Yleisimmät virheet BI-ohjelmiston käytössä ja niiden välttäminen

ja niiden välttäminen

1. Riittämätön tiedon laatu

Jos BI-ohjelmistoon syötetty tieto on puutteellista, epäjohdonmukaista tai virheellistä, se voi vaikuttaa analyysituloksiin virheellisesti. Tämä saattaa johtaa päätöksiin, jotka perustuvat virheellisiin oletuksiin. Tässä tilanteessa BI-ratkaisu voi näyttäytyä epäluotettavana lähteenä liiketoimintapäätösten tekemiseen.

Ratkaisu: Varmistaaksesi korkean tiedon laadun, tietojen laadun hallinta tulisi ottaa käyttöön. Tämä sisältää tietojen tarkistamisen epäjohdonmukaisuuksien varalta ja tarvittavat korjaukset ennen niiden syöttämistä BI-ohjelmistoosi. Tämä voidaan saavuttaa automaattisten tarkistustyökalujen, manuaalisten tarkistusten ja jatkuvan tietojen laadun seurannan avulla.

2. Käyttäjien osallistumisen puute

Usein päätös uudesta BI-järjestelmästä tehdään vain johdon ja IT-osaston välillä. Mutta tällä tavalla ohitetaan ne, jotka myöhemmin käyttävät ohjelmistoa. Jos yrityksen sisäiset käyttäjät eivät osallistu BI-järjestelmän käyttöönottoprosessiin alusta alkaen, on riski, että ratkaisu ei vastaa heidän vaatimuksiaan. Käyttäjät tulisi vakuuttaa uuden ohjelmiston monista eduista ja hyödyistä jo varhaisessa vaiheessa, jotta he käyttävät sitä säännöllisesti sen käyttöönoton jälkeen.

Ratkaisu: Osallista kaikki, jotka käyttävät myöhemmin BI-ohjelmistoa alusta alkaen varmistaaksesi, että ratkaisu vastaa heidän vaatimuksiaan ja voi tuottaa tarvittavat tulokset. Esimerkiksi järjestä työpajoja, kyselyjä tai palautetilaisuuksia kaikkien käyttäjien kanssa.

3. Puutteellinen infrastruktuuri

Ilman riittäviä laitteisto- ja ohjelmistoresursseja BI-ohjelmisto ei toimi optimaalisesti. Jos tiedot ladataan ja käsitellään hitaasti, se voi aiheuttaa turhautumista työntekijöissä ja vähentää heidän halukkuuttaan käyttää ratkaisua.

Ratkaisu: Ennen kuin otat käyttöön BI-järjestelmän, selvitä tarkasti, millaista infrastruktuuria tarvitset, ja varmista, että tarjoat sen, jotta ohjelmisto voi toimia nopeasti ja luotettavasti kaikkina aikoina. Tämä saattaa tarkoittaa investointia tehokkaisiin palvelimiin, tallennusratkaisuihin tai verkkoihin. Vaihtoehtoisesti voit luottaa pilvipohjaiseen ratkaisuun. Ajamalla ohjelmistoa pilvessä yritysten ei tarvitse käyttöönottoa ja ylläpitoa kalliiden laitteisto- ja ohjelmistoresurssien osalta. Sen sijaan he käyttävät pilvipalveluntarjoajan resursseja, mikä helpottaa nopeaa ja luotettavaa työskentelyä sekä tietojen lataamista ja käsittelyä nopeasti. Pilven käyttö mahdollistaa myös yrityksille nopean reagoinnin liiketoimintansa kasvaviin tarpeisiin lisäämällä tai poistamalla resursseja pilvipalveluntarjoajaltaan.
Pilvipohjaisilla BI-ratkaisuilla on myös käyttäjilleen tarjoama joustavuus. Yritykset voivat käyttää tietojaan ja analytiikkaansa mistä tahansa, kunhan internetyhteys on olemassa, eivätkä ne ole sidoksissa tiettyyn sijaintiin tai aikaan. On kuitenkin myös joitain haittoja, kuten riippuvuus vakaasta ja turvallisesta internetyhteydestä, sekä kustannukset, jotka voivat kertyä ajan myötä. Lisäksi ulkoisella BI-pilviratkaisulla ei usein ole mahdollista laskea arvioita reaaliajassa (verkossa). On tärkeää punnita huolellisesti etujen ja haittojen välillä valitaksesi parhaiten yrityksellesi sopivan ratkaisun kussakin tapauksessa. Esimerkiksi myPARM BI^act – BI-ohjelmistoon voidaan käyttää sekä pilvessä että paikallisesti omilla tiloillasi. Tämä antaa sinulle joustavuuden päättää, kumpi vaihtoehto sopii paremmin tarpeisiisi.

4. Tietoturvan hallinnan puute

Jos tietoturvaan ei kiinnitetä riittävästi huomiota, on riski, että luottamukselliset tiedot, kuten asiakas- tai henkilöstötiedot, päätyvät vääriin käsiin.

Ratkaisu: Siksi on tärkeää toteuttaa salaus tekniikoita, käyttöoikeuksien hallintaa ja tietoturvasääntöjä. Varmista myös, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin ja järjestelmään.

5. Tavoitteiden ja vaatimusten epäselkeys

Jos BI-ohjelmistoon tavoitteita ja odotuksia ei määritellä selvästi, sopivan ratkaisun valitseminen voi olla vaikeaa, koska ei ole selvää, mitä vaatimuksia sen on täytettävä tuottaakseen suurimman mahdollisen arvon. Lisäksi ratkaisun menestystä voi olla vaikea mitata.

Ratkaisu: Yritysten, jotka haluavat ostaa tai kehittää BI-ratkaisun, tulisi siksi laatia tarkka katalogi tavoitteista ja vaatimuksista etukäteen sekä määritellä tarkat käyttötapauskuvaukset. Tällä perusteella voidaan valita tai kehittää sopiva ohjelmisto. Ajan myötä usein ilmenee uusia sovellusalueita tai ohjelmiston vaatimukset muuttuvat. Joten varmistaaksesi, että BI-ratkaisusi jatkaa kaikkien siihen kohdistettujen vaatimusten täyttämistä tulevaisuudessa, sinun tulisi säännöllisesti tarkistaa sen suorituskyky ja tarvittaessa sovittaa ohjelmisto muuttuneisiin vaatimuksiin ja tavoitteisiin.

6. Ei yhtenäisiä määritelmiä termeille

Usein yrityksen eri osastojen välillä käydään keskustelua yrityksen kannalta tärkeiden avainlukujen oikeellisuudesta. Yksittäisillä osastoilla voi olla erilainen käsitys tai omat määritelmät avainluvuista. Epätarkasti määritellyt avainluvut voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä, ja eri alueilta peräisin olevat tiedot eivät välttämättä ole vertailukelpoisia.

Ratkaisu: Kaikkien käyttäjien tulee käyttää yhtenäistä kieltä, jotta tiedot voidaan tulkita oikein. Siksi sinun tulisi määritellä tärkeät avainluvut tai termit varhaisessa vaiheessa ja viestiä ne koko yritykselle. Huolehdi myös siitä, että käytät vain näitä yhtenäisiä termejä raportoinnissa. Jotta kaikki yrityksen työntekijät ymmärtävät avainluvut oikein, voit järjestää koulutuksia ja esimerkiksi laatia kaikille käyttäjille jaettavan termitietosanakirjan. On myös tärkeää tarkistaa ja päivittää säännöllisesti mittareiden ja termien määritelmiä varmistaaksesi, että ne ovat edelleen relevantteja ja oikeita.

7. Kiireinen käyttöönotto

Yritysten tulisi antaa riittävästi aikaa uuden BI-ohjelmiston valintaan ja käyttöönottoon. Monet yritykset haluavat kuitenkin hyötyä BI-ratkaisun monista eduista mahdollisimman pian eivätkä siksi suunnittele tarpeeksi aikaa nykytilan analysointiin, vaatimusten luomiseen, mahdollisten ratkaisujen tutkimiseen ja testaamiseen sekä työntekijöiden perusteelliseen koulutukseen. Kuitenkin BI-ohjelmistoa voidaan käyttää tehokkaasti vasta, kun kaikki nämä vaiheet on suoritettu huolellisesti.

Ratkaisu: Anna riittävästi aikaa BI-ohjelmiston valintaan ja käyttöönottoon ja muista, että ohjelmiston tulokset alkavat näkyä vasta jonkin ajan kuluttua. Lisäksi voi olla hyödyllistä ottaa ohjelmisto käyttöön vähitellen ja rajoittua aluksi tärkeimpiin osastoihin ja vaatimuksiin.

Yhteenveto

BI-ratkaisu voi tarjota yritykselle monia etuja. Kuitenkin virheet sen käytössä voivat vaikuttaa sen menestykseen ja johtaa virheellisiin päätöksiin. Tunnistamalla nämä virheet voit toimia viisaasti ja välttää ne.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!