Projektinhallinnan periaatteet: Saint-Exupéry

Keskity olennaiseen ja hoida projektit optimaalisesti

Mistä tämä lainaus on peräisin?

Lainaus ”Täydellisyys ei saavuteta silloin, kun ei ole enää mitään lisättävää, vaan silloin, kun ei voi enää jättää mitään pois” on peräisin Antoine de Saint-Exupéryltä, ranskalaiselta kirjailijalta, joka tunnetaan erityisesti kuuluisasta lastenkirjastaan ”Pikku prinssi”. Tämä lainaus on peräisin hänen teoksestaan "Terre des hommes" (suom. "Ihmisten maa"). Saint-Exupéry ei ole jättänyt tarkkoja merkintöjä siitä, missä yhteydessä lainaus syntyi, mutta se on tärkeä lainaus, jota käytetään usein täydellisyyttä ja optimointia käsittelevissä yhteyksissä.

Miten tämä lainaus auttaa projektinhallinnassa?

Mitä suurempi yritys on, sitä monimutkaisemmaksi se muuttuu. Tämä voi johtaa siihen, että rakenteet, prosessit, projektit, tuotteet ja palvelut muuttuvat tarpeettoman kalliiksi ja monimutkaisiksi. Syynä on usein pyrkimys täydellisyyteen, jolloin keskittyminen olennaiseen jää sivuun ja rakenteita, prosesseja tai tuotetoimintoja lisätään yhä enemmän. Monet ihmiset toimivat siis mottonaan ”Enemmän on parempi”. Saint-Exupéryn lainaus muistuttaa siksi keskittymään olennaiseen.
Näin Saint-Exupéryn lainaus voi projektinhallinnassa auttaa keskittymään yksinkertaisuuteen ja tehokkuuteen. Se tekee selväksi, että täydellisyys ei tarkoita mahdollisimman monien toimintojen tai yksityiskohtien lisäämistä, vaan tärkeimpien elementtien säilyttämistä ja epäolennaisten pois jättämistä ajan, resurssien ja rahan säästämiseksi. Tämä edellyttää projektin eri osa-alueiden selkeää pohdintaa ja priorisointia. Projektipäällikön on siis päätettävä, mitkä toiminnot ja yksityiskohdat ovat todella tärkeitä ja mitkä eivät, jotta projekti voidaan supistaa olennaiseen ja lisätä menestymismahdollisuuksia.
On myös tärkeää huomata, että tätä lähestymistapaa tulisi noudattaa paitsi projektin suunnittelu- ja kehitysvaiheiden aikana myös toteutus- ja jälkikäsittelyvaiheissa, jotta voidaan varmistaa, että projekti pysyy oikealla tiellä ja että se toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti.
Esimerkkejä siitä, miten tätä ajattelutapaa voidaan soveltaa projektinhallinnassa, ovat esimerkiksi Minimum Viable Product (MVP) tai Lean-projektinhallinta.

Mikä on MVP?

Minimum Viable Product (MVP) mahdollistaa tuotteen yksinkertaisen version kehittämisen ja testaamisen ennen uusien toimintojen ja yksityiskohtien lisäämistä. Minimum Viable Product sisältää vain tärkeimmät toiminnot, joita tarvitaan tuotteen menestyksekkääseen markkinoille tuomiseen. Näin projektin painopiste pysyy tärkeimmissä näkökohdissa. Muita MVP:n etuja ovat:

• Tuote voidaan tuoda markkinoille nopeammin, koska kaikkia toimintoja ja yksityiskohtia ei välttämättä tarvitse kehittää alusta alkaen, vaan voidaan keskittyä tärkeimpiin seikkoihin.
• Potentiaalisilta asiakkailta voidaan kerätä nopeasti palautetta, minkä ansiosta kehitystyötä voidaan paremmin mukauttaa asiakkaiden tarpeisiin.
• MVP vähentää riskejä, sillä sen avulla voidaan nopeasti selvittää, menestyykö tuote markkinoilla, ennen kuin sen kehittämiseen investoidaan liikaa aikaa ja resursseja.
• Se mahdollistaa tuotteen kehittämisen jakamisen pienempiin vaiheisiin, mikä voi helpottaa projektin suunnittelua ja toteuttamista.

Jotta voit soveltaa MVP-menetelmää, sinun on ensin ymmärrettävä selvästi, mitkä tuotteesi toiminnot ja yksityiskohdat ovat ratkaisevia menestyksen kannalta. Sen jälkeen voit aloittaa yksinkertaisen tuoteversion kehittämisen, joka sisältää nämä tärkeät toiminnot, ja toimittaa sen varhaiskäyttäjien ryhmälle. Varhaiskäyttäjiltä saatavaa palautetta voidaan hyödyntää tuotteen mukauttamisessa ja jatkokehittämisessä. On tärkeää ottaa käyttäjien palautetta jatkuvasti huomioon, jotta tuotetta parannetaan jatkuvasti ja se vastaa markkinoiden tarpeita ja odotuksia.

Mitä on Lean-projektinhallinta?

Lean-projektinhallinta on lähestymistapa, joka keskittyy prosessien optimointiin ja tuhlauksen poistamiseen projektien tehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Lähestymistapa perustuu lean-johtamisen periaatteisiin, jotka kehitettiin alun perin autoteollisuudessa ja jotka keskittyvät arvon luomiseen asiakkaalle tuhlauksen vähentämisen kautta.
Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa, että keskitytään projektin tärkeimpiin näkökohtiin ja jätetään pois kaikki tarpeeton, jotta säästetään aikaa, resursseja ja rahaa. Tavoitteena on optimoida prosessit ja varmistaa projektin laatu keräämällä nopeasti palautetta asiakkailta ja tiimin jäseniltä, jotta muutoksia voidaan tehdä tarvittaessa. Lean-projektinhallintaa voidaan soveltaa eri toimialoilla ja aloilla, ja se on erityisen hyödyllistä, kun halutaan toteuttaa projekteja nopeasti ja tehokkaasti sekä minimoida riskit.
Joitakin Lean-projektinhallinnan keskeisiä periaatteita ja tapoja niiden toteuttamiseksi ovat:

• Keskittyminen arvon luomiseen asiakkaille: Tämä tarkoittaa, että keskitytään asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin ja varmistetaan, että projekti täyttää ne. Jo ennen projektin aloittamista on tärkeää ymmärtää asiakkaiden tarpeet, sillä vain näin projekti voidaan suunnata heitä kohti ja varmistaa, että heidän toiveensa täytetään. Projektin toteuttamisen aikana esimerkiksi ketterät menetelmät, joissa on lyhyitä, toistuvia syklejä ja nopeaa palautetta, auttavat säilyttämään asiakastarpeiden huomioon ottamisen ja toteuttamaan parannuksia nopeasti.
• Keskittyminen prosesseihin: Lean-johtamisen tarkoituksena on parantaa ja optimoida projektin prosesseja. Tämä tapahtuu analysoimalla toimintatapoja ja tunnistamalla tehottomat prosessit.
• Hukkaan heittämisen välttäminen: On tärkeää välttää hukkaan heittämistä projektin kaikissa vaiheissa. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi prosessien optimoinnilla, keskittymällä muutamaan keskeiseen tuotetoimintoon tai käyttämällä ketteriä menetelmiä. Tällä tavoin projektityöskentely tehostuu.
• Jatkuva parantaminen: Jotta menestys säilyisi pitkällä aikavälillä, projektin aikana tulisi jatkuvasti keskittyä prosessien ja niiden laadun parantamiseen. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi säännöllisten palautekierrosten tai oppimiskokemusten avulla.
• Tiimityö: Lean-johtamisessa tiimityöllä on tärkeä rooli. Kaikkien osapuolten yhteistyön avulla ongelmia voidaan ratkaista nopeammin ja tehokkaammin sekä parantaa projektin tuloksia.
• Viestintä: Avoin ja läpinäkyvä viestintä on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Säännöllisten mutta tehokkaiden kokousten ja digitaalisten työkalujen avulla viestintää voidaan parantaa ja ongelmia ratkaista nopeammin.
• Nopea palaute: Tämä tarkoittaa, että käytetään lyhyitä, toistuvia syklejä, jotta asiakkailta ja tiimin jäseniltä saadaan palautetta jo varhaisessa vaiheessa ja voidaan tehdä tarvittavia muutoksia. Agile-menetelmät, kuten Scrum, sopivat hyvin tähän lähestymistapaan.
• Visuaalisten työkalujen ja menetelmien käyttö: Selkeät visualisoinnit sopivat hyvin prosessien optimointiin ja projektin etenemisen seurantaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi Kanban-taulut tai Lean-virtauskaaviot.

Mitä hyötyjä Lean-projektinhallinnasta on?

Lean-projektinhallinnan soveltaminen voi tuoda useita etuja, kuten:

• Prosessien tehokkuuden parantaminen: Keskittymällä arvon tuottamiseen asiakkaalle ja poistamalla hävikki, prosessit saadaan optimoitua, mikä voi johtaa tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntymiseen.
• Kustannusten aleneminen: Optimoimalla prosesseja ja poistamalla hukkaa säästetään resursseja, mikä voi alentaa kustannuksia.
• Parempi laatu: Keskittymällä arvon tuottamiseen asiakkaalle ja saamalla palautetta nopeasti voidaan varmistaa, että hanke vastaa asiakkaan tarpeita ja odotuksia.
• Nopeampi markkinoille tulo: Käyttämällä lyhyitä, iteratiivisia syklejä ja keräämällä palautetta nopeasti projektit saadaan nopeammin markkinoille.
• Parempi yhteistyö ja viestintä: Käyttämällä visuaalisia työkaluja ja menetelmiä sekä pyytämällä jatkuvasti palautetta, tiimin yhteistyö ja viestintä paranevat.
• Asiakastyytyväisyys paranee: Kun asiakkaille luodaan arvoa ja heidän tarpeisiinsa ja odotuksiinsa vastataan, asiakastyytyväisyys lisääntyy.
• Jatkuva kehittäminen: Lean-projektinhallinta keskittyy prosessien ja projektin laadun jatkuvaan parantamiseen, mikä voi auttaa projekteja ja yritystä pysymään menestyksekkäinä pitkällä aikavälillä.

Mitä haasteita Lean-projektinhallinnassa on?

Kuten kaikilla lähestymistavoilla, myös Lean-projektinhallinnalla on joitakin heikkouksia, jotka on syytä ottaa huomioon ennen kuin päätetään, sopiiko se tiettyyn projektiin. Niitä ovat muun muassa:

• Lean-periaatteiden selkeän ymmärtämisen tarve: Lean-projektinhallinnan onnistunut soveltaminen edellyttää selkeää ymmärrystä Lean-periaatteista ja niiden soveltamisesta projektinhallintaan.
• Johdon vahva sitoutuminen: Onnistuneen käyttöönoton kannalta on tärkeää, että johto sitoutuu ja tukee sitä.
• Tarve suureen joustavuuteen ja sopeutumiskykyyn: Lean-projektinhallinta on iteratiivinen lähestymistapa, joka edellyttää nopeita mukautuksia ja muutoksia. Tämä voi olla haaste joillekin tiimeille.
• Tarve pitää keskittyminen asiakkaaseen: Painopiste on selvästi arvon luomisessa asiakkaille. Tämä voi toisinaan tarkoittaa, että projektin muut osa-alueet jäävät sivuun, jos ne eivät suoraan palvele asiakasarvoa.
• Erityisohjelmistojen ja -työkalujen tarve: Lean-projektinhallinnassa hyödynnetään usein erityisohjelmistoja ja -työkaluja prosessien optimoimiseksi sekä projektin etenemisen seurantaa ja visualisointia varten. Nämä työkalut voivat olla kalliita, ja niiden käyttö vaatii perusteellista perehdyttämistä.

Päätelmä

Lainaus ”Täydellisyys ei saavuteta silloin, kun ei ole enää mitään lisättävää, vaan silloin, kun ei voi enää jättää mitään pois” auttaa projektinhallinnassa ymmärtämään, että tulisi keskittyä olennaisiin asioihin. Tämän oivalluksen avulla projektinhallintaa voidaan virtaviivaistaa soveltamalla menetelmiä, kuten MVP:tä tai Lean-projektinhallintaa. Näin projektit voidaan viedä päätökseen nopeammin, kustannustehokkaammin ja laadukkaammin.
myPARM:n kaltainen projektinhallintaohjelmisto voi auttaa teitä keskittymään olennaisiin tehtäviin ja oppimaan jo päätökseen saatetuista projekteista. Lisäksi ohjelmisto auttaa prosessien optimoinnissa, niiden jatkuvassa parantamisessa sekä asiakkaiden tarpeiden huomioimisessa. Koska myPARM pystyy myös visualisoimaan tietoja ja siinä on integroitu Kanban-taulu, et tarvitse muuta ohjelmistoa lean-projektinhallinnan menetelmien toteuttamiseen.

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!