Los errores más comunes en el uso del software de BI

Y cómo pueden evitarse

1. calidad insuficiente de los datos

Si los datos que se introducen en el software de BI son incompletos, incoherentes o incorrectos, los resultados del análisis también serán incorrectos. Esto puede llevar a que las decisiones se basen en suposiciones incorrectas. De este modo, una solución de BI no puede considerarse una fuente fiable para la toma de decisiones empresariales.

Solución: Debe implantarse una gestión de la calidad de los datos para garantizar una alta calidad de los mismos. Por ejemplo, puede comprobar la integridad y coherencia de los datos, idealmente antes de introducirlos en su software de BI. Esto puede lograrse mediante el uso de herramientas automáticas de comprobación de datos, comprobaciones manuales y un seguimiento continuo de la calidad de los datos.

2. falta de participación de los usuarios

A menudo, la decisión sobre un nuevo sistema de BI sólo se toma entre la dirección y el departamento de TI. Sin embargo, se elude a quienes deben utilizar el programa más tarde. Sin embargo, si los usuarios de una empresa no participan en el proceso de introducción de un sistema de BI desde el principio, existe el riesgo de que la solución no satisfaga sus necesidades. Hay que convencer desde el principio a los usuarios de las numerosas ventajas y beneficios del nuevo programa informático para que lo utilicen con regularidad una vez introducido.

Solución: Implique desde el principio a todos los que vayan a utilizar el software de BI para asegurarse de que la solución cumple sus requisitos y puede ofrecer los resultados que se necesitan. Por ejemplo, organizar talleres, encuestas o sesiones de feedback con todos los usuarios.

3. infraestructuras inadecuadas

El software de BI no puede funcionar de forma óptima sin suficientes recursos de hardware y software. Si, por ejemplo, los datos sólo se cargan y procesan muy lentamente, esto puede provocar frustración entre sus empleados y hacer que no quieran seguir trabajando con la solución.

Solución: Averigüe exactamente qué infraestructura necesita antes de introducir un sistema de BI y proporciónela para que el software pueda funcionar de forma rápida y fiable en todo momento. Esto puede significar que necesite invertir en servidores, soluciones de almacenamiento o redes de alto rendimiento. Otra opción es utilizar una solución basada en la nube. Al operar el software en una nube, las empresas no tienen que proporcionar y mantener costosos recursos de hardware y software. En su lugar, utilizan los recursos del proveedor de la nube, lo que facilita un trabajo rápido y fiable, así como una carga y un tratamiento rápidos de los datos. La utilización en una nube también permite a las empresas responder rápidamente a las crecientes demandas de su negocio, simplemente añadiendo o retirando más recursos de su proveedor de nube.
Otra ventaja de las soluciones de BI basadas en la nube es la flexibilidad que ofrecen a los usuarios. Las empresas pueden acceder a sus datos y análisis desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet, y no están atadas a un lugar u hora concretos. Sin embargo, también hay algunas desventajas, como la dependencia de una conexión a Internet estable y segura, así como los costes, que pueden acumularse con el tiempo. Además, a menudo no es posible calcular los análisis en tiempo real (en línea) con una solución externa de BI en la nube. Es importante sopesar bien los pros y los contras para elegir la mejor solución para una empresa. El software de inteligencia empresarial myPARM BI
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puede funcionar tanto en la nube como alojado localmente en sus instalaciones. Esto le da flexibilidad para decidir qué variante se adapta mejor a sus necesidades.

4. falta de control de la seguridad de los datos

Si no se tiene suficientemente en cuenta la seguridad de los datos, existe el riesgo de que datos confidenciales, como los de los clientes o los personales, caigan en manos equivocadas. Por eso es importante adoptar medidas de seguridad para proteger los datos.

Solución: introducir tecnologías de cifrado, controles de acceso y directrices de seguridad de los datos. También debe asegurarse de que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos y al sistema.

5. objetivos y requisitos poco claros

Si los objetivos y expectativas del software de BI no están claramente definidos, resulta difícil seleccionar una solución adecuada, ya que no se definen con precisión los requisitos que debe cumplir para ofrecer el mayor beneficio posible. En segundo lugar, será difícil medir el éxito de la solución.

Solución: Las empresas que deseen adquirir o desarrollar una solución de BI deben, por tanto, elaborar previamente un catálogo preciso de objetivos y requisitos y definir escenarios de aplicación específicos. Sobre esta base se puede seleccionar o desarrollar el software adecuado. Con el tiempo, suelen surgir nuevos campos de aplicación o cambiar los requisitos del software. Para asegurarse de que su solución de BI sigue cumpliendo todos sus requisitos en el futuro, debe revisar periódicamente su rendimiento y adaptar el software a los cambios de requisitos y objetivos si es necesario.

6. ausencia de definiciones normalizadas de los términos

A menudo se producen discusiones entre los distintos departamentos de una empresa sobre la exactitud de los ratios relevantes para la empresa. Esto puede deberse a que los distintos departamentos tienen una visión diferente o sus propias definiciones de las cifras clave. Si las cifras clave no se definen con precisión, pueden producirse interpretaciones erróneas o malentendidos. También puede significar que los datos con la misma ratio procedentes de distintas zonas no sean comparables.

Solución: es importante asegurarse de que todos los usuarios hablan el mismo idioma para que los datos puedan interpretarse correctamente en todo momento. Por tanto, conviene definir las cifras o términos clave importantes en una fase temprana y comunicarlos a toda la empresa. Asegúrese también de que sólo utiliza estos términos normalizados para informar. Para que todos los empleados de su empresa comprendan correctamente los ratios, puede organizar cursos de formación y, por ejemplo, crear un glosario de términos que se ponga a disposición de todos los usuarios. También es importante revisar y actualizar periódicamente las definiciones de cifras y términos clave para garantizar que sean pertinentes y correctas.

7. introducción precipitada

Las empresas deben tomarse el tiempo suficiente para seleccionar e introducir un nuevo software de BI. Sin embargo, muchas empresas quieren aprovechar cuanto antes las numerosas ventajas de una solución de BI y, por lo tanto, no planifican el tiempo suficiente para analizar la situación actual y crear requisitos, investigar y probar posibles soluciones y formar a fondo a los empleados. El software de BI sólo puede utilizarse de forma realmente rentable si se han llevado a cabo cuidadosamente todos estos pasos.

Solución: dedique tiempo suficiente a la selección e introducción del software de BI y tenga en cuenta que pasará algún tiempo antes de que el software empiece a dar resultados. También puede ser útil introducir el software paso a paso y limitarse inicialmente a los departamentos y requisitos más importantes.

Conclusión

Una solución de BI puede ofrecer muchas ventajas a una empresa. Sin embargo, los errores de aplicación pueden perjudicar su éxito e incluso conducir a decisiones incorrectas. Sin embargo, si conoce estos errores, puede actuar con prudencia y tomar medidas sensatas para evitarlos.

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