Opter pour le meilleur logiciel BI

Quelques étapes vers la solution optimale

Sept étapes vers le meilleur logiciel BI

1. Démarrage

Lors d'une réunion initiale avec votre équipe centrale, vous déterminez non seulement quelles étapes doivent être entreprises pour sélectionner le bon logiciel, mais aussi qui, en dehors de votre équipe centrale, devrait être impliqué dans la sélection du logiciel. Une telle équipe centrale est généralement composée des utilisateurs commerciaux les plus importants ainsi que des collègues nécessaires du service informatique. Dans l'équipe, déterminez si les exigences pour le logiciel doivent être collectées lors de workshops ou d'entretiens, et qui doit y participer. Les entretiens présentent l'avantage que tous les participants ont le temps de formuler précisément leurs besoins et exigences. Les workshops, en revanche, génèrent souvent des idées supplémentaires en raison de la dynamique de groupe.

2. Analysez l'état actuel et définissez les exigences

Ensuite, prenez le temps d'analyser l'état actuel de votre entreprise et de recueillir toutes les exigences que le nouveau logiciel doit remplir. Discutez de la manière dont les données sont actuellement collectées et analysées, où se situent les difficultés et comment le logiciel BI peut aider. De cette manière, vous pouvez élaborer un catalogue d'exigences. Il existe quatre catégories :

• Exigences fonctionnelles :
  Répertoriez toutes les fonctionnalités souhaitées. L'étendue des fonctionnalités que le logiciel devra finalement offrir dépendra également de son domaine d'application futur. De nombreux systèmes de BI sont polyvalents, mais se concentrent néanmoins sur des domaines ou des fonctions spécifiques. Précisez également quelles sont les fonctions indispensables et celles qui sont facultatives.
• Exigences techniques :
  Les exigences techniques portent sur des aspects tels que la sécurité et la protection des données, les performances requises, les plateformes, les systèmes d'exploitation et les technologies de bases de données. Il convient également de prendre en compte les interfaces nécessaires avec les systèmes existants afin de garantir une intégration optimale du logiciel sélectionné à votre infrastructure informatique.
• Exigences organisationnelles :
  Ce point porte, par exemple, sur la question des droits d'accès. Tous les utilisateurs doivent-ils avoir accès à l'ensemble des fonctionnalités et des données, ou faut-il prévoir des droits d'accès différents selon les groupes d'utilisateurs ? Comment les droits d'accès doivent-ils être gérés ?
• Exigences générales :
  . Il peut également exister des exigences générales : par exemple, il peut être important que l'assistance logicielle soit proposée dans une langue spécifique, que vous souhaitiez un prestataire issu de votre pays d'origine ou que l'on vous présente des références issues d'un secteur d'activité similaire. La pérennité du prestataire ou le délai de mise en œuvre prévu peuvent également constituer des critères importants.

Il est important d’impliquer toutes les parties prenantes au cours de cette étape. Ne vous limitez donc pas aux futurs utilisateurs principaux du logiciel, mais associez également la direction ou les utilisateurs qui n’ont besoin que ponctuellement d’informations issues du logiciel de BI, ou à qui l’on remet des rapports prêts à l’emploi. C’est la seule façon d’obtenir une vue d’ensemble complète des exigences.
Gardez également à l’esprit que les exigences peuvent évoluer au fil du temps. Il peut donc s’avérer judicieux d’analyser les exigences dans le cadre d’un processus itératif et de modifier la liste si nécessaire.

3. Définir des critères

Une fois que vous aurez recensé l'ensemble des exigences, vous pourrez les transformer en critères de sélection du logiciel. Évaluez l'importance relative de chacun de ces critères afin de déterminer quels sont les critères essentiels que votre futur logiciel de BI devra impérativement remplir.
Le catalogue de critères ainsi établi doit ensuite être validé par toutes les parties prenantes.

4. Recherche de produits

Vous pouvez maintenant commencer à rechercher des solutions BI adaptées. Ce n'est pas une tâche facile, car il y a d'innombrables options sur le marché et leur nombre ne cesse de croître. Cependant, en vous basant sur vos critères principaux, vous pouvez rapidement déterminer si une solution est généralement éligible ou non. De cette manière, vous obtenez une longue liste d'un maximum de 20 à 30 solutions logicielles. Vous pouvez ensuite réduire la liste à une courte liste de trois à cinq solutions en utilisant les autres critères.

5. Évaluer la pertinence

Afin de comparer plusieurs solutions BI entre elles et de choisir le logiciel le mieux adapté à votre entreprise, vous devriez désormais convenir de rendez-vous de démonstration avec les fournisseurs figurant sur votre liste restreinte. Cela vous permettra de vérifier une nouvelle fois dans quelle mesure la solution proposée répond à vos besoins et de la voir en situation d'utilisation. Dans certains cas, cela vous permettra de réduire encore davantage votre liste.
Vous devrez ensuite examiner en détail et de manière approfondie les solutions restantes. À cet égard, ce ne sont pas seulement les différentes fonctionnalités qui importent, mais également la facilité d’utilisation. De nombreux fournisseurs vous proposent un essai gratuit ou une phase pilote. Vous pouvez également recourir à une démonstration de faisabilité (Proof of Concept, PoC). Dans ce cadre, le fournisseur de logiciels vous montre, à partir d’un cas concret de votre entreprise, comment les fonctionnalités requises sont mises en œuvre dans le logiciel.
Notre conseil : Prenez suffisamment de temps pour cette étape et testez les différentes options aussi minutieusement que possible. Pour ce faire, préparez des cas d’utilisation qui vous aideront lors des tests ou que vous transmettrez aux prestataires dans le cadre de la démonstration de faisabilité (PoC). Une grille d’évaluation basée sur les critères d’exigences initialement sélectionnés peut également vous aider à évaluer les différentes possibilités.

6. Estimation des efforts de la mise en œuvre et des coûts

Les efforts nécessaires pour mettre en œuvre le logiciel et les coûts engendrés par le logiciel jouent également un rôle important dans le processus de sélection. Par conséquent, clarifiez les points suivants pour toutes les options :

• Temps nécessaire pour mettre en œuvre le logiciel
• Coûts pour le matériel, l'hébergement éventuel du logiciel ou son utilisation dans le cloud
• Temps nécessaire pour l'installation éventuelle du logiciel
• Coûts de licence
• Coûts de maintenance
• Coûts des services de conseil
• Coûts et temps nécessaires pour les ajustements éventuellement nécessaires au logiciel
• Coûts et temps nécessaires pour la formation des responsables et des employés
• Coûts d'intégration du logiciel dans votre environnement informatique

7. Sélection

Vous et votre équipe centrale pouvez maintenant prendre une décision éclairée sur l'une des solutions logicielles. Réfléchissez soigneusement et en détail à l'option qui convient le mieux à votre entreprise.

Conclusion

La décision en faveur d'un logiciel BI doit être prise avec précaution, car votre entreprise devrait travailler avec le même logiciel à long terme pour tirer le plus grand bénéfice possible du logiciel. Pour ce faire, toutes les exigences fonctionnelles, techniques, organisationnelles et générales nécessaires, ainsi que les efforts qui en découlent, doivent être évalués de manière critique, et toutes les parties prenantes doivent être incluses dans le processus de sélection. Il convient également de garder à l'esprit que les exigences peuvent évoluer avec le temps et qu'il devrait donc être possible d'adapter le logiciel à celles-ci à l'avenir.

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