Die häufigsten Fehler in der Anwendung von BI-Software

Und wie sie vermieden werden können

Die häufigsten Fehler bei der Anwendung von Business Intelligence

Business Intelligence ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Daten zu sammeln, zu analysieren und zu nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen sowie Geschäftsprozesse zu verbessern. Allerdings gibt es bei der Anwendung von BI-Software einige Fehler, die die Effektivität und Nutzbarkeit beeinträchtigen können. Wir stellen die häufigsten Schwierigkeiten vor und erklären, wie diese vermieden werden können.

1. Unzureichende Datenqualität

Wenn die Daten, die in eine BI-Software eingespeist werden, unvollständig, inkonsistent oder fehlerhaft sind, werden auch die Analyseergebnisse fehlerhaft sein. Dies kann dazu führen, dass Entscheidungen auf falschen Annahmen basieren. Auf diese Weise kann eine BI-Lösung nicht als vertrauenswürdige Quelle für Geschäftsentscheidungen gesehen werden.

Lösung: Um eine hohe Datenqualität sicher zu stellen sollte Data Quality Management durchgeführt werden. Dabei überprüfen Sie die Daten beispielsweise im Hinblick auf ihre Vollständigkeit und Konsistenz bestenfalls bevor sie in Ihre BI-Software eingespeist werden. Dies kann durch den Einsatz von automatischen Datenprüfungstools, durch manuelle Prüfungen sowie eine kontinuierliche Überwachung der Datenqualität erreicht werden.

2. Fehlende Beteiligung der Anwender

Oftmals wird die Entscheidung über ein neues BI-System nur zwischen der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung getroffen. Diejenigen, die die Software später nutzen sollen, werden so allerdings übergangen. Werden die Anwender innerhalb eines Unternehmens jedoch nicht von Anfang an in den Prozess der Einführung eines BI-Systems einbezogen, besteht die Gefahr, dass die Lösung nicht ihren Anforderungen entspricht. Dabei sollten gerade die Anwender frühzeitig von den vielen Vorteilen und dem Nutzen der neuen Software überzeugt werden, damit sie sie nach ihrer Einführung auch regelmässig nutzen.

Lösung: Beteiligen Sie von Anfang an alle, die später die BI-Software nutzen sollen, um sicherzustellen, dass die Lösung ihre Anforderungen erfüllt und die Ergebnisse liefern kann, die benötigt werden. Führen Sie beispielsweise Workshops, Umfragen oder Feedback-Sessions mit allen Anwendern durch.

3. Unzureichende Infrastruktur

Ohne ausreichende Hard- und Softwareressourcen funktioniert eine BI-Software nicht optimal. Werden beispielsweise Daten nur sehr langsam geladen und verarbeitet, kann dies zu Frust bei Ihren Mitarbeitenden führen und dafür sorgen, dass sie nicht mehr mit der Lösung arbeiten möchten.

Lösung: Informieren Sie sich schon vor Einführung eines BI-Systems genau über die benötigte Infrastruktur und stellen Sie diese bereit, sodass die Software jederzeit schnell und zuverlässig arbeiten kann. Das kann bedeuten, dass Sie in leistungsstarke Server, Speicherlösungen oder Netzwerke investieren müssen. Alternativ können Sie auf eine cloudbasierte Lösung zurückgreifen. Indem die Software in einer Cloud betrieben wird, müssen Unternehmen keine teuren Hardware- und Software-Ressourcen bereitstellen und unterhalten. Stattdessen nutzen sie die Ressourcen des Cloud-Anbieters, was es erleichtert, schnell und zuverlässig zu arbeiten, sowie die Daten zügig zu laden und zu verarbeiten. Die Nutzung in einer Cloud ermöglicht den Unternehmen auch, schnell auf die wachsenden Anforderungen ihres Geschäfts zu reagieren, indem sie einfach mehr Ressourcen von ihrem Cloud-Anbieter hinzufügen oder entfernen.
Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten BI-Lösungen ist die Flexibilität, die sie Anwendern ermöglicht. Unternehmen können von überall auf ihre Daten und Analysen zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht, und sind nicht an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden. Es gibt jedoch auch einige Nachteile, wie z.B. Abhängigkeit von einer stabilen und sicheren Internetverbindung, sowie die Kosten, die sich im Laufe der Zeit summieren können. Zudem ist bei einer externen BI-Cloud Lösung oft eine Berechnung der Auswertungen in Echtzeit (online) nicht möglich. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile gründlich abzuwägen, um so die jeweils beste Lösung für ein Unternehmen zu wählen. Die Business Intelligence Software myPARM BIact kann beispielsweise sowohl in einer Cloud als auch lokal bei Ihnen gehostet betrieben werden. So können Sie flexibel entscheiden, welche Variante für Ihre Bedürfnisse besser geeignet ist.

4. Fehlende Kontrolle der Datensicherheit

Wenn die Datensicherheit nicht ausreichend berücksichtigt wird, besteht die Gefahr, dass vertrauliche Daten, wie z. B. Kunden- oder Personaldaten, in falsche Hände gelangen. Daher ist es wichtig, dass Sicherheitsmassnahmen ergriffen werden, um die Daten zu schützen.

Lösung: Führen Sie Verschlüsselungstechnolgien, Zugriffssteuerungen und Datensicherheitsrichtlinien ein. Ausserdem sollten Sie darauf achten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten und das System haben.

5. Unklare Ziele und Anforderungen

Wenn die Ziele und Erwartungen an eine BI-Software nicht klar definiert sind, ist es zum einen schwierig, eine passende Lösung auszuwählen, da nicht genau festgelegt ist, welche Anforderungen sie erfüllen muss, um den grösstmöglichen Nutzen zu liefern. Zum anderen wird es so schwierig sein, den Erfolg der Lösung zu messen.

Lösung: Unternehmen, die eine BI-Lösung anschaffen oder entwickeln möchten, sollten daher bereits im Voraus einen genauen Ziel- und Anforderungskatalog erstellen sowie konkrete Anwendungsszenarien festlegen. Auf dieser Grundlage kann eine geeignete Software ausgewählt oder entwickelt werden. Im Laufe der Zeit ergeben sich häufig neue Anwendungsfelder oder die Anforderungen an die Software ändern sich. Damit Ihre BI-Lösung auch zukünftig alle an sie gestellten Anforderungen erfüllt, sollten Sie ihre Leistung also regelmässig überprüfen sowie die Software gegebenenfalls an geänderte Anforderungen und Ziele anpassen.

6. Keine einheitlichen Begriffsdefinitionen

Oftmals kommt es zwischen verschiedenen Bereichen in einem Unternehmen auch zu Diskussionen um die Richtigkeit von unternehmensrelevanten Kennzahlen. Das kann daran liegen, dass einzelne Fachbereiche eine unterschiedliche Sicht oder eigene Definitionen der Kennzahlen haben. Wenn die Kennzahlen nicht genau definiert sind, kann es so zu Fehlinterpretationen oder Missverständnissen kommen. Zudem kann es dazu führen, dass Daten mit derselben Kennzahl aus unterschiedlichen Bereichen nicht vergleichbar sind.

Lösung: Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Anwender die gleiche Sprache sprechen und so Daten jederzeit richtig interpretiert werden können. Definieren Sie daher schon frühzeitig wichtige Kennzahlen oder Begriffe und kommunizieren Sie diese unternehmensweit. Achten Sie auch darauf, für das Reporting ausschliesslich diese einheitlichen Begriffe zu verwenden. Um sicher zu stellen, dass alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen die Kennzahlen richtig verstehen, können Sie Schulungen durchführen und beispielsweise ein Begriffsglossar erstellen, das allen Anwendern zur Verfügung gestellt wird. Es ist auch wichtig, die Definitionen von Kennzahlen und Begriffen regelmässig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie relevant und korrekt sind.

7. Überhastete Einführung

Für die Auswahl und Einführung einer neuen BI-Software sollten Unternehmen sich ausreichend Zeit nehmen. Dennoch möchten viele Unternehmen die zahlreichen Vorteile einer BI-Lösung möglichst sofort nutzen und planen daher nicht ausreichend Zeit ein, um den Ist-Zustand zu analysieren und Anforderungen zu erstellen, mögliche Lösungen zu recherchieren und zu testen sowie die Mitarbeitenden gründlich zu schulen. Dabei kann eine BI-Software nur dann wirklich gewinnbringend eingesetzt werden, wenn all diese Schritte sorgfältig durchgeführt wurden.

Lösung: Planen Sie ausreichend Zeit für die Auswahl und Einführung einer BI-Software ein und beachten Sie, dass es einige Zeit dauern wird, bis der Einsatz der Software erste Erfolge liefert. Ausserdem kann es helfen, die Software schrittweise einzuführen und sich zunächst nur auf die wichtigsten Abteilungen und Anforderungen zu beschränken.

Fazit

Eine BI-Lösung kann einem Unternehmen viele Vorteile bieten. Fehler bei der Anwendung können allerdings ihren Erfolg beeinträchtigen und sogar zu fehlerhaften Entscheidungen führen. Kennen Sie diese Fehler, können Sie allerdings bedacht handeln und sinnvolle Massnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden.

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