Lo que debe hacer en gestión de proyectos antes de que empiece el próximo año
Así se prepara la cartera de proyectos para el año próximo
Cada año, en diciembre, nos preparamos para el nuevo año y echamos la vista atrás a los meses pasados. También en las empresas los empleados intentan terminar sus tareas antes de fin de año, poner orden y hacer planes para el año siguiente. Para la gestión de proyectos, esto significa que hacia finales de año llegan muchas iniciativas de proyectos nuevos, mientras que las iniciativas antiguas puede que aún no se hayan planificado. Por eso, también en la gestión de proyectos es importante echar la vista atrás y tomarse el tiempo necesario para poner orden. En general, una cartera de proyectos completa no es mala, pero el problema es el riesgo de que los proyectos individuales queden obsoletos o simplemente dejen de ser útiles al cambiar las circunstancias que rodean al proyecto. Aquí tienes algunos consejos para limpiar tu pipeline de proyectos:
>> En el caso de los proyectos que ya han sido aplazados varias veces, debe comprobarse si siguen siendo necesarios y viables.<<
1. Aclarar las condiciones marco
- registrar todos los proyectos en un lugar central para obtener una visión general
- comprender sus objetivos empresariales actuales para poder alinear las iniciativas del proyecto con ellos
- Compruebe de qué capacidades dispone, por ejemplo, en términos de personal, cualificaciones y competencias.
2. Revisión de proyectos
Una vez definidas las condiciones marco en el primer paso, es hora de evaluar los proyectos. La primera pregunta que debe hacerse es si el proyecto es absolutamente necesario. Los proyectos que son necesarios para los clientes o la empresa, por ejemplo, deben programarse sin falta y no deben dejarse en suspenso durante demasiado tiempo. Si, por el contrario, un proyecto lleva mucho tiempo esperando a que se trabaje en él y se pospone repetidamente en favor de otros proyectos, puede que no sea importante, sobre todo si no apoya la estrategia empresarial actual, no genera beneficios o no sirve al propósito de la empresa. Compruebe también si han cambiado las necesidades de recursos, el riesgo o el coste del proyecto y si sigue siendo viable con la capacidad actual. Si se trata de un proyecto necesario, aclare cómo pueden obtenerse los recursos adicionales necesarios.
3. Descartar proyectos
Descarte los proyectos que no cumplan sus criterios. Los proyectos de los que aún no puede desprenderse pueden guardarse fuera de su cartera de proyectos y revisarse periódicamente a lo largo del año siguiente.
4. Priorizar los proyectos
Los proyectos que ahora quedan deben priorizarse según su importancia y luego programarse. Lo que aún no puede programarse, pero es importante, puede permanecer en la cartera de proyectos y debe programarse en cuanto haya espacio para ello.
5. Introducir un sistema de gestión de carteras
Si tiene dificultades para hacer un seguimiento de su cartera de proyectos y mantener limpia su cartera de proyectos, un sistema de gestión de carteras puede ofrecerle la visión de conjunto que necesita. La herramienta adecuada le ayudará a recopilar, analizar y evaluar los proyectos en función de los objetivos, riesgos y recursos de la empresa.
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