Data-analytiikan ja laadun synergia

Miten BI ja Six Sigma muuttavat yrityksiä?

Six Sigman perusteet

Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence) käsittää tietojen analysoinnin ja tulkinnan perusteltujen päätösten tekemiseksi. Yksityiskohtainen selostus siitä, mitä Business Intelligence on, löytyy tästä blogikirjoituksesta.
Six Sigma on puolestaan järjestelmällinen menetelmä prosessien parantamiseen ja laadunhallintaan, jonka tavoitteena on vähentää virheiden määrää liiketoimintaprosesseissa ja parantaa tuotteiden tai palvelujen laatua. Nimi Six Sigma on peräisin tilastollisesta laadunvalvonnasta ja viittaa prosessin kypsyystasoon, Sigma-tasoon, joka ilmaisee virheettömien tuotteiden prosenttiosuuden. Six Sigma -prosessissa tilastollisesti 99,99966 prosenttia miljoonasta tuloksesta tulisi olla virheettömiä – tai toisin sanoen: miljoonasta mahdollisesta virheestä saa esiintyä enintään 3,4 virhettä. Six Sigman taustalla oleva perusajatus on, että asiakkaat odottavat toimittajilta virheettömästi toimivia tuotteita sekä nopeaa ja luotettavaa palvelua. Tarjoajien tulisi siis periaatteessa varmistaa 100-prosenttinen laatu. Koska virheitä voi kuitenkin aina esiintyä, 100 prosenttia on ihanne, johon Six Sigma -menetelmillä pyritään.

Six Sigman ydinprosessi

Six Sigman tarkoituksena ei ole löytää ja karsia virheellisiä tuotteita, vaan pikemminkin selvittää virheiden syyt ja poistaa ne pysyvästi. Tätä varten menetelmä keskittyy yrityksen prosesseihin, toimintatapoihin tai toimintoihin, jotta niitä voidaan ymmärtää ja parantaa jatkuvasti. Riippumatta siitä, kuinka hyviä prosessit jo ovat, Six Sigma lähtee siitä, että prosesseja voidaan aina parantaa tehokkuuden lisäämiseksi, kustannusten alentamiseksi tai laadun parantamiseksi.
Six Sigman perustana on DMAIC-menetelmä, joka koostuu viidestä keskeisestä prosessivaiheesta, jotka käydään läpi jokaisessa Six Sigma -projektissa ja jotka muodostavat systemaattisen kehyksen ongelmien määrittelemiseksi, tietojen keräämiseksi, syiden analysoimiseksi, ratkaisujen toteuttamiseksi ja tulosten seurannaksi. Termi tarkoittaa siis:

1. Määrittele: Tässä vaiheessa asetetaan tavoitteet ja määritellään asiakkaan vaatimukset. Tämän perusteella määritetään mittausparametrit ja luodaan selkeä käsitys nykyisestä prosessista.
2. Mittaa: Mittausvaiheessa kerätään tietoja ja analysoidaan prosessin nykyinen tehokkuus. Tähän käytetään yleensä tilastollisia menetelmiä.
3. Analysoi: Analysointivaiheessa tunnistetaan prosessin virheiden tai tehottomuuden syyt. Tähän tehtävään käytetään esimerkiksi syy-seuraus-kaavioita tai vikapuuanalyysejä. Tulosten perusteella asetetaan prioriteetit mahdollisille parannuksille.
4. Parannus: Seuraavassa parannusvaiheessa otetaan käyttöön määritellyt optimoinnit. Tämä tarkoittaa, että prosessit suunnitellaan uudelleen, työnkulkuja mukautetaan ja laadunvalvontatoimenpiteitä otetaan käyttöön tässä vaiheessa.
5. Valvonta: Valvontavaiheen tarkoituksena on varmistaa, että parannukset pysyvät kunnossa ajan mittaan ja tuottavat toivottuja tuloksia. Tämän vuoksi optimointeja seurataan prosessin laadun jatkuvan varmistamisen varmistamiseksi.

Six Sigman ja liiketoimintatiedon yhdistelmä

Koska Six Sigma -prosessi perustuu tiettyjen indikaattorien mittaamiseen, analysointiin ja seurantaan, on selvää, että BI-ohjelmistoja voidaan käyttää saumattomasti tässä tarkoituksessa. Business Intelligencea voidaan käyttää keskeisten suorituskykyindikaattoreiden reaaliaikaiseen seurantaan, jotta Six Sigma -projektien edistymistä voidaan seurata, vaikeudet tunnistaa ja niihin voidaan puuttua ajoissa. BI-ohjelmistoja voidaan käyttää myös yrityksen tietojen analysointiin sellaisten mallien tai suuntausten tunnistamiseksi, jotka viittaavat tehottomiin prosesseihin tai laatuongelmiin. Tämän jälkeen voidaan soveltaa Six Sigma -menetelmiä näiden ongelmien ymmärtämiseksi, määrittelemiseksi ja ratkaisemiseksi. BI:tä voidaan käyttää myös liiketoimintaprosesseihin liittyvien riskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden toteuttamiseen. Historiatietoja analysoimalla voidaan kehittää ennusteita, joiden avulla voidaan ennustaa mahdollisia virheitä tai laatuongelmia ennen niiden syntymistä ja suunnitella asianmukaisia vastatoimia. BI:tä voidaan käyttää myös toimitusketjujen seurantaan, pullonkaulojen tunnistamiseen ja resurssien optimaalisen käytön suunnitteluun. Six Sigma -menetelmillä, kuten prosessien optimoinnilla ja variaatioiden vähentämisellä, voidaan tällöin parantaa toimitusketjun tehokkuutta ja siten varmistaa tuotteiden tai palvelujen laatu.

BI:tä voidaan kuitenkin käyttää Six Sigma -prosessien lisäksi myös parantamaan business intelligence -ratkaisuja esimerkiksi käyttämällä erilaisia Six Sigma -prosesseja, kuten DMAIC-menetelmää, BI-järjestelmien tietojen laadun parantamiseksi. Tällainen prosessi voisi näyttää seuraavalta:

• Määrittele: Six Sigma -menetelmien avulla määritellään selkeät ja mitattavissa olevat vaatimukset datan laadulle. Tämä sisältää esimerkiksi tietojen tarkkuutta, täydellisyyttä, johdonmukaisuutta, ajantasaisuutta ja luotettavuutta koskevat kriteerit.
• Mittaa: Soveltamalla tilastollisia menetelmiä ja mittareita yritykset voivat mitata tietojensa laatua. Tämä voi koskea esimerkiksi sitä, kuinka usein tiedot ovat virheellisiä, kuinka nopeasti virheet korjataan ja kuinka hyvin tiedot vastaavat käyttäjien vaatimuksia.
• Analyysi: Käyttämällä Six Sigma -työkaluja, kuten syy-seuraus-kaavioita ja vikapuuanalyysiä, yritykset voivat tunnistaa ja ymmärtää tietovirheiden syyt. Tämä voi auttaa paljastamaan järjestelmällisiä ongelmia, jotka johtavat tietojen laatuongelmiin.
• Parannus: Perimmäisten syiden analyysin tulosten perusteella yritykset voivat tehdä muutoksia korjatakseen datavirheet ja estääkseen uusien virheiden syntymisen. Tähän voi sisältyä tietojen syöttöprosessien tarkistaminen, validointisääntöjen parantaminen tai työntekijöiden kouluttaminen.
• Valvonta: Six Sigma tarjoaa menetelmiä, joilla tietojen laatua voidaan seurata ja valvoa ajan mittaan. Tähän voi kuulua valvontaprosessien toteuttaminen, säännölliset tarkastukset ja hälytysjärjestelmien perustaminen, jotta mahdollisiin tiedon laatuun liittyviin ongelmiin voidaan reagoida varhaisessa vaiheessa.

Päätelmä

Six Sigma -menetelmien ja business intelligence -ohjelmistojen yhdistelmä auttaa siis tekemään tarkempia päätöksiä Six Sigma -prosesseissa ja siten optimoimaan prosesseja. BI-työkalut edistävät myös prosessien seurantaa ja valvontaa sekä jatkuvaa kehittämistä. Samalla Six Sigma -menetelmien soveltaminen voi parantaa BI-ohjelmistossa arvioitavan tiedon laatua.

Tärkeimmät synergiaedut syntyvät kuitenkin siitä, että liiketoimintatiedon hallintaohjelmiston avulla Six Sigma -projekteissa voidaan tehdä ennusteita tulevista prosessivirheistä tai -poikkeamista. Tällä tavoin prosesseja voidaan mukauttaa ennaltaehkäisevästi, kun taas ilman BI-työkaluja prosesseja voidaan analysoida vain jälkikäteen.
Business Intelligence -ohjelmisto myPARM BI^act integroituu saumattomasti Six Sigma -prosesseihinne ja helpottaa siten olennaisten tietojen tai suorituskykyindikaattoreiden arviointia sekä päätöksentekoa. Lisäksi myPARM BI:ssä voitte^act -ohjelmistossa voit välittömästi muuttaa oivalluksesi toimiksi ja ohjata sekä valvoa niitä samassa järjestelmässä. Näin Six Sigma -projektisi toteutetaan tehokkaasti ja menestyksekkäästi.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!