Conflitti nel progetto? Come fare per risolverli al meglio!

Che cos’è la gestione dei conflitti?

Quando le persone lavorano insieme, si incontrano aspettative, stili di lavoro e personalità diverse. I conflitti sono quindi inevitabili, soprattutto nella stressante quotidianità del lavoro di progetto. Le aree di conflitto possono essere molteplici: tra i membri del team, tra i diversi reparti o tra il team di progetto e il cliente. La gestione dei conflitti si occupa di riconoscerli, comprenderli, gestirli, risolverli e prevenirli fin dalle prime fasi. Sebbene i conflitti abbiano inizialmente un impatto negativo sul lavoro del progetto, non sono solo inutili fattori di disturbo. Anzi, offrono anche delle opportunità, ad esempio per scoprire il potenziale di innovazione o per portare alla luce problemi nascosti che altrimenti rimarrebbero in secondo piano. Un conflitto è spesso un sistema di allarme precoce: segnala che qualcosa nel progetto non funziona in modo ottimale. I conflitti possono quindi essere visti come una sorta di "cantiere" nel progetto: non sempre piacevoli, ma a volte necessari per ottenere risultati migliori a lungo termine. Se un team affronta i conflitti in modo costruttivo, possono portare a un reale miglioramento.

Riconoscere e comprendere i conflitti

Se vuoi gestire i conflitti in modo proficuo, devi prima di tutto riconoscerli e capirli. Spesso i conflitti latenti si riconoscono già intuitivamente grazie ad alcuni segnali:

• Il team di progetto o i singoli collaboratori non parlano più apertamente tra loro o si evitano.
• Le informazioni vengono tenute nascoste.
• I collaboratori mostrano un improvviso disinteresse per determinati argomenti, magari addirittura segni di rassegnazione, chiusura in se stessi, lavoro al minimo indispensabile, oppure si assentano più spesso per malattia
• Il numero di errori aumenta e le scadenze non vengono più rispettate
• Litigi o aggressività nel team, accuse, scortesia e commenti sarcastici diventano più frequenti

Se un responsabile di progetto nota uno o più dei segnali citati, è necessario agire in fretta, perché prima si individua un conflitto, maggiori sono le possibilità di limitarne gli effetti negativi.
Il passo successivo è capire le cause del conflitto. A tal fine, è utile avere conversazioni aperte con le parti in causa per comprendere al meglio le rispettive posizioni. In questo modo potrai capire facilmente di che tipo di conflitto si tratta:

• Conflitti di fatto: i conflitti di fatto sono spesso causati da opinioni o punti di vista diversi su una questione, dalla mancanza di obiettivi chiari o da un project manager riluttante a prendere decisioni. Quando il tempo, il budget o il personale scarseggiano, queste tensioni crescono come erbacce, soprattutto quando il personale di progetto è fortemente coinvolto nel progetto insieme alla propria funzione. In questo contesto si verificano spesso disaccordi, ad esempio sulla priorità dei rispettivi compiti o sull'approccio tecnico.
• Conflitti di ruolo: ogni membro del team di progetto dovrebbe assumere un ruolo specifico e svolgere compiti definiti. Tuttavia, se non è chiaro esattamente chi è responsabile di cosa, spesso nascono controversie e persino competizioni. Ma anche in presenza di ruoli definiti, possono sorgere delle controversie. Spesso questo accade perché le aspettative sono automaticamente riposte in alcuni ruoli. Se queste aspettative non vengono soddisfatte perché il titolare del ruolo ha un'idea diversa del proprio ruolo, nascono dei conflitti.
• Conflitti di comunicazione: piccoli malintesi nella comunicazione possono trasformarsi rapidamente in conflitti più gravi se non vengono risolti subito. Anche la resistenza dei membri del team, ad esempio perché non sono stati coinvolti in processi decisionali importanti, è un conflitto di comunicazione. Anche la mancanza di regole in materia di comunicazione può causare questo tipo di conflitti.

Strategie per superare i conflitti

Esistono diverse strategie di gestione dei conflitti che possono essere utilizzate a seconda della natura e della gravità del conflitto:

• Prevenzione: alcuni conflitti sono così piccoli che all’inizio puoi tranquillamente ignorarli. Dato che a volte i piccoli conflitti possono aggravarsi se li affronti, ma a volte si risolvono da soli con il passare del tempo o grazie a sviluppi naturali nel corso del progetto, è bene usare un po’ di tatto in questi casi. Ma attenzione: se ignori i piccoli conflitti troppo a lungo, possono accumularsi e quindi degenerare in un secondo momento.
  Vantaggio: poco impegno e risparmio di tempo in caso di piccoli conflitti.
  Svantaggio: i conflitti rimandati possono portare a un malcontento maggiore nel lungo periodo.
• Cedere (adattamento): Questa strategia è adatta quando è più importante mantenere la pace o quando la questione del conflitto è di secondaria importanza per una delle parti.

  In questi casi, una parte può adattarsi all'altra e astenersi dal far valere i propri interessi. Vantaggi: può rafforzare l'armonia nel team e migliorare il rapporto di fiducia. Svantaggi: se a cedere è sempre la stessa persona, questo può portare a frustrazione e squilibrio.

• Trovare un compromesso: In un compromesso, entrambe le parti in conflitto fanno delle concessioni per raggiungere una soluzione comune. Questa strategia è spesso pragmatica ed efficace se l'obiettivo è una soluzione rapida ed equa.

  Sebbene ciascuna parte non ottenga tutto ciò che desidera, non perde completamente il conflitto. Vantaggi: entrambe le parti ottengono qualcosa e il conflitto viene spesso risolto rapidamente. Svantaggi: può portare a soluzioni superficiali che non affrontano completamente il problema, poiché nessuna delle due parti è completamente soddisfatta.

• Cooperare (strategia win-win): La strategia cooperativa mira a trovare una soluzione vantaggiosa per tutte le parti coinvolte. Entrambe le parti collaborano attivamente per rendere noti i propri bisogni e desideri e trovare una soluzione creativa che sia soddisfacente per tutte le parti.

  La cooperazione richiede tempo, ma è la strategia più sostenibile per trovare soluzioni durature. Vantaggi: spesso porta a soluzioni sostenibili a lungo termine e promuove la fiducia reciproca. Svantaggi: richiede tempo, pazienza e la volontà di entrambe le parti di affrontare il problema.
  Il nostro consiglio: se i responsabili di progetto si accorgono che i conflitti interpersonali o di natura oggettiva si stanno inasprendo o vengono completamente ignorati, con conseguenze negative sul progetto, può essere utile che il responsabile intervenga per mediare il conflitto e raggiungere così una soluzione vantaggiosa per tutti. Questo significa che il dirigente o un mediatore esterno aiuta il team, con molta sensibilità, a separare gli aspetti relazionali da quelli oggettivi del conflitto e a trovare così un accordo.

• Escalation: Spesso il fatto di deferire una decisione all’istanza superiore ha un effetto molto negativo. Soprattutto quando non c’è più comunicazione tra due parti e la questione viene risolta solo tramite i superiori. Tuttavia, proprio nella gestione dei progetti ci sono molte situazioni che non possono essere risolte all’interno del progetto stesso. La mancanza di risorse umane, un budget troppo esiguo o la necessità di un periodo di esonero per incarichi speciali richiedono spesso l’intervento dell’istanza superiore.
  Vantaggio: può essere utilizzato per risolvere conflitti che il team di progetto non è in grado di risolvere da solo.
  Svantaggio: può sembrare subito una «spia» agli occhi del superiore, e anche lui potrebbe prendere male il fatto di essere coinvolto in un conflitto.

Consigli generali per affrontare e prevenire i conflitti

"Non si può non comunicare", ha detto Paul Watzlawick. La comunicazione è il fattore decisivo per il successo, soprattutto nella gestione dei conflitti. Un approccio aperto e rispettoso, in cui il team ascolta attivamente e mostra comprensione, crea le basi per prevenire o risolvere i conflitti prima che degenerino. Poiché questo può essere difficile a causa dei diversi caratteri e dello stress dei progetti, ecco alcuni consigli su come prevenire o attenuare i conflitti.

• Rimani calmo e obiettivo: Le emozioni possono ribollire rapidamente in situazioni di conflitto. Tuttavia, questo spesso porta a un inasprimento dei conflitti. Cerca quindi di rimanere sempre calmo e obiettivo.
• Lascia spazio all'empatia: anche il collega più difficile ha le sue ragioni per comportarsi in quel modo. Ascoltare o fare domande amichevoli può spesso fare miracoli.
• Stabilisci dei limiti: Quando le cose si fanno difficili, è importante essere chiari su cosa va bene e cosa no. In questi casi, stabilisci dei limiti chiari in modo educato ma deciso.
• Ascolto attivo: Prestare attenzione e fare domande può aiutare a evitare malintesi.
• Messaggi a me invece che a te: Se è già sorto un conflitto, può succedere che entrambe le parti si incolpino a vicenda. Invece di incolpare gli altri, è utile che le parti in conflitto utilizzino i messaggi "io" e spieghino come si sentono o come hanno percepito la situazione.
• Incontri regolari di feedback: durante questi incontri non solo è possibile affrontare direttamente i conflitti e risolverli rapidamente, ma possono anche aiutarti a individuare eventuali conflitti in fase precoce, evitando così che si verifichino.
• Creare chiarezza e struttura: i conflitti spesso nascono a causa della mancanza di chiarezza dei ruoli, di obiettivi poco chiari o di una scarsa comunicazione. Creare struttura e chiarezza può avere un effetto preventivo e spesso disinnescare i conflitti prima che degenerino. Regole e aspettative chiare aiutano a evitare i malintesi.

Conclusione

Gestire i conflitti non è un compito facile e raramente esiste una soluzione “perfetta”. Ma con le strategie giuste, un po’ di pazienza e una buona comunicazione, molti conflitti possono essere appianati – spesso addirittura in modo tale che il progetto e il team ne escano rafforzati.

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