BI-ohjelmistojen käytön yleisimmät virheet

Ja miten niitä voidaan välttää

1. Riittämätön tiedon laatu

Jos BI-ohjelmistoon syötetyt tiedot ovat puutteellisia, epäjohdonmukaisia tai virheellisiä, myös analyysitulokset ovat virheellisiä. Tämä voi johtaa siihen, että päätökset perustuvat vääriin oletuksiin. Tällöin BI-ratkaisua ei voida pitää luotettavana lähteenä liiketoimintapäätöksille.

Ratkaisu: Tietojen korkean laadun varmistamiseksi tulisi toteuttaa tietojen laadunhallinta. Tällöin tarkistetaan esimerkiksi tietojen täydellisyys ja johdonmukaisuus, mieluiten ennen kuin ne syötetään BI-ohjelmistoon. Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä automaattisia tietojen tarkistustyökaluja, manuaalisia tarkistuksia sekä jatkuvaa tietojen laadun seurantaa.

2. Käyttäjien osallistumisen puute

Usein päätös uudesta BI-järjestelmästä tehdään vain johdon ja IT-osaston kesken. Näin ollen ne, joiden on tarkoitus käyttää ohjelmistoa myöhemmin, jäävät kuitenkin sivuun. Jos yrityksen käyttäjiä ei kuitenkaan oteta alusta alkaen mukaan BI-järjestelmän käyttöönottoprosessiin , on vaarana, että ratkaisu ei vastaa heidän vaatimuksiaan. Juuri käyttäjät tulisi saada vakuuttuneiksi uuden ohjelmiston monista eduista ja hyödyistä jo varhaisessa vaiheessa, jotta he käyttäisivät sitä säännöllisesti sen käyttöönoton jälkeen.

Ratkaisu: Ota alusta alkaen mukaan kaikki, joiden on tarkoitus käyttää BI-ohjelmistoa myöhemmin, jotta ratkaisu täyttää heidän vaatimuksensa ja pystyy tuottamaan tarvittavat tulokset. Järjestä esimerkiksi työpajoja, kyselyitä tai palautetilaisuuksia kaikkien käyttäjien kanssa.

3. Puutteellinen infrastruktuuri

BI-ohjelmisto ei toimi optimaalisesti ilman riittäviä laitteisto- ja ohjelmistoresursseja. Jos esimerkiksi tietojen lataaminen ja käsittely on erittäin hidasta, se voi aiheuttaa turhautumista työntekijöillenne ja johtaa siihen, että he eivät enää halua käyttää ratkaisua.

Ratkaisu: Selvittäkää jo ennen BI-järjestelmän käyttöönottoa tarkasti, millaista infrastruktuuria tarvitaan, ja huolehtikaa sen käyttöönotosta, jotta ohjelmisto voi toimia nopeasti ja luotettavasti milloin tahansa. Tämä voi tarkoittaa, että joudutte investoimaan tehokkaisiin palvelimiin, tallennusratkaisuihin tai verkkoihin. Vaihtoehtoisesti voit käyttää pilvipohjaista ratkaisua. Kun ohjelmisto toimii Pilvi kun palvelu toimii pilvipalveluna, yritysten ei tarvitse hankkia eikä ylläpitää kalliita laitteisto- ja ohjelmistoresursseja. Sen sijaan ne hyödyntävät pilvipalveluntarjoajan resursseja, mikä helpottaa nopeaa ja luotettavaa työskentelyä sekä tietojen nopeaa lataamista ja käsittelyä. Pilvipalvelun käyttö antaa yrityksille myös mahdollisuuden reagoida nopeasti liiketoimintansa kasvaviin vaatimuksiin lisäämällä tai poistamalla resursseja pilvipalveluntarjoajaltaan.
Pilvipohjaisten BI-ratkaisujen toinen etu on joustavuus, jonka ne tarjoavat käyttäjille. Yritykset voivat käyttää tietojaan ja analyysejään mistä tahansa, kunhan internetyhteys on käytettävissä, eivätkä ne ole sidottuja tiettyyn paikkaan tai tiettyyn ajankohtaan. On kuitenkin myös joitakin haittoja, kuten riippuvuus vakaasta ja turvallisesta internetyhteydestä sekä kustannukset, jotka voivat kasautua ajan mittaan. Lisäksi ulkoisen BI-pilviratkaisun yhteydessä analyysien laskeminen reaaliajassa (verkossa) ei usein ole mahdollista. On tärkeää punnita edut ja haitat perusteellisesti, jotta yritykselle voidaan valita kussakin tapauksessa paras ratkaisu. Business Intelligence -ohjelmisto myPARM BI ^act voidaan esimerkiksi käyttää sekä pilvipalveluna että paikallisesti yrityksesi omissa tiloissa. Näin voit joustavasti päättää, kumpi vaihtoehto sopii paremmin tarpeisiisi.

4. Tietoturvan hallinnan puute

Jos tietoturvaa ei oteta riittävällä tavalla huomioon, on olemassa vaara, että luottamukselliset tiedot, kuten esimerkiksi asiakas- tai henkilöstötiedot, joutuvat vääriin käsiin. Siksi on tärkeää, että tietojen suojaamiseksi toteutetaan turvatoimenpiteitä.

Ratkaisu: Ota käyttöön salaustekniikoita, pääsynvalvontaa ja tietoturvakäytäntöjä. Lisäksi on varmistettava, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin ja järjestelmään.

5. Tavoitteiden ja vaatimusten epäselkeys

Jos BI-ohjelmistolle asetetut tavoitteet ja odotukset eivät ole selkeästi määriteltyjä, on toisaalta vaikea valita sopiva ratkaisu, koska ei ole tarkasti määritelty, mitkä vaatimukset sen on täytettävä, jotta se tuottaisi mahdollisimman suuren hyödyn. Toisaalta ratkaisun menestyksen mittaaminen on tällöin vaikeaa.

Ratkaisu: Yritysten, jotka haluavat hankkia tai kehittää BI-ratkaisun, tulisi siksi laatia jo etukäteen tarkka tavoite- ja vaatimusluettelo sekä määritellä konkreettiset käyttötapaukset. Tämän pohjalta voidaan valita tai kehittää sopiva ohjelmisto. Ajan myötä syntyy usein uusia käyttöalueita tai ohjelmistolle asetetut vaatimukset muuttuvat. Jotta BI-ratkaisunne täyttäisi myös tulevaisuudessa kaikki sille asetetut vaatimukset, teidän tulisi säännöllisesti tarkistaa sen suorituskyky ja tarvittaessa mukauttaa ohjelmistoa muuttuneisiin vaatimuksiin ja tavoitteisiin.

6. Ei yhtenäisiä määritelmiä termeille

Usein yrityksen eri osastojen välillä syntyy keskustelua yrityksen kannalta merkittävien tunnuslukujen oikeellisuudesta. Tämä voi johtua siitä, että eri osastoilla on erilainen näkemys tunnusluvuista tai omat määritelmänsä niille. Jos tunnuslukuja ei ole määritelty tarkasti, se voi johtaa virheellisiin tulkintoihin tai väärinkäsityksiin. Lisäksi se voi johtaa siihen, että eri osastoilta peräisin olevia, samaa avainlukua koskevia tietoja ei voida verrata keskenään.

Ratkaisu: On tärkeää varmistaa, että kaikki käyttäjät puhuvat samaa kieltä, jotta tiedot voidaan tulkita oikein joka tilanteessa. Määrittäkää siksi tärkeät avainluvut tai termit jo varhaisessa vaiheessa ja viestittäkää ne koko yritykselle. Varmistakaa myös, että raportointissa käytetään yksinomaan näitä yhtenäisiä termejä. Jotta voitte varmistaa, että kaikki yrityksenne työntekijät ymmärtävät avainluvut oikein, voitte järjestää koulutuksia ja laatia esimerkiksi termistön, joka asetetaan kaikkien käyttäjien saataville. On myös tärkeää tarkistaa ja päivittää avainlukujen ja termien määritelmät säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa, että ne ovat ajankohtaisia ja paikkansapitäviä.

7. Kiireinen käyttöönotto

Yritysten tulisi varata riittävästi aikaa uuden BI-ohjelmiston valintaan ja käyttöönottoon. Monet yritykset haluavat kuitenkin hyödyntää BI-ratkaisun lukuisia etuja mahdollisimman pian, eivätkä siksi varaa riittävästi aikaa nykytilan analysointiin ja vaatimusten määrittelyyn, mahdollisten ratkaisujen tutkimiseen ja testaamiseen sekä henkilöstön perusteelliseen kouluttamiseen. BI-ohjelmistoa voidaan kuitenkin hyödyntää todella kannattavasti vasta, kun kaikki nämä vaiheet on suoritettu huolellisesti.

Ratkaisu: Varaa riittävästi aikaa BI-ohjelmiston valintaan ja käyttöönottoon ja ota huomioon, että kestää jonkin aikaa, ennen kuin ohjelmiston käytöstä alkaa näkyä ensimmäisiä tuloksia. Lisäksi voi olla hyödyllistä ottaa ohjelmisto käyttöön vaiheittain ja keskittyä aluksi vain tärkeimpiin osastoihin ja vaatimuksiin.

Yhteenveto

BI-ratkaisu voi tarjota yritykselle monia etuja. Virheet sen käytössä voivat kuitenkin heikentää sen menestystä ja jopa johtaa virheellisiin päätöksiin. Jos tunnistat nämä virheet, voit toimia harkitusti ja ryhtyä järkeviin toimenpiteisiin niiden välttämiseksi.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!