L'ABC de la gestion de projet : L comme « Lessons Learned »
Comment éviter de répéter les erreurs et reconnaître les meilleures pratiques
Un projet est terminé et le suivant démarre immédiatement ? C'est ainsi que nous le vivons souvent, car le temps est généralement compté. Pourtant, vous pourriez vous épargner beaucoup de stress et d'aggravation, tout en améliorant considérablement la coopération au sein de l'équipe, si vous traitez régulièrement avec les Leçons apprises.
Qu’est-ce que les Leçons apprises dans la gestion de projet ?
Le concept de « Lessons Learned » consiste à tirer des enseignements des expériences acquises au cours d’un projet, à identifier les erreurs ou les réussites et à appliquer à l’avenir les connaissances ainsi acquises. Cela vous permet, à long terme, de mettre en œuvre les meilleures pratiques et de réduire les risques et les erreurs.
L’objectif des « Lessons Learned » est donc de mener à bien les projets de manière plus efficace, de manière durable et à long terme. De plus, cela permet de constituer, à long terme, une base de connaissances qui rendra accessibles les expériences acquises.
Quand devriez-vous traiter les Leçons apprises ?
Il est bien sûr judicieux d'identifier les Leçons Apprises à la fin d'un projet. Cependant, des leçons importantes sont apprises chaque jour, c'est-à-dire également à d'autres phases d'un projet. Afin de pouvoir utiliser ces enseignements rapidement, il est donc conseillé de traiter régulièrement les Leçons Apprises pendant le projet, par exemple à la fin des phases, lors de rétrospectives, d'examens, d'audits ou lorsque vous avez une prise de conscience importante. Si vous attendez généralement jusqu'à la fin du projet, des leçons importantes pourraient être oubliées.
Introduisez les Leçons apprises à l’équipe
Si vous souhaitez tirer parti des Leçons apprises, informez votre équipe de projet dès le début du projet que vous souhaitez travailler avec cette méthode. Expliquez également l'approche que vous souhaitez utiliser. De cette manière, vous créez de la transparence et votre équipe est préparée de manière optimale pour percevoir de nouveaux enseignements en tant que tels. Profitez également de cette occasion pour discuter avec votre équipe de projet de qui participera activement aux Leçons Apprises. Il peut s'agir de toute l'équipe, mais aussi de membres individuels, en fonction de la taille de l'équipe. Dans ce dernier cas, constituez votre équipe à partir de différentes parties du projet afin d'obtenir autant de points de vue différents que possible et assurez-vous que l'équipe des Leçons Apprises ne soit pas trop grande. En plus du chef de projet et de l'équipe de projet, ou de certaines parties de celle-ci, un facilitateur devrait également participer aux Leçons Apprises. Pour obtenir un résultat optimal, cette personne ne devrait pas être le chef de projet, car le chef de projet pourrait être biaisé. Selon le projet, il peut également être judicieux d'inclure des parties prenantes importantes, telles que le client.
Méthodes pour les Leçons apprises
Il existe de nombreuses façons d’appliquer les leçons tirées, qui dépendent de vous, de votre projet et de votre équipe. Dans tous les cas, il est important que vous abordiez ces leçons de manière planifiée et structurée.
Le Project Management Institute (PMI) a mis au point à cet effet un processus en cinq étapes qui peut vous aider à mettre en œuvre les enseignements tirés :
1. Identifier
La première étape consiste à identifier et à recueillir les Leçons Apprises. Un atelier des Leçons Apprises est souvent organisé à cette fin.
Nous vous recommandons de consacrer un peu de temps à la préparation de cet atelier, car il convient tout d’abord d’élaborer un questionnaire qui devra être rempli par les membres de votre équipe de projet. Ainsi, les participants à l’atelier seront préparés et pourront y apporter leur contribution, même s’ils ne peuvent pas y assister en personne. Afin de bien cerner le contexte, les questions doivent, selon le PMI, être classées par catégories, telles que la gestion de projet, les ressources ou la communication. Ce questionnaire doit permettre de répondre à trois questions :
1) Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
2) Où des erreurs se sont-elles produites ?
3) Que faudrait-il améliorer ?
Avant l'atelier, tous les participants doivent avoir répondu aux questions afin que le facilitateur puisse résumer les résultats et créer un ordre du jour pour la réunion sur cette base. Pour répondre aux questions, il est utile que votre équipe de projet note immédiatement les conclusions positives et négatives tout au long du projet afin qu'elles ne soient pas perdues. Cela peut être fait dans un journal de bord, par exemple.
Lors de l'atelier proprement dit, les résultats résumés peuvent être présentés, puis discutés. À ce stade, vous devriez clarifier les causes sous-jacentes d'une erreur et comment des situations similaires devraient être traitées à l'avenir afin d'éviter une répétition. Déterminez également quelles mesures peuvent être prises pour établir des conclusions positives à l'avenir.
2. Documenter
Une fois que toutes les Leçons apprises ont été discutées, les conclusions doivent être documentées et préparées pour différents groupes cibles. Un rapport détaillé devrait être distribué à toute l'équipe de projet afin que tout le monde soit informé des résultats. De plus, les parties prenantes concernées devraient recevoir un rapport adapté à leurs intérêts, et la direction devrait également recevoir un résumé avec les conclusions les plus importantes ainsi que les mesures. Il est également important non seulement de distribuer ces rapports, mais aussi de les stocker avec les documents de projet existants.
3. Analyser
À l'étape suivante, les résultats sont à nouveau analysés en détail pour une application future et les questions ouvertes sont clarifiées. Ainsi, par exemple, il est défini où se situe le plus grand besoin d'action et quelles mesures spécifiques sont prises. Ces informations sont partagées avec d'autres équipes afin de déterminer, par exemple, si le processus de gestion de projet doit être adapté en général ou si une formation est nécessaire. Autrement dit, clarifiez à quoi pourraient ressembler les améliorations et qui en est responsable.
4. Stocker
Afin de rendre les résultats accessibles à tous, ils ne doivent pas seulement être classés avec le projet respectif, mais également stockés dans une base de données structurée des Leçons Apprises. De cette manière, ils peuvent facilement être utilisés par l'ensemble de l'entreprise et pour différents projets.
5. Récupérer
La dernière étape consiste à rendre les résultats accessibles aux employés de votre entreprise de manière qu'ils soient effectivement utilisés. Cette étape va au-delà de la simple conservation des données au bon endroit. En effet, les employés doivent également être motivés à s'engager avec les Leçons Apprises. Donnez l'exemple et prenez le temps de rechercher des expériences appropriées et intégrez les conclusions lors de la planification d'un nouveau projet.
Avantages des Leçons apprises
- L'efficacité peut être accrue et les risques réduits lors de la mise en œuvre d'un projet.
- Sauvegarde systématique, documentation et mise à disposition des connaissances acquises grâce au travail sur le projet, c'est-à-dire ce qui s'est avéré efficace, où les erreurs ont été commises et quelles mesures ont été prises.
- Les conclusions sont rendues visibles pour l'ensemble de l'entreprise et les projets futurs.
- Le potentiel d'amélioration est exploité : les erreurs sont évitées à l'avenir, la qualité et l'efficacité du travail de projet sont augmentées dans toute l'entreprise.
Défis
Malgré tous les avantages que les Leçons apprises peuvent avoir, de nombreuses entreprises rencontrent encore des difficultés à mettre en œuvre la méthode. Par exemple, si un atelier des Leçons apprises a eu lieu seulement à la fin d'un projet, l'équipe de projet n'en bénéficie pas d'abord, mais a seulement une charge de travail supplémentaire. De plus, il arrive souvent que l'équipe ne soit pas très motivée à parler du projet à nouveau après sa conclusion, en particulier des conclusions négatives. S'il n'y a pas de culture de l'erreur positive dans une entreprise, il y a un grand danger de tomber dans le blâme lors de telles discussions. Une autre difficulté consiste non seulement à rendre les conclusions accessibles à tous les employés, mais aussi à les encourager et à les motiver à les traiter activement.
Conclusion
Les Leçons apprises représentent initialement un travail supplémentaire pour votre équipe de projet, mais elles constituent également une méthode précieuse pour partager les expériences de gestion de projet avec d'autres et ainsi améliorer durablement le travail. Il est important de traiter les Leçons Apprises non seulement à la fin du projet, mais aussi pendant le projet, afin que les enseignements acquis puissent être intégrés à un stade précoce. De plus, les conclusions ne doivent pas seulement être discutées en équipe et les mesures déduites, mais elles doivent également être soigneusement documentées et mises à disposition de tous les employés afin que l'ensemble de l'entreprise puisse en bénéficier.
Un logiciel de gestion de projet avec gestion documentaire intégrée, journal des Leçons apprises et d'autres fonctionnalités de collaboration telles qu'une salle d'équipe ou des zones de commentaires, peuvent fournir des services précieux pour cette documentation. De cette manière, vous pouvez non seulement enregistrer les Leçons Apprises du projet respectif et les partager avec votre équipe, mais aussi définir qui y a accès. Les conclusions enregistrées dans le cadre des Leçons Apprises peuvent, par exemple, également être directement intégrées dans la planification et le contrôle des projets futurs en tenant compte de tâches spécifiques et d'entrées de risque avec des mesures suggérées dans les modèles de projet existants.
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