SaaS vai paikallinen ratkaisu

Kumpi ratkaisu on parempi?

Mitä SaaS- ja paikalliset ratkaisut tarkalleen ottaen ovat?

SaaS (Software-as-a-Service) on ohjelmistojen toimitusmalli, jossa sovellukset tarjotaan palveluina internetin kautta. Tämä tarkoittaa, että kolmas osapuoli ylläpitää ohjelmistoa pilvi-infrastruktuurissa ja asiakkaat voivat käyttää sitä internetyhteyden kautta ilman, että ohjelmistoa tarvitsee asentaa omille tietokoneilleen tai palvelimilleen. Asiakkaat voivat vuokrata SaaS-ratkaisuja, useimmiten tilauspohjaisesti, ja ne tarjoavat yleensä joustavia maksumalleja, automaattisia päivityksiä sekä mahdollisuuden käyttää ohjelmistoa eri laitteilla ja eri paikoista käsin.
On-premise-ratkaisut puolestaan asennetaan ja ylläpidetään paikallisesti yrityksen omilla palvelimilla. Tällöin koko IT-infrastruktuurin, ohjelmistot mukaan lukien, hallinta ja ylläpito ovat täysin yrityksen vastuulla. Toisin kuin SaaS-ratkaisut, paikalliset ratkaisut ovat pysyvästi asennettuina yrityksen järjestelmiin ja vaativat säännöllisiä päivityksiä sekä ylläpitotoimenpiteitä yrityksen IT-osastolta. Siksi paikalliset ratkaisut sopivat yleensä paremmin yrityksille, jotka tarvitsevat laajaa hallintaa IT-järjestelmistään tai joiden on täytettävä tiukat vaatimustenmukaisuusvaatimukset.

1. Kulut

Kun pohditaan, kumpi on parempi, SaaS-ratkaisu vai paikallisesti asennettu ratkaisu, yksi tärkeimmistä tekijöistä on kustannukset. SaaS-ratkaisujen hankintakustannukset ovat yleensä alhaisemmat kuin paikallisesti asennettujen ratkaisujen, koska niissä ei tarvita palvelimia, IT-infrastruktuuria tai IT-henkilöstöä. Sen sijaan ohjelmisto toimitetaan internetin kautta, ja käyttäjä maksaa yleensä kuukausittaisen tai vuosittaisen maksun ohjelmiston käytöstä.
Sen sijaan paikallinen ratkaisu edellyttää, että ohjelmisto asennetaan yrityksen palvelimille. Tämä tarkoittaa, että yritys on vastuussa palvelimien, IT-infrastruktuurin, lisenssien sekä IT-henkilöstön hankinnasta. Tämä voi aiheuttaa huomattavia hankintakustannuksia.
On kuitenkin syytä ottaa huomioon, että paikallisesti asennetun ratkaisun kustannukset voivat pitkällä aikavälillä olla kuitenkin alhaisemmat kuin SaaS-ratkaisun. Tämä johtuu siitä, että SaaS-ratkaisut edellyttävät yleensä kuukausittaista tai vuosittaista maksua, joka kertyy ajan mittaan. Sen sijaan paikallisesti asennettua ratkaisua voidaan hankinnan ja asennuksen jälkeen käyttää monien vuosien ajan ilman, että siitä aiheutuu lisäkustannuksia.
Toinen tärkeä kustannustekijä on ohjelmiston ylläpito ja päivittäminen. SaaS-ratkaisussa yritys ei ole vastuussa ohjelmiston ylläpidosta ja päivittämisestä, sillä näistä huolehtii palveluntarjoaja. Sen sijaan paikallisessa ratkaisussa yrityksen IT-tiimin, joka ylläpitää ratkaisua omilla palvelimillaan, on huolehdittava ylläpidosta ja päivittämisestä. Tämä aiheuttaa lisäkustannuksia ja vaatii lisäresursseja.
Valitaksesi yrityksellesi parhaan mahdollisen vaihtoehdon sinun on siis punnittava huolellisesti yrityksesi kokoa, käyttäjien määrää, ohjelmistovaatimuksia, käytettävissä olevia resursseja, kuten IT-henkilöstöä tai laitteita, ja budjettiasi sekä molempien vaihtoehtojen pitkän aikavälin kustannuksia.

2. Mukautusmahdollisuudet

Toinen tärkeä tekijä valittaessa SaaS- ja paikallisesti asennettavan ratkaisun välillä on joustavuus. Paikallisesti asennetussa ratkaisussa mukautettavuus yrityskohtaisiin tarpeisiin voi olla joustavampaa, koska yrityksellä on täysi hallinta ohjelmistosta. Näin ollen toimintoja voidaan lisätä tai poistaa ohjelmiston mukauttamiseksi vaatimuksiin. Lisäksi yritys voi päättää, miten se haluaa ottaa ohjelmiston käyttöön, eli suosiko se pilvipohjaista, paikallista vai hybridi-käyttöönottoa.
Sitä vastoin SaaS-ratkaisu on yleensä standardoitu ja tarjoaa yleensä vähemmän mukautusmahdollisuuksia. Palveluntarjoaja määrittelee, mitkä toiminnot ovat käytettävissä ja miten ohjelmisto toimitetaan. Vaikka jotkut palveluntarjoajat sallivat tiettyjä mukautuksia, ne voivat olla kalliita ja vaativat usein yritykseltä lisäresursseja näiden mukautusten toteuttamiseksi.

3. Integraatio

Sama pätee ohjelmistoratkaisujen integrointiin olemassa oleviin järjestelmiin.
Paikalliset ratkaisut tarjoavat yleensä enemmän joustavuutta integroitaessa niitä olemassa oleviin järjestelmiin. Koska ratkaisu asennetaan suoraan yrityksen palvelimille, sen integrointi olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin voi olla helpompaa. Lisäksi paikallisessa ratkaisussa on yleensä enemmän mahdollisuuksia mukautuksiin ja laajennuksiin, jotta integrointi olemassa oleviin järjestelmiin sujuu saumattomasti.
SaaS-ratkaisujen osalta integrointi olemassa oleviin järjestelmiin riippuu palveluntarjoajan sovellusrajapinnasta (API). Useimmat SaaS-palveluntarjoajat tarjoavat kuitenkin avoimen sovellusrajapinnan, joka mahdollistaa tietojen vaihdon eri sovellusten välillä ja ratkaisun integroinnin olemassa oleviin järjestelmiin. Joissakin tapauksissa saatetaan kuitenkin tarvita räätälöityä integraatiota, jotta ratkaisu integroituu saumattomasti. SaaS-ratkaisujen etuna on, että ne voidaan yleensä ottaa käyttöön nopeasti, mikä puolestaan helpottaa integrointia olemassa oleviin järjestelmiin. Koska ratkaisu on jo valmiina eikä sitä tarvitse asentaa yrityksen järjestelmiin, yritykset voivat aloittaa ratkaisun käytön nopeasti.

4. Turvallisuus

Ei ole selkeää vastausta siihen, kumpi ratkaisu on tietoturvan kannalta parempi, sillä molemmissa vaihtoehdoissa on omat turvatoimensa ja riskinsä.
Paikallisessa ratkaisussa vastuu tietoturvasta on kokonaan yrityksellä. Yrityksen on siis toteutettava riittävät turvatoimenpiteet tietojen menetyksen ja muiden tietoturvaongelmien ehkäisemiseksi. Tähän kuuluvat palomuurijärjestelmien käyttöönotto, pääsynvalvonta, salaustekniikat, säännölliset varmuuskopioinnit ja päivitykset sekä henkilöstön koulutus ja tietoisuuden lisääminen.
SaaS-ratkaisussa vastuu tietoturvasta kuuluu sekä palveluntarjoajalle että yritykselle. Palveluntarjoajan on varmistettava, että sen järjestelmät ja prosessit ovat turvallisia ja täyttävät alan vaatimukset. Yrityksen on kuitenkin myös varmistettava, että se valitsee luotettavan palveluntarjoajan, joka noudattaa tiukkoja turvallisuusstandardeja, kuten ISO 27001 tai SOC 2.
Tietoturvan varmistamiseksi SaaS-ratkaisussa yritysten pitäisi soveltaa joitakin parhaita käytäntöjä, kuten tarkistamalla yksityisyydensuojakäytännöt ja sopimukset, palveluntarjoajan vaatimustenmukaisuussertifioinnin, salasanojen turvallisuuden, valvomalla käyttäjien toimintaa ja käytötoikeuksia, sekä antaa säännöllistä koulutusta työntekijöille.
Lisäksi voidaan ottaa käyttöön monivaiheinen todennus, jotta tietojen turvallisuutta voidaan parantaa entisestään. Monivaiheinen todennus vaatii enemmän kuin vain käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotta tietoihin pääsee käsiksi. Sen sijaan käyttäjien on suoritettava lisätoimenpiteitä todennuksen yhteydessä, kuten syöttämällä puhelimeen lähetetty koodi tai skannaamalla sormenjälki.
Olipa yrityksellä käytössä SaaS- tai paikallinen ratkaisu, säännölliset tarkastukset ja auditoinnit ovat tärkeitä tietojen turvallisuuden ja turvatoimien jatkuvan optimoinnin varmistamiseksi.

5. Saatavuus

Käytettävyys ja luotettavuus ovat myös tärkeitä tekijöitä valittaessa SaaS-ratkaisun ja paikallisen ratkaisun välillä. Käyttökatkoja, eli aikoja, jolloin ohjelmisto ei ole käytettävissä tai ei toimi asianmukaisesti, tulisi välttää mahdollisuuksien mukaan.
Paikallisten ratkaisujen kohdalla saatavuus ja luotettavuus riippuvat sen laitteiston ja verkkoinfrastruktuurin laadusta, jolla ratkaisu toimii. Yritykset voivat yleensä toteuttaa toimenpiteitä käyttökatkosten minimoimiseksi, esimerkiksi käyttämällä varmuuskopiointijärjestelmiä, redundanttia laitteistoa tai erityisiä ohjelmistoja ongelmien seurantaan ja diagnosointiin.
Sitä vastoin SaaS-ratkaisun käytettävyys ja luotettavuus riippuvat palveluntarjoajan infrastruktuurin laadusta. Useimmilla SaaS-palveluntarjoajilla on redundantit järjestelmät ja verkot sekä hätäsuunnitelmat, joilla pyritään minimoimaan käyttökatkokset. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat jopa palvelutasosopimuksia (SLA), jotka takaavat tietyn saatavuuden ja luotettavuuden. Tämän ansiosta SaaS-ratkaisujen saatavuus on usein parempi kuin paikallisesti asennettujen ratkaisujen. Useimmat SaaS-palveluntarjoajat tarjoavat vähintään 99,9 %:n käytettävyyden, mikä tarkoittaa, että ratkaisu on poissa käytöstä vain muutaman tunnin vuodessa. Paikalliset ratkaisut voivat sen sijaan olla alttiimpia käyttökatkoille, etenkin jos laitteisto tai verkkoinfrastruktuuri on vanhentunut tai huollettu huonosti.
On kuitenkin syytä huomioida, että SaaS-ratkaisujen käyttökatkokset eivät ole yrityksen hallittavissa. Jos SaaS-palveluntarjoajalla on häiriö, yritys ei voi tehdä mitään ratkaisun palauttamiseksi. Paikallisissa ratkaisuissa yritykset voivat sen sijaan reagoida ongelmiin välittömästi ja ryhtyä toimenpiteisiin käyttökatkosten minimoimiseksi.
Jotta voisitte tehdä yrityksellenne oikean päätöksen, teidän tulisi siis myös arvioida oman laitteistonne ja verkkoinfrastruktuurinne laatua sekä selvittää, onko SaaS-ratkaisulla hätäsuunnitelmia ja palvelutasosopimuksia (SLA).

6. Skaalautuvuus

Myös skaalautuvuuden osalta SaaS- ja paikallisten ratkaisujen välillä on merkittäviä eroja. SaaS-ratkaisu on yleensä helpommin skaalautuva, koska palveluntarjoaja voi joustavasti tarjota tarvittavat resurssit asiakkaan vaatimusten täyttämiseksi. Toisin sanoen, jos tarvitaan lisää käyttäjälisenssejä tai lisämoduuleja ja -toimintoja, ne voidaan helposti tilata lisää. Paikalliset ratkaisut ovat puolestaan tässä suhteessa vähemmän joustavia, sillä ne edellyttävät, että yritys lisää ja konfiguroi laitteisto- ja ohjelmistokomponentteja manuaalisesti lisäkapasiteetin saamiseksi. Tämä tarkoittaa, että on investoitava laitteistoon, kuten palvelimiin, tallennuslaitteisiin tai verkkolaitteisiin, ja ohjelmiston asennus sekä konfigurointi vievät aikaa ja vaativat henkilöstöresursseja.

7. Käyttäjäystävällisyys

Käytettävyys ja käyttäjäkokemus ovat myös tärkeitä tekijöitä ratkaisujen välillä.
SaaS-ratkaisut ovat yleensä helppokäyttöisempiä eivätkä vaadi laajaa koulutusta, sillä niissä on usein intuitiivisempi käyttöliittymä. Niihin pääsee helposti verkkoselaimen tai mobiilisovelluksen kautta, joten ne ovat käytettävissä missä ja milloin tahansa, riippumatta siitä, työskenteleekö käyttäjä toimistossa vai etätyöskentelypaikalla. Käyttäjien ei tarvitse huolehtia ohjelmiston ylläpidosta tai päivityksistä, sillä palveluntarjoaja huolehtii näistä tehtävistä.
Sitä vastoin paikalliset ratkaisut vaativat yleensä yksityiskohtaisempaa koulutusta ja teknistä osaamista ohjelmiston käyttöönottoon, ylläpitoon ja päivittämiseen. Ne voivat olla vähemmän intuitiivisia, ja tietyn tehtävän suorittaminen vaatii yleensä useita vaiheita. Jos yritys ei itse tarjoa ohjelmistoa pilvipalveluna, ohjelmiston saatavuus rajoittuu paikalliseen verkkoon. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät eivät välttämättä pääse käyttämään sitä yrityksen ulkopuolelta.
Lisäksi SaaS-ratkaisut tarjoavat yleensä yhtenäisemmän käyttökokemuksen, koska kaikki käyttäjät käyttävät samaa ohjelmistoversiota. Päivitykset ja parannukset toimitetaan automaattisesti, ja ne ovat kaikkien käyttäjien saatavilla. Paikallisissa ratkaisuissa eri käyttäjät voivat käyttää eri ohjelmistoversioita, mikä voi aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia käyttökokemuksessa. Päivitykset ja parannukset on asennettava manuaalisesti, mikä voi vaatia lisäaikaa ja resursseja.

8. Ylläpito

Yleisesti ottaen SaaS-ratkaisu on helpompi hallinnoida ja vaatii vähemmän IT-infrastruktuuria kuin paikallisesti asennettu ratkaisu. Koska SaaS-ratkaisussa palveluntarjoaja vastaa ohjelmiston ja sen taustalla olevan infrastruktuurin ylläpidosta, päivityksistä ja varmuuskopioinnista, yritysten ei tarvitse huolehtia ohjelmiston asennuksesta, ylläpidosta eikä päivityksistä, mikä säästää aikaa ja resursseja. Tämä tarkoittaa, että yritykset tarvitsevat myös vähemmän IT-infrastruktuuria, koska ne eivät tarvitse erityisiä palvelimia tai tallennustilaa ohjelmiston käyttämiseen. Sitä vastoin paikallisesti asennettu ratkaisu vaatii kattavampaa IT-infrastruktuuria, koska yritysten on ajettava ja hallinnoitava ohjelmistoa omilla palvelimillaan, mikä puolestaan vaatii enemmän IT-resursseja ohjelmiston ylläpitoon, varmuuskopiointiin ja päivittämiseen.

9. Päivitykset

SaaS-ratkaisuja on yleensä helpompi päivittää, koska niitä hallitaan keskitetysti ja päivitykset voidaan suorittaa automaattisesti ilman, että käyttäjän tarvitsee tehdä mitään. Nämä päivitykset suorittaa yleensä palveluntarjoajan asiantuntijatiimi, joka varmistaa, että järjestelmät ovat ajan tasalla ja mahdolliset virheet korjataan nopeasti. Sen sijaan paikallisesti asennetun ratkaisun päivitys vaatii yleensä manuaalisia toimenpiteitä. Yrityksen IT-osaston on varmistettava, että uusi ohjelmistoversio on yhteensopiva olemassa olevien järjestelmien ja IT-infrastruktuurin kanssa. Lisäksi ohjelmisto on asennettava ja konfiguroitava omille palvelimille. Tämä voi vaatia paljon aikaa ja resursseja ja johtaa mahdollisesti käyttökatkoihin tai keskeytyksiin. Siksi SaaS-ratkaisut ovat päivitysten yhteydessä yleensä vähemmän alttiita häiriöille kuin paikalliset ratkaisut.

10. Vaatimustenmukaisuus

Säännösten noudattamista koskevat vaatimukset ovat ratkaisevan tärkeitä monien alojen yrityksille. Sekä SaaS- että paikallisesti asennettavat ratkaisut voivat täyttää säännösten noudattamista koskevat vaatimukset, mutta niiden tarjoamissa säännösten noudattamisstrategioissa on joitakin eroja.
Paikallisessa ratkaisussa yrityksellä on täysi hallinta IT-infrastruktuurista, ja se voi ottaa käyttöön omia turvallisuustoimenpiteitään vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseksi. Tämä tarjoaa yritykselle paljon joustavuutta ja hallintaa. Toisaalta SaaS-palveluntarjoajat ovat usein kehittäneet erityisiä vaatimustenmukaisuusstrategioita vastaamaan eri toimialojen vaatimuksiin. Nämä palveluntarjoajat ovat usein ottaneet käyttöön kattavia toimenpiteitä, joilla varmistetaan ratkaisujensa turvallisuus ja luotettavuus. Ne tekevät usein yhteistyötä riippumattomien tarkastuslaitosten kanssa ratkaisujensa vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja sertifiointien saamiseksi.
Usein SaaS-palveluntarjoajilla on myös enemmän resursseja erityisten vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseen, koska ne palvelevat yleensä useita asiakkaita ja joutuvat siten varautumaan suurempaan määrään toimialoja ja vaatimuksia. Tämä voi helpottaa yritysten sääntelyvaatimusten täyttämistä, sillä ne voivat hyödyntää jo olemassa olevia sertifiointeja ja turvatoimenpiteitä.
On kuitenkin tärkeää huomata, että vastuu vaatimustenmukaisuuden noudattamisesta on viime kädessä yrityksellä itsellään riippumatta siitä, valitseeko se SaaS- vai paikallisen ratkaisun. Yrityksen on varmistettava, että valittu ratkaisu täyttää vaatimukset ja että tietojen suojaamiseksi on otettu käyttöön asianmukaiset turvatoimenpiteet.

Yhteenveto

Päätös paikallisen ratkaisun ja SaaS-ratkaisun välillä on yrityksille usein vaikea. Molemmilla vaihtoehdoilla on omat etunsa ja haittansa. Siksi on tärkeää ottaa huomioon yrityksesi vaatimukset ja punnita huolellisesti eri tekijöitä, kuten kustannuksia, joustavuutta, skaalautuvuutta, tietoturvaa, integrointia, käyttäjäystävällisyyttä ja vaatimustenmukaisuutta. Kumpi vaihtoehto on parempi, riippuu viime kädessä yrityksenne erityisvaatimuksista ja tavoitteista sekä siitä, minkä tien haluatte valita yrityksenne tulevaisuutta varten.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!