Elegir el software de BI adecuado

La solución óptima en unos pocos pasos

Siete pasos hacia el software de BI óptimo

Pistoletazo de salida 1

En una reunión inicial con su equipo principal, no sólo se determinan los pasos que deben darse para seleccionar el software adecuado, sino que también se define quién, aparte de su equipo principal, debe participar en la selección del software. Este equipo central suele estar formado por los usuarios más importantes de la empresa, así como por los colegas necesarios del departamento de TI. Determine en el equipo si los requisitos para el software se recopilarán en talleres o en entrevistas y quién debe participar. Las entrevistas tienen la ventaja de que todos los implicados disponen de tiempo para formular con precisión sus necesidades y requisitos. Los talleres, en cambio, suelen generar ideas adicionales a través de la dinámica de grupo.

2. analizar la situación actual y definir los requisitos

A continuación, tómese su tiempo para analizar el estado actual en su empresa, así como para recopilar todos los requisitos que se exigirán al nuevo software. Debatir cómo se recogen y analizan los datos actualmente, dónde hay dificultades y cómo puede ayudar el software de BI. Así podrá elaborar un catálogo de requisitos. Hay cuatro categorías:

• Requisitos funcionales:
  Haz una lista de todas las funciones que necesitas. El ámbito de aplicación que le des al software determinará, en última instancia, qué funciones debe tener. Muchos sistemas de BI son flexibles, pero suelen centrarse en áreas o funciones específicas. Aclara también qué funciones son imprescindibles y cuáles son opcionales.
• Requisitos técnicos:
  Los requisitos técnicos abordan temas como la seguridad de los datos, la protección de datos, el rendimiento necesario, las plataformas, los sistemas operativos y la tecnología de bases de datos. También hay que tener en cuenta las interfaces necesarias con los sistemas que ya utilizas, para que el software que elijas se pueda integrar de forma óptima en tu entorno informático.
• Requisitos organizativos:
  En este punto se trata, por ejemplo, del tema de los permisos. ¿Deben tener todos los usuarios acceso a todas las funciones y datos, o debe haber permisos diferentes para distintos grupos de usuarios? ¿Cómo se deben gestionar los permisos?
• Requisitos generales:
  Además, puede haber otros requisitos generales; por ejemplo, puede ser importante que el servicio de asistencia técnica se ofrezca en un idioma concreto, que el proveedor sea de tu país o que te muestre referencias de un sector empresarial similar. La solidez a largo plazo del proveedor o el tiempo de implementación previsto también pueden ser criterios importantes.

Es importante involucrar a todas las partes interesadas en este paso. Por eso, no te limites a tener en cuenta solo a los futuros usuarios principales del software, sino que incluye también a la dirección o a los usuarios que solo necesitan información del software de BI de vez en cuando, o a los que se les presentan informes ya preparados. Solo así conseguirás una visión general completa de los requisitos.
Ten en cuenta también que los requisitos pueden cambiar con el tiempo. Por eso, puede ser útil analizar los requisitos en un proceso iterativo y modificar la lista si es necesario.

3. definir criterios

Una vez que hayas recopilado todos los requisitos, puedes convertirlos en criterios para la selección del software. Valora la importancia de cada criterio para averiguar cuáles son los criterios fundamentales que tu futuro software de BI debe cumplir sin falta.
A continuación, el catálogo definitivo de criterios debería ser aprobado por todas las partes implicadas.

4. investigación de productos

Ahora puede empezar a buscar soluciones de BI adecuadas. No es tarea fácil, ya que existen innumerables opciones en el mercado y se añaden más constantemente. Sin embargo, basándose en sus criterios básicos, puede determinar rápidamente si una solución es elegible en general o no. Así obtendrá una larga lista con un máximo de 20 a 30 soluciones de software. A continuación, puede reducir la lista a tres o cinco soluciones utilizando los demás criterios.

5 Evaluar la idoneidad

Para comparar varias soluciones de BI entre sí y elegir el software ideal para tu empresa, ahora deberías concertar citas para ver demostraciones con los proveedores de tu lista reducida. De esta forma, podrás volver a preguntar con detalle en qué medida la solución que te ofrecen se ajusta a tus necesidades y verla en acción. Es posible que así puedas reducir aún más tu lista.
A continuación, deberías analizar las soluciones restantes de forma detallada y exhaustiva. En este sentido, no solo son importantes las distintas funciones, sino también la facilidad de uso. Muchos proveedores te ofrecen una prueba gratuita o una fase piloto. Como alternativa, puedes recurrir a una prueba de concepto (PoC). En este caso, el proveedor de software te muestra, a partir de una tarea concreta de tu empresa, cómo se implementan en el software las funciones que necesitas.
Nuestro consejo: Tómate todo el tiempo que necesites para este paso y prueba las distintas opciones lo mejor que puedas. Para ello, prepara una serie de tareas que te ayuden durante las pruebas o que puedas enviar a los proveedores para la prueba de concepto (PoC). También te puede servir de ayuda un formulario de evaluación basado en los criterios de requisitos seleccionados inicialmente a la hora de valorar las distintas opciones.

6. estimar el esfuerzo y los costes de aplicación

El esfuerzo necesario para implantar el programa informático y los costes que conlleva también desempeñan un papel importante en el proceso de selección. Por lo tanto, aclare los siguientes puntos para todas las opciones:

• Tiempo necesario para la implantación del programa informático
• Costes de hardware, posible alojamiento del software o uso en una nube
• Tiempo necesario para la posible instalación del software
• Gastos de licencia
• Gastos de mantenimiento
• Gastos de consultoría
• Costes y tiempo necesarios para realizar los ajustes necesarios en el programa informático
• Costes y tiempo dedicados a la formación de directivos y empleados
• Costes de integración del software en su entorno de procesamiento electrónico de datos

7. selección

Ahora puede tomar una decisión informada con su equipo central sobre una de las soluciones de software. Sopese detenida y detalladamente cuál es la mejor opción para su empresa.

Conclusión

La decisión sobre el software de BI debe tomarse con cuidado, ya que su empresa debe trabajar con el mismo software a largo plazo para obtener el mayor beneficio posible del software. Para ello, hay que sopesar críticamente todos los requisitos funcionales, técnicos, organizativos y generales necesarios, así como el esfuerzo resultante, e incluir a todas las partes interesadas en el proceso de selección. También hay que tener en cuenta que los requisitos pueden cambiar con el tiempo y que, por tanto, debe ser posible adaptar el software a ellos en el futuro.

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