Reteaming: 12 askelta onnistuneeseen hankeyhteistyöhön

Mitä on uudelleenkokoaminen?

Reteaming on ratkaisukeskeinen menetelmä, jolla pyritään vahvistamaan tiimejä muutos- ja konfliktitilanteissa. Lähestymistapa perustuu ratkaisukeskeisen lyhytkestoisen terapian periaatteisiin, ja siinä keskitytään tiimin vahvuuksiin, voimavaroihin ja tavoitteisiin sen sijaan, että keskityttäisiin ongelmiin ja puutteisiin. Pohjimmiltaan tavoitteena on kehittää yhdessä tiimin kanssa ratkaisuja, jotka ovat realistisia, toteuttamiskelpoisia ja motivoivia.
Reteaming auttaa siis määrittelemään konkreettisia tavoitteita, saamaan aikaan myönteisiä muutoksia ja parantamaan yhteistyötä. Ben Furman ja Tapani Ahola kehittivät reteamingin auttaakseen organisaatioita luomaan yhteistyön ja jatkuvan parantamisen kulttuurin. Menetelmä on osoittautunut erityisen hyödylliseksi projektinhallinnassa, sillä sen avulla voidaan vastata joustavasti tiimien tarpeisiin ja haasteisiin. Sitä voidaan käyttää yhteistyön parantamiseen, muutosprosessien suunnitteluun ja organisointiin sekä yhteistyöhön liittyvien vaikeuksien ratkaisemiseen.

Uudelleen nimeämisen perusperiaatteet

Reteaming perustuu useisiin periaatteisiin, jotka heijastavat ratkaisukeskeistä lähestymistapaa:

1. Keskity ratkaisuihin, älä ongelmiin: Sen sijaan, että keskitytään vaikeuksiin ja konflikteihin, uudelleenjärjestely rohkaisee tiimejä keskittymään mahdollisiin ratkaisuihin ja tulevaisuuteen. Tämä luo myönteisen ja rakentavan ilmapiirin.
2. Vahvuuksien ja resurssien hyödyntäminen: Jokainen tiimin jäsen tuo mukanaan yksilöllisiä vahvuuksia ja taitoja. Reteaming auttaa tunnistamaan nämä voimavarat ja käyttämään niitä kohdennetusti tavoitteiden saavuttamiseksi.
3. Kaikkien osallistujien osallistuminen: Menetelmässä korostetaan osallistumisen merkitystä. Kaikkien ryhmän jäsenten tulisi osallistua prosessiin, jotta voidaan varmistaa, että kaikki tukevat kehitettyjä ratkaisuja.
4. Määrittele konkreettiset tavoitteet: Keskeinen osa uudelleenryhmittelyä on selkeiden ja saavutettavissa olevien tavoitteiden asettaminen. Nämä tavoitteet toimivat tiimin suunnannäyttäjinä ja tekevät edistymisestä mitattavaa.
5. Myönteisen muutoksen edistäminen: Painopiste on pienten, toteutettavissa olevien muutosten käynnistämisessä, joilla voi olla suuri vaikutus. Näin saavutetaan kestävä parannus askel askeleelta.

Uudelleenjärjestelyprosessin 12 vaihetta

Reteaming-prosessi koostuu 12 vaiheesta, jotka auttavat tiimejä voittamaan haasteet ja optimoimaan yhteistyönsä. Nämä vaiheet kehitetään yleensä työpajassa, jolloin vaiheet 10 ja 12 valmistellaan vasta työpajassa:

1. Kuvaile visio: Reteaming-prosessin perustana on myönteisen tulevaisuudenkuvan laatiminen. Tätä varten toivottu tila kuvataan yksityiskohtaisesti esimerkiksi kysymällä tiimiltä, miltä ihanteellisen yhteistyön pitäisi näyttää tai mitä muutoksia ihanteellisesti pitäisi tapahtua.
2. Valitse tietty tavoite ja keskity siihen: Seuraavaksi on määriteltävä selkeät, saavutettavissa olevat tavoitteet, jotka perustuvat visioon ja antavat suunnan seuraavalle prosessille. Luodusta tavoiteluettelosta valitaan sitten se, jolla on suurin vaikutus vision saavuttamiseen. Tätä tavoitetta työstetään sitten edelleen.
3. Tunnista hyödyt: Jotta varmistetaan, että tiimi on motivoitunut tavoitteen toteuttamiseen, määritetään nyt tavoitteen hyödyt tiimille ja yksittäisille jäsenille. Myös muille osallistujille koituvat hyödyt selvitetään.
4. Unelmatiimin luominen: Kaikki on nyt valmiina, jotta hankkeesta voidaan tehdä tunnetuksi ja löytää tukijoita tiimin sisältä ja ulkopuolelta. Tämä on tärkeää, sillä myös tiimin toimintaympäristön organisatoriset ja sosiaaliset rakenteet vaikuttavat tavoitteen saavuttamiseen, ja tukijat voivat siten edistää tavoitteen saavuttamista.
5. Aiemman edistymisen tunnistaminen ja resurssien löytäminen: Useimmissa tapauksissa on jo otettu tietoisia tai tiedostamattomia askeleita kohti tavoitetta ennen kuin uudelleenryhmittely aloitetaan. Ryhmän olisi siksi nyt pohdittava, mitä edistystä on jo saavutettu. Näin tiimi tulee tietoiseksi omista vahvuuksistaan ja resursseistaan, joita voidaan hyödyntää tavoitteen saavuttamiseksi. Tällä vaiheella on myös motivoiva vaikutus.
6. Selvitä vaiheet: Seuraavat vaiheet kohti tavoitetta suunnitellaan nyt konkreettisesti. Määritellään realistiset vaiheet, jotka tasoittavat tietä onnistumiseen.
7. Tunnista haasteet: Hyvin harvat tavoitteet ovat saavutettavissa ilman suuria ponnisteluja. Siksi on tärkeää, että tiimi analysoi myös mahdolliset esteet ja kehittää strategioita niiden voittamiseksi.
8. Vahvistaa luottamusta menestykseen: Edellisen vaiheen vastapainoksi tiimiä kannustetaan nyt uskomaan menestykseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tiimi kerää nyt syitä siihen, miksi tavoite saavutetaan. Vahvuudet, resurssit ja virstanpylväät tunnistetaan ja asetetaan vastakkain haasteiden kanssa. Näin tehdään selväksi, että resurssit ovat suuremmat kuin ongelmat, millä puolestaan on motivoiva vaikutus.
9. Tee lupaus: Tiimin jäsenet sitoutuvat nyt julkisesti antamaan panoksensa tavoitteen saavuttamiseen edellisessä vaiheessa saadun luottamuksen avulla. Tämä tarkoittaa, että konkreettisia toimenpiteitä suunnitellaan lyhyeksi ajaksi, esimerkiksi kahdeksi viikoksi. Mitä pienempiä toimenpiteet ovat, sitä suurempi todennäköisyys on, että ne voidaan toteuttaa. Yksittäinen tai useampi tiimin jäsen ottaa vastuun kustakin toimenpiteestä.
10. Tallenna edistyminen: On tärkeää dokumentoida toimenpiteet ja onnistumiset. Tätä varten ryhmän olisi myös pohdittava, miten edistymistä mitataan, ja tarvittavat toimenpiteet olisi valmisteltava. Esimerkiksi lokikirjat, kokoukset tai palauteprosessit auttavat seuraamaan toteutusta.
11. Rakentava suhtautuminen takaiskuihin: On hyvin todennäköistä, että tiimi kohtaa esteitä tai jopa kokee takaiskuja toteutuksen aikana. Tiimin olisi siksi mietittävä jo varhaisessa vaiheessa, miten se selviytyy näistä ongelmista. On tärkeää, että tiimi oppii reagoimaan takaiskuihin keskittymällä saavutettuun ja tavoitteeseen.
12. Onnistumisten juhlistaminen: Prosessin lopussa tiimi pohtii saavutettuja tuloksia ja tunnustaa onnistumiset. Tämä vahvistaa motivaatiota seuraavaa vaihetta varten ja edistää myönteistä dynamiikkaa.

Uudelleenjärjestelyjen edut projektinhallinnassa

Reteaming tarjoaa useita etuja, jotka tekevät siitä erityisen arvokkaan projektinhallinnassa:

• Tiimidynamiikan vahvistaminen: Ratkaisukeskeinen lähestymistapa vähentää jännitteitä ja edistää yhteistyötä. Tiimit kehittävät näin vahvemman yhteenkuuluvuuden tunteen.
• Viestinnän parantaminen: Reteaming-menettelyssä pidetään erittäin tärkeänä avointa, kunnioittavaa ja rakentavaa viestintää. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja ratkaisemaan konfliktit varhaisessa vaiheessa.
• Innovaation edistäminen: Tiimien kannustaminen luovien ratkaisujen kehittämiseen luo innovaatioilmapiirin ja avoimuuden uusille ideoille.
• Suurempi motivaatio ja tyytyväisyys: Reteaming saa kaikki tiimin jäsenet tuntemaan itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi. Tämä lisää motivaatiota ja edistää myönteistä työilmapiiriä. Keskittyminen olemassa oleviin resursseihin ja jo saavutettuihin onnistumisiin lisää luottamusta siihen, että tiimi menestyy.
• Joustavuus ja sopeutumiskyky: Keskittyminen pieniin ja realistisiin toimenpiteisiin takaa nopean täytäntöönpanon aloittamisen. Reteaming auttaa näin ollen tiimejä sopeutumaan nopeammin muutoksiin ja vastaamaan uusiin haasteisiin.

Haasteet ja menestystekijät

Kuten mikä tahansa menetelmä, myös uudelleenjärjestely ei ole vailla haasteita. Onnistunut toteutus edellyttää koko tiimin sitoutumista, sillä tavoite voidaan saavuttaa vain, jos kaikki osallistuvat aktiivisesti. Vastarintaan on siis suhtauduttava vakavasti ja siihen on puututtava avoimella viestinnällä. Lisäksi kokenut moderaattori tai valmentaja on ratkaisevan tärkeä ohjaamaan prosessia ja varmistamaan, että keskitytään koko ajan ratkaisuihin. On myös tärkeää, että kaikki osapuolet ovat tietoisia siitä, että muutos vie aikaa. Varsinaisen työn lisäksi ryhmälle olisi siksi annettava riittävästi tilaa pohdinnalle ja mukautuksille.

Yhteenveto

Reteaming tarjoaa tehokkaan menetelmän tiimien tukemiseen vaikeissa tilanteissa ja yhteistyön parantamiseen pitkällä aikavälillä. Projektinhallinnassa lähestymistapa voi auttaa ratkaisemaan ristiriitoja, lisäämään motivaatiota ja toteuttamaan projekteja menestyksekkäämmin. Keskittymällä ratkaisuihin, vahvuuksiin ja tavoitteisiin uudelleenryhmittely luo positiivista dynamiikkaa, joka auttaa tiimejä hyödyntämään koko potentiaalinsa. Projektipäälliköille se on arvokas väline, jonka avulla he voivat aktiivisesti muokata muutosta ja varmistaa projektien pitkän aikavälin onnistumisen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!