Rivien välistä: Milloin ja miten lievennetty puhe tekee johtajuudesta menestyksekästä?

Mitä on lievennetty puhe?

Mitigated Speech, eli ”pehmentävä kielenkäyttö” tai ”lieventävä kielenkäyttö”, tarkoittaa tapaa muotoilla lausumia tai ohjeita siten, että ne vaikuttavat vähemmän suorilta tai sitovilta. Tämä johtuu usein kohteliaisuudesta, kunnioituksesta tai halusta välttää konflikteja.
Pehmennetyn kielen tasoja on kuusi, jotka edustavat viestinnän pehmentämisen eri asteita - suorasta kielestä hyvin varovaisiin, epäsuoriin muotoiluihin.

1. Käsky (Command): ”Sammuta valo.” Tämä on suorin viestintätapa, jossa puhuja antaa selkeän ohjeen ilman pehmentäviä ilmaisuja tai kohteliaisuuksia. Näin ei jää tilaa väärinkäsityksille, mutta lausuntoa saatetaan kuitenkin pitää liian vaativana tai epäkohteliaana, etenkin herkissä tilanteissa.
2. Deklaratiivinen lausunto (Team Obligation Statement): ”Meidän pitäisi sammuttaa valo.” Tämä taso ilmaisee kollektiivista sitoutumista, jossa puhuja ottaa ryhmän tai tiimin mukaan lausuntoon. Tämä lieventää käskyn luonnetta ja luo tunteen yhteisestä vastuusta.
3. Ehdotus (Team Suggestion): ”Voisimmeko sammuttaa valot?” Puhuja esittää tässä ehdotuksen, joka jättää tilaa keskustelulle tai vastalauseille. Tämä muoto on kohteliaampi ja vähemmän suora kuin käsky, mutta sen tarkoitus on silti suhteellisen selvä.
4. Kysymys mieltymyksestä (Query of Preference): ”Eikö olisi parempi, jos sammuttaisimme valot?” Tässä esitetään kysymys, jolla selvitetään keskustelukumppanin mieltymystä. Tämä muotoilu on vielä epäsuorempi ja antaa vastaanottajalle mahdollisuuden tuoda esiin oman mielipiteensä.
5. Varovainen kysymys (vihje): ”Eikö täällä ole vähän liian valoisaa?” Puhuja vihjaa asiaan vain epäsuorasti, ilman että ilmaisee sitä suoraan. Tämä ilmaisutapa on hyvin varovainen ja epäsuora, mikä voi johtaa siihen, että viesti ei tule riittävän selväksi ja se tulkitaan väärin.
6. Vihjaus (Mitigated Hint): ”Olisi ehkä hyödyllistä, jos täällä olisi hieman hämärämpää.” Tämä on viestinnän lievin muoto, jossa puhuja vain vihjaa aikomuksestaan ilman, että ilmaisee sitä suoraan. Tämä taso on riskialttein, koska aikomus voidaan helposti jättää huomaamatta tai sivuuttaa.

Miksi käytetään pehmennettyä kieltä?

• Kohteliaisuus ja kunnioitus: Lievempi kielenkäyttö auttaa säästämään keskustelukumppanin tunteita, sillä se tekee sanomasta vähemmän vastakkainasettelevan. Tämä on erityisen tärkeää hierarkkisissa rakenteissa, joissa alaiset haluavat puhua esimiehilleen kunnioittavasti, eivät voi suoraan olla eri mieltä heidän kanssaan tai heidän ei pitäisi esittää selkeää kritiikkiä. Jotta he eivät vaarantaisi asemaansa, mutta voisivat silti tuoda esiin tärkeitä asioita, he turvautuvat usein epäsuoriin tai lieventäviin ilmaisuja.
• Konfliktien välttäminen: Pehmennetty kieli voi auttaa lieventämään mahdollisia konflikteja pehmentämällä keskustelun sävyä tilanteissa, joissa voi syntyä jännitteitä tai erimielisyyksiä.
• Harmonian säilyttäminen: Ihmisillä on voimakas tarve tulla muiden hyväksymäksi ja pidetyksi. Suorat tai konfliktihakuiset lausunnot saattavat vaarantaa tämän tarpeen rasittamalla suhdetta keskustelukumppaniin. Lievempi kielenkäyttö antaa puhujalle mahdollisuuden välittää viestinsä ilman riskiä sosiaalisen harmonian häiriintymisestä.
• Epävarmuus vai varovaisuus: Lievempää kielenkäyttöä käytetään myös silloin, kun on epävarma oikeasta toimintatavasta tai väittämän paikkansapitävyydestä tai kun ei halua vaikuttaa liian vaativalta. Lieventämällä väitteitä suojaudutaan mahdollisilta virheiltä, kriittiseltä palautteelta tai kielteisiltä seurauksilta.
• Kulttuurinen vaikutus: Monissa kulttuureissa, erityisesti kollektivistisissa yhteiskunnissa kuten Itä-Aasiassa, harmonialle ja sosiaalisten suhteiden ylläpitämiselle annetaan suuri arvo. Tällöin käytetään usein pehmentävää kieltä, jotta keskustelukumppanin kasvoja ei loukata ja vältytään suorilta konflikteilta. Näissä kulttuureissa epäsuora viestintä on siis normi, kun taas individualistisissa kulttuureissa, kuten monissa länsimaissa, suositaan usein suorempaa viestintää.
• Sukupuoliroolit: Sukupuoliroolit voivat myös vaikuttaa lieventävän kielenkäytön käyttöön. Tutkimukset osoittavat, että naiset käyttävät lieventävää kieltä yleensä useammin, jotta heidät koettaisiin yhteistyöhaluisiksi ja empaattisiksi, sillä näitä ominaisuuksia pidetään monissa kulttuureissa naisille sosiaalisesti toivottavina. Miehiä puolestaan saatetaan joissakin tilanteissa rohkaista kommunikoimaan suoraviivaisemmin, jotta heidät koettaisiin määrätietoisiksi ja vahvoiksi.
• Ammatilliset ja sosiaaliset normit: Tietyissä ammateissa tai sosiaalisissa ryhmissä lievennetty kielenkäyttö voi lisäksi olla normi. Esimerkiksi ammateissa, joissa diplomaattinen tai terapeuttinen viestintä on keskeistä (kuten diplomatian tai terveydenhuollon alalla), lievennettyä kielenkäyttöä käytetään tietoisesti, jotta vaikeita aiheita voidaan käsitellä hienotunteisesti.

Puhe voi lievennettynä johtaa ongelmiin

Lievempi kielenkäyttö on siis hyödyllistä ja voi olla erittäin avuksi. Se voi kuitenkin aiheuttaa myös joitakin vaikeuksia.

1. Väärinkäsitykset ja tulkintavirheet: Lievä kielenkäyttö voi johtaa siihen, että viesti ei välity selkeästi. Jos lausuntoja lievennetään liikaa, on esimerkiksi vaarana, että vastaanottaja ei ota niitä vakavasti, tulkitsee ne väärin tai yksinkertaisesti jättää ne huomiotta. Tällöin tiimin jäsen ei ehkä koe lievennettyä pyyntöä kiireellisenä eikä suorita tehtävää ajoissa, tai pyydetty henkilö saattaa tuntea, ettei pyyntö koske häntä lainkaan tai ettei kyseessä ole lainkaan pyyntö.
2. Viestinnän epäselvyys: Lisäksi liian varovainen kielenkäyttö voi johtaa siihen, että tiimin jäsenet eivät tiedä tarkalleen, mitä heiltä odotetaan. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta, tehottomuutta ja viivästyksiä.
3. Piilevät konfliktit: Pehmentävää kielenkäyttöä käytetään usein myös kriittisten mutta epämiellyttävien aiheiden välttämiseen. Jos konflikteja tai ongelmia ei kuitenkaan käsitellä suoraan lieventävän kielenkäytön vuoksi, ne jäävät usein ratkaisematta ja voivat pitkällä aikavälillä rasittaa tiimin dynamiikkaa. Jos esimerkiksi yksi tiimin jäsen tekee jatkuvasti huonoa työtä, mutta esimies ei ota asiaa suoraan esille, se voi johtaa suurempiin ongelmiin koko tiimille.
4. Auktoriteetin heikkeneminen: Lisäksi johtajat voivat tulla koetuiksi heikoiksi tai epävarmoiksi, jos he turvautuvat liikaa lieventävään kielenkäyttöön. Näin ollen voi käydä niin, että epävarmalla, lieventävällä äänensävyllä annettuja ohjeita ei oteta vakavasti.

Malcolm Gladwellin kirjassa ”Outliers” mainitaan kuuluisa ilmailualalla tehty tutkimus, joka osoittaa ”mitigated speechin” kohtalokkaat seuraukset. Tutkimuksessa tarkasteltiin lentokoneonnettomuuksia, joissa viestintävirheet olivat olleet keskeisessä roolissa. Monissa näistä tapauksista perämiehet tai muut miehistön jäsenet olivat liian pidättyväisiä tai kunnioittavia kapteenia kohtaan voidakseen ottaa suoraan esille mahdollisesti vaarallisia tilanteita.

Esimerkki: Perämies havaitsi teknisen ongelman, mutta toi sen esiin lieventävällä tavalla: ”Näyttää siltä, että tässä saattaisi olla pieni ongelma.” Kapteeni ei ottanut varoitusta riittävän vakavasti, mikä johti katastrofiin.

Juuri tällaisissa tilanteissa lievennetty kielenkäyttö voi johtaa hengenvaarallisiin väärinkäsityksiin tai rajoittaa tiimin jäsenten toimintakykyä, jolloin tarvittavia toimenpiteitä ei toteuteta. Vaikka lieventävä kielenkäyttö voi siis monissa tilanteissa olla hyödyllistä suhteiden ylläpitämisessä ja konfliktien välttämisessä, se kätkee mukanaan huomattavia riskejä tilanteissa, joissa tarvitaan selkeää ja tarkkaa viestintää. Johtajien ja projektipäälliköiden tulisi olla tietoisia näistä riskeistä ja edistää kulttuuria, jossa avoin ja suora palaute on mahdollista, jotta väärinkäsitykset ja virheelliset päätökset voidaan välttää.

Lievennetyn puheen tietoinen käyttö jokapäiväisessä työelämässä

Mitigated Speechin avulla johtajat ja työntekijät voivat ylläpitää positiivista ja tuottavaa viestintää työelämässä. Mahdollisten epäselvyyksien tai vaikeuksien välttämiseksi Mitigated Speechia tulisi kuitenkin käyttää tietoisesti. Tässä auttavat muutamat yksinkertaiset säännöt.

• Selkeiden tavoitteiden asettaminen: Ennen kuin ryhdytään käyttämään lieventävää kieltä, tulisi olla selvillä, mikä tavoite sillä pyritään saavuttamaan:
  • Harmonisen työympäristön luominen tai ylläpitäminen sekä kunnioituksen ja arvostuksen osoittaminen.
  • Arkaluonteisten aiheiden tai kriittisen palautteen käsitteleminen.
  • hierarkiat ja kulttuurinormit.
  • Vältä konflikteja tai lievennä niitä.
  • Edistää yhteistyötä ja ajatustenvaihtoa.
• Kohteliaisuuden ja selkeyden tasapaino: Vaikka on tärkeää kommunikoida kunnioittavasti, viestiä ei saa pehmentää niin paljon, että siitä tulee epäselvä. Oikea suoruuden taso tulisi säilyttää tilanteen mukaan.
• Kontekstin huomioon ottaminen: Lieventävää kieltä tulisi käyttää aina kyseisen tilanteen kontekstin mukaisesti. Kriisitilanteissa tai silloin, kun tarvitaan tarkkoja ohjeita, suora viestintä on usein sopivampaa. Sen sijaan lieventävää kieltä on aina käytettävä, kun kulttuurinen konteksti sitä edellyttää.
• Edistetään avoimen viestinnän kulttuuria: Organisaatiossa olisi edistettävä avoimen ja rehellisen viestinnän kulttuuria, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi ilmaista ajatuksensa selkeästi ja suoraan.

Päätelmä

Lievä kielenkäyttö on kaksiteräinen miekka viestinnässä, erityisesti johtamis- ja projektinhallintatilanteissa. Vaikka lievä kielenkäyttö voi edistää harmoniaa ja auttaa välttämään konflikteja, se kätkee samalla riskin väärinkäsityksistä ja tehottomasta päätöksenteosta. Johtajien tulisi olla tietoisia tämän viestintätavan dynamiikasta ja käyttää sitä tarkoituksenmukaisesti, jotta kohteliaisuuden ja selkeyden välinen tasapaino säilyy.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Varaa sitten tapaaminen kanssamme heti!