L'ABC della gestione dei progetti: R come “Rolling Wave Planning”

Pianificazione iterativa dei progetti con struttura e flessibilità

Che cos’è la pianificazione dell’Onda Rotante?

Il Rolling Wave Planning (RWP) è un metodo di pianificazione iterativo che suddivide le attività e le tappe fondamentali in base al livello di dettaglio e alla vicinanza temporale, concentrandosi quindi sul lavoro iterativo e sull’aggiornamento frequente del piano di progetto. Si tratta quindi di una tecnica di pianificazione per quei progetti in cui il responsabile non ha a disposizione tutte le informazioni necessarie per definire in anticipo un piano completo.
Il progetto, però, non parte proprio senza un piano. Anzi, parte da una Work Breakdown Structure, che suddivide il progetto in sottoprogetti, fasi, pacchetti di lavoro e attività. Questo piano, però, continua a evolversi man mano che emergono ulteriori dettagli. Ci sono diversi tipi di pianificazione, che si distinguono in base al livello di dettaglio e alla vicinanza temporale:

1. Pianificazione a lungo termine: per prima cosa si crea un piano di progetto di massima per l’intero progetto. L’attenzione si concentra su tappe fondamentali, fasi principali e obiettivi strategici.
2. Pianificazione a medio termine: man mano che le fasi del progetto si avvicinano, le attività vengono pianificate in modo più dettagliato, includendo il fabbisogno di risorse, le dipendenze e la valutazione dei rischi.
3. Pianificazione a breve termine: i pacchetti di lavoro imminenti, compresi i tempi, le responsabilità e i criteri di accettazione, vengono pianificati immediatamente in modo dettagliato. Questa pianificazione a breve termine rappresenta la prima fase. Una volta avviata l’attuazione di questa ondata, il responsabile del progetto dovrebbe iniziare a pianificare in modo più dettagliato l’ondata successiva e ridurre le incertezze nelle fasi successive del progetto.

L'idea di base è che più un'attività o una fase è vicina, più viene pianificata con precisione. Si evitano inutili pianificazioni dettagliate per le fasi più lontane, poiché queste sono influenzate da maggiori incertezze.

Realizzazione metodica

1. Strutturare il piano di progetto:
   In primo luogo, il piano di progetto viene suddiviso in fasi, tappe e pacchetti di lavoro. Vengono definite delle scadenze approssimative per le varie fasi del progetto. Inoltre, vengono identificate le dipendenze che devono essere pianificate in dettaglio immediatamente per non rischiare ritardi in seguito.
2. Priorità delle onde:
   I compiti con un alto livello di incertezza o di dipendenza vengono pianificati in dettaglio in un secondo momento. Le attività che devono essere completate rapidamente, con requisiti chiari o con un'elevata rilevanza del rischio, invece, vengono pianificate in dettaglio immediatamente.
3. Aggiornamento continuo:
   Le revisioni periodiche (ad esempio nei gate delle milestone o delle fasi) garantiscono che le nuove informazioni vengano immediatamente incorporate nel piano. Ciò significa che i tempi, le risorse e i rischi vengono costantemente modificati.
4. Documentazione:
   Un piano di progetto dinamico documenta compiti dettagliati a breve termine e tappe approssimative a lungo termine. Il controllo delle versioni garantisce trasparenza e tracciabilità.

Vantaggi della pianificazione a onde progressive

• Meno incertezze nella pianificazione: i dettagli più specifici vengono pianificati solo quando ci sono abbastanza informazioni.
• Maggiore efficienza: le risorse non vengono vincolate da una pianificazione dettagliata superflua.
• Gestione dei rischi: i potenziali rischi vengono individuati tempestivamente e le dipendenze critiche possono essere trattate con priorità.
• Flessibilità: le modifiche ai requisiti o al contesto possono essere facilmente integrate nell’ondata successiva.

I rischi della pianificazione a onde successive

• Sopravvalutazione della pianificabilità: il Rolling Wave non è un lasciapassare per una mancanza di pianificazione. Le tappe fondamentali devono essere definite in modo chiaro.
• Lacune nella comunicazione: se le "onde" non vengono comunicate in modo trasparente, nel team si creano incertezze.
• Dipendenze nascoste: definire i dettagli troppo tardi può causare ritardi se si trascurano le interfacce critiche.

Conclusione

Il Rolling Wave Planning non è un pass gratuito per un’organizzazione caotica e senza un piano. Anzi: è un metodo che riconosce che le conoscenze crescono man mano che il progetto va avanti. E invece di fissarti fin dall’inizio su dettagli ancora incerti, è meglio puntare su un piano che possa evolversi. In questo modo puoi gestire i progetti in modo efficiente anche in condizioni di incertezza e impostare la pianificazione in modo realistico, iterativo e flessibile, senza perdere il controllo. Per i project manager esperti è un approccio ideale per colmare il divario tra i classici piani a cascata e i metodi agili.

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