Projektinhallinnan ABC: S for Six Sigma

Six Sigma menestystekijänä: Miten yritykset lisäävät hankkeidensa suorituskykyä?

Mikä on Six Sigma?

Six Sigma on metodologinen lähestymistapa, jolla pyritään parantamaan prosesseja järjestelmällisesti tunnistamalla ja poistamalla virheitä ja parantamalla siten laatua ja tehokkuutta. Alun perin Motorolan 1980-luvulla kehittämä Six Sigma perustuu tilastollisiin menetelmiin ja data-analyysiin, joilla pyritään minimoimaan prosessien vaihtelu ja saavuttamaan johdonmukaisia tuloksia. Nimi ”Six Sigma” on johdettu tilastollisesta käsitteestä, jonka tavoitteena on, että virheiden määrä on enintään 3,4 virhettä miljoonaa mahdollisuutta kohti. Six Sigma käyttää pohjimmiltaan DMAIC-sykliä (Define, Measure, Analyse, Improve, Control), jonka avulla voidaan saavuttaa jatkuvia parannuksia olemassa oleviin prosesseihin ja siten lisätä merkittävästi yritysten suorituskykyä.

Six Sigman rooli projektinhallinnassa

Six Sigmaa voidaan käyttää sekä menetelmänä eri hankkeissa että itsenäisenä hankkeena. Projektin sisällä Six Sigma toimii prosessien parantamisen välineenä, toisin sanoen menetelmä auttaa optimoimaan laadunvarmistusta, vähentämään virheitä ja lisäämään tehokkuutta, jotta projekti sujuisi sujuvammin. Six Sigmaa voidaan siis soveltaa mihin tahansa hankkeeseen. Yleisimmin kuulee kuitenkin, että Six Sigma toteutetaan itsenäisenä projektina. Tällöin projektin tarkoituksena on parantaa tiettyä prosessia tai ratkaista tietty ongelma yrityksessä. Tällaisissa hankkeissa Six Sigma on keskeinen lähestymistapa ja tavoite, ne ovat usein vahvasti tietolähtöisiä ja keskittyvät mitattaviin parannuksiin. Molemmat lähestymistavat ovat mahdollisia ja hyödyllisiä riippuen siitä, keskitytäänkö olemassa olevan hankkeen tietyn näkökohdan optimointiin vai pyritäänkö koko hankkeessa soveltamaan Six Sigmaa prosessien parantamiseen.

Six Sigman sovellusalueet

1. Prosessin optimointi

• Menetelmän ydin: Six Sigman tavoitteena on optimoida prosesseja järjestelmällisen analyysin ja sitä seuraavien parannusten avulla. Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa sitä, että projektit sujuvat tehokkaammin tunnistamalla ja poistamalla prosessin heikot kohdat.
• Virheiden vähentäminen: Soveltamalla tilastollisia menetelmiä Six Sigma auttaa tunnistamaan ja poistamaan virhelähteet hankeprosessista. Tämä johtaa virheiden ja jälkitöiden määrän vähenemiseen, mikä voi lyhentää hankkeen läpimenoaikaa ja vähentää kustannuksia.

2. Riskienhallinta

• Ennustettavuus ja valvonta: Six Sigma perustuu tarkkoihin data-analyyseihin, joiden avulla voidaan ennustaa virheiden todennäköisyys ja puuttua niihin varhaisessa vaiheessa. Tällä ennakoivalla valvonnalla minimoidaan riskit, jotka voivat vaarantaa hankkeen onnistumisen.
• Ennakoiva hallinta: Six Sigman järjestelmällisen soveltamisen avulla mahdolliset riskit voidaan tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa ja ottaa käyttöön asianmukaiset riskien minimointitoimenpiteet.

3. Tehokkuuden lisääminen

• Resurssien käyttö: Hankkeissa on usein pulaa resursseista, olipa kyse sitten ajasta, rahasta tai henkilöstöstä. Six Sigman avulla niitä voidaan hyödyntää paremmin. Kun tarpeettomat prosessivaiheet poistetaan ja tehokkuutta parannetaan, hankkeet voidaan saattaa päätökseen nopeammin ja myös vähemmillä resursseilla.
• Standardointi: Six Sigman soveltaminen edistää standardoitujen, toistettavien ja skaalautuvien prosessien kehittämistä. Tämä on erityisen tärkeää suuremmissa hankkeissa tai ohjelmissa, joissa johdonmukaisuus on ratkaisevan tärkeää.

4. Laadunhallinta

• Keskity asiakkaan vaatimuksiin: Six Sigma painottaa voimakkaasti asiakkaiden vaatimusten täyttämistä. Jos menetelmää sovelletaan hankkeissa, niiden tavoitteena on tuottaa tuloksia, jotka täyttävät tai ylittävät sidosryhmien odotukset.
• Laadunvalvonta: Six Sigma -tekniikoita, kuten tilastollista prosessinvalvontaa, käytetään työn tai tulosten laadun seurantaan koko projektin ajan. Näin poikkeamat laatutavoitteista voidaan tunnistaa ja korjata varhaisessa vaiheessa.

5. Tietoon perustuva päätöksenteko

• Tietojen analysointi perustana: Tietojen käyttö päätöksenteossa on myös Six Sigman keskiössä. Projektinhallinnassa tämä auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä, jotka perustuvat tosiasioihin oletusten sijaan.
• Mitattavat tulokset: Samalla Six Sigma auttaa osoittamaan projektin parannusten onnistumisen selkeiden, mitattavissa olevien tunnuslukujen avulla. Tämä luo avoimuutta ja jäljitettävyyttä kaikille osapuolille.

6. Jatkuva parantaminen

• DMAIC-sykli: Six Sigman DMAIC-sykli on jäsennelty lähestymistapa prosessien jatkuvaan parantamiseen. Jos tätä prosessia sovelletaan, ei ainoastaan tulosta vaan myös itse prosessia voidaan tarkastella ja optimoida projektin päättymisen jälkeen.
• Oppimiskulttuuri: Six Sigma edistää myös jatkuvan oppimisen ja parantamisen kulttuuria, joka voi johtaa pitkällä aikavälillä kestävään parempaan projektitulokseen.

Six Sigman ja muiden projektinhallintamenetelmien yhdistäminen

Six Sigman ja muiden projektinhallintamenetelmien yhdistäminen voi luoda huomattavaa synergiaa, jos eri lähestymistapojen vahvuudet yhdistetään. Esimerkiksi Six Sigma on vahvasti tieto- ja prosessikeskeinen ja enemmänkin klassinen projektinhallintamenetelmä. Muissa projektinhallintamenetelmissä keskitytään eri näkökohtiin, kuten ketteryyteen, sidosryhmäviestintään tai strukturoituun projektisuunnitteluun. Six Sigma voidaan siis integroida eri tavoin:

1. Six Sigma ja ketterät menetelmät

• Täydentävät vahvuudet: Ketterät menetelmät, kuten Scrum tai Kanban, korostavat joustavuutta, nopeaa iterointia ja sopeutumista muuttuviin vaatimuksiin. Six Sigma taas keskittyy prosessien vakauteen ja laadunvalvontaan. Molempien lähestymistapojen yhdistelmä mahdollistaa projektien iteratiivisen ja joustavan hallinnan ja samalla prosessien laadun ja tehokkuuden varmistamisen Six Sigman avulla.
• Soveltaminen käytännössä: Käytännön esimerkki on Six Sigman sisällyttäminen Scrum-sprintteihin. Vaikka sprintit mahdollistavat lyhyen aikavälin tavoitteet ja mukautukset, Six Sigmaa voidaan käyttää prosessien jatkuvaan analysointiin ja parantamiseen. Jokaisen sprintin jälkeen prosessi voidaan optimoida DMAIC-syklin avulla virheiden vähentämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi.

2. Six Sigma ja PRINCE2:n kehittäminen

• Rakenne ja prosessien optimointi: PRINCE2 on strukturoitu projektinhallintamenetelmä, joka perustuu selkeään projektiorganisaatioon ja yksityiskohtaisiin suunnitelmiin. Six Sigmaa voidaan käyttää PRINCE2-hankkeissa tehokkuuden ja laadun parantamiseen määriteltyjen rakenteiden puitteissa.
• Integroitu sovellus: PRINCE2-hankkeessa Six Sigma voidaan integroida laadunhallintaosioon. Kun PRINCE2 varmistaa, että hanke on hyvin jäsennelty ja valvottu, Six Sigmaa käytetään analysoimaan ja parantamaan työn varsinaista toteuttamista esimerkiksi optimoimalla osaprosesseja tai vähentämällä poikkeamia.

3. Six Sigma ja PMBOK

• Täydellinen kehys, jossa keskitytään laatuun: PMBOK-opas (Project Management Body of Knowledge) tarjoaa kattavan kehyksen projektinhallinnalle, joka kattaa kaikki näkökohdat projektin käynnistämisestä sen loppuun saattamiseen. Six Sigmaa voidaan käyttää erityisesti laadunhallinnan ja riskienhallinnan aloilla prosessien suorituskyvyn optimoimiseksi.
• Yhdistetty sovellus: PMBOK-oppaassa keskitytään vahvasti laadun suunnitteluun, varmistamiseen ja valvontaan. Six Sigmaa voidaan käyttää näiden prosessien tukena. Esimerkiksi DMAIC-menetelmää voidaan käyttää projektin toteutusvaiheessa prosessin laadun jatkuvaan seurantaan ja parantamiseen.

4. Six Sigma ja lean management

• Yhteinen keskittyminen tehokkuuteen: Lean-johtamisella pyritään vähentämään hukkaa prosesseissa ja maksimoimaan arvon luominen. Six Sigma voi näin ollen täydentää lean-hallintaa mahdollistamalla syvällisemmän analyysin ja keskittymällä prosessien vaihtelevuuden vähentämiseen.
• Lean Six Sigma: Tämä yhdistelmä on niin tehokas, että sitä pidetään usein omana menetelmänään. Lean Six Sigmassa yhdistyvät Leanin nopeus ja tehokkuus sekä Six Sigman tarkkuus ja laatukeskeisyys. Tämä hybridimenetelmä on erityisen suosittu teollisuudessa, mutta myös palvelualoilla, joilla sekä tehokkuus että laatu ovat ratkaisevia.

5. Six Sigma ja vesiputous

• Prosessinohjaus peräkkäisissä hankkeissa: Vesiputousmenetelmä, joka tunnetaan myös nimellä vesiputousmalli, on peräkkäinen projektinhallintamalli, jossa kukin vaihe suoritetaan vuorollaan. Six Sigmaa voidaan käyttää vesiputousprosessin jokaisessa vaiheessa sen varmistamiseksi, että vaiheiden väliset siirtymät ovat sujuvia ja laatu pysyy jatkuvasti korkeana.
• Siirtymien optimointi: Yksi esimerkki on Six Sigman soveltaminen vesiputoushankkeen testaus- ja validointivaiheessa. Tällöin Six Sigmaa voidaan käyttää testausprosessien analysointiin ja parantamiseen, jotta virheet havaitaan ja korjataan varhaisessa vaiheessa ennen tuotteen luovuttamista asiakkaalle.

6. Six Sigma ja projektisalkunhallinta (PPM)

• Priorisointi ja resurssien kohdentaminen: Osana projektisalkun hallintaa Six Sigma auttaa priorisoimaan hankkeet, jotka tuovat yritykselle suurimman hyödyn keskittymällä prosessien parantamiseen ja laadunvarmistukseen.
• Parempi päätöksenteko: Esimerkiksi mitkä hankkeet tuovat eniten lisäarvoa ja mitkä resurssit tulisi kohdentaa optimaalisesti.

Yhteenveto

Six Sigma on paljon muutakin kuin pelkkä prosessien optimointimenetelmä – se on kokonaisvaltainen lähestymistapa, jolla voidaan merkittävästi lisätä tehokkuutta, laatua ja asiakastyytyväisyyttä hankkeissa. Integroimalla Six Sigman projektinhallintaan yritykset voivat paitsi parantaa prosesseja ja minimoida riskejä myös saavuttaa mitattavia tuloksia, jotka edistävät pysyvästi yrityksen menestystä. Six Sigma tarjoaa monenlaisia sovellusmahdollisuuksia, ja se voidaan yhdistää erilaisiin projektinhallintamenetelmiin, olipa kyseessä sitten itsenäinen hanke tai olemassa olevien hankkeiden tukimenetelmä.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!