Projektmanagement-ABC: R wie Rolling Wave Planning
Iterative Projektplanung mit Struktur und Flexibilität
Projektmanagement lebt vom Gleichgewicht zwischen Planungssicherheit und Flexibilität. Aber manchmal ist während der Projektplanung nicht das ganze Bild klar und so scheitern klassische, vollumfängliche Projektpläne oft an der Realität. Anforderungen ändern sich, Ressourcen sind nicht mehr verfügbar oder externe Faktoren wirken auf das Projekt, sodass auch die beste Planung mit der Wasserfall-Methode nicht mehr funktioniert. Solche Projekte können mit agilen Methoden, wie z. B. Scrum geplant werden. Aber auch das Rolling Wave Planning gibt Projektleitenden den Raum, den Projektplan während der Umsetzung anzupassen und bietet einen dynamischen Prozess, der sich „wellenförmig“ dem Projektfortschritt anpasst.
Was ist Rolling Wave Planning?
Rolling Wave Planning (RWP) ist eine iterative Planungsmethode, die Aufgaben und Meilensteine nach Detaillierungsgrad und zeitlicher Nähe gliedert und sich daher auf iterative Arbeit und die häufige Aktualisierung des Projektplans konzentriert. So ist es eine Planungstechnik für Projekte, bei denen dem Projektleitenden nicht alle Informationen zur Verfügung stehen, um einen kompletten Plan im Voraus festzulegen.
Das Projekt beginnt allerdings trotzdem nicht völlig ohne Plan. Vielmehr beginnt es mit einer Work Breakdown Structure, die das Projekt in Unterprojekte, Phasen, Arbeitspakete und Aufgaben unterteilt. Dieser Plan entwickelt sich aber stets weiter, wenn mehr Details klar werden. Dabei gibt es verschiedene Planungen, die sich nach dem Detaillierungsgrad und der zeitlichen Nähe gliedern:
- Langfristige Planung: Zunächst wird ein grober Projektplan für das gesamte Projekt erstellt. Der Fokus liegt hierbei auf Meilensteinen, Hauptphasen und strategischen Zielen.
- Mittelfristige Planung: Bei näher rückenden Projektphasen werden Aktivitäten detaillierter geplant, inklusive Ressourcenbedarf, Abhängigkeiten und Risikobewertung.
- Kurzfristige Planung: Unmittelbar bevorstehende Arbeitspakte, inklusive Zeitplänen, Verantwortlichkeiten und Akzeptanzkriterien werden sofort detailliert geplant. Diese kurzfristige Planung stellt die erste Welle dar. Wird mit der Umsetzung dieser Welle begonnen, sollte der Projektleitende damit starten, die nächste Welle detaillierter zu planen und Unsicherheiten in den späteren Phasen des Projektes zu reduzieren.
Der Kerngedanke ist: Je näher eine Aufgabe oder Phase rückt, desto präziser wird sie geplant. Unnötige Detailplanung für entfernte Phasen wird vermieden, da diese durch größere Unsicherheiten beeinflusst werden.
Methodische Umsetzung
- Strukturierung des Projektplans:
Zunächst wird der Projektplan in Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete unterteilt. Es werden grobe Zeitfenster für die verschiedenen Wellen des Projektes definiert. Außerdem werden Abhängigkeiten identifiziert, die sofort detailliert geplant werden müssen, um später keine Verzögerungen zu riskieren. - Priorisierung von Wellen:
Aufgaben mit hoher Unsicherheit oder hoher Abhängigkeit werden später detailliert geplant. Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen, mit klaren Anforderungen oder hoher Risikorelevanz werden dagegen sofort detailliert geplant. - Kontinuierliche Aktualisierung:
Regelmäßige Reviews (z. B. in Milestone- oder Phase-Gates) sorgen dafür, dass neue Informationen sofort in den Plan einfließen. So werden Zeitpläne, Ressourcen und Risiken stetig angepasst. - Dokumentation:
Ein dynamischer Projektplan dokumentiert detaillierte kurzfristige Aufgaben und grobe langfristige Meilensteine. Eine Versionskontrolle sorgt dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Vorteile von Rolling Wave Planning
- Reduzierte Planungsunsicherheit: Feine Details werden erst geplant, wenn ausreichend Informationen vorliegen.
- Effizienzsteigerung: Ressourcen werden nicht durch unnötige Detailplanung gebunden.
- Risikomanagement: Potentielle Risiken werden früh erkannt, und kritische Abhängigkeiten können priorisiert behandelt werden.
- Flexibilität: Änderungen in Anforderungen oder Umfeld lassen sich leicht in die nächste Welle integrieren.
Risiken von Rolling Wave Planning
- Überschätzung der Planbarkeit: Rolling Wave ist kein Freifahrtschein für fehlende Planung. Kernmeilensteine müssen solide definiert sein.
- Kommunikationslücken: Wenn Wellen nicht transparent kommuniziert werden, entstehen Unsicherheiten im Team.
- Unsichtbare Abhängigkeiten: Zu späte Detaillierung kann Verzögerungen verursachen, wenn kritische Schnittstellen übersehen werden.
Fazit
Rolling Wave Planning ist kein Freifahrtschein für chaotische Planlosigkeit. Im Gegenteil: Es ist eine Methode, die anerkennt, dass Wissen im Projektverlauf wächst. Und anstatt sich von Anfang an auf wackelige Details zu versteifen, setzt man lieber auf einen Plan, der atmen kann. So kann man Projekte auch unter Unsicherheit effizient steuern und die Projektplanung realistisch, iterativ und flexibel gestalten, ohne die Kontrolle zu verlieren. Für erfahrene Projektleitende ist es ein idealer Ansatz, um die Lücke zwischen klassischen Wasserfallplänen und agilen Methoden zu schließen.
Mit einer Projektmanagementsoftware wie myPARM lässt sich Rolling Wave Planning praxisnah und transparent umsetzen. Die Software ermöglicht es, Planungswellen digital abzubilden – von groben Meilensteinen bis hin zu detaillierten Arbeitspaketen. Dank integriertem Ressourcen- und Risikomanagement sowie automatisierten Status-Reports kann der Plan laufend verfeinert werden, ohne den Überblick zu verlieren. Durch die Kombination aus strategischem Weitblick und operativer Steuerung bietet myPARM die ideale Grundlage, um Rolling Wave Planning als lebendigen, kontinuierlichen Prozess zu etablieren.
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