Oikean BI-ohjelmiston valinta

Muutama vaihe optimaaliseen ratkaisuun

Seitsemän vaihetta parhaan BI-ohjelmiston valintaan

1. Aloitus

Ydintiimin kanssa pidettävässä alustavassa kokouksessa määritetään, mitkä toimet tulisi tehdä oikean ohjelmiston valitsemiseksi, mutta myös se, kenen pitäisi osallistua ohjelmistovalintaan ydintiimin lisäksi. Tällaiseen ydintiimiin kuuluvat yleensä tärkeimmät liiketoiminnan käyttäjät sekä tarvittavat kollegat IT-osastolta. Määritä tiimissä, pitäisikö ohjelmistoa koskevat vaatimukset kerätä työpajoissa vai haastatteluissa ja kenen tulisi osallistua niihin. Haastatteluissa on se etu, että kaikilla osallistujilla on aikaa muotoilla tarpeensa ja vaatimuksensa tarkasti. Työpajat sen sijaan tuottavat usein ryhmädynamiikan vuoksi lisäideoita.

2. Analysoi nykytilanne ja määrittele vaatimukset

Analysoi seuraavaksi yrityksesi nykytilanne ja kerää kaikki vaatimukset, jotka uuden ohjelmiston on täytettävä. Pohdi, miten tietoja kerätään ja analysoidaan tällä hetkellä, missä asioissa on vaikeuksia ja miten BI-ohjelmisto voi auttaa. Näin voitte laatia vaatimusluettelon. Vaatimusluokkia on neljä:

• Toiminnalliset vaatimukset:
  Kerää yhteen kaikki toivotut toiminnot. Ohjelmiston lopullinen toiminnallisuus määräytyy myös sen myöhemmän käyttötarkoituksen perusteella. Monet BI-järjestelmät ovat joustavasti sovellettavissa, mutta ne keskittyvät tiettyihin alueisiin tai toimintoihin. Selvittäkää myös, mitkä toiminnot ovat ehdottomasti välttämättömiä ja mitkä ovat valinnaisia.
• Tekniset vaatimukset:
  Teknisissä vaatimuksissa käsitellään muun muassa tietoturvaa, tietosuojaa, tarvittavaa suorituskykyä, alustoja, käyttöjärjestelmiä ja tietokantatekniikkaa. Tässä yhteydessä on otettava huomioon myös tarvittavat rajapinnat nykyisin käytössä oleviin järjestelmiin, jotta valittu ohjelmisto voidaan integroida optimaalisesti tietotekniikkaympäristöönne.
• Organisaatiovaatimukset:
  Tässä kohdassa käsitellään esimerkiksi käyttöoikeuksia. Pitäisikö kaikilla käyttäjillä olla pääsy kaikkiin toimintoihin ja tietoihin, vai pitäisikö eri käyttäjäryhmille myöntää erilaisia käyttöoikeuksia? Miten käyttöoikeuksia tulisi hallinnoida?
• Yleiset vaatimukset:
  Lisäksi voi olla myös yleisiä vaatimuksia; esimerkiksi voi olla tärkeää, että ohjelmistotuki tarjotaan tietyllä kielellä, haluatte toimittajan omasta maastanne tai haluatte nähdä referenssejä samankaltaiselta toimialalta. Myös toimittajan tulevaisuudenvarmuus tai arvioitu käyttöönottoaika voivat olla tärkeitä kriteerejä.

Tässä vaiheessa on tärkeää ottaa mukaan kaikki sidosryhmät. Ottakaa siis huomioon paitsi ohjelmiston tulevat pääkäyttäjät myös johto sekä ne käyttäjät, jotka tarvitsevat BI-ohjelmistosta tietoja vain satunnaisesti tai joille esitetään valmiita raportteja. Vain tällä tavalla saat kattavan yleiskuvan vaatimuksista.
Muista myös, että vaatimukset voivat muuttua ajan myötä. Siksi voi olla järkevää analysoida vaatimuksia iteratiivisessa prosessissa ja muuttaa luetteloa tarpeen mukaan.

3. Määrittele kriteerit

Kun olette kartoittaneet kaikki vaatimukset, voitte muuntaa ne ohjelmistovalintaa varten kriteereiksi. Arvioikaa samalla kunkin kriteerin tärkeyttä selvittääksenne, mitkä ovat ne keskeiset kriteerit, jotka tulevan BI-ohjelmistonne tulisi ehdottomasti täyttää.
Valmiit kriteerit tulisi tämän jälkeen hyväksyttää kaikkien osapuolten toimesta.

4. Tuotetutkimus

Voit nyt aloittaa sopivien BI-ratkaisujen etsimisen. Tämä ei ole helppo tehtävä, sillä markkinoilla on lukemattomia vaihtoehtoja, ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Keskeisten kriteerien perusteella voit kuitenkin nopeasti rajata, soveltuuko jokin ratkaisu kaikkiin vai ei. Näin saat pitkän listan, jossa on enintään 20-30 ohjelmistoratkaisua. Sen jälkeen voit rajata luettelon lyhyen luettelon kolmesta viiteen ratkaisuun muiden kriteerien avulla.

5. Arvioi soveltuvuus

Jotta voisit vertailla useita BI-ratkaisuja keskenään ja valita yrityksellesi parhaiten sopivan ohjelmiston, sinun tulisi nyt sopia esittelytapaamisia lyhytlistallesi jääneiden toimittajien kanssa. Näin voit vielä tarkemmin selvittää, kuinka hyvin tarjottu ratkaisu vastaa vaatimuksiasi, ja nähdä sen käytännössä toiminnassa. Tällä tavoin voit mahdollisesti karsia listaasi entisestään.
Tämän jälkeen jäljelle jääneet ratkaisut tulisi tarkistaa yksityiskohtaisesti ja perusteellisesti. Tässä yhteydessä tärkeää eivät ole pelkästään eri toiminnot, vaan myös käyttäjäystävällisyys. Monet toimittajat tarjoavat mahdollisuuden ilmaiseen kokeiluun tai pilottikäyttöön. Vaihtoehtoisesti voit hyödyntää Proof of Concept (PoC) -menettelyä. Tällöin ohjelmistotoimittaja osoittaa yrityksesi asettaman tehtävän avulla, miten tarvittavat toiminnot on toteutettu ohjelmistossa.
Vinkkimme: Käytä tähän vaiheeseen riittävästi aikaa ja testaa eri vaihtoehtoja mahdollisimman perusteellisesti. Valmista tätä varten tehtäviä, jotka auttavat sinua testauksessa tai jotka voit toimittaa toimittajille PoC-tarkoituksessa. Myös arviointilomake, joka perustuu alun perin valittuihin vaatimuksiin, voi auttaa sinua arvioimaan eri vaihtoehtoja.

6. Arvioi sovelluksen käyttöönoton kustannukset

Ohjelmiston käyttöönoton vaatima työmäärä ja ohjelmistosta aiheutuvat kustannukset ovat myös tärkeässä asemassa valintaprosessissa. Selvitä siksi seuraavat seikat kaikkien vaihtoehtojen osalta:

• Ohjelmiston käyttöönottoon tarvittava aika
• Laitteistokustannukset, ohjelmiston mahdollinen isännöinti tai käyttö pilvipalvelussa.
• Ohjelmiston asennukseen tarvittava aika
• Lisenssikustannukset
• Ylläpitokustannukset
• Konsulttipalvelujen kustannukset
• Ohjelmistoon mahdollisesti tarvittavista muutoksista aiheutuvat kustannukset ja niihin kuluva aika
• Johtajien ja työntekijöiden koulutuksesta aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika
• Kustannukset, jotka aiheutuvat ohjelmiston integroimisesta IT-ympäristöönne

7. Valinta

Sinä ja ydintiimisi voitte nyt tehdä perustellun päätöksen jostakin ohjelmistoratkaisusta. Harkitse huolellisesti ja yksityiskohtaisesti, mikä vaihtoehto on paras yrityksellesi.

Päätelmä

Päätös BI-ohjelmiston valinnasta on tehtävä huolellisesti, sillä yrityksesi tulee työskentelemään saman ohjelmiston kanssa pitkään, jotta ohjelmistosta saataisiin suurin mahdollinen hyöty. Tätä varten kaikki tarvittavat toiminnalliset, tekniset, organisatoriset ja yleiset vaatimukset sekä niistä aiheutuva työmäärä on arvioitava kriittisesti, ja kaikki sidosryhmät on otettava mukaan valintaprosessiin. On myös muistettava, että vaatimukset voivat muuttua ajan mittaan ja että ohjelmistoa on siksi voitava mukauttaa niihin tulevaisuudessa.

myPARM BI on liiketoimintatiedonhallintaohjelmisto, joka voidaan räätälöidä juuri sinun tarpeisiisi^act. Ohjelmisto tarjoaa sinulle useista rajapinnoista peräisin olevat tiedot yhdessä järjestelmässä. Näitä tietoja voidaan käsitellä, analysoida ja visualisoida toiveidesi mukaisesti, jolloin voit laatia raportteja täysin tarpeidesi mukaan. Erityispiirteenä myPARM BI:ssä on^acton lisäksi mahdollista muuttaa havainnot välittömästi toimiksi täysin integroidussa tehtävienhallintajärjestelmässä.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!