Ce que vous devez absolument faire en matière de gestion de projet avant le réveillon du Nouvel An
Comment préparer votre portefeuille de projets pour la nouvelle année
En décembre, nous nous préparons à la nouvelle année et faisons le bilan des mois écoulés. Dans les entreprises également, les collaborateurs s’efforcent de terminer leur travail avant la fin de l’année, de mettre de l’ordre et de planifier la nouvelle année. En matière de gestion de projet, cela signifie que de nombreuses nouvelles initiatives de projet arrivent en fin d’année, alors que les anciennes n’ont peut-être pas encore été prises en compte dans la planification. C’est pourquoi il est également important, dans la gestion de projet, de faire le point et de prendre le temps de faire le tri dans le portefeuille de projets. D’une manière générale, un portefeuille de projets bien rempli n’est certes pas une mauvaise chose, mais le problème réside dans le risque que certains projets soient éventuellement dépassés ou n’aient tout simplement plus de sens, car les circonstances les entourant ont changé. Voici quelques conseils pour vous aider à faire le tri dans votre portefeuille de projets :
>> Pour les projets qui ont déjà été reportés à plusieurs reprises, il convient de vérifier s'ils sont toujours nécessaires et réalisables.<<
1. Clarifier les données générales
- Répertoriez tous les projets en un seul et même endroit afin d'avoir une vue d'ensemble
- faites-vous une idée d’ensemble des objectifs actuels de l’entreprise afin de pouvoir aligner les initiatives de projet sur ceux-ci
- vérifiez les capacités dont vous disposez, notamment en termes de personnel, de qualifications et de compétences
2. Examiner les projets
Après avoir défini vos conditions-cadres lors de la première étape, il s’agit désormais d’évaluer les projets. Pour ce faire, vous devez tout d’abord vous demander si le projet doit impérativement être mené à bien. Les projets qui sont, par exemple, indispensables pour vos clients ou pour votre entreprise doivent absolument être planifiés et ne devraient pas rester trop longtemps en attente. En revanche, si un projet attend depuis longtemps d’être traité et est sans cesse reporté au profit d’autres projets, il n’est peut-être pas important – en particulier s’il ne soutient pas la stratégie actuelle de l’entreprise, s’il ne génère aucun bénéfice ou s’il ne sert pas les objectifs de l’entreprise. Vérifiez également si les besoins en ressources, les risques ou les coûts du projet ont évolué et s’il est encore réalisable avec les capacités actuelles. S’il s’agit d’un projet nécessaire, il convient de déterminer comment obtenir les ressources supplémentaires requises.
3. Supprimer des projets
Éliminez de votre pipeline tous les projets qui ne répondent pas à vos critères. Vous pouvez enregistrer les projets dont vous ne pouvez pas encore vous séparer en dehors de votre pipeline de projets et les réexaminer régulièrement au cours de l'année à venir.
4. Hiérarchiser les projets
Vous devez classer par ordre de priorité les projets qui restent en fonction de leur importance, puis les planifier. Ceux qui ne peuvent pas encore être planifiés, mais qui sont importants, peuvent rester dans le pipeline de projets et seront planifiés dès qu’une place se libérera.
5. Mettre en place un système de gestion de portefeuille
Si vous avez des difficultés à avoir une vue d'ensemble de votre portefeuille de projets et à maintenir votre pipeline de projets bien organisé, un système de gestion de portefeuille peut vous apporter la vue d’ensemble dont vous avez besoin. L’outil adapté vous aide à regrouper, analyser et évaluer les projets au regard des objectifs de l’entreprise et des ressources disponibles.
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