L’ABC della gestione dei progetti: R per la pianificazione dell’Onda Rotante

Pianificazione iterativa del progetto con struttura e flessibilità

Che cos’è la pianificazione dell’Onda Rotante?

La Rolling Wave Planning (RWP) è un metodo di pianificazione iterativa che organizza le attività e le milestone in base al livello di dettaglio e alla vicinanza nel tempo e quindi si concentra sul lavoro iterativo e sul frequente aggiornamento del piano di progetto. Si tratta quindi di una tecnica di pianificazione per i progetti in cui il project manager non dispone di tutte le informazioni necessarie per definire in anticipo un piano completo.
Tuttavia, il progetto non inizia completamente senza un piano. Piuttosto, inizia con una struttura di ripartizione del lavoro che divide il progetto in sottoprogetti, fasi, pacchetti di lavoro e compiti. Tuttavia, questo piano continua ad evolversi man mano che i dettagli diventano più chiari. Esistono diversi piani, organizzati in base al livello di dettaglio e alla vicinanza nel tempo:

1. Pianificazione a lungo termine: in primo luogo, viene redatto un piano di massima per l’intero progetto. L’attenzione si concentra sulle tappe fondamentali, sulle fasi principali e sugli obiettivi strategici.
2. Pianificazione a medio termine: con l’avvicinarsi delle fasi del progetto, le attività vengono pianificate in modo più dettagliato, compresi i requisiti delle risorse, le dipendenze e la valutazione dei rischi.
3. Pianificazione a breve termine: i pacchetti di lavoro imminenti, compresi i programmi, le responsabilità e i criteri di accettazione, vengono immediatamente pianificati nel dettaglio. Questa pianificazione a breve termine rappresenta la prima ondata. Una volta iniziata l’implementazione di questa fase, il project manager dovrebbe iniziare a pianificare la fase successiva in modo più dettagliato e ridurre le incertezze nelle fasi successive del progetto.

L’idea di base è che più un’attività o una fase è vicina, più viene pianificata con precisione. Si evitano inutili pianificazioni dettagliate per le fasi più lontane, poiché queste sono influenzate da maggiori incertezze.

Realizzazione metodica

1. Strutturare il piano di progetto:
   In primo luogo, il piano di progetto viene suddiviso in fasi, tappe e pacchetti di lavoro. Vengono definite delle scadenze approssimative per le varie fasi del progetto. Inoltre, vengono identificate le dipendenze che devono essere pianificate in dettaglio immediatamente per non rischiare ritardi in seguito.
2. Priorità delle onde:
   I compiti con un alto livello di incertezza o di dipendenza vengono pianificati in dettaglio in un secondo momento. Le attività che devono essere completate rapidamente, con requisiti chiari o con un’elevata rilevanza del rischio, invece, vengono pianificate in dettaglio immediatamente.
3. Aggiornamento continuo:
   Le revisioni periodiche (ad esempio nei gate delle milestone o delle fasi) garantiscono che le nuove informazioni vengano immediatamente incorporate nel piano. Ciò significa che i tempi, le risorse e i rischi vengono costantemente modificati.
4. Documentazione:
   Un piano di progetto dinamico documenta compiti dettagliati a breve termine e tappe approssimative a lungo termine. Il controllo delle versioni garantisce trasparenza e tracciabilità.

Vantaggi della pianificazione dell’Onda Rotante

• Riduzione dell’incertezza nella pianificazione: i dettagli vengono pianificati solo quando sono disponibili informazioni sufficienti.
• Aumento dell’efficienza: le risorse non sono impegnate in inutili pianificazioni dettagliate.
• Gestione dei rischi: i rischi potenziali vengono identificati in una fase iniziale e le dipendenze critiche possono essere classificate come prioritarie.
• Flessibilità: i cambiamenti nei requisiti o nell’ambiente possono essere facilmente integrati nell’ondata successiva.

Rischi della pianificazione a onde progressive

• Sovrastimare la capacità di pianificazione: Rolling Wave non è un lasciapassare per la mancanza di pianificazione. Le tappe fondamentali devono essere chiaramente definite.
• Lacune nella comunicazione: Se le onde non vengono comunicate in modo trasparente, si creano incertezze nel team.
• Dipendenze invisibili: Un’elaborazione troppo tardiva dei dettagli può causare ritardi se si trascurano le interfacce critiche.

Conclusione

Il Rolling Wave Planning non è un lasciapassare per una caotica mancanza di pianificazione. Al contrario: è un metodo che riconosce che la conoscenza cresce nel corso di un progetto. E invece di concentrarsi fin dall’inizio su dettagli poco chiari, è meglio affidarsi a un piano che possa respirare. Questo ti permette di gestire i progetti in modo efficiente anche in presenza di incertezza e di organizzare la pianificazione del progetto in modo realistico, iterativo e flessibile senza perdere il controllo. Per i project manager esperti, si tratta di un approccio ideale per colmare il divario tra i classici piani waterfall e i metodi agili.

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