Projektinhallinnan ABC: R for Rolling Wave -suunnittelua varten
Iteratiivinen projektisuunnittelu rakenteellisesti ja joustavasti
Projektinhallinta elää suunnittelun luotettavuuden ja joustavuuden välisestä tasapainosta. Joskus projektisuunnittelun aikana ei kuitenkaan nähdä koko kuvaa, joten klassiset, kaiken kattavat projektisuunnitelmat epäonnistuvat usein todellisuuden edessä. Vaatimukset muuttuvat, resursseja ei ole enää käytettävissä tai ulkoiset tekijät vaikuttavat projektiin, jolloin paraskaan vesiputousmenetelmällä tehty suunnittelu ei enää toimi. Tällaisia hankkeita voidaan suunnitella ketterillä menetelmillä, kuten Scrumilla. Rullaava aaltosuunnittelu antaa kuitenkin myös projektipäälliköille mahdollisuuden mukauttaa projektisuunnitelmaa toteutuksen aikana ja tarjoaa dynaamisen prosessin, joka mukautuu ”aaltomaisesti” projektin etenemisen mukaan.
Mitä on Rolling Wave Planning?
Rolling Wave Planning (RWP) on iteratiivinen suunnittelumenetelmä, jossa tehtävät ja välitavoitteet järjestetään yksityiskohtaisuuden ja ajallisen läheisyyden mukaan ja jossa keskitytään siksi iteratiiviseen työskentelyyn ja hankesuunnitelman usein tapahtuvaan päivittämiseen. Se on siis suunnittelumenetelmä hankkeisiin, joissa projektipäälliköllä ei ole kaikkia tietoja käytettävissään täydellisen suunnitelman määrittelemiseksi etukäteen.
Hanke ei kuitenkaan ala täysin ilman suunnitelmaa. Pikemminkin se alkaa työnjakorakenteella, jossa projekti jaetaan osaprojekteihin, vaiheisiin, työpaketteihin ja tehtäviin. Tämä suunnitelma kuitenkin kehittyy sitä mukaa, kun yksityiskohdat selviävät. On olemassa erilaisia suunnitelmia, jotka järjestetään yksityiskohtaisuuden ja ajallisen läheisyyden mukaan:
- Pitkän aikavälin suunnittelu: Ensin laaditaan karkea hankesuunnitelma koko hankkeesta. Tässä keskitytään välitavoitteisiin, päävaiheisiin ja strategisiin tavoitteisiin.
- Keskipitkän aikavälin suunnittelu: Hankkeen vaiheiden lähestyessä toimintoja suunnitellaan yksityiskohtaisemmin, mukaan lukien resurssitarpeet, riippuvuudet ja riskinarviointi.
- Lyhyen aikavälin suunnittelu: Välittömät työpaketit, mukaan lukien aikataulut, vastuualueet ja hyväksymiskriteerit, suunnitellaan välittömästi yksityiskohtaisesti. Tämä lyhyen aikavälin suunnittelu edustaa ensimmäistä aaltoa. Kun tämän aallon toteuttaminen on aloitettu, projektipäällikön olisi aloitettava seuraavan aallon yksityiskohtaisempi suunnittelu ja vähennettävä epävarmuustekijöitä projektin myöhemmissä vaiheissa.
Keskeinen ajatus on, että mitä lähempänä tehtävä tai vaihe on, sitä tarkemmin se suunnitellaan. Kaukana sijaitsevien vaiheiden tarpeettoman yksityiskohtaista suunnittelua vältetään, koska niihin vaikuttavat suuremmat epävarmuustekijät.
Menetelmällinen toteutus
- Projektisuunnitelman jäsentäminen:
Projektisuunnitelma jaetaan ensin vaiheisiin, välitavoitteisiin ja työpaketteihin. Projektin eri aalloille määritellään karkeat aikataulut. Lisäksi yksilöidään riippuvuudet, jotka on suunniteltava yksityiskohtaisesti välittömästi, jotta vältytään myöhemmiltä viivästyksiltä. - Aaltojen priorisointi:
Tehtävät, joihin liittyy paljon epävarmuutta tai riippuvuutta, suunnitellaan yksityiskohtaisesti myöhemmin. Sen sijaan tehtävät, jotka on saatettava nopeasti päätökseen, joilla on selkeät vaatimukset tai joilla on suuri riskin merkitys, suunnitellaan yksityiskohtaisesti välittömästi. - Jatkuva päivittäminen:
Säännölliset tarkistukset (esim. virstanpylväiden tai vaiheiden yhteydessä) varmistavat, että uudet tiedot sisällytetään välittömästi suunnitelmaan. Tämä tarkoittaa, että aikatauluja, resursseja ja riskejä mukautetaan jatkuvasti. - Dokumentointi:
Dynaamisessa projektisuunnitelmassa dokumentoidaan yksityiskohtaiset lyhyen aikavälin tehtävät ja karkeat pitkän aikavälin välitavoitteet. Versiohallinta varmistaa avoimuuden ja jäljitettävyyden.
Vierivän aallon suunnittelun edut
- Suunnittelun epävarmuuden vähentäminen: Hienot yksityiskohdat suunnitellaan vasta, kun käytettävissä on riittävästi tietoa.
- Tehokkuuden lisääntyminen: Resursseja ei sidota tarpeettoman yksityiskohtaiseen suunnitteluun.
- Riskienhallinta: Mahdolliset riskit tunnistetaan varhaisessa vaiheessa ja kriittiset riippuvuudet voidaan asettaa tärkeysjärjestykseen.
- Joustavuus: Vaatimusten tai ympäristön muutokset voidaan helposti sisällyttää seuraavaan aaltoon.
Liukuvan aallon suunnittelun riskit
- Suunnittelukyvyn yliarvioiminen: Vierivä aalto ei ole vapaamatkustajakortti suunnittelun puutteelle. Keskeiset välitavoitteet on määriteltävä selkeästi.
- Viestinnän puutteet: Jos aaltoja ei välitetä avoimesti, tiimissä syntyy epävarmuutta.
- Näkymättömät riippuvuudet: Kriittisten rajapintojen unohtaminen voi aiheuttaa viivästyksiä.
Päätelmä
Rolling Wave Planning ei ole vapaalippu kaoottiselle suunnittelun puutteelle. Päinvastoin: se on menetelmä, jossa tunnustetaan, että tietämys kasvaa projektin aikana. Ja sen sijaan, että keskittyisi heti alussa huteriin yksityiskohtiin, on parempi luottaa suunnitelmaan, joka voi hengittää. Näin hankkeita voidaan hallita tehokkaasti myös epävarmuuden vallitessa ja hankesuunnittelu voi olla realistista, iteratiivista ja joustavaa menettämättä kuitenkaan hallintaa. Kokeneille projektipäälliköille se on ihanteellinen lähestymistapa, jolla voidaan kuroa umpeen kuilu klassisten vesiputous-suunnitelmien ja ketterien menetelmien välillä.
MyPARM:n kaltaisen projektinhallintaohjelmiston avulla aaltosuunnittelu voidaan toteuttaa käytännöllisellä ja avoimella tavalla. Ohjelmisto mahdollistaa suunnitteluaaltojen digitaalisen kartoittamisen – karkeista välitavoitteista yksityiskohtaisiin työpaketteihin. Integroidun resurssien- ja riskienhallinnan sekä automaattisten tilanneraporttien ansiosta suunnitelmaa voidaan jatkuvasti tarkentaa menettämättä yleiskuvaa. Yhdistämällä strategisen ennakoinnin ja operatiivisen valvonnan myPARM tarjoaa ihanteellisen perustan, jonka avulla rullaavan aallon suunnittelu voidaan vakiinnuttaa eläväksi, jatkuvaksi prosessiksi.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!