Cosa dovresti fare nella gestione del progetto prima dell’inizio del prossimo anno
In questo modo prepari la pipeline del tuo progetto per il prossimo anno
Ogni anno a dicembre ci prepariamo per il nuovo anno e guardiamo indietro ai mesi passati. Anche nelle aziende i dipendenti cercano di portare a termine i propri compiti entro la fine dell’anno, di riordinare e fare progetti per l’anno successivo. Per la gestione dei progetti, questo significa che verso la fine dell’anno arrivano molte nuove iniziative di progetto, mentre le vecchie iniziative non sono ancora state pianificate. Ecco perché anche nella gestione dei progetti è importante guardare indietro e prendersi il tempo per riordinare la pipeline del progetto. In generale, una pipeline di progetti completa non è una cosa negativa, ma il problema è il rischio che i singoli progetti possano diventare obsoleti o semplicemente non più utili poiché le circostanze attorno al progetto sono cambiate. Ecco alcuni suggerimenti su come ripulire la pipeline del progetto:
>> Per i progetti che sono già stati rinviati più volte, occorre verificare se sono ancora necessari e fattibili.<<
1. Chiarire le condizioni quadro
- registrare tutti i progetti in un luogo centrale per avere una panoramica generale
- comprendere i vostri attuali obiettivi aziendali in modo da poter allineare ad essi le iniziative di progetto
- Controlla quali capacità hai a disposizione, ad es. in termini di personale, qualifiche e competenze
2. Esaminare i progetti
Ora che nella prima fase sono state definite le condizioni quadro, è il momento di valutare i progetti. La prima domanda che dovresti farti è se il progetto deve essere assolutamente realizzato. I progetti necessari per i clienti o per la vostra azienda, ad esempio, devono assolutamente essere pianificati e non dovrebbero essere lasciati in cantiere per troppo tempo. Se, d’altro canto, un progetto che attende di essere elaborato da molto tempo e viene ripetutamente rinviato a favore di altri progetti, potrebbe non essere importante – soprattutto se non supporta l’attuale strategia aziendale, non crea avvantaggia o non serve allo scopo della società. Controlla anche se i requisiti in termini di risorse, i rischi o i costi del progetto sono cambiati e se è ancora fattibile con la capacità attuale. Se si tratta di un progetto necessario, chiarire come è possibile ottenere le risorse aggiuntive richieste.
3. Scarta progetti
Scarta dalla pipeline tutti i progetti che non soddisfano i tuoi criteri. I progetti dai quali non puoi ancora separarti possono essere salvati al di fuori della pipeline del progetto e rivisti regolarmente nel corso del prossimo anno.
4. Dare priorità ai progetti
I progetti rimasti dovrebbero essere classificati in ordine di priorità in base alla loro importanza e poi programmati. Ciò che non è ancora programmabile, ma è importante, potrebbe rimanere in cantiere e dovrebbe essere programmato non appena ci sarà spazio per farlo.
5. Introdurre un sistema di gestione del portafoglio
Se hai difficoltà a tenere traccia del tuo portfolio di progetti e a mantenerlo pulito, un sistema di gestione del portfolio può darti la panoramica di cui hai bisogno. Lo strumento giusto ti aiuterà a raccogliere, analizzare e valutare i progetti rispetto agli obiettivi, ai rischi e alle risorse aziendali.
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