Tapa yrityksesi

Miksi joskus auttaa boikotoida omaa projektia?

Mikä on takana Kill Your Company

"Kill Your Company" on luova tekniikka, joka toimii kohdennetulla näkökulman muutoksella. Kysymys ei ole siitä, miten hanke voidaan toteuttaa menestyksekkäästi, vaan siitä, miten se voidaan saada epäonnistumaan. Nimessä oleva sana "kill" tarkoittaa yrityksen tai hankkeen boikotoimista, kunnes se epäonnistuu. Menetelmässä on siis kyse siitä, että kerätään leikkimielisesti tuhoisat ideat, jotka voivat vaarantaa hankkeen onnistuneen toteuttamisen. Ideat voivat vaihdella banaaleista virheistä ("Viestimme liian myöhään sidosryhmille") absurdeihin skenaarioihin ("Koko projektiryhmämme peruuntuu samaan aikaan").
Mikä kuulostaa synkältä, siitä on selvää hyötyä: Tämä hellittämättömän negatiivinen ajattelutapa tuo esiin heikkouksia, jotka muuten jäisivät usein piiloon. Tuhoisat ajatukset voidaan sitten muuttaa konkreettisiksi suojatoimenpiteiksi.

Miksi tuhoava ajattelu on hedelmällistä projektinhallinnassa?

Kill Your Company pakottaa tiimit tarkastelemaan asiaa rehellisesti. Se on sen arvoista:

• Radikaali näkökulman muutos: menestysoptimismin ja toiveajattelun sijasta keskitytään realistiseen analyysiin. Tämä auttaa paljastamaan projektinhallinnan sokeat kohdat. Näin hankeideoita voidaan täydentää, strategioita täydentää, prosesseja tarkistaa ja heikkoja kohtia tai riskejä analysoida.
• Luovuus rutiinin sijaan: Kun kaikki on sallittua, jopa kaikkein absurdein ajatus, syntyy epätavallisia ajatuksia, jotka avaavat uusia ratkaisuja. Kaiken lisäksi juuri absurdit ideat tuovat tiimiin hauskuutta ja motivaatiota.
• Vastuullisuus ja tiimin vahvuus: Kun olet aktiivisesti pohtinut, miten voisit boikotoida omaa projektiasi, ajattelet automaattisesti enemmän ennaltaehkäisyä ja vakautta. Tämä edistää henkilökohtaista vastuuta ja riskitietoisuutta.
• Helppo ymmärtää: Menetelmä on intuitiivisesti ymmärrettävä, sitä voidaan käyttää välittömästi ja se tuottaa erittäin nopeasti tuloksia.

Näin Kill Your Company -työpaja toimii.

Kill Your Company -työpaja on mutkaton mutta tehokkaasti jäsennelty:

1. Tuhoamisvaihe: Aiheen ja menetelmän selittämisen jälkeen osallistujat keräävät pienissä, enintään viiden hengen ryhmissä ideoita siitä, miten hanke, ohjelma tai jopa organisaatio voitaisiin saada epäonnistumaan. Kaikki ideat ovat sallittuja, eikä niitä vielä arvioida. Ryhmän jäsenet saavat siis hyödyntää luovuuttaan täysimääräisesti.
2. Analyysi: Ideat lajitellaan, yleensä kaksiulotteiseen matriisiin. Valitse akselien nimitykset, jotka vastaavat analysoitavaa aihetta. Näitä voivat olla esimerkiksi vaikutus ja esiintymistodennäköisyys. Näin luodaan selkeä kuva siitä, mitkä riskit ovat erityisen kriittisiä, koska niillä on suurin tuhopotentiaali.
3. Positiivinen käänne: Nyt jokainen tuhoisa ajatus muunnetaan rakentavaksi toimenpiteeksi. Osallistujat pohtivat, miten ongelma voidaan ehkäistä, miten sen vaikutuksia voidaan vähentää, miten sen perusta voidaan poistaa tai ainakin miten sen todennäköisyyttä voidaan vähentää. Ryhmä aloittaa niistä ideoista, jotka on priorisoitu korkeimmalle eli joilla on suurin vaikutus ja todennäköisyys. Tämän aivoriihen tulokset kirjataan ylös suoraan ideoiden yhteydessä.
4. Integrointi: Kehitetyt toimenpiteet sisällytetään riskienhallintaan, hankesuunnitelmaan tai saatuihin kokemuksiin.

Esimerkki käytännöstä

Projektiryhmä suunnittelee uuden projektinhallintaohjelmiston käyttöönottoa. Työpajan kysymys on: Miten voisimme saada tämän projektin epäonnistumaan?
Mahdollisia vastauksia ovat esimerkiksi:

• Saamme käyttäjät mukaan liian myöhään.
• Emme kouluta joukkuetta riittävästi.
• Aliarvioimme integraatioponnistukset.
• Emme ole asettaneet selkeää vastuuta käyttöönotosta.

Seuraavassa käänteisvaiheessa kehitetään konkreettisia toimenpiteitä: Varhainen käyttäjäpalaute, jäsennellyt koulutussuunnitelmat, teknisen toteutettavuuden analyysit ja selkeä roolijako.

Tuloksena on vakaa projektisuunnitelma, joka toimii paitsi paperilla myös käytännössä.

Menetelmän rajat

Vaikka lähestymistapa on tehokas, Kill Your Company -menetelmällä on myös sudenkuoppansa:

• Negatiivinen kierre: Jos rakentavaan vaiheeseen ei siirry, tunnelma voi muuttua, mikä voi johtaa tiimin jäsenten demotivoitumiseen.
• Moderoinnin vaatimukset: Työpaja tarvitsee vahvan vetäjän, joka ohjaa ryhmää kaikissa vaiheissa.
• Aikaa vievä: Rehellinen riskianalyysi vie aikaa ja vaatii tiimin sitoutumista. Tämä voi aluksi tuntua pelottavalta. Tee siis itsellesi ja tiimillesi selväksi, että tämä aika on hyvin käytetty ja että pitkä työpaja säästää silti enemmän aikaa kuin jos hanke todella epäonnistuu.

Päätelmä

Kill Your Company kuulostaa provokatiiviselta, mutta se on lopulta työkalu, jonka avulla projektit saadaan kypsemmiksi. Sillä ne, jotka uskaltavat tarkastella omia prosessejaan, rakenteitaan ja oletuksiaan, saavat arvokasta tietoa omien hankkeidensa heikoista kohdista ja riskeistä ja voivat näin estää hankkeiden epäonnistumisen.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta: