Cosa devi assolutamente fare nella gestione dei progetti prima di Capodanno
Ecco come preparare la tua pipeline di progetti per il nuovo anno
A dicembre ci prepariamo per il nuovo anno e guardiamo indietro ai mesi passati. Anche nelle aziende, i dipendenti cercano di portare a termine il proprio lavoro entro la fine dell'anno, mettere ordine e pianificare il nuovo anno. Per la gestione dei progetti, questo significa che verso la fine dell’anno arrivano tante nuove iniziative, mentre quelle vecchie potrebbero non essere state ancora inserite nel piano. Ecco perché anche nella gestione dei progetti è importante guardare indietro e prendersi il tempo per fare ordine nella pipeline dei progetti. In generale, una pipeline di progetti piena non è certo un male, ma il problema è il rischio che alcuni progetti possano essere ormai superati o semplicemente non abbiano più senso, dato che le circostanze che li circondano sono cambiate. Ecco alcuni consigli su come ripulire la tua pipeline di progetti:
>> Per i progetti che sono già stati rinviati più volte, bisognerebbe verificare se siano ancora necessari e fattibili.<<
1. Chiarire i dati di base
- Registra tutti i progetti in un unico posto per avere una visione d’insieme
- fatti un'idea degli obiettivi aziendali attuali, così da poter allineare le iniziative di progetto a essi
- verifica quali risorse hai a disposizione, ad esempio in termini di personale, qualifiche e competenze
2. Esaminare i progetti
Dopo aver definito le condizioni generali nella prima fase, ora devi valutare i progetti. Per farlo, dovresti innanzitutto chiederti se il progetto debba essere realizzato a tutti i costi. I progetti che, ad esempio, sono necessari per i clienti o per la tua azienda devono essere assolutamente inseriti nel piano e non dovrebbero rimanere troppo a lungo in sospeso. Se invece un progetto è in attesa da tempo e viene continuamente rinviato a favore di altri, forse non è così importante – soprattutto se non supporta l’attuale strategia aziendale, non crea alcun valore o non serve allo scopo dell’azienda. Verifica anche se i requisiti in termini di risorse, il rischio o i costi del progetto sono cambiati e se è ancora fattibile con le capacità attuali. Se si tratta di un progetto necessario, bisogna chiarire come procurarsi le risorse aggiuntive necessarie.
3. Eliminare i progetti
Elimina dalla tua pipeline tutti i progetti che non soddisfano i tuoi criteri. I progetti dai quali non riesci ancora a separarti puoi salvarli al di fuori della tua pipeline e riesaminarli regolarmente nel corso del prossimo anno.
4. Dai priorità ai progetti
I progetti che sono rimasti ora vanno ordinati in base alla loro importanza e poi inseriti nel calendario. Quelli che non puoi ancora inserire, ma che sono importanti, possono rimanere nella pipeline dei progetti e verranno inseriti non appena ci sarà spazio a disposizione.
5. Introdurre un sistema di gestione del portafoglio
Se hai difficoltà a tenere sotto controllo il tuo portafoglio progetti e a mantenere in ordine la tua pipeline di progetti, un sistema di gestione del portafoglio può darti la visione d'insieme di cui hai bisogno. Lo strumento giusto ti aiuta a raccogliere, analizzare e valutare i progetti in base agli obiettivi aziendali e alle risorse disponibili.
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