L'ABC de la gestion de projet : H comme HERMES

Des projets efficaces avec HERMES – La norme de qualité suisse

Découvrons la méthode HERMES

Les origines d'HERMES remontent aux années 1970, lorsque l'administration fédérale suisse avait besoin d'une méthode pour gérer ses projets informatiques de manière systématique et efficace. L’administration fédérale a alors développé HERMES pour la planification, la mise en œuvre et le pilotage des projets, et a optimisé cette méthode en particulier pour les projets informatiques et administratifs. HERMES se distingue par sa structure modulaire et adaptable, ce qui permet d’appliquer la méthode de manière flexible à des projets de tailles et de types variés. Grâce à des définitions claires des phases, des rôles, des activités et des résultats, HERMES garantit un déroulement structuré et efficace des projets.
Ainsi, HERMES a notamment joué un rôle central dans la numérisation de l'administration fédérale suisse, dans la mise en place d'un nouveau système ERP au sein des CFF (Chemins de fer fédéraux suisses), ainsi que dans l'introduction des dossiers médicaux électroniques (DME) dans le secteur de la santé suisse et dans de nombreux autres projets en Suisse.
Depuis sa première version, HERMES n'a cessé d'évoluer et de s'adapter aux exigences changeantes du monde des projets. Cette amélioration, cette adaptation et cette extension continues font d'HERMES l'une des méthodes les plus fiables et les plus robustes en matière de gestion de projet, qui est aujourd'hui utilisée avec succès non seulement dans l'administration publique, mais aussi dans le secteur privé. La version actuelle, HERMES 2022, propose une méthodologie complète et flexible qui intègre à la fois les approches traditionnelles et agiles de la gestion de projet.

Spécificités de la méthode HERMES

• Public cible : HERMES est spécialement conçu pour répondre aux besoins de l'administration publique et aux projets informatiques. Cette méthode est toutefois suffisamment souple pour être appliquée dans d'autres secteurs, à des projets de types et d'envergures variés.
• Flexibilité et adaptabilité : la structure modulaire, qui propose une multitude de scénarios et de modules, permet d’adapter la méthode aux exigences spécifiques d’un projet et de l’étendre. Ainsi, HERMES prend en charge aussi bien les approches classiques que les approches agiles. De plus, des aspects tels que la gestion des risques, la gestion des parties prenantes et l'assurance qualité sont pris en compte.
• Modèle par phases : HERMES repose sur une structure claire qui divise les projets en quatre phases : initialisation, conception, réalisation et mise en œuvre. Chaque phase comporte des objectifs, des activités et des résultats spécifiques qui contribuent à piloter et à suivre de manière systématique l'avancement d'un projet.
• Rôles et responsabilités : des rôles clairement définis, tels que le donneur d'ordre, le chef de projet et l'expert, constituent également un élément important de HERMES. Chaque rôle comporte des tâches et des responsabilités précisément définies, ce qui permet d'établir une structure claire et une répartition précise des responsabilités au sein de l'équipe de projet.
• Simplicité d’utilisation et clarté : HERMES est conçu pour être facile à comprendre et à mettre en œuvre, même pour les chefs de projet qui ne disposent pas d’une grande expérience des méthodes de gestion de projet. Sa structure claire, ses instructions détaillées ainsi que ses éléments prêts à l'emploi (par exemple, des modules, de la documentation, des modèles et des listes de contrôle) facilitent la mise en œuvre et l'utilisation de la méthode.

Structure et organisation de la méthode HERMES

HERMES est une méthode de gestion de projet qui se distingue par son approche clairement structurée et modulaire. Elle se compose de six éléments qui, ensemble, offrent une structure flexible et adaptable :

1. Scénarios

Les projets au sein d'une organisation peuvent présenter de grandes différences, notamment en termes de contenu ou de complexité. C’est pourquoi HERMES propose différents scénarios correspondant à des types de projets typiques, par exemple pour le développement de services ou de produits, l’adaptation de services ou de produits déjà existants, le développement informatique, l’adaptation informatique et le développement organisationnel. Ces scénarios contiennent tous les éléments méthodologiques pertinents pour le projet. Les utilisateurs peuvent choisir le scénario standard le plus adapté et planifier le projet sur cette base. Ils peuvent également adapter les scénarios aux besoins de leur organisation ou créer des scénarios personnalisés.

2. Phases et jalons

Quel que soit le scénario, le modèle par phases de HERMES constitue la base de tous les projets. Il structure les projets en quatre phases successives qui couvrent l'ensemble du cycle de vie du projet.

• Initialisation : Le projet débute par la phase d'initialisation, au cours de laquelle les objectifs du projet sont définis, les conditions-cadres clarifiées et la décision relative au lancement du projet prise.
• Conception : L'objectif de la phase de conception est la planification détaillée et la préparation de la mise en œuvre du projet.
• Réalisation : au cours de la phase de réalisation, les travaux prévus sont mis en œuvre et les résultats du projet sont produits.
• Mise en service : La phase de mise en service sert à assurer la transition vers le nouvel état ; c’est au cours de celle-ci que les résultats du projet sont remis à l’exploitation et que le projet est clôturé.

Chaque phase est marquée, au début et à la fin, par des étapes clés qui varient selon le scénario, telles que la mission de lancement du projet, la validation du projet, les validations de phase ou la clôture du projet. Il s’agit de points de contrôle importants au cours du projet, au cours desquels l’avancement et la réalisation des objectifs sont vérifiés. Ils constituent ainsi des « quality gates », au cours desquelles des décisions sont prises concernant les résultats et la suite de la procédure.

3. Modules

Les modules sont des éléments standardisés qui couvrent certains aspects de la gestion de projet et regroupent des tâches, des résultats et des rôles thématiquement liés, par exemple la direction de projet, la gestion de la qualité ou la gestion des risques. Les modules sont associés aux phases et aux jalons. Chaque module contient des instructions et des modèles qui facilitent la mise en œuvre des tâches correspondantes. La norme HERMES comprend 12 modules : pilotage de projet, lancement de projet, bases du projet, approvisionnement, organisation, produit, système informatique, tests, organisation de la mise en œuvre, migration informatique, exploitation informatique, ainsi que sécurité de l’information et protection des données. Selon le scénario choisi, on utilise certains de ces modules ou l’ensemble de ceux-ci.

4. Rôles

HERMES définit clairement les rôles, leurs relations et la description de leurs missions, ainsi que leurs responsabilités, les compétences et aptitudes requises. L'organisation minimale du projet comprend les rôles de maître d'ouvrage, de chef de projet et d'expert technique. En fonction du projet, des rôles supplémentaires tels que responsable qualité, responsable des risques ou responsable des tests peuvent être ajoutés.

5. Tâches

Les tâches ont pour but de produire des résultats. C’est pourquoi chaque tâche est accompagnée d’une description qui définit la procédure à suivre et les activités nécessaires. De plus, chaque tâche est attribuée à un responsable. Les tâches thématiquement apparentées sont regroupées en modules et affectées aux phases du projet. Selon la méthodologie HERMES, on distingue deux types de tâches : les tâches décisionnelles, telles que la réception du projet ou la validation d’une phase, ainsi que les autres tâches qui servent à mener à bien le projet, parmi lesquelles la norme HERMES en définit 50 différentes.

6. Résultats

Les résultats constituent le cœur du système HERMES et peuvent revêtir des formes très variées. Ils se répartissent en 55 documents et 22 états. Pour les documents, HERMES met à disposition des modèles qui sont modifiés au cours des phases du projet. Les états, quant à eux, correspondent à des moments où un résultat a été atteint. Dans le cadre d’un projet, ils correspondent généralement à la réalisation d’un jalon. Outre les documents et états standard, il est toutefois possible de définir des résultats spécifiques à l’entreprise ou au projet.

Avantages de la méthode HERMES

• HERMES est facile à comprendre et à mettre en œuvre. Cette méthode propose des instructions claires et des modèles pouvant être utilisés même par des chefs de projet ne disposant pas d'une grande expérience.
• La méthode offre une structure de projet claire avec des phases, des activités et des résultats définis. Grâce à sa structure modulaire, HERMES peut être facilement et flexiblement adapté aux exigences spécifiques de différents projets.
• Une définition claire des rôles et des responsabilités au sein d'un projet favorise le travail d'équipe et aide à la communication du projet.
• HERMES accorde également une grande importance à la gestion de la qualité et des risques, ce qui aide à identifier les risques à un stade précoce et à garantir la qualité des résultats du projet.
• Le développement continu de HERMES garantit que la méthode est toujours à jour et que les meilleures pratiques actuelles sont intégrées.

Les complexités de la méthode HERMES

• HERMES peut être trop étendu et complexe, surtout pour les petits projets, même si la méthode peut être adaptée de manière flexible.
• La structure claire et les spécifications détaillées peuvent également signifier que l'accent est mis davantage sur le respect des processus que sur les résultats réels du projet.
• De plus, l'adaptation de cette méthode à chaque projet peut s'avérer très fastidieuse. Les équipes de projet peuvent ainsi être amenées à consacrer beaucoup de temps à la sélection et à l'adaptation des modules et des scénarios appropriés.
• Alors qu'HERMES est largement répandu et reconnu en Suisse, cette méthode est moins répandue à l'échelle internationale que, par exemple, PRINCE2. Cela peut constituer un défi dans le cadre d'une collaboration au sein d'équipes de projet internationales qui ne sont peut-être pas aussi familiarisées avec HERMES.

Conclusion

HERMES propose une méthode de gestion de projet structurée, transparente et adaptable, particulièrement bien adaptée aux projets informatiques et administratifs. Grâce à des phases, des rôles et des tâches clairement définis, HERMES aide les chefs de projet à piloter leurs projets de manière efficace et ciblée. Le développement continu de cette méthode garantit qu’elle répond aux exigences actuelles et aux meilleures pratiques, offrant ainsi une base fiable pour la réussite des projets.

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