Gli errori più comuni nell'uso dei software di BI

E come evitarli

1. Qualità dei dati insufficiente

Se i dati inseriti in un software di BI sono incompleti, incoerenti o errati, anche i risultati delle analisi saranno sbagliati. Questo può portare a prendere decisioni basate su presupposti sbagliati. In questo modo, una soluzione di BI non può essere considerata una fonte affidabile per le decisioni aziendali.

Soluzione: per garantire un’elevata qualità dei dati, è necessario attuare un processo di gestione della qualità dei dati (Data Quality Management ). In questo modo, ad esempio, puoi verificare che i dati siano completi e coerenti, preferibilmente prima che vengano inseriti nel tuo software di BI. Ciò può essere ottenuto utilizzando strumenti automatici di verifica dei dati, effettuando controlli manuali e monitorando costantemente la qualità dei dati.

2. Mancanza di partecipazione degli utenti

Spesso la decisione su un nuovo sistema di BI viene presa solo tra la direzione e il reparto IT. Chi poi dovrà usare il software viene però lasciato da parte. Se però gli utenti all’interno di un’azienda non vengono coinvolti fin dall’inizio nel processo di implementazione di un sistema di BI , c’è il rischio che la soluzione non soddisfi le loro esigenze. Proprio gli utenti dovrebbero invece essere convinti fin da subito dei numerosi vantaggi e benefici del nuovo software, in modo che, una volta implementato, lo utilizzino regolarmente.

Soluzione: coinvolgi fin dall’inizio tutti coloro che in seguito utilizzeranno il software di BI, per assicurarti che la soluzione soddisfi le loro esigenze e sia in grado di fornire i risultati necessari. Ad esempio, organizza workshop, sondaggi o sessioni di feedback con tutti gli utenti.

3. Infrastrutture inadeguate

Senza risorse hardware e software adeguate, un software di BI non funziona al meglio. Se, ad esempio, i dati vengono caricati ed elaborati molto lentamente, questo può causare frustrazione tra i tuoi collaboratori e far sì che non vogliano più usare la soluzione.

Soluzione: Prima ancora di implementare un sistema di BI, informati bene sull’infrastruttura necessaria e predisponi tutto in modo che il software possa funzionare in qualsiasi momento in modo veloce e affidabile. Questo potrebbe significare che dovrai investire in server potenti, soluzioni di archiviazione o reti. In alternativa, puoi optare per una soluzione basata sul cloud. Poiché il software viene eseguito in un Cloud Grazie al cloud, le aziende non devono procurarsi e gestire costose risorse hardware e software. Usano invece quelle del fornitore di servizi cloud, il che rende più facile lavorare in modo veloce e affidabile, oltre a caricare ed elaborare i dati in tempi rapidi. L’utilizzo del cloud permette inoltre alle aziende di reagire rapidamente alle crescenti esigenze della propria attività, semplicemente aggiungendo o rimuovendo risorse dal proprio fornitore di servizi cloud.
Un altro vantaggio delle soluzioni BI basate sul cloud è la flessibilità che offrono agli utenti. Le aziende possono accedere ai propri dati e alle proprie analisi da qualsiasi luogo, purché ci sia una connessione a Internet, senza essere vincolate a un luogo o a un orario specifico. Ci sono però anche alcuni svantaggi, come la dipendenza da una connessione Internet stabile e sicura, oltre ai costi che col tempo possono diventare consistenti. Inoltre, con una soluzione BI cloud esterna spesso non è possibile elaborare le analisi in tempo reale (online). È importante valutare attentamente i pro e i contro per scegliere la soluzione migliore per la tua azienda. Il software di Business Intelligence myPARM BI ^act può, ad esempio, essere utilizzato sia nel cloud che in locale presso la tua sede. In questo modo puoi decidere in tutta flessibilità quale variante sia più adatta alle tue esigenze.

4. Mancanza di controllo sulla sicurezza dei dati

Se non si presta sufficiente attenzione alla sicurezza dei dati, c'è il rischio che informazioni riservate, come ad esempio i dati dei clienti o del personale, finiscano nelle mani sbagliate. Per questo è importante adottare misure di sicurezza per proteggere i dati.

Soluzione: Adotta tecnologie di crittografia, controlli di accesso e politiche di sicurezza dei dati. Inoltre, assicurati che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati e al sistema.

5. Obiettivi e requisiti poco chiari

Se gli obiettivi e le aspettative nei confronti di un software di BI non sono definiti chiaramente, da un lato è difficile scegliere una soluzione adeguata, poiché non è stabilito con precisione quali requisiti debba soddisfare per offrire il massimo beneficio possibile. Dall’altro lato, sarà difficile misurare il successo della soluzione.

Soluzione: le aziende che vogliono acquistare o sviluppare una soluzione di BI dovrebbero quindi redigere in anticipo un elenco preciso degli obiettivi e dei requisiti, oltre a definire scenari applicativi concreti. Su questa base è possibile scegliere o sviluppare un software adeguato. Con il passare del tempo, spesso emergono nuovi ambiti di applicazione oppure i requisiti del software cambiano. Per garantire che la tua soluzione BI continui a soddisfare tutti i requisiti anche in futuro, dovresti quindi verificarne regolarmente le prestazioni e, se necessario, adattare il software ai nuovi requisiti e obiettivi.

6. Nessuna definizione uniforme dei termini

Spesso, tra i vari reparti di un’azienda, sorgono discussioni sull’accuratezza degli indicatori chiave di performance aziendali. Questo può dipendere dal fatto che i singoli reparti abbiano una visione diversa o definizioni proprie di tali indicatori. Se gli indicatori non sono definiti con precisione, possono verificarsi interpretazioni errate o malintesi. Inoltre, può capitare che i dati relativi allo stesso indicatore provenienti da reparti diversi non siano comparabili.

Soluzione: È importante assicurarsi che tutti gli utenti parlino la stessa lingua, in modo che i dati possano essere interpretati correttamente in ogni momento. Per questo, definisci fin dall’inizio gli indicatori chiave o i termini importanti e comunicali a tutta l’azienda. Assicurati inoltre di utilizzare esclusivamente questi termini standardizzati per la rendicontazione. Per garantire che tutti i collaboratori della tua azienda comprendano correttamente gli indicatori chiave, puoi organizzare corsi di formazione e, ad esempio, creare un glossario dei termini da mettere a disposizione di tutti gli utenti. È importante anche rivedere e aggiornare regolarmente le definizioni degli indicatori e dei termini per assicurarti che siano pertinenti e corretti.

7. Introduzione affrettata

Per scegliere e implementare un nuovo software di BI, le aziende dovrebbero prendersi tutto il tempo necessario. Tuttavia, molte aziende vorrebbero sfruttare il prima possibile i numerosi vantaggi di una soluzione di BI e quindi non dedicano abbastanza tempo ad analizzare la situazione attuale, definire i requisiti, cercare e testare le possibili soluzioni e formare a fondo i dipendenti. Eppure, un software di BI può essere utilizzato in modo davvero proficuo solo se tutte queste fasi sono state eseguite con cura.

Soluzione: Prevedi abbastanza tempo per la scelta e l'implementazione di un software di BI e tieni presente che ci vorrà un po' di tempo prima che l'uso del software dia i primi risultati. Inoltre, può essere utile introdurre il software gradualmente e limitarti inizialmente solo ai reparti e alle esigenze più importanti.

Conclusione

Una soluzione di BI può offrire molti vantaggi a un’azienda. Tuttavia, gli errori nell’utilizzo possono comprometterne il successo e persino portare a decisioni sbagliate. Se conosci questi errori, però, puoi agire con cautela e adottare misure adeguate per evitarli.

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