Uusien johtajien 10 yleisintä virhettä - kuinka välttää ne

Käytännön ratkaisuja onnistuneeseen johtamiseen

1. Selkeän vision puute

Ilman selkeää visiota tiimit eivät tiedä, mihin suuntaan mennä ja mitä heiltä tarkalleen ottaen odotetaan. Suunnan laatiminen ja samalla sen sovittaminen yhteen yrityksen strategian kanssa on kuitenkin pakollista jokaiselle johtajalle. Tasapainotetun tuloskortin kaltaiset työkalut voivat auttaa antamaan työntekijöille selkeät odotukset ja tavoitteet. Tämä auttaa uusia johtajia esittelemään strategiansa, yhdistämään sen suoritusindikaattoreihin ja siten välittämään selkeän vision. Erityisesti ketterässä ympäristössä OKR:n kaltainen menetelmä voi myös auttaa saavuttamaan tavoitteet ja motivoida työntekijöitä osoittamaan suurta sitoutumista.

2. Mikromanagerointi ja delegoinnin puute

Uutena johtajana on vielä osoitettava kykynsä, minkä vuoksi monet uudet johtajat pelkäävät virheitä eivätkä luota työntekijöihinsä täysin. Tämä puolestaan johtaa siihen, että heillä on toisaalta vaikeuksia delegoida tehtäviä ja he haluaisivat mieluiten tehdä kaiken itse. Toisaalta se houkuttelee monia nuoria johtajia harjoittamaan mikromanagerointia ja valvomaan tiimiään liian tiukasti. Tämä yhdistelmä vaikuttaa monien työntekijöiden motivaatioon kielteisesti ja aiheuttaa samalla johtajalle suuren ylimääräisen taakan.
Jotta voisit hieman hellittää otettasi ilman, että sinusta tuntuu siltä, että luovutat kaiken hallinnan, suosittelemme tehtävienhallintajärjestelmän käyttöä. Esimerkiksi Kanban-taulut auttavat teitä jakamaan tehtäviä ja seuraamaan samalla edistymistä milloin tahansa ilman, että ajaututte mikromanagerointiin. Tämä keventää sekä johtajan että tiimin taakkaa.

3. Liian paljon lupauksia ja liian vähän tuloksia

Erityisesti uudessa johtotehtävässä motivaatio on korkealla ja halutaan saavuttaa suuria tavoitteita yhdessä tiimin kanssa. Siksi voi helposti käydä niin, että lupaa enemmän kuin lopulta pystyy toteuttamaan. Valitettavasti tällä tavalla voi nopeasti menettää tiimin luottamuksen, mikä puolestaan voi vaikeuttaa yhteistyötä tai johtaa suureen henkilöstön vaihtuvuuteen. Erityisesti kun uusia työntekijöitä palkataan ja he huomaavat, että lupauksia ei pidetä, se voi nykyisessä työmarkkinatilanteessa johtaa suuriin vaikeuksiin.
Siksi on tärkeää ottaa askel taaksepäin, olla rehellinen myös itselleen ja kommunikoida realistisesti ja avoimesti. Lupaa vain sitä, minkä olet varma pystyvänsi myös täyttämään. Näin osoitat tiimillesi, että se voi luottaa sinuun.

4. Päätöksentekokyvyn puute ja epäjohdonmukainen viestintä

Etenkin silloin, kun olet ensimmäisessä johtotehtävässäsi, saatat olla epävarma tehdessäsi päätöksiä ilman asianmukaista kokemusta. Tämä ei kuitenkaan saisi johtaa siihen, että säännöllisesti tehtyjä päätöksiä perutaan tai että päätöksiin ei luoteta lainkaan. Vaikka on ymmärrettävää, että myös johtajat ovat epävarmoja, tiimisi ei voi oppia luottamaan sinuun tällä tavoin.
Myös viestintätapa voi olla epäjohdonmukainen. Jos uudet johtajat eivät ole vielä löytäneet itselleen sopivaa johtamistyyliä, he vaihtelevat usein eri johtamistyylijä välillä ja aiheuttavat näin epävarmuutta tiimissään. Siksi suosittelemme, että pysyt aina aitona, myönnät virheesi ja keskustelet avoimesti uuden tiimisi kanssa. Lisäksi säännölliset päivitykset auttavat pitämään tiimisi aina ajan tasalla.
Selkeiden päätösten tekeminen on helpompaa myös uudelle johtajalle, kun voi tukeutua dataan, raportteihin, analyyseihin ja ennusteisiin. Business Intelligence -ratkaisu tai johtotietojärjestelmä voi toimittaa sinulle nämä tiedot ja auttaa sinua näin tekemään perusteltuja päätöksiä. Integroidut viestintätoiminnot auttavat sinua lisäksi viestimään tehdyistä päätöksistä ja toteuttamaan ne välittömästi toimenpiteinä.

5. Palautteesta ja virheistä ei opita

Avoin viestintä auttaa johtajaa myös kehittämään jatkuvasti itseään ja tiimityöskentelyä. Erityisesti uusi johtaja on tässä suhteessa riippuvainen tiiminsä palautteesta ja hänen tulisi suhtautua avoimesti ehdotuksiin. Paljon empatiaa osoittamalla voi lisäksi oppia ymmärtämään tiimin tarpeita ja huolenaiheita sekä vastaamaan niihin. Tällä tavoin voi kehittyä jatkuvasti. Siinä auttaa myös se, että virheitä pidetään pikemminkin tärkeinä kokemuksina, joista voi oppia, sillä virheet ovat pitkällä aikavälillä väistämättömiä. On kuitenkin tärkeää, ettei kerran tehtyä virhettä toisteta.
Projektinhallinnassa tässä auttavat esimerkiksi oppimiskokemukset (Lessons Learned) sekä riskienhallintajärjestelmä. Molemmat auttavat oppimaan menneistä virheistä ja tunnistamaan tulevat vaikeudet varhaisessa vaiheessa.

6. Tunnustuksen ja arvostuksen puute

Työntekijöiden motivoimiseksi on tärkeää osoittaa heille tunnustusta ja arvostusta. Johtajan kiireisessä arjessa tämä voi kuitenkin jäädä helposti huomiotta, eikä jokainen nuori johtaja ole tottunut kehumaan muita. Erityisesti silloin, kun tiimisi tai sen yksittäiset jäsenet ovat suoriutuneet erityisen hyvin, tunnustuksen puute voi kuitenkin aiheuttaa turhautumista.
Itse asiassa myös tässä asiassa data-analyysit voivat olla arvokas apu, sillä niiden avulla voidaan seurata suorituskykyindikaattoreita ja tuoda menestykset näkyviin. CRM-järjestelmän selkeiden myyntilukujen, Balanced Scorecard- tai OKR-mallin korkean tavoitteiden saavutusasteen tai projektin ajallaan saavutettujen välitavoitteiden avulla teillä on käytettävissänne selkeää tietoa, jonka avulla voitte helposti tunnistaa ja arvostaa tiiminne suorituskykyä.

7. Tiimin ylikuormittaminen

Johtajana on myös vastuussa siitä, että tiiminsä voi hyvin. Jos tämä tehtävä on kuitenkin ensimmäinen kerta, kokemuksen puutteen vuoksi voi käydä niin, että tiimiä ylikuormitetaan. Tämä voi johtua siitä, että tiimin jäsenten kuormitusrajoja ja työskentelyvauhtia ei vielä tunneta ja että joku tiimin jäsenistä ei halua sanoa ”ei”. Toisaalta syynä voi olla myös se, että et tunne yksittäisiä tehtäväalueita riittävän hyvin, etkä siten osaa arvioida todellista työmäärää ja vaadit liikaa kerralla. Riippumatta ylikuormituksen syystä – johtajana on tärkeää tunnistaa merkit siitä varhaisessa vaiheessa ja keskustella asiasta.
Jotta ylikuormitusta ei edes syntyisi, apuna voi olla tehtävienhallinta-, projektinhallinta- tai salkunhallintajärjestelmä, jonka avulla projektit tai tehtävät voidaan priorisoida ja resursseja käyttää tehokkaasti. Jos tarvittavaa kokemusta yksittäisistä työalueista ei vielä ole, on myös hyödyllistä pyytää tiimin jäseniä arvioimaan, kuinka paljon aikaa he tarvitsevat yksittäisten tehtävien suorittamiseen.

8. Vaikeiden keskustelujen välttely ja huono konfliktinratkaisu.

Uudet johtajat välttelevät usein vaikeita keskusteluja, mikä voi johtaa ratkaisemattomiin ongelmiin ja jännitteisiin tiimissä. Olipa kyseessä sitten ongelmallinen tiimidynamiikka, suorituskykyongelmat tai konfliktit – jos näitä vaikeuksia ei tuoda esiin ja ratkaista, ne saattavat pahentua tulevaisuudessa. Siksi on tärkeää, että uudet johtajat uskaltavat ottaa tällaiset aiheet avoimesti esille, vaikka se olisi epämiellyttävääkin.
Erityisesti suorituskykyongelmien yhteydessä on hyvä tuoda keskusteluun esiin faktat, jotta päästään positiiviseen ratkaisuun. Käytä siis esimerkiksi ohjelmistoa, joka tarjoaa sinulle tällaisia tietoja.

9. Kehityksen laiminlyönti

Sekä tiimisi kehittämisen että oman henkilökohtaisen kehittymisesi tulisi olla johtajan ensisijaisena tavoitteena, jotta voit menestyä ja ennen kaikkea sopeutua myös tulevaisuudessa. Molemmat eivät kuitenkaan maksa ainoastaan rahaa vaan myös aikaa, jota ei ole runsaasti saatavilla, varsinkaan uudelle johtajalle, joka haluaa todistaa kykynsä. Siksi on tärkeää pitää jatkuvasti silmällä jatkuvaa kehitystä, esimerkiksi oppitunneilla tai projektien sprinttiretrospektiiveillä. Kannattaa myös harkita täydennyskoulutusta, esimerkiksi suunnittelemalla se osaksi strategiaa ja sisällyttämällä se tasapainotettuun tuloskorttiin seurattavana kehitystavoitteena.

10. Keskittyminen lyhytaikaiseen menestykseen

Viimeinen virhe, johon hyvin usein törmäämme, on keskittyminen lyhytkestoiseen menestykseen. Nuorten johtajien on ensin todistettava, että he ovat sopivia tehtävään, ja he pyrkivät usein saavuttamaan menestystä nopeasti. Se voi olla esimerkiksi myyntilukujen kasvu lyhyessä ajassa tai nopeasti loppuun saatettu hanke. Vaikka nämä ovatkin hienoja onnistumisia, on tärkeää tarkastella myös pitkän aikavälin näkymiä. Lyhytaikainen myyntilukujen kasvu voi esimerkiksi johtua kampanjasta, josta on myöhemmin yritykselle enemmän haittaa kuin hyötyä. Projektin nopea valmistuminen ei voi toistua, koska tiimi kuormittui liikaa projektin toteuttamisen aikana. Niin tärkeää kuin lyhyen aikavälin onnistumiset ovatkin, suosittelemme hyvää strategista suunnittelua tasapainotetun tuloslaskelman ja strategisen salkunhallinnan avulla pitkän aikavälin näkökulman ja kestävän menestyksen saavuttamiseksi.

Päätelmä

Johtajaksi ryhtyminen tuo mukanaan monia haasteita, mutta oikeiden strategioiden ja työkalujen avulla uudet johtajat voivat välttää yleisiä virheitä ja johtaa tiimiään menestyksekkäästi. Viestimällä selkeästä visiosta, delegoimalla tehokkaasti, asettamalla realistisia odotuksia, oppimalla palautteesta ja virheistä sekä asettamalla tiimisi ja itsesi kehittämisen etusijalle, pystyt luomaan pohjan kestävälle ja tulokselliselle johtajuudelle. Jos pysyt myös aitona, rohkaiset avoimeen viestintään ja yrität ymmärtää tiimisi tarpeita, menestyksekäs ura johtajana on auki.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Varaa sitten tapaaminen kanssamme heti!