées.
La méthode des « 5 pourquoi » peut-elle être utilisée dans le cadre de projets agiles ?
Oui. Cette méthode convient aussi bien aux projets classiques qu'aux projets agiles. Elle est souvent utilisée lors des rétrospectives afin d'analyser les causes des problèmes et d'en déduire des mesures d'amélioration pour les sprints ou les phases de projet à venir.
Quelle est la différence entre la méthode des « 5 pourquoi » et un diagramme d'Ishikawa ?
La méthode des « 5 pourquoi » permet de remonter, étape par étape, à la cause première d'un problème en posant une série de questions. Un diagramme d'Ishikawa, en revanche, examine simultanément plusieurs causes possibles et représente graphiquement leurs liens. Le diagramme d'Ishikawa est donc particulièrement adapté aux problèmes complexes.
Quels résultats faut-il consigner à l'issue d'une analyse des « 5 pourquoi » ?
Il convient de consigner le problème initial, les différentes questions « pourquoi » et leurs réponses, la cause première identifiée, ainsi que les mesures qui en découlent, les responsabilités et les délais de mise en œuvre.