El ABC de la gestión de proyectos: H de HERMES

Proyectos eficientes con HERMES: el estándar de calidad suizo

¿Qué es HERMES?

Los orígenes de HERMES se remontan a la década de los 70, cuando la Administración Federal suiza necesitaba un método para gestionar sus proyectos de TI de forma sistemática y con éxito. La Administración Federal desarrolló entonces HERMES para planificar, ejecutar y controlar proyectos, y optimizó el método especialmente para proyectos de TI y administrativos. HERMES destaca por su estructura modular y adaptable, lo que permite aplicar el método de forma flexible a proyectos de distintos tamaños y tipos. Gracias a definiciones claras de las fases, funciones, actividades y resultados, HERMES garantiza que los proyectos se desarrollen de forma estructurada y eficiente.
Por ejemplo, HERMES desempeñó un papel fundamental en la digitalización de la Administración Federal suiza, en la implantación de un nuevo sistema ERP en los Ferrocarriles Federales Suizos (SBB), así como en la implantación de los expedientes electrónicos de pacientes (EPD) en el sistema sanitario suizo y en muchos otros proyectos en Suiza.
Desde su primera versión, HERMES se ha ido desarrollando continuamente y adaptando a las necesidades cambiantes del ámbito de los proyectos. Esta mejora, adaptación y ampliación constantes convierten a HERMES en uno de los métodos más fiables y sólidos de gestión de proyectos, que hoy en día se utiliza con éxito no solo en la administración pública, sino también en el sector privado. La versión actual, HERMES 2022, ofrece una metodología completa y flexible que integra tanto los enfoques tradicionales como los ágiles de la gestión de proyectos.

Características especiales de HERMES

• Público objetivo: HERMES está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de la administración pública y los proyectos de TI. Sin embargo, el método es lo suficientemente flexible como para aplicarse en otros sectores, en diferentes tipos de proyectos y de distintos tamaños.
• Flexibilidad y adaptabilidad: la estructura modular, con una gran variedad de escenarios y módulos, permite adaptar el método a los requisitos específicos de cada proyecto y ampliarlo. Así, HERMES es compatible tanto con los enfoques clásicos como con los ágiles. Además, se tienen en cuenta aspectos como la gestión de riesgos, la gestión de las partes interesadas y el control de calidad.
• Modelo por fases: HERMES se basa en una estructura clara que divide los proyectos en cuatro fases: inicialización, concepción, ejecución e implantación. Cada fase tiene objetivos, actividades y resultados específicos que ayudan a gestionar y supervisar de forma sistemática el avance de un proyecto.
• Funciones y responsabilidades: Las funciones bien definidas, como las del cliente, el director del proyecto y el especialista, también son una parte importante de HERMES. Cada función tiene tareas y responsabilidades bien delimitadas, lo que da lugar a una estructura clara y a una asignación precisa de responsabilidades dentro del equipo del proyecto.
• Fácil manejo y claridad: HERMES está diseñado para que sea fácil de entender y aplicar, incluso para los responsables de proyectos que no tengan mucha experiencia en métodos de gestión de proyectos. Su estructura clara, las instrucciones detalladas y los componentes ya preparados (por ejemplo, módulos, documentación, plantillas y listas de comprobación) facilitan la implementación y el uso del método.

Organización y estructura de HERMES

HERMES es un método de gestión de proyectos que destaca por su enfoque claramente estructurado y modular. Se compone de seis componentes que, en conjunto, ofrecen una estructura flexible y adaptable:

1. Escenarios

Los proyectos dentro de una organización pueden variar mucho, por ejemplo, en cuanto a su contenido o su complejidad. Por eso, HERMES ofrece distintos escenarios que se ajustan a los tipos de proyectos más habituales, como el desarrollo de servicios o productos, la adaptación de servicios o productos ya existentes, el desarrollo informático, la adaptación informática y el desarrollo organizativo. Los escenarios incluyen todos los elementos metodológicos relevantes para el proyecto. Los usuarios pueden elegir el escenario estándar que mejor se adapte a sus necesidades y planificar el proyecto basándose en él. También pueden adaptar los escenarios a las necesidades de su organización o crear escenarios propios.

2. fases e hitos

Sea cual sea el escenario, el modelo por fases de HERMES es la base de todos los proyectos. Divide los proyectos en cuatro fases sucesivas que abarcan todo el ciclo de vida del proyecto.

• Inicialización: El proyecto empieza con la fase de inicialización, en la que se definen los objetivos del proyecto, se aclaran las condiciones marco y se toma la decisión sobre la aprobación del proyecto.
• Concepto: El objetivo de la fase de concepto es planificar y preparar en detalle la ejecución del proyecto.
• Ejecución: En la fase de ejecución se llevan a cabo los trabajos previstos y se obtienen los resultados del proyecto.
• Puesta en marcha: La fase de puesta en marcha sirve para la transición al nuevo estado, en la que se entregan los resultados del proyecto al equipo operativo y se da por concluido el proyecto.

Al principio y al final de cada fase hay hitos que varían según el escenario, como por ejemplo la orden de inicio del proyecto, la aprobación del proyecto, las aprobaciones de fase o la finalización del proyecto. Son puntos de control importantes a lo largo del proyecto, en los que se comprueba el progreso y si se han alcanzado los objetivos. Por eso son «quality gates», en los que se decide sobre los resultados y los próximos pasos a seguir.

3. Módulos

Los módulos son elementos estandarizados que abarcan determinados aspectos de la gestión de proyectos e incluyen tareas, resultados y funciones relacionadas entre sí por su temática, como, por ejemplo, la dirección de proyectos, la gestión de la calidad o la gestión de riesgos. Los módulos están asignados a las fases y los hitos. Cada módulo incluye instrucciones y plantillas que facilitan la ejecución de las tareas correspondientes. En el estándar HERMES hay 12 módulos: control del proyecto, puesta en marcha del proyecto, fundamentos del proyecto, adquisición, organización, producto, sistema informático, pruebas, organización de la puesta en marcha, migración informática, operaciones informáticas, así como seguridad de la información y protección de datos. Dependiendo del escenario que elijas, se utilizan algunos de estos módulos o todos ellos.

4. rollos

HERMES define claramente los roles, las relaciones entre ellos y la descripción de sus tareas y responsabilidades, así como las competencias y habilidades necesarias. La organización mínima del proyecto incluye los roles de cliente, jefe de proyecto y especialista técnico. Dependiendo del proyecto, se pueden añadir roles adicionales, como responsable de calidad, responsable de riesgos o responsable de pruebas.

5. tareas

Las tareas sirven para conseguir resultados. Por eso, cada tarea tiene una descripción que establece el procedimiento y las actividades necesarias. Además, a cada tarea se le asigna un responsable. Las tareas relacionadas temáticamente se agrupan en módulos y se asignan a las fases del proyecto. Según la metodología HERMES, se distinguen dos tipos de tareas: las tareas de decisión, como por ejemplo la aceptación del proyecto o la aprobación de una fase, y el resto de tareas, que sirven para llevar a cabo el proyecto y de las que se definen 50 diferentes en el estándar HERMES.

6. resultados

Los resultados son el núcleo de HERMES y pueden ser muy variados. Se distinguen en 55 documentos y 22 estados. Para los documentos, HERMES ofrece plantillas que se van completando durante las fases del proyecto. Los estados, por su parte, son momentos en los que se ha alcanzado un resultado. En el proyecto, suelen corresponder a la consecución de un hito. Además de los documentos y estados estándar, también se pueden definir resultados específicos de la empresa o del proyecto.

Ventajas de HERMES

• HERMES es fácil de entender y de usar. El método ofrece instrucciones claras y plantillas que pueden utilizar incluso los jefes de proyecto que no tengan mucha experiencia.
• El método proporciona una estructura de proyecto clara, con fases, actividades y resultados definidos. Gracias a su estructura modular, HERMES puede adaptarse con facilidad y flexibilidad a los requisitos específicos de los distintos proyectos.
• Una definición clara de funciones y responsabilidades dentro de un proyecto fomenta el trabajo en equipo y ayuda a la comunicación del proyecto.
• HERMES también concede gran importancia a la gestión de la calidad y los riesgos, lo que ayuda a reconocer los riesgos en una fase temprana y a garantizar la calidad de los resultados del proyecto.
• El continuo perfeccionamiento de HERMES garantiza que el método esté siempre actualizado y que se integren las mejores prácticas actuales.

Desafíos de HERMES

• HERMES puede resultar demasiado extenso y complejo, sobre todo para proyectos pequeños, aunque el método se pueda personalizar con flexibilidad.
• La estructura clara y las especificaciones detalladas también pueden hacer que la atención se centre más en el cumplimiento de los procesos que en los resultados reales del proyecto.
• Además, adaptar el método a cada proyecto puede suponer mucho trabajo. Por eso, es posible que los equipos de proyecto tengan que dedicar mucho tiempo a seleccionar y adaptar los módulos y escenarios adecuados.
• Aunque HERMES está muy extendido y es muy reconocido en Suiza, este método no es tan habitual a nivel internacional como, por ejemplo, PRINCE2. Esto puede suponer un reto a la hora de colaborar con equipos de proyecto internacionales que quizá no estén tan familiarizados con HERMES.

Conclusión

HERMES ofrece un método de gestión de proyectos estructurado, transparente y adaptable, especialmente indicado para proyectos de TI y de administración. Con fases, funciones y tareas claramente definidas, HERMES ayuda a los responsables de proyectos a gestionarlos de forma eficiente y orientada a los objetivos. El desarrollo continuo del método garantiza que se ajuste a los requisitos actuales y a las mejores prácticas, ofreciendo así una base fiable para el éxito de los proyectos.

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