Sélectionner la méthode de projet optimale
Gérer les portefeuilles de projets avec la Matrice de Stacey
Les méthodes de gestion de projet Agile sont très populaires. Cependant, chaque projet ne peut pas être mené de manière Agile, car la méthode de gestion de projet appliquée doit toujours correspondre à la situation actuelle ou au projet spécifique pour déployer son plein effet. Par conséquent, une approche hybride ou même une approche classique peut avoir du sens. Cependant, décider de la méthode la mieux adaptée n'est pas toujours facile. La Matrice de Stacey peut être utilisée comme un outil d'aide à la prise de décision et ainsi simplifier la gestion du portefeuille de projets.
Qu’est-ce que la Matrice de Stacey ? L’original
La Matrice de Stacey remonte au théoricien de l'organisation Ralph Douglas Stacey et n'était à l'origine pas utilisée pour sélectionner le bon modèle de processus pour les projets à venir, mais plutôt pour éclairer le sujet de "la prise de décision dans les entreprises en situation complexe" en général.
Stacey s'intéressait principalement aux questions suivantes :
- Quels facteurs contribuent à la complexité dans les organisations ?
- Comment peut-on prendre les meilleures décisions dans des situations incertaines ?
- Quelles stratégies conviennent le mieux aux situations de complexité variable ?
Pour répondre à ces questions visuellement, la Matrice de Stacey couvre une zone entre deux axes dans laquelle les systèmes ou les projets sont positionnés en fonction de leur niveau de complexité.
- Axe des ordonnées : Niveau d'accord
Cet axe représente le degré de consensus entre les décideurs, c'est-à-dire leur unité lors de la prise de décision. Il permet également de déterminer si les objectifs ou les exigences à atteindre sont clairement définis. Il convient de noter que pour tout élément situé à l'origine du système de coordonnées, le consensus est total ; plus un élément s'éloigne de l'origine, plus les opinions des décideurs divergent. - Axe X : Degré de certitude
Cet axe représente la dimension de la sécurité ou de la certitude, c'est-à-dire le degré de certitude dont disposent les décideurs concernant la décision. En d’autres termes, plus l’entrée s’éloigne de l’origine du système de coordonnées, plus l’incertitude est grande quant à la manière dont les objectifs, les exigences ou les activités pourront être atteints, ou quant aux ressources, méthodes ou outils susceptibles de contribuer à la résolution du problème.
Stacey a identifié cinq domaines à considérer individuellement, dictant le type de prise de décision respectif :
1. Proche de l'accord et de la certitude : Les entrées dans cette zone sont particulièrement faciles à mettre en œuvre car il y a un haut niveau d'accord et de certitude. Dans un tel cas, on peut appliquer les meilleures pratiques ou tirer des enseignements du passé, par exemple.
2. Loin de l'accord, proche de la certitude : Dans ce cas, il y a certitude quant à la procédure et aux résultats. Cependant, comme les décideurs ne sont pas d'accord, les décisions doivent être prises par compromis ou négociation. Par conséquent, les décisions ont plus de chances d'être prises à un niveau politique.
3. Proche de l'accord, loin de la certitude : Dans ce domaine, l'accord des décideurs est élevé, tandis que la certitude est de niveau moyen. Autrement dit, les décideurs sont d'accord, mais les détails du plan d'action ne sont pas clairs. Dans ce cas, les décisions peuvent être prises sur la base de faits et d'analyses clairs, ou un expert peut être consulté pour augmenter la certitude. Une vision partagée peut également aider dans ce domaine afin de clarifier l'objectif à atteindre, même si les étapes individuelles pour y parvenir ne sont pas encore connues.
4. Complexité : Les décisions qui tombent dans cette zone sont complexes car l'accord et la certitude sont faibles. Il est difficile de faire un bon choix dans cette zone. Par conséquent, il convient de se concentrer sur la créativité, l'innovation ou l'analyse des causes profondes. L'expérimentation peut également être utile ici si l'on peut réagir rapidement aux changements.
5. Anarchie : Il n'y a ni accord ni certitude dans ce domaine. Par conséquent, la prise de décision n'est pas possible, car ni la planification précise ni la négociation ne permettront d'aboutir à une décision. Par conséquent, cette zone de la matrice devrait être évitée. Un projet dans ce domaine devrait être fondamentalement repensé.
Matrice de Stacey en gestion de projet
La nouvelle approche de la Matrice de Stacey est une combinaison de la Matrice de Stacey originale et du Cadre Cynefin. Elle combine la prise de décision dans des domaines de complexité variable avec une considération de l'environnement des situations et des projets.
Excursus : Cynefin
David J. Snowden a développé le Cadre Cynefin, qui divise les projets, les problèmes et les tâches en cinq domaines différents afin de simplifier la prise de décision. Ces domaines diffèrent principalement par la relation entre la cause et l'effet. Snowden distinguait les domaines simple, compliqué, complexe, chaotique et flou.
La nouvelle version de la matrice de Stacey ne se concentre donc pas uniquement sur la complexité d’un projet, mais également sur les interactions entre un système et son environnement.
Pour illustrer cela, on utilise également deux axes, entre lesquels sont classés les quatre domaines du modèle Cynefin : simple, compliqué, complexe et chaotique.
- Axe Y : Exigences
On indique ici le degré de clarté et de précision des exigences, c'est-à-dire s'il existe un consensus sur ce qui doit être mis en œuvre. - Axe X : Technologie ou méthode
Cet axe indique comment les exigences doivent être mises en œuvre, ou dans quelle mesure la technologie ou la méthode est connue à cet effet.
Niveaux de complexité et recommandations
Zone 1 : Simple
Dans ce domaine, les exigences et la solution sont connues. Il s'agit généralement de tâches routinières pour lesquelles une expérience considérable existe déjà. Des listes de contrôle préétablies, des processus standardisés ou des bonnes pratiques peuvent être utilisés pour un projet dans ce domaine afin d'atteindre l'objectif.
Zone 2 : Compliquée
Un projet est considéré comme complexe lorsqu'il existe une ambiguïté, légère à modérée, concernant les exigences et/ou la méthode de résolution. Dans les situations complexes, la gestion de projet traditionnelle peut donner d'excellents résultats, même si l'approche diffère selon les circonstances : l'incertitude quant aux exigences implique des compromis et des négociations pour la prise de décision. L'incertitude quant à la méthodologie peut, quant à elle, contribuer à identifier la meilleure solution.
3. Zone : Complexe
Un projet est considéré comme complexe lorsque ses exigences sont très floues et évoluent fréquemment, et/ou lorsque la méthode pour atteindre l'objectif est imprécise et imprévisible. Dans ce contexte, les projets étant en constante évolution, une planification rigoureuse s'avère peu judicieuse. Il est préférable d'opter pour une approche itérative, en s'appuyant sur une méthodologie agile permettant de progresser graduellement vers l'objectif. Les méthodes hybrides peuvent également être appliquées avec succès.
Zone 4 : Chaos
Lorsque les exigences sont totalement floues et les méthodes inconnues, un projet sombre dans le chaos. Dans de telles situations, la planification a peu de chances d'aboutir. C'est pourquoi une approche agile est conseillée : elle permet une progression graduelle, étape par étape, qui fait évoluer le projet vers une complexité croissante. La pensée design peut s'avérer particulièrement utile dans ce contexte.
Avantages de la nouvelle Matrice de Stacey
- Bon soutien pour choisir la bonne approche ou la bonne méthode de gestion de projet
- Représentation visuelle simple
- Peut être utilisée dans la communication avec les parties prenantes
Inconvénients de la nouvelle Matrice de Stacey
- Ne prend pas en compte l'environnement du projet
- Les limites entre les différentes zones sont fluides, donc aucune information précise sur la meilleure méthode n'est réalisable
- Deux dimensions ne sont pas toujours suffisantes pour évaluer pleinement des situations complexes
Conclusion
La bonne méthode de gestion de projet dépend toujours de la situation, car chaque méthode a ses forces et ses faiblesses. Par conséquent, vous devriez peser quelle méthode est la plus adaptée avant de commencer n'importe quel projet. La méthode de Stacey peut vous aider en vous permettant d'évaluer le projet en fonction de la clarté des exigences, de la familiarité des méthodes à utiliser et de la stabilité de l'environnement. De cette manière, la situation initiale est visualisée et la matrice de Stacey fournit des indices pour les méthodes appropriées. Cependant, il est important de noter que la Matrice de Stacey peut être mal interprétée et ne fournit pas de résultats exacts. Par conséquent, vous devriez également vous fier à votre expérience et à celle de votre équipe, ainsi que rechercher de bons outils tels que le logiciel de gestion de projet myPARM pour vous aider dans la mise en œuvre de vos projets, que vous choisissiez une approche classique, hybride ou Agile.
En savoir plus sur le logiciel de gestion de projet et de portefeuille myPARM :
Vous souhaitez découvrir myPARM lors d'une démonstration ? Alors prenez rendez-vous dès maintenant !