Selezione del software BI giusto

Alcuni passi verso la soluzione ottimale.

Sette passi per il miglior software BI

1. Avvio

In un primo incontro con il tuo gruppo principale, non solo determini quali passi devono essere compiuti per selezionare il software giusto, ma definisci anche chi, oltre alla tua squadra principale, dovrebbe essere coinvolto nella selezione del software. Un gruppo principale di solito è composto dagli utenti aziendali più importanti e dai colleghi necessari dal dipartimento IT. Decidi all'interno del team se i requisiti per il software dovrebbero essere raccolti in workshop o in interviste e chi dovrebbe partecipare. Le interviste offrono il vantaggio che tutti i coinvolti hanno il tempo di formulare con precisione le proprie esigenze e requisiti. I workshop, d'altra parte, spesso generano idee aggiuntive a causa della dinamica di gruppo.

2. Analizzare lo stato attuale e definire i requisiti

In seguito, dedica del tempo ad analizzare lo stato attuale della tua azienda e a raccogliere tutti i requisiti che il nuovo software deve soddisfare. Discuti come attualmente vengono raccolti ed analizzati i dati, dove ci sono difficoltà e come il software BI può aiutare. In questo modo, puoi compilare un catalogo di requisiti. Ci sono quattro categorie:

• Requisiti funzionali:
  Elenca tutte le funzioni che desideri. La gamma di funzionalità che il software dovrà avere alla fine dipenderà anche dal suo futuro ambito di utilizzo. Molti sistemi di BI sono flessibili nell’applicazione, ma si concentrano su settori o funzioni specifiche. Chiarisci anche quali funzioni sono assolutamente indispensabili e quali sono opzionali.
• Requisiti tecnici:
  I requisiti tecnici riguardano aspetti quali la sicurezza dei dati, la protezione dei dati, le prestazioni necessarie, le piattaforme, i sistemi operativi e la tecnologia dei database. È inoltre necessario tenere conto delle interfacce necessarie con i sistemi attualmente in uso, affinché il software scelto possa integrarsi in modo ottimale nel tuo ambiente informatico.
• Requisiti organizzativi:
  Questo punto riguarda, ad esempio, la questione delle autorizzazioni. Tutti gli utenti devono avere accesso a tutte le funzioni e a tutti i dati, oppure devono esserci autorizzazioni diverse per i diversi gruppi di utenti? Come vanno gestite le autorizzazioni?
• Requisiti generali:
  Inoltre, potrebbero esserci anche dei requisiti generali: ad esempio, potrebbe essere importante che l’assistenza software sia offerta in una determinata lingua, che il fornitore provenga dal tuo Paese d’origine o che ti mostri referenze provenienti da un settore aziendale simile. Anche la capacità del fornitore di stare al passo con i tempi o i tempi di implementazione previsti possono essere criteri importanti.

In questa fase è importante coinvolgere tutti gli stakeholder. Quindi non limitarti a considerare solo i futuri utenti principali del software, ma coinvolgi anche la direzione o gli utenti che hanno bisogno solo occasionalmente di informazioni dal software di BI o a cui vengono presentati report già pronti. Solo così avrai una panoramica completa dei requisiti.
Tieni anche presente che i requisiti possono cambiare nel corso del tempo. Per questo può essere utile analizzare i requisiti attraverso un processo iterativo e modificare l’elenco se necessario.

3. Definire i criteri

Una volta individuati tutti i requisiti, puoi trasformarli in criteri per la scelta del software. Valuta l’importanza di ciascun criterio per capire quali siano quelli fondamentali che il tuo futuro software di BI dovrà assolutamente avere.
Il catalogo dei criteri così definito dovrebbe poi essere approvato da tutte le parti coinvolte.

4. Ricerca del prodotto

Ora puoi iniziare a cercare soluzioni BI adatte. Questo non è un compito facile, poiché sul mercato esistono innumerevoli opzioni e il numero è in costante crescita. Tuttavia, in base ai tuoi criteri principali, puoi rapidamente restringere la scelta su quali soluzioni siano generalmente idonee o meno. In questo modo otterrai un elenco lungo con un massimo di 20-30 soluzioni software. Successivamente, puoi ridurre ulteriormente l'elenco a una short list di tre-cinque soluzioni utilizzando gli altri criteri.

5. Valutare l'idoneità

Per confrontare diverse soluzioni di BI e scegliere il software migliore per la tua azienda, dovresti ora fissare degli appuntamenti per delle demo con i fornitori presenti nella tua lista ristretta. In questo modo potrai verificare ancora una volta con precisione in che misura la soluzione offerta corrisponda alle tue esigenze e vederla in azione. In questo modo potresti riuscire a restringere ulteriormente la tua lista.
Successivamente, dovresti esaminare in modo dettagliato e approfondito le soluzioni rimaste. In questo contesto non contano solo le diverse funzioni, ma anche la facilità d’uso. Molti fornitori ti offrono una prova gratuita o una fase pilota. In alternativa, puoi ricorrere a un Proof of Concept (PoC). In questo caso, il fornitore del software dimostra, sulla base di un’attività specifica della tua azienda, come le funzioni necessarie siano implementate nel software.
Il nostro consiglio: Prenditi tutto il tempo necessario per questa fase e prova le diverse opzioni il più possibile. A tal fine, prepara dei compiti che ti aiutino durante i test o che potrai sottoporre ai fornitori per il PoC. Anche un questionario di valutazione basato sui criteri di requisito selezionati inizialmente può aiutarti a valutare le diverse possibilità.

6. Stimare l'effort di implementazione e i costi

L'effort necessario per implementare il software e i costi sostenuti dal software giocano anche un ruolo importante nel processo di selezione. Pertanto, chiarisci i seguenti punti per tutte le opzioni:

• Tempo necessario per implementare il software
• Costi per hardware, possibile hosting del software o utilizzo in cloud
• Tempo richiesto per eventuali installazioni del software
• Costi delle licenze
• Costi di manutenzione
• Costi per servizi di consulenza
• Costi e tempo per eventuali adeguamenti necessari al software
• Costi e tempo per la formazione di dirigenti e dipendenti
• Costi per l'integrazione del software nel tuo ambiente IT

7. Selezione

Tu e il tuo team principale potete ora prendere una decisione informata su una delle soluzioni software. Considerate con attenzione e nel dettaglio quale opzione è la migliore per la vostra azienda.

Conclusione

La decisione per un software BI dovrebbe essere presa con attenzione, poiché la vostra azienda dovrebbe lavorare con lo stesso software a lungo termine al fine di ottenere il massimo vantaggio possibile dal software. A questo scopo, tutti i requisiti necessari, funzionali, tecnici, organizzativi e generali, così come l'effort risultante, dovrebbero essere valutati criticamente e tutte le parti interessate dovrebbero essere coinvolte nel processo di selezione. Dovresti anche tenere presente che i requisiti possono cambiare nel tempo e che quindi dovrebbe essere possibile adattare il software a essi in futuro.

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