Projektinhallinnan ABC: R = Rolling Wave -suunnittelu
Iteratiivinen projektisuunnittelu, jossa yhdistyvät rakenne ja joustavuus
Projektinhallinta elää suunnittelun luotettavuuden ja joustavuuden välisestä tasapainosta. Joskus projektisuunnittelun aikana ei kuitenkaan nähdä koko kuvaa, joten klassiset, kaiken kattavat projektisuunnitelmat epäonnistuvat usein todellisuuden edessä. Vaatimukset muuttuvat, resursseja ei ole enää käytettävissä tai ulkoiset tekijät vaikuttavat projektiin, jolloin paraskaan vesiputousmenetelmällä tehty suunnittelu ei enää toimi. Tällaisia hankkeita voidaan suunnitella ketterillä menetelmillä, kuten Scrumilla. Rullaava aaltosuunnittelu antaa kuitenkin myös projektipäälliköille mahdollisuuden mukauttaa projektisuunnitelmaa toteutuksen aikana ja tarjoaa dynaamisen prosessin, joka mukautuu "aaltomaisesti" projektin etenemisen mukaan.
Mitä on Rolling Wave Planning?
Rolling Wave Planning (RWP) on iteratiivinen suunnittelumenetelmä, joka jakaa tehtävät ja välitavoitteet yksityiskohtaisuuden ja ajallisen läheisyyden mukaan ja keskittyy siten iteratiiviseen työhön ja projektisuunnitelman säännölliseen päivittämiseen. Se on siis suunnittelutekniikka projekteille, joissa projektipäälliköllä ei ole käytettävissään kaikkia tietoja, joiden avulla hän voisi laatia täydellisen suunnitelman etukäteen.
Hanke ei kuitenkaan ala täysin ilman suunnitelmaa. Pikemminkin se alkaa työnjakorakenteella (Work Breakdown Structure), joka jakaa projektin aliprojekteihin, vaiheisiin, työpaketteihin ja tehtäviin. Tämä suunnitelma kehittyy kuitenkin jatkuvasti, kun lisää yksityiskohtia selviää. Suunnittelua on erilaisia, ja ne jaotellaan yksityiskohtaisuuden ja ajallisen läheisyyden mukaan:
- Pitkän aikavälin suunnittelu: Aluksi laaditaan koko projektia koskeva karkea projektisuunnitelma. Tässä keskitytään välitavoitteisiin, päävaiheisiin ja strategisiin tavoitteisiin.
- Keskipitkän aikavälin suunnittelu: Projektivaiheiden lähestyessä toimia suunnitellaan yksityiskohtaisemmin, mukaan lukien resurssitarpeet, riippuvuussuhteet ja riskien arviointi.
- Lyhyen aikavälin suunnittelu: Välittömästi edessä olevat työpaketit, mukaan lukien aikataulut, vastuut ja hyväksymiskriteerit, suunnitellaan heti yksityiskohtaisesti. Tämä lyhyen aikavälin suunnittelu muodostaa ensimmäisen aallon. Kun tämän aallon toteutus aloitetaan, projektipäällikön tulisi ryhtyä suunnittelemaan seuraavaa aaltoa yksityiskohtaisemmin ja vähentämään epävarmuustekijöitä projektin myöhemmissä vaiheissa.
Keskeinen ajatus on, että mitä lähempänä tehtävä tai vaihe on, sitä tarkemmin se suunnitellaan. Kaukana sijaitsevien vaiheiden tarpeettoman yksityiskohtaista suunnittelua vältetään, koska niihin vaikuttavat suuremmat epävarmuustekijät.
Menetelmällinen toteutus
- Projektisuunnitelman jäsentäminen:
Projektisuunnitelma jaetaan ensin vaiheisiin, välitavoitteisiin ja työpaketteihin. Projektin eri aalloille määritellään karkeat aikataulut. Lisäksi yksilöidään riippuvuudet, jotka on suunniteltava yksityiskohtaisesti välittömästi, jotta vältytään myöhemmiltä viivästyksiltä. - Aaltojen priorisointi:
Tehtävät, joihin liittyy paljon epävarmuutta tai riippuvuutta, suunnitellaan yksityiskohtaisesti myöhemmin. Sen sijaan tehtävät, jotka on saatettava nopeasti päätökseen, joilla on selkeät vaatimukset tai joilla on suuri riskin merkitys, suunnitellaan yksityiskohtaisesti välittömästi. - Jatkuva päivittäminen:
Säännölliset tarkistukset (esim. virstanpylväiden tai vaiheiden yhteydessä) varmistavat, että uudet tiedot sisällytetään välittömästi suunnitelmaan. Tämä tarkoittaa, että aikatauluja, resursseja ja riskejä mukautetaan jatkuvasti. - Dokumentointi:
Dynaamisessa projektisuunnitelmassa dokumentoidaan yksityiskohtaiset lyhyen aikavälin tehtävät ja karkeat pitkän aikavälin välitavoitteet. Versiohallinta varmistaa avoimuuden ja jäljitettävyyden.
Rolling Wave -suunnittelun edut
- Suunnittelun epävarmuuden vähentäminen: Yksityiskohdat suunnitellaan vasta, kun riittävästi tietoa on saatavilla.
- Tehokkuuden parantuminen: resursseja ei sidota tarpeettomaan yksityiskohtaiseen suunnitteluun.
- Riskienhallinta: Mahdolliset riskit tunnistetaan varhaisessa vaiheessa, ja kriittiset riippuvuussuhteet voidaan käsitellä ensisijaisesti.
- Joustavuus: Vaatimusten tai toimintaympäristön muutokset voidaan helposti integroida seuraavaan aaltoon.
Rolling Wave -suunnittelun riskit
- Suunnittelun helppouden yliarviointi: Rolling Wave ei ole vapaalippu puutteelliseen suunnitteluun. Keskeiset välitavoitteet on määriteltävä selkeästi.
- Viestinnän puutteet: Jos aaltoja ei viestitä läpinäkyvästi, tiimissä syntyy epävarmuutta.
- Näkymättömät riippuvuudet: Liian myöhäinen yksityiskohtien määrittely voi aiheuttaa viivästyksiä, jos kriittisiä rajapintoja jätetään huomiotta.
Yhteenveto
Rolling Wave Planning ei ole vapaalippu kaoottiseen suunnittelemattomuuteen. Päinvastoin: se on menetelmä, joka tunnustaa, että tieto kasvaa projektin edetessä. Sen sijaan, että kiinnitettäisiin huomiota epävarmoihin yksityiskohtiin jo alusta alkaen, luotetaan mieluummin suunnitelmaan, joka antaa tilaa muutoksille. Näin projekteja voidaan ohjata tehokkaasti myös epävarmuuden vallitessa ja projektisuunnittelu voidaan toteuttaa realistisesti, iteratiivisesti ja joustavasti menettämättä hallintaa. Kokeneille projektipäälliköille se on ihanteellinen lähestymistapa klassisten vesiputousmallien ja ketterien menetelmien välisen kuilun kaventamiseksi.
MyPARM:n kaltaisen projektinhallintaohjelmiston avulla aaltosuunnittelu voidaan toteuttaa käytännöllisellä ja avoimella tavalla. Ohjelmisto mahdollistaa suunnitteluaaltojen digitaalisen kartoittamisen - karkeista välitavoitteista yksityiskohtaisiin työpaketteihin. Integroidun resurssien- ja riskienhallinnan sekä automaattisten tilanneraporttien ansiosta suunnitelmaa voidaan jatkuvasti tarkentaa menettämättä yleiskuvaa. Yhdistämällä strategisen ennakoinnin ja operatiivisen valvonnan myPARM tarjoaa ihanteellisen perustan, jonka avulla rullaavan aallon suunnittelu voidaan vakiinnuttaa eläväksi, jatkuvaksi prosessiksi.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!