Los errores más comunes al usar el software de BI

Y cómo evitarlos

1. calidad insuficiente de los datos

Si los datos que se introducen en un software de BI están incompletos, son incoherentes o tienen errores, los resultados del análisis también serán erróneos. Esto puede llevar a que las decisiones se basen en suposiciones erróneas. De este modo, una solución de BI no puede considerarse una fuente fiable para la toma de decisiones empresariales.

Solución: Para garantizar una alta calidad de los datos, conviene aplicar una gestión de la calidad de los datos. Para ello, comprueba los datos, por ejemplo, en cuanto a su integridad y coherencia, a ser posible antes de introducirlos en tu software de BI. Esto se puede conseguir mediante el uso de herramientas automáticas de verificación de datos, comprobaciones manuales y una supervisión continua de la calidad de los datos.

2. falta de participación de los usuarios

A menudo, la decisión sobre un nuevo sistema de BI solo la toman la dirección y el departamento de TI. Sin embargo, así se deja de lado a quienes luego van a usar el software. Pero si no se involucra a los usuarios de la empresa desde el principio en el proceso de implantación de un sistema de BI , se corre el riesgo de que la solución no se ajuste a sus necesidades. Y es precisamente a los usuarios a quienes hay que convencer desde el principio de las numerosas ventajas y beneficios del nuevo software, para que lo usen con regularidad una vez implantado.

Solución: Involucra desde el principio a todos los que vayan a utilizar el software de BI más adelante, para asegurarte de que la solución se adapte a sus necesidades y pueda ofrecer los resultados que se necesitan. Por ejemplo, organiza talleres, encuestas o sesiones para recabar opiniones con todos los usuarios.

3. infraestructuras inadecuadas

Sin los recursos de hardware y software suficientes, un programa de BI no funciona de forma óptima. Por ejemplo, si los datos se cargan y procesan muy lentamente, esto puede generar frustración entre tus empleados y hacer que ya no quieran seguir usando la solución.

Solución: Antes de implantar un sistema de BI, infórmate bien sobre la infraestructura necesaria y prepárala para que el software pueda funcionar en todo momento de forma rápida y fiable. Esto puede suponer que tengas que invertir en servidores potentes, soluciones de almacenamiento o redes. Como alternativa, puedes recurrir a una solución basada en la nube. Al alojar el software en una Nube Al funcionar en la nube, las empresas no tienen que adquirir ni mantener costosos recursos de hardware y software. En su lugar, utilizan los recursos del proveedor de servicios en la nube, lo que les permite trabajar de forma rápida y fiable, así como cargar y procesar los datos con rapidez. El uso de la nube también permite a las empresas reaccionar rápidamente a las crecientes necesidades de su negocio, simplemente añadiendo o quitando recursos de su proveedor de servicios en la nube.
Otra ventaja de las soluciones de BI basadas en la nube es la flexibilidad que ofrecen a los usuarios. Las empresas pueden acceder a sus datos y análisis desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet, y no están limitadas a un lugar o un horario concretos. Sin embargo, también hay algunas desventajas, como la dependencia de una conexión a Internet estable y segura, así como los costes, que pueden ir sumándose con el tiempo. Además, con una solución externa de BI en la nube, a menudo no es posible realizar los cálculos de los análisis en tiempo real (en línea). Es importante sopesar bien las ventajas y desventajas para elegir la mejor solución para cada empresa. El software de inteligencia empresarial myPARM BI ^act puede, por ejemplo, funcionar tanto en la nube como alojado localmente en tus instalaciones. Así podrás decidir con flexibilidad qué opción se adapta mejor a tus necesidades.

4. falta de control de la seguridad de los datos

Si no se presta la atención necesaria a la seguridad de los datos, existe el riesgo de que la información confidencial, como los datos de los clientes o del personal, caiga en manos equivocadas. Por eso es importante tomar medidas de seguridad para proteger los datos.

Solución: Implementa tecnologías de cifrado, controles de acceso y políticas de seguridad de datos. Además, debes asegurarte de que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos y al sistema.

5. objetivos y requisitos poco claros

Si los objetivos y las expectativas respecto a un software de BI no están bien definidos, por un lado, resulta difícil elegir una solución adecuada, ya que no se ha establecido con exactitud qué requisitos debe cumplir para ofrecer el máximo beneficio posible. Por otro lado, también será difícil medir el éxito de la solución.

Solución: Las empresas que quieran adquirir o desarrollar una solución de BI deberían, por lo tanto, elaborar de antemano un catálogo detallado de objetivos y requisitos, así como definir escenarios de aplicación concretos. Sobre esta base, se puede seleccionar o desarrollar el software adecuado. Con el paso del tiempo, suelen surgir nuevos campos de aplicación o cambian los requisitos del software. Para que tu solución de BI siga cumpliendo en el futuro todos los requisitos que se le exijan, deberías revisar su rendimiento con regularidad y, si es necesario, adaptar el software a los nuevos requisitos y objetivos.

6. ausencia de definiciones normalizadas de los términos

A menudo surgen discusiones entre los distintos departamentos de una empresa sobre la exactitud de los indicadores clave de rendimiento relevantes para la empresa. Esto puede deberse a que cada departamento tiene una perspectiva diferente o sus propias definiciones de los indicadores. Si los indicadores no están bien definidos, pueden surgir interpretaciones erróneas o malentendidos. Además, puede hacer que los datos con el mismo indicador de diferentes departamentos no sean comparables.

Solución: Es importante asegurarse de que todos los usuarios hablen el mismo idioma para que los datos se puedan interpretar correctamente en todo momento. Por eso, define desde el principio los indicadores clave o términos importantes y comunícalos a toda la empresa. Asegúrate también de utilizar exclusivamente estos términos uniformes en los informes. Para garantizar que todos los empleados de tu empresa entiendan bien los indicadores, puedes impartir cursos de formación y, por ejemplo, crear un glosario de términos que esté a disposición de todos los usuarios. También es importante revisar y actualizar periódicamente las definiciones de los indicadores y términos para asegurarte de que sigan siendo pertinentes y correctos.

7. introducción precipitada

Las empresas deberían dedicarle el tiempo necesario a la selección e implantación de un nuevo software de BI. Sin embargo, muchas quieren aprovechar las numerosas ventajas de una solución de BI lo antes posible y, por eso, no reservan tiempo suficiente para analizar la situación actual y definir los requisitos, buscar y probar posibles soluciones, y formar a fondo a los empleados. Sin embargo, un software de BI solo se puede utilizar de forma realmente rentable si se han llevado a cabo todos estos pasos con cuidado.

Solución: Reserva tiempo suficiente para elegir e implantar un software de BI y ten en cuenta que pasará un tiempo hasta que su uso empiece a dar sus primeros frutos. Además, puede ser útil implantar el software poco a poco y centrarse, al principio, solo en los departamentos y requisitos más importantes.

Conclusión

Una solución de BI puede ofrecer muchas ventajas a una empresa. Sin embargo, los errores en su uso pueden afectar a su éxito e incluso llevar a tomar decisiones equivocadas. Si conoces estos errores, podrás actuar con prudencia y tomar medidas sensatas para evitarlos.

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