L'ABC della gestione dei progetti: H come HERMES

Progetti efficienti con HERMES – Lo standard di qualità svizzero

Che cos’è HERMES?

Le origini di HERMES risalgono agli anni ’70, quando l’amministrazione federale svizzera aveva bisogno di un metodo per gestire i propri progetti IT in modo sistematico ed efficace. L’Amministrazione federale ha quindi sviluppato HERMES per pianificare, realizzare e gestire i progetti, ottimizzando il metodo in particolare per i progetti informatici e amministrativi. HERMES si distingue per la sua struttura modulare e personalizzabile, che permette di applicare il metodo in modo flessibile a progetti di diverse dimensioni e tipologie. Grazie a definizioni chiare di fasi, ruoli, attività e risultati, HERMES garantisce che i progetti procedano in modo strutturato ed efficiente.
Ad esempio, HERMES ha svolto un ruolo fondamentale nella digitalizzazione dell’Amministrazione federale svizzera, nell’introduzione di un nuovo sistema ERP presso le FFS (Ferrovie Federali Svizzere), nonché nell’introduzione delle cartelle cliniche elettroniche (CCE) nel settore sanitario svizzero e in numerosi altri progetti in Svizzera.
Fin dalla prima versione, HERMES è stato continuamente sviluppato e adattato alle mutevoli esigenze del panorama progettuale. Questo continuo miglioramento, adeguamento e ampliamento rende HERMES uno dei metodi più affidabili e solidi nella gestione dei progetti, oggi utilizzato con successo non solo nella pubblica amministrazione, ma anche nel settore privato. La versione attuale, HERMES 2022, offre una metodologia completa e flessibile che integra sia gli approcci tradizionali che quelli agili alla gestione dei progetti.

Caratteristiche speciali di HERMES

• Destinatari: HERMES è pensato appositamente per le esigenze della pubblica amministrazione e per i progetti IT. Il metodo è però abbastanza flessibile da poter essere applicato anche in altri settori, per diversi tipi di progetti e di dimensioni.
• Flessibilità e adattabilità: la struttura modulare, con una vasta gamma di scenari e moduli, permette di adattare il metodo alle esigenze specifiche di un progetto e di ampliarlo. In questo modo, HERMES supporta sia gli approcci classici che quelli agili. Inoltre, vengono presi in considerazione aspetti quali la gestione dei rischi, la gestione delle parti interessate e la garanzia della qualità.
• Modello a fasi: HERMES si basa su una struttura chiara che suddivide i progetti in quattro fasi: inizializzazione, progettazione, realizzazione e implementazione. Ogni fase ha obiettivi, attività e risultati specifici che aiutano a gestire e monitorare in modo sistematico lo stato di avanzamento di un progetto.
• Ruoli e responsabilità: anche i ruoli ben definiti, come il committente, il responsabile di progetto e lo specialista, sono una parte importante di HERMES. Ogni ruolo ha compiti e responsabilità ben delineati, il che porta a una struttura chiara e a una precisa attribuzione delle responsabilità all’interno del team di progetto.
• Facilità d’uso e chiarezza: HERMES è concepito in modo da essere facile da capire e da applicare, anche per i responsabili di progetto che non hanno una grande esperienza nei metodi di gestione dei progetti. La struttura chiara, le istruzioni dettagliate e i componenti già pronti (ad es. moduli, documentazione, modelli e liste di controllo) facilitano l’implementazione e l’applicazione del metodo.

Organizzazione e struttura di HERMES

HERMES è un metodo di gestione dei progetti che si distingue per il suo approccio chiaramente strutturato e modulare. È composto da sei componenti che, insieme, offrono una struttura flessibile e personalizzabile:

1. scenari

I progetti all’interno di un’organizzazione possono variare notevolmente, ad esempio per quanto riguarda il contenuto o la complessità. Per questo HERMES offre diversi scenari che corrispondono a tipi di progetto tipici, ad esempio per lo sviluppo di servizi o prodotti, l’adattamento di servizi o prodotti già disponibili, lo sviluppo IT, l’adattamento IT e lo sviluppo organizzativo. Gli scenari includono tutti gli elementi metodologici rilevanti per il progetto. Chi li utilizza può scegliere lo scenario standard più adatto e pianificare il progetto partendo da quello. In alternativa, può adattare gli scenari alle esigenze della propria organizzazione o crearne di personalizzati.

2. fasi e tappe fondamentali

A prescindere dallo scenario, il modello a fasi di HERMES costituisce la base di tutti i progetti. Esso suddivide i progetti in quattro fasi successive che coprono l'intero ciclo di vita del progetto.

• Inizializzazione: il progetto inizia con la fase di inizializzazione, durante la quale vengono definiti gli obiettivi del progetto, chiarite le condizioni quadro e presa la decisione sull’approvazione del progetto.
• Progettazione: L’obiettivo della fase di progettazione è pianificare nei dettagli e preparare la realizzazione del progetto.
• Realizzazione: nella fase di realizzazione si mettono in atto i lavori pianificati e si producono i risultati del progetto.
• Implementazione: la fase di implementazione serve a passare alla nuova situazione, durante la quale i risultati del progetto vengono consegnati all’azienda e il progetto viene portato a termine.

All’inizio e alla fine di ogni fase ci sono delle tappe fondamentali, che variano a seconda dello scenario, come ad esempio l’incarico di avvio del progetto, l’approvazione del progetto, le approvazioni di fase o la chiusura del progetto. Sono punti di controllo importanti nel corso del progetto, in cui si verificano i progressi e il raggiungimento degli obiettivi. Sono quindi dei «quality gate», in cui si decide in merito ai risultati e alle azioni successive.

3. moduli

I moduli sono elementi standardizzati che coprono determinati aspetti della gestione dei progetti e comprendono attività, risultati e ruoli tematicamente correlati, ad esempio la direzione di progetto, la gestione della qualità o la gestione dei rischi. I moduli sono associati alle fasi e alle tappe fondamentali. Ogni modulo contiene istruzioni e modelli che facilitano l'esecuzione delle rispettive attività. Nello standard HERMES ci sono 12 moduli: controllo del progetto, avvio del progetto, basi del progetto, approvvigionamento, organizzazione, prodotto, sistema IT, test, organizzazione dell’implementazione, migrazione IT, gestione operativa IT, sicurezza delle informazioni e protezione dei dati. A seconda dello scenario scelto, si utilizzano alcuni o tutti questi moduli.

4. rotoli

HERMES definisce chiaramente i ruoli, le loro relazioni e le descrizioni dei compiti, nonché le responsabilità, le competenze e le capacità necessarie. L’organizzazione minima del progetto prevede i ruoli di committente, responsabile di progetto e specialista tecnico. A seconda del progetto, si possono aggiungere ruoli aggiuntivi come responsabile della qualità, responsabile della gestione dei rischi o responsabile dei test.

5. compiti

Le attività servono a produrre risultati. Per questo, per ogni attività c’è una descrizione che definisce la procedura e le azioni necessarie. Inoltre, a ogni attività viene assegnato un ruolo responsabile. Le attività tematicamente correlate vengono raggruppate in moduli e assegnate alle fasi del progetto. Secondo la metodologia HERMES si distinguono due tipi di attività: le attività decisionali, come ad esempio il collaudo del progetto o l’approvazione di una fase, e le altre attività che servono a realizzare il progetto, di cui lo standard HERMES ne definisce 50 diverse.

6. Risultati

I risultati sono il cuore di HERMES e possono essere molto vari. Si distinguono in 55 documenti e 22 stati. Per i documenti, HERMES mette a disposizione dei modelli da modificare durante le fasi del progetto. Gli stati, invece, sono i momenti in cui si raggiunge un risultato. Nel progetto, di solito corrispondono al raggiungimento di una pietra miliare. Oltre ai documenti e agli stati standard, però, si possono definire anche risultati specifici per l’azienda o per il progetto.

Vantaggi di HERMES

• HERMES è facile da capire e da usare. Il metodo offre istruzioni chiare e modelli che possono essere utilizzati anche da responsabili di progetto senza una grande esperienza.
• Il metodo fornisce una chiara struttura di progetto con fasi, attività e risultati definiti. Grazie alla sua struttura modulare, HERMES può essere adattato in modo semplice e flessibile alle esigenze specifiche dei diversi progetti.
• Una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità all'interno di un progetto promuove il lavoro di squadra e aiuta la comunicazione del progetto.
• HERMES attribuisce grande importanza anche alla gestione della qualità e del rischio, che aiuta a riconoscere i rischi in una fase iniziale e a garantire la qualità dei risultati del progetto.
• Il continuo sviluppo di HERMES garantisce che il metodo sia sempre aggiornato e che vengano integrate le migliori pratiche attuali.

Sfide di HERMES

• HERMES può essere troppo esteso e complesso, soprattutto per i progetti di piccole dimensioni, anche se il metodo può essere personalizzato in modo flessibile.
• La struttura chiara e le specifiche dettagliate possono anche far sì che ci si concentri più sul rispetto dei processi che sui risultati effettivi del progetto.
• Inoltre, adattare il metodo al progetto in questione può rivelarsi molto impegnativo. A volte, infatti, i team di progetto devono dedicare molto tempo alla selezione e all’adattamento dei moduli e degli scenari più adatti.
• Mentre HERMES è molto diffuso e riconosciuto in Svizzera, a livello internazionale questo metodo è meno diffuso rispetto, ad esempio, a PRINCE2. Quando si lavora in team di progetto internazionali che magari non hanno molta familiarità con HERMES, questo può rappresentare una sfida.

Conclusione

HERMES offre un metodo di gestione dei progetti strutturato, trasparente e flessibile, particolarmente adatto ai progetti informatici e amministrativi. Con fasi, ruoli e compiti ben definiti, HERMES aiuta i responsabili di progetto a gestire i progetti in modo efficiente e mirato. Il continuo sviluppo del metodo garantisce che sia sempre in linea con le esigenze attuali e le best practice, offrendo così una base affidabile per il successo dei progetti.

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