Mitä sinun tulisi ehdottomasti tehdä projektinhallinnassa ennen uudenvuoden aattoa
Näin valmistelet projektiputkesi uutta vuotta varten
Joulukuussa valmistaudumme uuteen vuoteen ja katsomme taaksepäin kuluneita kuukausia. Myös yrityksissä työntekijät pyrkivät saamaan työnsä valmiiksi vielä tämän vuoden aikana, siivoamaan jäljet ja suunnittelemaan uutta vuotta. Projektinhallinnan kannalta tämä tarkoittaa, että vuoden loppupuolella saapuu paljon uusia projektialoitteita, kun taas vanhoja aloitteita ei ehkä ole vielä edes otettu huomioon suunnitelmissa. Siksi myös projektinhallinnassa on tärkeää katsoa taaksepäin ja varata aikaa projektiputken siivoamiseen. Yleisesti ottaen täynnä oleva projektiputki ei sinänsä ole huono asia, mutta ongelmana on se, että yksittäiset projektit saattavat olla vanhentuneita tai yksinkertaisesti enää järkeviä, koska projektia ympäröivät olosuhteet ovat muuttuneet. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit siivota projektiputkesi:
>> Niiden hankkeiden osalta, joita on jo useita kertoja lykätty, tulisi selvittää, ovatko ne edelleen tarpeellisia ja toteutettavissa.<<
1. Selvittää perustiedot
- kirjaa kaikki projektit yhteen keskitettyyn paikkaan, jotta saat kokonaiskuvan
- hanki yleiskuva yrityksen nykyisistä tavoitteista, jotta voit sovittaa projektitoimenpiteet niihin
- tarkista, mitä resursseja sinulla on käytettävissäsi, esimerkiksi henkilöstön, pätevyyksien ja osaamisen osalta
2. Hankkeiden arviointi
Kun olet ensimmäisessä vaiheessa määrittänyt puite-edellytykset, on nyt aika arvioida hankkeet. Tässä vaiheessa sinun tulisi ensinnäkin kysyä itseltäsi, onko hankkeen toteuttaminen ehdottomasti välttämätöntä. Hankkeet, jotka ovat välttämättömiä esimerkiksi asiakkaille tai yrityksellesi, on ehdottomasti sisällytettävä suunnitelmiin, eikä niitä tulisi jättää liian pitkäksi aikaa odottamaan. Jos projekti on sen sijaan odottanut käsittelyään jo pitkään ja sitä lykätään toistuvasti muiden projektien vuoksi, se ei ehkä ole tärkeä – varsinkin jos se ei tue nykyistä yritysstrategiaa, ei tuota hyötyä tai ei palvele yrityksen tarkoitusta. Tarkistakaa myös, ovatko projektin resurssitarpeet, riskit tai kustannukset muuttuneet ja voidaanko se vielä toteuttaa nykyisillä kapasiteeteilla. Jos kyseessä on välttämätön projekti, on selvitettävä, miten tarvittavat lisäresurssit voidaan hankkia.
3. Hankkeiden lopettaminen
Poistakaa projektiputkestanne kaikki projektit, jotka eivät täytä kriteereitänne. Projektit, joista ette vielä voi luopua, voitte tallentaa projektiputken ulkopuolelle ja tarkistaa ne säännöllisesti seuraavan vuoden aikana.
4. Priorisoi projektit
Jäljelle jääneet projektit tulisi priorisoida niiden tärkeyden mukaan ja sitten sisällyttää aikatauluun. Ne, joita ei vielä voida sisällyttää aikatauluun, mutta jotka ovat tärkeitä, voivat jäädä projektiputkeen ja ne sisällytetään aikatauluun heti, kun siihen löytyy tilaa.
5. Otetaan käyttöön projektisalkunhallintajärjestelmä
Jos sinulla on vaikeuksia saada kokonaiskuvaa projektisalkustasi ja pitää projektiputkesi järjestyksessä, salkunhallintajärjestelmä voi tarjota sinulle tarvittavan yleiskuvan. Oikea työkalu auttaa sinua keräämään, analysoimaan ja arvioimaan projekteja yrityksen tavoitteiden ja resurssien perusteella.
Haluatko tietää lisää salkunhallintaohjelmistoista tai nähdä esittelyn siitä, miten tällainen ohjelmisto voi auttaa sinua? Varaa sitten vapaasti sitoumukseton neuvontatapaaminen!
Lue lisää myPARM-projekti- ja salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARM-projekti- ja portfoliomanagment-ohjelmistoon esittelytilaisuudessa? Sovi sitten heti tapaaminen kanssamme!